Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Projetos de Capital
O que é Gestão de Projetos de Capital?
O software de gestão de projetos de capital ajuda as empresas a definir, implementar e monitorar investimentos significativos em infraestrutura, como instalações de manufatura, armazéns, estradas ou aeroportos.
Os projetos de capital são muito mais complexos do que um projeto típico que uma empresa de serviços profissionais pode entregar, como uma campanha de marketing. Na verdade, um projeto de capital é composto por dezenas ou centenas de projetos menores, cada um com tarefas específicas para cada fase do projeto, desde o design e planejamento até a execução e manutenção. Os projetos de capital também envolvem muitos funcionários, contratados, fornecedores e consultores. Finalmente, esses projetos devem cumprir com padrões de sustentabilidade locais e globais, como proteção ambiental e segurança dos trabalhadores.
Portanto, é crítico para empresas intensivas em capital usar um sistema de gestão que ajude na automação de todas as tarefas e atividades relacionadas aos projetos de capital.
Quais Tipos de Gestão de Projetos de Capital Existem?
As soluções de gestão de projetos de capital têm características semelhantes às soluções padrão de gestão de projetos, mas podem ser diferenciadas com base no modelo de entrega do software.
Software como serviço (SaaS)
A computação em nuvem ou SaaS é agora o principal modelo de entrega para este tipo de software. Isso significa que os compradores não precisam se preocupar com hardware e pessoal de TI para gerenciar o software e seu banco de dados em suas instalações.
No local
O software tradicional de gestão de projetos de capital costumava ser armazenado e gerenciado pelos compradores em suas instalações. Como algumas dessas empresas investiram pesadamente em personalizações, podem preferir manter suas soluções legadas. Além disso, novos clientes podem optar por este modelo de entrega para ter mais controle sobre o software e os dados.
Híbrido
Em alguns casos, as empresas podem precisar combinar software em nuvem ou SaaS com soluções no local. Alguns fornecedores de gestão de projetos de capital oferecem ambas as opções para que seus clientes possam usar qualquer uma. O principal benefício do modelo híbrido é que os compradores não precisam substituir todas as suas soluções no local, o que pode ser um processo longo e complicado. Em vez disso, podem mover gradualmente partes de seu ecossistema de software do local para a nuvem.
Quais são as Características Comuns da Gestão de Projetos de Capital?
As seguintes são as características principais de uma solução de gestão de projetos de capital que podem ajudar os usuários em cada estágio do projeto:
Gestão de projetos e portfólios: Como mencionado acima, um projeto de capital é uma mistura de muitos projetos menores, que podem ser agrupados em portfólios. Enquanto os proprietários de projetos se concentram exclusivamente em seus projetos, os gerentes de portfólio precisam de funcionalidades para definir e implementar portfólios. Recursos como controles de projeto também são necessários no nível do portfólio. Além disso, os recursos podem ser compartilhados e os custos devem ser monitorados em projetos e portfólios.
Planejamento de capital: Os projetos de capital precisam ser revisados e aprovados antes de serem implementados, o que pode ser feito usando o módulo de planejamento de capital. Os usuários podem começar a trabalhar no planejamento do projeto e nos fluxos de trabalho necessários para realizar tarefas apenas quando o projeto geral for aprovado.
Gestão de custos do projeto: Os projetos de capital são caros, então as empresas devem rastrear seus custos ou despesas de capital (CapEx) com precisão. O software de gestão de projetos de capital ajuda as empresas com previsão de custos, que é usada para criar um orçamento para o projeto, geralmente referido como orçamento de capital. Os custos estimados calculados através da previsão são comparados com os custos reais quando o projeto é implementado.
Gestão de programas: Os programas de capital referem-se a grupos de portfólios de projetos que podem ser geridos em conjunto porque têm recursos e partes interessadas semelhantes. Por exemplo, um gerente de programa pode supervisionar todos os portfólios de projetos de construção, desde a definição até a implementação e encerramento. A funcionalidade de gestão de programas também pode ser usada para alinhar portfólios e projetos com a estratégia geral da empresa e os objetivos de negócios.
Aquisição: Os recursos de compra ajudam as empresas a identificar e comprar todos os recursos e componentes necessários para entregar um projeto de capital, desde materiais de construção até equipamentos e, às vezes, serviços profissionais. Este módulo também ajuda a encontrar os melhores fornecedores para cada tipo de recurso.
Gestão de recursos: Cada projeto de capital requer recursos humanos e materiais significativos. A equipe do projeto usa o software de gestão de projetos de capital para alocação de recursos em cada estágio. A alocação é baseada nos cronogramas de projeto criados usando o módulo de gestão de projetos e portfólios. A alocação de recursos deve ser atualizada em tempo real para evitar atrasos e interrupções quando um projeto muda.
Gestão de ordens de trabalho: Depois que um projeto de capital é criado e os recursos são alocados, os supervisores precisam atribuir trabalho aos funcionários com base em sua disponibilidade e qualificações. Fluxos de trabalho predefinidos ajudam os usuários a criar ordens de trabalho para operações padrão, mas muitas atividades podem ser específicas de uma indústria ou cliente. Por exemplo, realizar um levantamento de terreno pode ser completamente diferente para um varejista construindo um novo armazém e para uma empresa de petróleo e gás.
Gestão de informações e documentos do projeto: Grandes portfólios de projetos requerem muitas informações sobre entregáveis, como armazéns ou instalações de produção, incluindo detalhes sobre suas especificações técnicas, instruções de manutenção ou medidas de segurança. A gestão de documentos também é usada para criar modelos, como contratos ou declarações de trabalho.
Quais são os Benefícios da Gestão de Projetos de Capital?
Este software permite uma melhor definição, implantação e monitoramento de projetos de capital.
Racionalizar o ciclo de vida do projeto de capital: Como os projetos de capital podem ser complexos e podem levar anos para serem concluídos, as empresas devem rastrear todas as etapas do projeto, desde a definição e escopo até a implementação e a entrega final. O processo pode envolver centenas de pessoas internas e externas e milhares de tarefas interdependentes.
Rastrear custos e lucratividade: Os custos dos projetos de capital podem ser muito altos, o que significa que o preço do projeto precisa ser ainda maior para que a empresa alcance a lucratividade. As soluções de gestão de projetos de capital podem ajudar a minimizar os custos, o que melhora o lucro.
Melhorar a alocação de recursos e a produtividade dos funcionários: Como os recursos representam um componente significativo de qualquer projeto de capital, gerenciá-los pode impactar significativamente seu desempenho.
Quem Usa a Gestão de Projetos de Capital?
Este tipo de software pode ser usado por qualquer pessoa envolvida na gestão de projetos de capital, mas beneficia principalmente as seguintes personas:
Escritório de gestão de projetos (PMO): O PMO representa os gerentes de projeto envolvidos na definição e planejamento de cada estágio de cada projeto. Além disso, o grupo PMO implementa e monitora projetos e garante que os padrões e melhores práticas de gestão de projetos sejam implementados em toda a empresa.
Gerentes de portfólio e programa: Esses usuários são responsáveis pela governança do projeto, o que significa que supervisionam as atividades gerais em um nível alto e confiam nos gerentes de projeto para identificar e resolver problemas que possam impactar a entrega.
Supervisores e líderes de equipe: Os supervisores são aqueles que implementam as tarefas definidas pelos gerentes de projeto. Eles são responsáveis pela gestão de recursos e pela criação e rastreamento de ordens de trabalho.
Contadores: Profissionais de contabilidade usam este software para rastrear custos e despesas do projeto e garantir que a empresa seja lucrativa. Os contadores também estão envolvidos na previsão de custos e no orçamento para novos projetos.
Quais são as Alternativas à Gestão de Projetos de Capital?
Alternativas ao software de gestão de projetos de capital podem substituir este tipo de software, seja total ou parcialmente:
Software ERP baseado em projetos: Sistemas ERP baseados em projetos também podem ser usados para gerenciar projetos de capital. No entanto, sua funcionalidade para grandes projetos é menos robusta do que o software de gestão de projetos de capital. O ERP baseado em projetos fornece recursos de back office e front office, como contabilidade e vendas, que não estão incluídos nas soluções de gestão de projetos de capital.
Software de gestão de projetos de construção: Empresas de construção podem substituir o software de gestão de projetos de capital por soluções de gestão de projetos projetadas especificamente para sua indústria.
Software Relacionado à Gestão de Projetos de Capital
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com a gestão de projetos de capital incluem:
Software de gestão de custos de projeto: Como o nome sugere, este tipo de software foca exclusivamente no rastreamento de custos de projeto. Embora não possa substituir o software de gestão de projetos de capital, pode complementá-lo, especialmente quando o primeiro não tem uma funcionalidade robusta de gestão de custos.
Software de gestão de construção: Embora este software seja projetado para a indústria da construção, também pode ser usado em indústrias relacionadas, como imóveis.
Software de gestão de projetos e portfólios (PPM): Este tipo de software ajuda as empresas a gerenciar portfólios de projetos, mas nem sempre inclui funcionalidades avançadas para gestão de custos, alocação de recursos ou gestão de ordens de trabalho.
Software de gestão de ativos: Ativos fixos, como propriedade, planta e equipamento (PP&E)
são críticos para qualquer projeto de capital devido ao equipamento e maquinário usados para construir uma instalação ou uma ponte. Além disso, a funcionalidade de gestão de instalações pode ser usada para gerenciar canteiros de obras.
Software de gestão de informações de construção (BIM): O BIM é usado para projetar edifícios, instalações ou projetos de infraestrutura. Os designs finais são usados como ponto de partida para projetos de capital, razão pela qual as duas soluções são usadas juntas.
Quais Empresas Devem Comprar Gestão de Projetos de Capital?
As empresas compram este tipo de software quando superaram sistemas legados, planilhas e outras soluções de software que não fornecem funcionalidades robustas para projetos de capital.
Empresas intensivas em ativos: Fabricantes ou grandes varejistas precisam construir e manter instalações e maquinário ou equipamento sofisticado, como um forno industrial ou o sistema de esteira transportadora de um centro de distribuição.
Governos e setor público: Grandes projetos de infraestrutura só podem ser geridos usando gestão de projetos de capital, tornando este software crítico para qualquer agência governamental envolvida em tais projetos.
Consultores: Empresas de serviços profissionais usam este tipo de software para implantar e gerenciar grandes projetos em nome de seus clientes. Por exemplo, uma empresa de varejo pode terceirizar o projeto para um consultor externo em vez de construir um centro de distribuição.
Como Comprar Gestão de Projetos de Capital
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Gestão de Projetos de Capital
Como criar um RFI para software complexo pode ser uma iniciativa assustadora, os compradores devem tentar se concentrar nos recursos essenciais e críticos de que precisam em uma solução de gestão de projetos de capital. Por exemplo, a gestão de recursos é crucial, enquanto uma ferramenta de chat pode ser menos vital.
Comparar Produtos de Gestão de Projetos de Capital
Crie uma lista longa
Uma lista longa pode ser criada escolhendo soluções com base em critérios específicos para o comprador. Por exemplo, o modelo de entrega em nuvem pode ser um fator decisivo para empresas que não querem investir em TI.
Crie uma lista curta
A lista curta é o resultado de eliminar a maioria das alternativas para manter dois ou três finalistas. Como os produtos na lista longa geralmente fornecem funcionalidades semelhantes, os critérios para criar uma lista curta precisam ser mais específicos. Por exemplo, os fornecedores podem ser eliminados se não tiverem experiência e expertise extensas na indústria do comprador.
Conduza demonstrações
As demonstrações devem ser usadas para diferenciar ainda mais entre os produtos. Para este propósito, devem ser detalhadas o suficiente para mostrar recursos críticos, como planejamento de projetos, mas não muito complicadas para confundir os compradores.
Idealmente, as demonstrações devem seguir um roteiro criado pelo comprador que simule suas operações diárias, desde a definição e revisão de programas e projetos até a implementação de projetos e tarefas e o fechamento de projetos.
Seleção de Gestão de Projetos de Capital
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção deve incluir os principais funcionários envolvidos na gestão de projetos de capital, como gerentes de programas e portfólios, gerentes de projetos, supervisores, contadores e executivos. Como os projetos de capital podem incluir centenas de usuários, não é realista envolver todos, mas eles devem ter permissão para fornecer feedback e expressar preocupações.
Negociação
Embora as negociações tendam a se concentrar no preço do software, os compradores devem considerar o retorno sobre o investimento (ROI) da solução. O custo inicial da gestão de projetos de capital pode ser alto, mas este tipo de software também pode trazer economias substanciais de custos e ganhos de produtividade a médio e longo prazo. Software mais acessível pode ser tentador, mas geralmente não fornece recursos robustos, e seu ROI pode não ser maior.
Decisão final
A decisão final deve incluir todas as partes interessadas, controladores financeiros e CFOs. Além do software e dos serviços entregues pelo fornecedor, os compradores devem garantir que o contrato contenha um plano detalhado de implementação, informações sobre segurança e conformidade do software e acordos de nível de serviço.
Tendências na Gestão de Projetos de Capital
Consolidação do mercado
A complexidade do software torna difícil seu desenvolvimento, o que explica por que a maioria dos players são fornecedores médios e grandes. Por esta razão, os fornecedores frequentemente escolhem combinar forças através de fusões e aquisições.
Especialização vertical
Os fornecedores tendem a se especializar em setores industriais específicos com diferentes requisitos de gestão de projetos de capital. Por exemplo, empresas de manufatura precisam de funcionalidades para gerenciar a construção de plantas ou armazéns, enquanto empresas de serviços públicos podem precisar de recursos para ativos lineares, como linhas de energia.
