O software de gestão de faturas ajuda as empresas a automatizar tarefas relacionadas ao processamento de faturas. Quando as empresas ou departamentos de contabilidade recebem faturas, estas geralmente passam por um processo de aprovação, após o qual suas informações são comparadas com pedidos de vendas e compras, bem como com pagamentos. O software de gestão de faturas simplifica este fluxo de trabalho ao escanear faturas, ler e extrair dados para o sistema e transferir pagamentos eletronicamente. Algumas soluções oferecem um aplicativo móvel para visualização e aprovação remota, além da alocação de pagamentos e seleção de contas para cada pagamento. Uma vez processadas, as faturas são armazenadas na nuvem ou localmente para fácil acesso em uma data posterior. Essas ferramentas frequentemente permitem a entrada manual de dados para faturas, além da captura automática de dados.
Essas soluções de software beneficiam os departamentos de contabilidade ao eliminar a necessidade de registros em papel, entrada manual de dados e envio de cheques pelo correio. Várias ferramentas de gestão de faturas também oferecem recursos de, ou se integram com, outros tipos de software, incluindo software de faturamento, software de compras e software de contabilidade.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Faturas, um produto deve:
Extrair faturas de outros softwares ou através de digitalização e OCR
Armazenar arquivos de faturas, juntamente com histórico de aprovação e pagamento
Consolidar múltiplas faturas ou dividir uma fatura em várias
Fornecer fluxos de trabalho de aprovação padrão que podem ser personalizados pelos usuários
Comparar faturas com pedidos de compras e vendas, bem como com pagamentos
Sincronizar com contas da empresa para transferir pagamentos de faturas aprovadas
Acompanhar diferentes tipos de pagamento, como depósitos ou pagamentos parciais
Aplicar múltiplos pagamentos a uma fatura ou um pagamento a múltiplas faturas
Monitorar datas de vencimento e pagamentos atrasados para faturas de AR e AP
