O que é prorrateamento?
Prorrateamento, também chamado de cobrança baseada no uso, é o processo de ajustar o valor que um cliente é cobrado por uma assinatura, de modo que o cliente pague apenas quando usar o serviço. Este método é necessário para empresas baseadas em assinaturas, pois os clientes frequentemente começam ou terminam uma assinatura no meio de um período de cobrança.
Sem essa estratégia de cobrança, os clientes teriam que pagar pelo mês inteiro. Com ela, eles pagam apenas pelos serviços que usam.
O prorrateamento também é usado quando os clientes fazem upgrade ou downgrade de sua assinatura no meio de um ciclo de cobrança. Esta estratégia alternativa é necessária para garantir uma cobrança precisa, desde que o preço da assinatura do cliente se torne mais ou menos do que ele já pagou.
As organizações usam software de cobrança por assinatura para gerenciar cobranças recorrentes ao oferecer produtos e serviços baseados em assinaturas. Essas ferramentas geram faturas para vários planos de assinatura e frequências de cobrança.
Benefícios do prorrateamento
O prorrateamento é benéfico tanto para clientes quanto para empresas. Ao prorratear contas, as empresas podem:
- Cobrar os clientes de forma justa. Prorratear cobranças permite que as empresas cobrem dos clientes apenas pelos serviços que eles usam. Isso ajuda os clientes a sentirem que estão recebendo o que pagam.
- Permitir mudanças no meio do ciclo de cobrança. O prorrateamento permite que os clientes mudem de nível de pagamento no meio de um ciclo de cobrança. Se eles mudarem para um nível de assinatura mais caro, eles só precisam pagar a cobrança adicional pelos dias restantes no ciclo de cobrança. Se fizerem downgrade, recebem o reembolso da diferença pelos dias restantes.
- Aumentar a satisfação do cliente. Quando os clientes pagam apenas pelo que usam, eles estão mais inclinados a se sentirem apoiados e satisfeitos com a empresa e menos propensos a se sentirem explorados.
- Reduzir a rotatividade de clientes: A flexibilidade oferecida aos clientes que desejam mudar sua assinatura conforme necessário pode reduzir a taxa de rotatividade de clientes. Quando os clientes desejam fazer upgrade ou downgrade de seu nível, eles podem facilmente fazê-lo sem cancelar ou fazer uma pausa.
Elementos básicos do prorrateamento
Os processos de prorrateamento envolvem uma fórmula simples, políticas padrão e faturas.
- Fórmula: A estratégia de cobrança é mais comumente calculada dividindo a taxa de assinatura pelo número de dias no ciclo de cobrança. Em seguida, esse número é multiplicado pelo número de dias que o cliente usa o serviço.
Prorrateamento = taxa mensal/dias no ciclo de cobrança x número de dias usando o produto
Se o serviço custa $30 por mês e o cliente cancela após 15 dias, a equação seria $30/30 dias x 15 dias = $15.
- Faturas: As faturas devem refletir os cálculos de prorrateamento, mostrando aos clientes exatamente como a soma que estão sendo cobrados foi calculada.
- Reembolsos: Quando um cliente encerra sua assinatura ou faz downgrade após pagar a taxa de assinatura antecipadamente, os reembolsos são emitidos para o cliente pelos dias restantes no ciclo de cobrança.
- Cobranças revisadas: Quando um cliente faz upgrade de sua assinatura no meio do ciclo de cobrança, ele pode ter que pagar uma taxa adicional para compensar a diferença nos custos do nível de assinatura.
- Política de prorrateamento: As organizações devem definir uma política que comunique em quais circunstâncias a cobrança prorrateada é aplicável.
Melhores práticas de prorrateamento
O prorrateamento pode ser transformador para a satisfação do cliente, mas apenas quando feito corretamente. As melhores práticas para prorratear contas incluem:
- Transparência: As empresas devem ser transparentes com os clientes sobre como essas cobranças são tratadas. As faturas devem delinear claramente como o valor prorrateado foi calculado. Isso garante que o cliente confie que está pagando o valor correto todas as vezes.
- Reconhecimento de receita: Como o reconhecimento de receita é vital para a conformidade das empresas SaaS, os pagamentos prorrateados devem ser documentados em detalhes para relatar a receita corretamente.
- Usar as ferramentas certas: Prorratear e documentar pagamentos com precisão manualmente é extremamente difícil. O software certo simplifica coletar faturas, gerenciar diferentes formas de pagamento, coletar pagamentos recorrentes e prorratear contas quando necessário.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
