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Herausforderungen mit Enterprise Information Archiving Software
Enterprise Information Archiving-Lösungen können mit ihren eigenen Herausforderungen kommen.
Wachsende Anzahl von Datentypen: Daten wachsen kontinuierlich und neue Formate werden häufig in die Datenwelt eingeführt. Da die Arten von Daten zunehmen, wird es für Unternehmen schwieriger, all diese Daten zu verwalten und zu kontrollieren. Darüber hinaus ist die EIA-Software möglicherweise nicht gut ausgestattet, um neue Datentypen zu handhaben, was eine große Herausforderung für die Software-Nutzung darstellen könnte.
Speicherkapazität: Bei unstrukturierten Daten ist es wichtig, Millionen von Datenpunkten zu berücksichtigen, die sogar an einem einzigen Tag erstellt werden könnten. Solche großen Datenmengen zu speichern, ist keine leichte Aufgabe und kann potenziell eine große Herausforderung für die Software darstellen. Das schiere Volumen der Daten von Unternehmen aus täglichen Aktivitäten, zahlreichen E-Mails, ständigen Slacks und IM-Pings könnte dazu führen, dass die Software langsamer wird und Archivierungsprobleme auftreten. Es ist notwendig sicherzustellen, dass die Backup- oder Hardwarelösung/Cloud-Angebot in der Lage ist, solche enormen Mengen an Originaldaten zu handhaben.
Widerstand der Mitarbeiter: Zu wissen, dass jeder einzelne Ping, IM, E-Mail, Nachricht, Videoinhalt und Textnachricht gespeichert wird, ist ziemlich beängstigend. Unternehmen können mit einem gewissen Widerstand ihrer Mitarbeiter rechnen, die möglicherweise zustimmen, einige Daten zu speichern, aber nicht alle. Die Software könnte nicht allgemein im Unternehmen akzeptiert werden, da möglicherweise Privatsphärenlinien überschritten werden, und daher könnte dies eine Herausforderung für die Software-Implementierung darstellen.
Archivierungsgeschwindigkeit: Wenn Daten in ihrem Format über die Cloud gespeichert werden (was eine gute Internetverbindung erfordert), könnte das große Datenvolumen die Software leicht verlangsamen und schwere Verzögerungen verursachen. Softwareabstürze könnten sogar zu Datenverlust führen, was den Zweck der Installation dieser Software zunichte macht. Die Archivierung von Daten ist ein zeitintensiver Prozess, und IT-Teams müssten eng zusammenarbeiten, um Standardverfahren und Einstellungen festzulegen, um sicherzustellen, dass dies kontinuierlich und fehlerfrei geschieht.
Wie kauft man Enterprise Information Archiving Software
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Enterprise Information Archiving Software
Bei der Auswahl einer Enterprise Information Archiving-Lösung ist das erste und wichtigste, worauf man sich konzentrieren sollte, sicherzustellen, dass die Software hilft, Informationsarchive zu verwalten und die Produktivität und Unterstützung der Aufbewahrung zu verbessern. Dies sind die grundlegenden und wichtigsten Funktionen, die fast alle Produkte haben müssen. Einige der wichtigen Fragen, die als Käufer gestellt werden sollten, sind:
- Ist Cloud-Speicherung sicher und geschützt? Hat sie Verschlüsselungsfähigkeiten?
- Sind Kopien meiner Daten verfügbar, und werden diese Replikate als Backup meiner Daten verwendet?
- Kann mein Team und alle Mitarbeiter (mit Benutzerzugriff) auf die Software auf Datenarchive zugreifen, wenn erforderlich?
- Wird Unterstützung vom Anbieter bereitgestellt? Welche Paketoptionen sind verfügbar?
- Stellt die Software sicher, dass meine Daten den Gesetzen des Landes entsprechen und gesetzlichen Regeln und Vorschriften folgen?
- Funktionen vs. Erschwinglichkeit – was ist für mein Unternehmen wichtiger?
- Ist die Enterprise Information Archiving Software, die ich auswähle, mit meinen anderen Systemen kompatibel?
Diese Fragen zu beantworten, könnte schwierig sein, jedoch bieten sie eine starke Basis, um die Longlist zu erstellen. Kunden können Bewertungen hier auf G2.com als Leitfaden verwenden, um mit der Auswahl von Enterprise Information Archiving Software voranzukommen.
Vergleich von Enterprise Information Archiving Software-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
In diesem Schritt sollten Käufer ihre Optionen offen halten, um das gesamte Spektrum der Produkte zu berücksichtigen. Käufer haben die Freiheit, zahlreiche Angebote zu erkunden, die der EIA-Softwaremarkt bietet. Darüber hinaus ist dies der Hauptschritt, um die Antworten auf die oben genannten Fragen zu bewerten. Die Longlist kann viel präziser und kleiner gemacht werden, indem die oben genannten Fragen angesprochen werden.
Erstellen Sie eine Shortlist
Käufer können in diesem Schritt viel detailliertere Vergleiche anstellen. Darüber hinaus können Käufer die G2-Bewertungen verwenden, um diese Liste weiter einzugrenzen. Die Vergleichsfunktion von G2, bei der Käufer zwischen zwei Produkten vergleichen können, ist ein nützliches Tool, um die Shortlist zu erstellen.
Führen Sie Demos durch
Sobald die Liste auf ein paar Anbieter reduziert wurde, können Käufer beginnen, eine Demo anzufordern. Während der Demo sollten Käufer Informationen zu ihren nicht verhandelbaren Bedingungen suchen. Dies ist die beste Phase, in der der Käufer tiefer in das Verständnis eintauchen kann, wie sicher ihre archivierten Informationen sein werden, die verschiedenen Funktionen, die die Software bietet, verschiedene Beschwerdeanfragen und Sicherheitsbedenken können hier ebenfalls angesprochen werden. Andere Anfragen wie After-Service-Support, Mitarbeiterschulung und andere zusätzliche Funktionen können hier gestellt werden.
Auswahl von Enterprise Information Archiving Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die Auswahl des richtigen Teams, das zusammenarbeitet, um die beste Software zu entscheiden, ist ein kritischer Teil des Prozesses. Dieses Team wird für die Überwachung des gesamten Prozesses verantwortlich sein – von der Auswahl bis zur Implementierung sowie für das Feedback nach der Implementierung. Das Team sollte eine Mischung aus verschiedenen Personas umfassen, die die erforderlichen Fähigkeiten, Interessen und Zeit haben. Einige Rollen umfassen IT-Administratoren (die an der Software arbeiten würden), Cloud-Ingenieure (die die Cloud-Speicheranforderungen bewerten würden), Führungskräfte des Rechtsteams und wichtige Führungskräfte aus verschiedenen Teams.
Verhandlung
Die Anfrage nach Preisen ist die entscheidende Entscheidung, die einen Deal machen oder brechen könnte. Zu verstehen, wie die Preisgestaltung erfolgt, ist ein guter Anfang. Zum Beispiel kann es sich auf die Anzahl der Postfächer oder das E-Mail-Datenvolumen, die Anzahl der gesendeten IMs oder die Anzahl der Benutzer, die die IM verwenden, konzentrieren. Ein gutes Verständnis dafür zu haben, wie die Preisgestaltung funktionieren würde, ist entscheidend für die Verhandlung. Ein Käufer kann sich entscheiden, zu verhandeln, um Kosten zu senken. Der Käufer muss beachten, dass, wenn in Zukunft eine Anforderung zur Skalierung des Cloud-Archivspeichers besteht, da das Unternehmen wächst, zusätzliche Kosten anfallen würden. Solche Faktoren im Hinterkopf zu behalten, wird dem Käufer helfen, bessere Verhandlungstaktiken vorzubringen und sicherzustellen, dass die wichtigen Funktionen Teil des Deals sind.
Endgültige Entscheidung
Sobald alle Schritte abgeschlossen sind, wird die endgültige Entscheidung getroffen, indem alle Faktoren und Szenarien abgewogen werden. Ein Testlauf der Software ist ein guter Ausgangspunkt. Eine kleine Gruppe von IT-Administratoren kann die Software verwenden, um zu sehen, ob es praktikable Vorteile gibt, und ihre Ansichten an das Team weitergeben, das die endgültige Entscheidung trifft.
