Avaliações e Detalhes do Produto Ottimate

I utilize Ottimate for accounts payable, processing invoices, and obtaining necessary approvals. The tax slide bar has simplified and expedited the process, proving to be very helpful and a huge time-saver. The customer service team shows great attention, listens to what we ask, and involves us when trying out new software features. The new chat feature is really great, with real-time responses available when I have an issue or question. Additionally, I believe Ottimate is the best software for accounts payable I've ever worked with. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

There are some issues we're working out, but I don't feel comfortable yet with complete automation for my invoices. Some things are not being picked up correctly in the invoice header and taxes must still be checked at this time. There is not a lot of deviation regarding invoice descriptions on the line items and must be recoded often. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Este software me economiza muito tempo todos os dias. Antes do software, eu podia gastar até 2 horas inserindo faturas. Com o Ottimate, esse tempo foi reduzido para cerca de 10 minutos por dia. Ao utilizar este software, consegui adiar a contratação de um assistente. Isso tem sido uma grande economia para nossa pequena organização. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A única coisa que não gosto neste software é que pode levar até 24 horas para que as faturas estejam prontas após o upload. Portanto, se eu tiver uma fatura que precisa ser processada no mesmo dia, ainda é necessário fazer a entrada manual. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu uso o Ottimate para processar faturas de fornecedores e aprecio como ele elimina o papel da operação de contas a pagar. As faturas são enviadas ou carregadas diretamente no software, e a cadeia de aprovação permite uma revisão e aprovação digital rápida e eficiente, o que acelera os pagamentos aos nossos fornecedores. As informações históricas das faturas também são facilmente acessíveis para referência rápida, economizando tempo e aumentando a organização para rastrear faturas pendentes. Gosto que todas as faturas, atuais e históricas, estejam disponíveis rapidamente para pesquisa, em vez de ter que retirar faturas em papel de um arquivo. Isso facilita muito a referência a cobranças passadas ou informações de faturamento histórico de um fornecedor e economiza muito tempo. Acho as cadeias de aprovação eletrônicas especialmente ótimas porque evitam que as faturas se percam enquanto se movem de departamento para departamento. O Ottimate também lembra como as faturas de fornecedores anteriores foram codificadas e sugere codificação com base em dados históricos, economizando muito tempo e esforço durante o processo de codificação. A configuração e o atendimento ao cliente foram bem avaliados, com um processo de configuração fácil que foi bem apoiado pela equipe do Ottimate. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Atualmente, estou percebendo que quando os fornecedores completam convites para se inscreverem em pagamentos ACH, o processo de aprovação no backend da Ottimate para essas contas parece demorar um pouco (mais do que os 1-2 dias mencionados no convite concluído). Precisei abrir tickets de suporte para verificar a aprovação dessas contas a fim de liberar esses fornecedores para pagamento eletrônico. Este é um passo extra que tem sido um pouco frustrante, mas vale a pena no final. Também estou percebendo que a codificação de 'Ação em Massa' dos itens de linha é um pouco peculiar, pois parece que essa ação não pode ser confiável de forma consistente para atualizar a codificação de todos os itens de linha em uma fatura. Às vezes, seleciono 'Ação em Massa' e designo a codificação para descobrir que, por algum motivo, nem todos os itens de linha foram atualizados com a Ação em Massa. Outra área onde estou tendo alguns problemas é com fornecedores que recebem descontos por pagamento antecipado. Alguns de nossos fornecedores oferecem esses descontos em algumas faturas e não em outras, e parece que a Ottimate não consegue lidar com esse tipo de arranjo - é necessário inserir manualmente essas faturas para processar os descontos com precisão. Outra área que seria interessante é se os pagamentos do VendorPay fossem processados para os fornecedores em um prazo mais curto desde quando são processados através da Ottimate. Atualmente, processamos pagamentos do VendorPay na sexta-feira e nossos fornecedores não recebem o pagamento até a quinta-feira seguinte, embora os fundos saiam de nossa conta bancária no próximo dia útil. Se houver um pagamento urgente que precisamos fazer, é difícil explicar a um fornecedor que processamos um pagamento, mas leva alguns dias para ele receber (enquanto, se fizéssemos um pagamento ACH manualmente através de nosso banco, o fornecedor o receberia no dia seguinte). Finalmente, notamos que alguns fornecedores estão enviando documentos que a Ottimate tenta dividir em várias faturas, embora provavelmente sejam uma única fatura - passei por uma chamada com a Ottimate onde eles configuraram um endereço de e-mail de Documentos de Suporte para fornecer a esses fornecedores, mas tem sido um pouco de trabalho extra tentar identificar esses fornecedores e fazer as correções. Enquanto isso, fomos cobrados pelo excesso de faturas do nosso contrato como resultado desse problema. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Ottimate tem sido uma ótima ferramenta para nossa equipe de AP -- combinando recursos de EDI, um repositório fácil de usar de faturas e processamento de pagamentos. Agora usamos exclusivamente o Ottimate para tudo relacionado a Contas a Pagar e aceleramos tremendamente nossa velocidade de processamento. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Ainda há algumas coisas a desejar -- a capacidade de ajudar o sistema a aprender onde as informações são encontradas em faturas específicas de fornecedores, visibilidade nos termos de desconto e gestão para várias estruturas de termos, e alguns outros itens menores. No geral, nada que não possamos contornar. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu realmente aprecio como a Ottimate nos ajudou a processar faturas muito mais rápido, liberando tempo para nossa equipe. A automação de AP é incrível e ver uma fatura ser carregada e codificada pelo sistema é maravilhoso. Pagar nossos fornecedores agora é extremamente fácil, graças aos pagamentos por ACH e cartão de crédito. Rastrear todos os nossos pagamentos para nossos fornecedores e dentro do nosso software de contabilidade é muito conveniente. Os relatórios têm sido extremamente úteis para fins de fechamento mensal, e o analisador de gastos nos ajuda a ver quanto um produto custa em vários hotéis, o que tem sido ótimo para reduzir custos e garantir preços universais. A configuração inicial foi muito tranquila, e conseguimos trabalhar rapidamente em toda a configuração com a equipe de implementação. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A única coisa que encontrei que poderia ser melhorada é que a IA tende a fazer coisas e inserir itens ou código que já foram excluídos anteriormente. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu simplesmente gosto que o Ottimate se integrou com nosso sistema de contabilidade de back office, o que é muito bom e sem falhas, então não precisamos fazer exportações e importações assim. A equipe de suporte tem sido fantástica, especialmente a Stephanie. O que eu mais gosto são os cartões virtuais e ganhar algum cashback com isso, permitindo-nos fazer ACH diretamente. Além disso, gosto que ele seja capaz de fazer nosso arquivo de pagamento positivo diretamente para o nosso banco, o que tem sido muito bom. A IA aprende toda vez que carregamos faturas e conhece nossa codificação, economizando nosso tempo. É bom que o vCard nos permita pagar nossos fornecedores mais rapidamente e o cashback ajude com as taxas de assinatura mensal. Também é bom que nossos fornecedores sejam pagos diretamente em suas contas bancárias via ACH, evitando a necessidade de enviar cheques pelo correio. A integração com nosso sistema de back office é fantástica e funciona bem com nossa ferramenta de inteligência de negócios, ajudando-nos a melhorar nosso sistema ao nos fornecer insights de dados. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Uma coisa seria que ele não consegue discernir a quantidade de cheques. Havíamos solicitado que qualquer cheque acima de $25.000 tivesse uma segunda assinatura. Infelizmente, o sistema neste momento não consegue fazer isso. Então, fizemos uma solução alternativa com uma segunda assinatura, e isso está bem. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Gosto da facilidade de enviar documentos para o Ottimate e aprecio a capacidade de revisitar os envios através de confirmações vinculadas. Cada vez que recebo um e-mail de confirmação do envio, eu o salvo para meus registros. Isso é realmente útil, pois me permite verificar quando as contas são pagas, e posso usar a confirmação do Ottimate para enviar ao contas a pagar para uma atualização de status. Uso o Ottimate regularmente para enviar faturas de fornecedores terceirizados e fazer com que o contas a pagar gerencie as contas administrativas. Ele contabiliza todas as faturas enviadas e permite pesquisa ou referência às informações enviadas, o que é valioso porque a administração pode revisar os materiais enviados. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Houve algumas vezes em que carreguei documentos e eles não foram encontrados pelo nosso departamento de AP. Uma vez identificados, eu simplesmente recarreguei os documentos e enviei por e-mail para garantir que eles pudessem ser referenciados. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu realmente gosto de como o Ottimate elimina a digitação manual, economizando tempo e reduzindo erros. As trilhas de auditoria que ele fornece são incrivelmente valiosas para transparência e responsabilidade. Acho fácil de usar e aprecio poder acessá-lo de qualquer lugar. Ele resume nossas compras por fornecedores e itens, o que é ótimo para gerenciar gastos e entender como as mudanças de preço impactam o resultado final. A configuração inicial foi simples e tranquila. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Gostaria de um recurso para revisar a codificação de contas facilmente antes de exportar. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Recentemente, fizemos a transição do Market Basket para o Ottimate. Eu realmente aprecio como ele lembra a codificação, o que torna todo o processo muito mais suave e eficiente para nós. À medida que continuamos a carregar tudo, espero que se torne ainda mais fácil. Também acho útil poder ajustar rapidamente o roteamento quando necessário, como para CapEx, e aplicar essas mudanças a apenas um único pedido. Além disso, ter a capacidade de visualizar pagamentos sem precisar contatar o departamento de contabilidade para obter detalhes é fantástico e economiza muito tempo. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Minha única reclamação real sobre o Ottimate é que a entrada às vezes separa coisas que não deveria, o que não é difícil de corrigir, mas definitivamente me surpreendeu no início. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Do ponto de vista de aprovação, é muito simples. Eu uso o Ottimate para aprovar faturas de fornecedores que eu contrato, e também posso pesquisar faturas passadas sob um determinado nome de fornecedor, além de verificar os termos de pagamento e o histórico. Eu não trabalho na parte de inserir as informações, mas do meu ponto de vista, é muito intuitivo e fácil de navegar. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu gostaria que houvesse uma maneira de pesquisar tanto pelo nome do fornecedor como ele é inserido pela contabilidade, quanto por outras palavras-chave quando estou procurando por um fornecedor cujo nome real é diferente do nome do fornecedor. Análise coletada por e hospedada no G2.com.