Quem Usa Software de Arquivamento de E-mails?
Funcionários: Qualquer pessoa na organização deve ser capaz de usar essa ferramenta para recuperar seus e-mails.
Gerentes de e-mail: Os gerentes de e-mail devem ser capazes de definir permissões e políticas de arquivamento através deste software. Eles também podem prevenir trocas de e-mails inadequadas analisando padrões de usuários arriscados e relatórios de conteúdo irregular. Isso pode salvar a empresa de potencial inteligência competitiva ou espionagem.
Entidades legais: Tribunais, advogados e auditores precisam usar ferramentas de e-Discovery para litígios e fins legais. Isso economiza tempo para encontrar os documentos necessários, pois as soluções de arquivamento de e-mails podem filtrar e pesquisar com base em nomes, endereços de e-mail, palavras-chave, e assim por diante.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Arquivamento de E-mails?
Embora todas as empresas que usam e-mail devam considerar soluções de arquivamento de e-mails, abaixo estão as duas indústrias que especialmente precisam do software:
Indústria financeira: A indústria financeira é fortemente regulamentada, então requer arquivamento de e-mails para atender às leis locais. Existem incentivos para empresas e funcionários alterarem cópias de e-mails para ganhos financeiros. As soluções de arquivamento de e-mails evitam isso garantindo cópias de e-mails livres de adulteração. Além disso, documentos financeiros têm palavras e números da indústria que são difíceis de descobrir. Muitas soluções de arquivamento de e-mails fornecem opções de pesquisa que podem incluir palavras-chave e termos semelhantes para encontrar o conteúdo certo rapidamente. Pesquisas de e-mails genéricas muitas vezes carecem dessa funcionalidade, tornando-as soluções inferiores que não atendem às necessidades da indústria.
Indústria de saúde: Trocas de e-mails sensíveis entre provedores de saúde e pacientes são regulamentadas por governos e alvo de ataques cibernéticos/resgates. Ter uma solução de arquivamento evita a adulteração não autorizada de e-mails, garante conformidade e fornece continuidade de negócios. Como o cuidado com o paciente pode ser muito sensível ao tempo, enviar e receber e-mails a tempo pode salvar vidas.
Como Comprar Software de Arquivamento de E-mails
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Arquivamento de E-mails
Os compradores podem ser tentados a criar listas longas de requisitos detalhados ou que são muito vagos. Idealmente, um RFI deve ser detalhado o suficiente para cobrir os requisitos essenciais, mas não tão longo a ponto de desencorajar funcionários e fornecedores de usá-lo. Como nem todos os requisitos têm a mesma importância, os compradores devem atribuir prioridades a eles e focar nos mais importantes.
Funcionalidades obrigatórias são funcionalidades críticas que a empresa precisa para executar suas operações diárias com base em sua indústria. Por exemplo, empresas financeiras precisam de software que possa processar termos de pesquisa financeira e política de temperamento seguro de e-mails.
Requisitos importantes devem ter alta prioridade, mas não são necessariamente decisivos se houver um substituto. Por exemplo, análises avançadas e painéis para prever padrões de usuários são importantes, mas não críticos quando o comprador já usa software de monitoramento de funcionários que pode analisar o conteúdo dos e-mails.
Funcionalidades desejáveis podem variar por departamento e equipe. Por exemplo, aplicativos móveis que podem recuperar e-mails em um telefone em vez de um PC são úteis, mas muitas vezes desnecessários.
Comparar Produtos de Software de Arquivamento de E-mails
Crie uma lista longa
Ao fazer uma lista longa, ela não deve ter mais de 10 produtos selecionados, eliminando todas as opções que não são adequadas para o comprador. Um começo fácil é verificar qual software de e-mail a empresa está usando. O software de arquivamento de e-mails precisa ser compatível com o software de e-mail da empresa. Se uma empresa está usando o Gmail, não deve comprar um arquivador que se concentra em soluções locais, já que o Gmail é um produto SaaS. Além disso, os usuários precisam verificar os requisitos legais (como proteção de dados GDPR) para sua empresa e indústria. Algumas soluções de software garantem conformidade regulatória com leis específicas, mas isso não garante que sempre o façam. O software de arquivamento de e-mails é alterado pelo número de usuários e/ou espaço usado para armazenamento. Os usuários podem calcular um orçamento ideal com base nisso e filtrar empresas que não o atendem.
Crie uma lista curta
Os produtos na lista longa podem ser muito semelhantes à primeira vista, então os compradores precisam de mais detalhes sobre os produtos e os fornecedores para criar uma lista curta. É aqui que a lista de requisitos é útil. Os tomadores de decisão usam essa lista para gerar RFIs, que pedem aos fornecedores que forneçam informações detalhadas sobre como eles entregam as funcionalidades necessárias pelo comprador. Alguns fornecedores podem se recusar a responder aos RFIs, o que os desqualifica automaticamente do processo de seleção. Outros são eliminados porque forneceram respostas insatisfatórias.
Os fornecedores também fornecem depoimentos, referências de clientes e documentação técnica para provar que têm as qualificações e expertise para entregar o produto no prazo e dentro do orçamento.
Conduza demonstrações
As demonstrações devem ser conduzidas ao vivo, não com apresentações de slides ou capturas de tela. Os fornecedores devem seguir um roteiro com cenários criados pelo comprador. Um exemplo de cenário seria mostrar como o sistema pode salvar cópias de e-mails, pesquisar e-mails específicos com base em termos da indústria e recuperar o e-mail a tempo. Os compradores devem anotar a velocidade de transferência de dados e o espaço usado para armazenar e-mails, já que nem todas as opções de compressão, transferência de dados e armazenamento são criadas da mesma forma.
Todos os fornecedores de arquivamento de e-mails devem usar o mesmo roteiro de demonstração, e os compradores precisam avaliar cada critério e cenário usando um sistema de classificação, como pontuações de um a cinco (onde um é a classificação mais baixa e cinco a mais alta).
Todos os membros da equipe de seleção que participam das demonstrações devem avaliar a funcionalidade sendo demonstrada. Os resultados podem então ser combinados e analisados para identificar os principais pontos fortes e fracos de cada produto.
Seleção de Software de Arquivamento de E-mails
Escolha uma equipe de seleção
Gerentes de TI, auditores, advogados e alguns usuários finais devem ser incluídos na equipe de seleção. Consultores externos e equipes de TI terceirizadas também podem fornecer uma perspectiva neutra ou ajudar na negociação.
Negociação
Compreensivelmente, as empresas querem reduzir custos durante as negociações de preços, mas isso não deve acontecer em detrimento dos usuários. Em vez disso, é preferível focar em obter o máximo valor pelo dinheiro. Um exemplo é o suporte ao cliente, que está incluído no preço do software, mas geralmente é limitado ao horário comercial e dias úteis. Empresas globais podem exigir suporte 24/7 follow-the-sun, o que significa que os problemas podem ser passados entre equipes em diferentes fusos horários, para que os usuários não tenham que esperar muito por uma resolução.
A negociação também inclui termos legais e contratuais, bem como acordos de nível de serviço (SLAs). Um exemplo é o tempo de atividade da nuvem, que garante que os produtos de arquivamento SaaS estejam operacionais. A maioria dos fornecedores oferece um tempo de atividade de 95% ou mais, mas mesmo algumas horas por mês podem ser muito disruptivas para empresas regulamentadas em finanças e saúde.
Decisão final
A decisão final deve ser tomada por uma equipe, não por uma única pessoa. Também é essencial usar uma abordagem estruturada e os dados coletados durante as fases anteriores. Sistemas de suporte à decisão podem priorizar requisitos, identificar os pontos fortes e fracos de cada produto e criar vários cenários de compra.
