Mehr über Bauabrechnungssoftware erfahren
Was ist Bauabrechnungssoftware?
Bauunternehmen aller Größen kommunizieren ständig und arbeiten mit Auftragnehmern, Subunternehmern und Außenteams zusammen, was unweigerlich die Lohn- und Abrechnungsverantwortlichkeiten verkompliziert. Daher ist die Buchhaltung einer der wichtigsten Bereiche im Bauwesen. Das einzigartige Geschäftsmodell von Bauunternehmen – jedes Projekt ist im Wesentlichen ein eigenes Geschäft mit eigenen Einnahmen, Ausgaben, Löhnen und beweglichen Teilen – erfordert eine Buchhaltungssoftware, die speziell für die Bauindustrie entwickelt wurde. Was Bauabrechnungssoftware von allgemeiner Buchhaltungssoftware unterscheidet, ist eine integrierte Jobkostenfunktion. Die Jobkostenrechnung, die sich in das Hauptbuch integriert, ermöglicht die genaue Verfolgung, Nutzung und Auffüllung von Bauressourcen.
Bauabrechnungssoftware berichtet über die Rentabilität jedes Auftrags und kann sogar wesentliche Faktoren für die Rentabilität eines Auftrags aufzeigen. Mit Bauabrechnungssoftware können Projektmanager und Auftragnehmer Finanzdaten von Projekten verfolgen und Daten bestimmten Projekten zuordnen. Letztendlich verbessert Bauabrechnungssoftware die Projektleistung, fördert die Sichtbarkeit und Transparenz der genutzten Ressourcen und synchronisiert Projektinformationen über alle Beteiligten hinweg.
Hauptvorteile der Bauabrechnungssoftware
- Optimiert Buchhaltungsaufgaben sowie relevante finanzbasierte operationale Aufgaben während des gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts
- Verbindet Informationen und Systeme über eine zentrale Quelle der Wahrheit, indem Außenteams mit Verwaltungs- und Buchhaltungsteams zusammengebracht werden
- Bietet Einblicke in die finanzielle Gesundheit einzelner Bauprojekte oder des gesamten Projektportfolios eines Bauunternehmens
Warum Bauabrechnungssoftware verwenden?
Bauabrechnungssoftware ermöglicht es Bauunternehmen und Auftragnehmern, effizient zu arbeiten. Effektive Bauabrechnungssoftware ermöglicht es Bauunternehmen und -firmen, die finanziellen Aspekte von Bauprojekten im Auge zu behalten. Wenn ein Projekt beispielsweise bereits die Hälfte seines Budgets erreicht hat, aber noch nicht die Hälfte der Baustelle abgeschlossen ist, können Buchhalter und Projektmanager mit Bauabrechnungssoftware Ineffizienzen und Lücken besser angehen. Bauabrechnungssoftware rationalisiert die Finanzberichterstattung und Verfolgungsfähigkeiten, integriert Finanzdaten vollständig mit Baudokumentationen und bietet historische Finanzdetails, die helfen, Unregelmäßigkeiten zu identifizieren, zu analysieren und zu lösen. Darüber hinaus erleichtert Bauabrechnungssoftware den Fluss des Teilens von Projektfinanzinformationen, um die Beteiligten besser über den Fortschritt und den Zustand der Projekte auf dem Laufenden zu halten.
Bietet ein umfassendes Bild der Finanzen und des Betriebs — Aktualisiert Projektkosteninformationen in Echtzeit, ermöglicht die Kommunikation mit dem Außendienst, stellt sicher, dass die Jobkosten nicht zu stark von den ursprünglichen Schätzungen abweichen, und generiert Kostenberichte, die für die zukünftige Projektplanung verwendet werden können. Bauabrechnungssoftware zeichnet alle Aktionen auf und verfolgt sie, die bei einem Bauprojekt Geld machen, kosten oder dazu beitragen.
Ermöglicht höhere Produktivität und besseren Informationsaustausch — Bauabrechnungssoftware muss nicht mit Bauprojektmanagementsoftware integriert werden, um den Informationsfluss zu erleichtern. Allein ermöglicht Bauabrechnungssoftware eine klare Datenverfolgung sowohl für Prüfungs- als auch für Projektmanagementzwecke. Bauabrechnungssoftware bietet einfach zu bedienende Genehmigungsprozesse, die zu weniger Fehlern, mehr Effizienz und genauer Kostenberichterstattung beitragen.
Erhöht das Vertrauen potenzieller Kunden — Mit Bauabrechnungssoftware können Benutzer die Art und Weise, wie sie die finanziellen und operativen Komponenten eines Bauprojekts verfolgen und aufzeichnen, straffen. Dies bestätigt die Fähigkeit eines Unternehmens, ein Projekt rechtzeitig und kosteneffizient abzuschließen. Darüber hinaus erleichtert Bauabrechnungssoftware gleichzeitig den manuellen Aufwand, um die Finanzen eines Unternehmens in Ordnung zu halten, und hilft dabei, Kunden mit herausragenden Buchhaltungsinstanzen zu beeindrucken.
Wer nutzt Bauabrechnungssoftware?
Das Finanz- oder Verwaltungsteam von Bauunternehmen, unabhängige Auftragnehmer, Land- und Gebäudebauer sowie kommerzielle Immobilienbesitzer oder -betreiber können Bauabrechnungssoftware nutzen und davon profitieren. Cloud-basierte Bauabrechnungssoftware ist überall zugänglich, sei es im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs mit Kunden. Bauabrechnungssoftware erleichtert nahtlose Konnektivität zwischen Mitarbeitern, Teammitgliedern und relevanten Beteiligten, verbessert die Kommunikation und den Ablauf der Operationen.
Arten von Bauabrechnungssoftware
Die Arten von Projekten, an denen Bauunternehmen und Auftragnehmer arbeiten, sowie alle Spezialgewerke, die für Projekte beauftragt werden, bestimmen, welche Bauabrechnungslösungen diesen Bedürfnissen entsprechen können. Die Größe von Bauunternehmen spielt auch eine Rolle bei der Art der Bauabrechnungssoftware, die von Unternehmen gesucht wird. Während immer mehr Bauabrechnungssysteme (zusätzlich zu anderen Arten von Bausoftware) in die Cloud migrieren – um besser zu den mobilen und vor Ort Realitäten eines Bauprofis zu passen – werden einige Lösungen immer noch als On-Premise-Lösungen angeboten. Eine weitere Anmerkung: Dienstleistungsunternehmen existieren, um das Training und die Beratung sowie die Implementierungs- und Integrationsprozesse bei der Einführung von Bauabrechnungssoftware zu optimieren. Die Bauindustrie ist eine traditionelle Branche, und obwohl cloudbasierte, automatisierte Lösungen entstanden sind, um Bauunternehmen zu modernisieren, ist es für solche Unternehmen nicht einfach, sich umzustellen. Dienstleister sind entstanden, um diese Lücke zu schließen und Fachleuten Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die die Einführung und Integration neuer Systeme erleichtern.
Funktionen der Bauabrechnungssoftware
Auftragnehmer, Bauprojektmanager und Bauabrechner nutzen Bauabrechnungssoftware, um die Finanzdaten jedes von ihnen verwalteten Projekts zu verfolgen. Bauabrechnungssoftware bietet Bauunternehmen eine branchenspezifische Finanzmanagementlösung, die effizient die Jobkostenrechnung zusätzlich zu Hauptbuch- und Lohnfunktionen abwickelt. Die folgenden Funktionen sind Kernbuchhaltungsmodule, die in jeder Bauabrechnungslösung zu finden sind:
Bau-Lohnabrechnung — Lohnabrechnung ist eine notwendige Komponente für das effektive Management von Auftragnehmern und Bauarbeitern. Bauabrechnungssoftware stellt sicher, dass die Lohnabrechnung eines Unternehmens den von Bundes- und Landesbehörden festgelegten Vorschriften entspricht, einschließlich der Einhaltung von Minderheitenquoten (EEO), Multi-State- und Multi-Lokalitätsanforderungen, automatisierten Zuschlägen und Gewerkschaften.
Bauabrechnung und Beschaffung — Die Abrechnung ist ein weiteres wichtiges Element, das Bauunternehmen genau aufzeichnen und verfolgen müssen. Die Bauabrechnungsfunktionalität einer Bauabrechnungslösung muss in der Lage sein, Rechnungen für Zeit und Material zu erstellen und zu verfolgen, vollständige Transparenz in die Buchhaltung zu bieten, sowohl geschätzte als auch tatsächliche Jobkosten zu verfolgen und standardisierte Abrechnungsformulare des American Institute of Architects (AIA) zu erstellen. Einige Bauabrechnungslösungen integrieren auch eine Geräteverwaltungsfunktionalität, die das Verfolgen von physischen Vermögenswerten oder geliehenen Geräten ermöglicht, um den IRS-Vorschriften zu entsprechen.
Hauptbuch — Effektive Bauabrechnungssoftware bietet eine einfache Möglichkeit, Hauptbücher zu erstellen und zu verwalten sowie alle relevanten Finanzberichte, die helfen können, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Projektbuchhaltung — Projektbuchhaltung ermöglicht es Projektmanagern und Bauabrechnern, Einnahmen und Kosten zu verfolgen, die einem Bauprojekt zugeordnet sind. Jobberichte können erstellt werden, um Unternehmen zu helfen, zu verstehen, ob ein Projekt auf Kurs oder abseits des Kurses ist. Diese Jobberichte können alles von Über- oder Unterabrechnung, geschätzten versus tatsächlichen Kosten und Produktionsverfolgung bis hin zu Cashflow-Analysen umfassen.
Integration oder Kompatibilität mit anderen Bausystemen — Während Bauabrechnungssoftware eigenständig existieren und arbeiten kann, hängt es von der Größe eines Bauunternehmens oder den Arten von Projekten ab, die das Unternehmen beauftragt. Software, die entwickelt wurde, um sich mit anderen Bau-Lösungen zu integrieren, hilft, alle Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Kommunikations- oder Übergabelücken zu reduzieren.
Prognosen — Bauabrechnungssoftware, die Daten und Finanzergebnisse aufzeichnet und speichert, erstellt effektiv ein historisches Protokoll von Jobkosten und Trends. Dieses historische Protokoll kann genutzt werden, um ähnliche Projekte in der Zukunft besser vorherzusagen und zu prognostizieren. Dies hilft Bauunternehmen, die Rentabilität zukünftiger Projekte zu erhalten und sicherzustellen.
Trends im Zusammenhang mit Bauabrechnungssoftware
Bauabrechnungssoftware ist nur ein weiteres System, das Bauunternehmen hilft, Rentabilität sicherzustellen, Vertrauen von Beteiligten zu fördern, die Kosten und Finanzen besser im Auge zu behalten und wettbewerbsfähig zu bleiben, wenn Bauunternehmen gegen andere während der Präqualifikationsphase bieten. Bauabrechnungssoftware ist auch branchenspezifisch, was Bauunternehmen und Buchhaltern versichert, dass sie nicht so viel Zeit für wichtige Funktionen wie Compliance und Prüfungsverfolgung aufwenden müssen.
Viele der Trends, die den Markt für Bauabrechnungssoftware beeinflussen, drehen sich um die Arten von Projekten, die die Aufmerksamkeit von Bauunternehmen erfordern; mehr Aufmerksamkeit wird darauf verwendet, wie Bausysteme im Allgemeinen besser aufeinander abgestimmt und miteinander kommunizieren können. Zum Beispiel sind Infrastruktur- und staatliche Autobahnprojekte Projekte, die von Finanzierung und politischem Einfluss betroffen sind; der Bedarf an Innovation innerhalb von Bauabrechnungslösungen, um einen Überschuss an Arbeitskräften oder die Berechnung einzigartiger Baumaterialien auszugleichen, ist weit weniger wichtig als Projekte wie Solar- und Kraftwerksbau.
Die gesamte Bauindustrie erkennt die Notwendigkeit, fortschrittliche Technologien (wie die Zusammenarbeit bei der Bauinformationsmodellierung und cloudbasierte Lösungen) zu nutzen, was die Entwicklung von GPS- oder Drohnentechnologie zur Verbesserung von Back-Office-, Baustellen- und projektspezifischen Operationen erhöht hat. Anbieter von Bauabrechnungssoftware erkennen die positiven Auswirkungen, die mit der Bereitstellung einer nahtlosen Integration mit anderen Arten von Bausoftware einhergehen. Jeglicher Fortschritt und jede Entwicklung im Bereich der Bauabrechnungssoftware wird wenig bedeuten, wenn diese Software keine Kosten- oder Jobinformationen mit beispielsweise einer Bauprojektmanagement- oder Bau-ERP-Lösung teilen kann.
Potenzielle Probleme mit Bauabrechnungssoftware
Größe des Unternehmens — Die Bedürfnisse und Anforderungen eines kleineren Bauunternehmens sind nicht die gleichen wie die eines größeren Bauunternehmens. Einige Bauabrechnungslösungen sind besser für ein kleineres Unternehmen geeignet, das weniger High-Tech-Projekte übernimmt; dasselbe gilt für Lösungen, die besser für größere Unternehmen geeignet sind, die Projekte wie Lagerhäuser und Vertriebszentren für Technologieriesen übernehmen. Käufer müssen in der Lage sein, herauszufinden, welche Buchhaltungssoftware die Arbeit ihres Buchhaltungsteams (oder der Person) erleichtern wird.
Anbietersupport — Anbietersupport ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die eingesetzten Bauabrechnungslösungen die Investition des Unternehmens rechtfertigen. Unabhängig von den unmittelbaren, kurzfristigen Vorteilen, die ein Bauabrechnungssystem einem Bauunternehmen bringen kann, wenn kein nachhaltiger Anbietersupport (sowohl für langfristigen Support als auch für anfängliche Schulungs- und Integrationsunterstützung) bereitgestellt wird, bleiben Bauunternehmen mit einem teuren, ausgeklügelten System zurück, das genauso mühsam und ineffektiv sein kann wie ihre vorherigen Altsysteme.
Kommunikation und Zusammenarbeit — Wenn die Datenbank, die eine Bauabrechnungslösung bereitstellt oder zu der sie beiträgt, nicht zentralisiert ist, dann dienen die Anzahl und Arten der generierten Berichte keinem Zweck. Wenn die Bauabrechnungssoftware nicht einfach mit anderen bestehenden Bausystemen integriert werden kann, kann die Software nicht so effektiv sein, wie beworben. Käufer müssen Fragen zu Integrationen und Benutzerzugriffsebenen stellen, wenn sie geeignete Bauabrechnungssoftware recherchieren, um das Beste aus ihrer Investition herauszuholen.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Bauabrechnungssoftware
Bauabrechnungssoftware wird während des gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts genutzt. Sie hält Unternehmen und Auftragnehmer für die Kosten auf einer Baustelle und gegenüber den Beteiligten verantwortlich. Die Software kann in Verbindung mit anderen bauspezifischen Lösungen verwendet werden:
Bauprojektmanagement — Bauprojektmanagementsoftware ermöglicht es Projektmanagern, Beteiligten und Auftragnehmern, auf derselben Seite zu bleiben, während ein Projekt fortschreitet. Bauprojektmanagementsoftware rationalisiert die Zusammenarbeit und Kommunikation, ermöglicht Echtzeitberichterstattung und Dokumentation von Baustellenaktivitäten und erleichtert die Verbreitung und Verfolgung von Aufgaben und Aufgabenstellungen. Wenn Bauprojektmanagementsoftware zusammen mit Bauabrechnungssoftware verwendet wird, ermöglichen die beiden Lösungen Bauunternehmen, Ineffizienzen zu reduzieren, sicherzustellen, dass nichts durch die Lücken fällt, und ein historisches Protokoll aller Aktivitäten zu erstellen.
Baukostenschätzung — Baukostenschätzungssoftware wird mehr in der Vorbauphase eines Bauprojekts genutzt. Projektmanager verlassen sich auf Baukostenschätzungssoftware, um Kosten- und Angebotsschätzungen vor Beginn eines Bauprojekts zu erstellen und zu liefern. Sie werden dann während der Dauer eines Projekts auf diese generierten Schätzungen zurückgreifen, um festzustellen, wo die Kosten über- oder unterschritten werden, während die Baustellenaktivität beginnt.
Projektkostenmanagement — Projektkostenmanagementsoftware verfolgt und berichtet über die Rentabilität großer Projekte wie Gewerbegebäude, Anlagen, Lagerhäuser und Gebäudeportfolios. Projektmanager verwenden Projektkostenmanagementsoftware, um sicherzustellen, dass ihre Ausgaben ihr Budget nicht überschreiten und dass ihr Projekt rentabel bleibt. Bauabrechner können Projektkostenmanagementsoftware verwenden, um die individuellen und Gesamtkosten von Bauprojekten innerhalb des Portfolios ihres Unternehmens zu überwachen sowie sowohl menschliche als auch physische Ressourcen zu verfolgen, die während der Projekte verwendet werden.
Angebotsmanagement — Angebotsmanagementsoftware ermöglicht die Erstellung und den Austausch von Angeboten, Anfragen für Vorschläge (RFPs) und Anfragen für Ausschreibungen (RTTs), die entscheidend für die Einstellung und Verwaltung von Auftragnehmern und physischen Ressourcen sind. Bauabrechner und Projektmanager können die Berichte über Angebote für Auftragnehmer und Ressourcen einsehen, um Trends bei den Kosten besser zu identifizieren und zu verstehen sowie Ausgabenschätzungen mit tatsächlichen Ausgaben zu verbinden.
