Saiba Mais Sobre Software de Intranet para Funcionários
O que é Software de Intranet para Funcionários?
O software de intranet para funcionários fornece às organizações um conjunto de ferramentas de colaboração dentro de uma rede privada e segura. Essas ferramentas podem servir como o ponto focal do conjunto de software de colaboração de uma empresa, combinando recursos como mensagens, compartilhamento de arquivos, construção de perfis de usuário e distribuição de tarefas em uma única plataforma com marca. Os usuários podem acessar a intranet usando um login de autenticação única (SSO), e aqueles fora da organização não poderão usar a plataforma a menos que recebam credenciais de login.
Principais Benefícios do Software de Intranet para Funcionários
- Acessar documentos e arquivos de mídia da empresa
- Criar um centro para comunicação e colaboração
- Divulgar informações em toda a empresa
- Integrar com soluções de software externas para torná-las acessíveis a partir de uma única interface
Por que Usar Software de Intranet para Funcionários?
Consolidação — As intranets corporativas são equipadas com recursos especificamente determinados pela empresa em questão, permitindo que o software seja feito sob medida para uma organização específica. Isso permite que as empresas consolidem os recursos e funcionalidades que normalmente obteriam de várias soluções e os agrupem em uma única plataforma. Embora a intranet possa ser cara para construir e manter, a longo prazo, uma empresa pode economizar mais dinheiro simplesmente construindo uma plataforma para suas necessidades de comunicação em vez de comprar várias licenças para um punhado de produtos.
Segurança — Dada a quantidade de informações manuseadas dentro das intranets, elas geralmente exigem que os usuários configurem autenticação multifator para acessar o portal. Essas ferramentas são frequentemente mais seguras do que outras aplicações onde os usuários não precisam fornecer credenciais extras para provar sua identidade. Como os usuários só precisam lembrar de um login para acessar todos os seus canais de comunicação, há menos risco de que ocorra uma violação de segurança devido a uma fraqueza em uma aplicação.
Comunicação — Muitas empresas com intranets sociais consolidarão todos os seus canais de comunicação e colaboração em sua intranet, seja nativamente ou por meio de integrações. Os usuários se tornam mais responsivos e engajados, pois só precisam verificar um portal para todos os seus canais de comunicação. Também é mais fácil para as empresas disseminar informações para toda a sua organização, pois podem contar com os funcionários verificando a intranet.
Produtividade — Como as intranets consolidam várias funcionalidades em um único produto, os funcionários passam menos tempo alternando entre aplicações e canais de comunicação. Algumas intranets podem até incluir gerenciamento de conteúdo nativo ou integrado, permitindo que os usuários se comuniquem e compartilhem conteúdo de forma contínua dentro de uma única aplicação.
Engajamento dos Funcionários — Algumas intranets têm um forte foco em engajamento dos funcionários. Essas ferramentas oferecem recursos adicionais, como solicitação de feedback dos funcionários e reconhecimento dos funcionários, permitindo que os funcionários respondam a mudanças na empresa por meio de pesquisas rápidas.
Quem Usa Software de Intranet para Funcionários?
As intranets para funcionários são um recurso popular para grandes organizações que exigem muita funcionalidade personalizada dentro de um portal com marca. Embora as intranets possam ser usadas por qualquer organização, elas são particularmente comuns entre certos tipos de instituições.
Educação — A maioria das universidades terá sua própria intranet onde tanto funcionários quanto estudantes podem acessar notícias, materiais de estudo e solicitar documentos. A aparência da intranet e as funções dentro dela são baseadas no tipo de associação que o usuário possui. Os estudantes terão acesso a um conjunto diferente de recursos em comparação com professores e administradores.
Cuidados de Saúde — Os provedores de cuidados de saúde exigem ferramentas de software que sejam compatíveis com a HIPAA e frequentemente agrupam toda a funcionalidade de comunicação que precisam em uma única intranet por conveniência. As intranets para funcionários de provedores de cuidados de saúde frequentemente oferecem um software de mensagens compatível com a HIPAA e software de comunicação e colaboração clínica nativamente dentro de uma plataforma.
Organizações Sem Fins Lucrativos — Muitas organizações sem fins lucrativos exigem funcionalidades de software específicas que não conseguem encontrar em soluções de software separadas. Em vez disso, optam por construir todos os recursos de que precisam em um portal de intranet para administradores, funcionários e voluntários. Embora existam muitas soluções de software para organizações sem fins lucrativos disponíveis, uma intranet permite que as organizações construam apenas os recursos de que precisam e coloquem toda essa funcionalidade em um só lugar.
Recursos do Software de Intranet para Funcionários
As soluções de intranet para funcionários podem incluir, mas não se limitam, aos recursos listados abaixo:
Comunicações Internas — Permite que os usuários participem de discussões 1:1 ou em grupo via mensagens instantâneas ou comentários.
Notificações Push — A plataforma permite que os administradores enviem notificações ou notícias para toda a empresa.
Calendário — Fornece ou integra-se a um calendário onde as empresas podem planejar eventos. Isso também pode incluir calendários para indivíduos.
Compartilhamento de Conteúdo — A plataforma fornece um feed de notícias onde as empresas podem compartilhar e discutir conteúdo.
Recursos Adicionais de Intranet para Funcionários
Pesquisas Rápidas — Distribuir pesquisas ou enquetes curtas e personalizáveis focadas na cultura para os funcionários para medir os vários fatores de engajamento dos funcionários, incluindo satisfação com o trabalho, ambiente e remuneração.
Reconhecimento entre Pares — Enviar e receber reconhecimento na forma de distintivos digitais, prêmios ou mensagens para colegas, funcionários e gerentes. O reconhecimento é exibido em tempo real na plataforma em um feed de atividades ao vivo.
Problemas Potenciais com Software de Intranet para Funcionários
Redundância — Embora algumas intranets para funcionários sejam construídas especificamente para uma empresa em particular, muitas são vendidas como soluções prontas para uso que não exigem muita configuração. No entanto, esses produtos podem fornecer recursos que não são aplicáveis às necessidades de uma empresa ou já são fornecidos por outra solução de software.
Isso é frequentemente o caso com intranets que fornecem um componente de comunicação interna. As empresas frequentemente já empregam uma ferramenta popular de comunicação interna antes da implementação de uma intranet, e a menos que a intranet possa se integrar a ela, os usuários são apresentados a recursos redundantes. Isso pode ser confuso para os funcionários, ou um recurso inteiro da intranet será ignorado, reduzindo a eficácia de custo.
Custo — As intranets para funcionários são tipicamente empregadas por organizações muito grandes que precisam de um espaço singular para permitir a comunicação e hospedar sua base de conhecimento. Como resultado, podem ser muito caras, e organizações de médio porte podem não ter o capital para arcar com o custo de uma intranet, mesmo que precisem de uma.
Embora alguns produtos sejam especificamente voltados para o mercado médio, as intranets ainda precisam escalar à medida que uma organização cresce. O custo de desenvolvimento e manutenção de uma intranet social juntos pode afastar empresas potenciais. Muitas empresas, em vez disso, optam por empregar um conjunto de ferramentas de comunicação que juntas podem simular uma intranet.
