# Melhor Software de Arquivamento de E-mails para Pequenas Empresas *By [Tian Lin](https://research.g2.com/insights/author/tian-lin)* Produtos classificados na categoria geral Arquivamento de E-mails são semelhantes em muitos aspectos e ajudam empresas de todos os tamanhos a resolverem seus problemas de negócios. No entanto, características de pequenas empresas, preços, configuração e instalação diferem das empresas de outros tamanhos, e é por isso que conectamos compradores com a Pequena Empresa Arquivamento de E-mails certa para atender às suas necessidades. Compare as avaliações de produtos com base em resenhas de usuários empresariais ou conecte-se com um dos consultores de compra da G2 para encontrar as soluções certas dentro da categoria de Pequena Empresa Arquivamento de E-mails. Além de se qualificar para inclusão na categoria Software de Arquivamento de E-mails, para se qualificar para inclusão na categoria de Pequena Empresa Software de Arquivamento de E-mails, um produto deve ter pelo menos 10 resenhas feitas por um revisor de uma pequena empresa. ## How Many Software de Arquivamento de E-mails Products Does G2 Track? **Total Products under this Category:** 54 ### Category Stats (Jun 2026) - **Average Rating**: 4.33/5 The average rating of products in this category, based on all submitted ratings - **New Reviews This Quarter**: 2 - **Buyer Segments**: Pequeno negócio 100% Represents the distribution of reviewers across all products in this category. - **Top Trending Product**: Proofpoint Essentials for Small Business (+0.002) - Among all products in this category, Proofpoint Essentials for Small Business recorded the largest rating increase compared to last month *Last updated: June 01, 2026* ## How Does G2 Rank Software de Arquivamento de E-mails Products? **Por que você pode confiar nos rankings de software do G2:** - 30 Analistas e Especialistas em Dados - 1,600+ Avaliações Autênticas - 54+ Produtos - Rankings Imparciais Os rankings de software da G2 são baseados em avaliações de usuários verificadas, moderação rigorosa e uma metodologia de pesquisa consistente mantida por uma equipe de analistas e especialistas em dados. Cada produto é medido usando os mesmos critérios transparentes, sem colocação paga ou influência de fornecedores. Embora as avaliações reflitam experiências reais dos usuários, que podem ser subjetivas, elas oferecem insights valiosos sobre como o software funciona nas mãos de profissionais. Juntos, esses dados alimentam o G2 Score, uma maneira padronizada de comparar ferramentas dentro de cada categoria. --- **Sponsored** ### VMOBACKUP VMOBACKUP para Microsoft 365, alimentado por Veeam, oferece backup e recuperação abrangentes para Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business e Microsoft Teams. Ele garante acesso total, controle e proteção dos seus dados do Microsoft 365, permitindo gerenciar e monitorar backups de um único local. 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[Paubox](https://www.g2.com/pt/products/paubox/reviews) Paubox é uma plataforma de segurança de e-mail compatível com HIPAA, projetada para organizações de saúde. Ela fornece criptografia de e-mail de saída e proteção de e-mail de entrada com inteligência artificial, ajudando as organizações a proteger informações de saúde protegidas (PHI) sem alterar a forma como a equipe ou os pacientes usam o e-mail. O e-mail continua sendo uma ferramenta de comunicação crítica na área da saúde, mas plataformas padrão como Google Workspace e Microsoft 365 não são compatíveis com HIPAA por si só. Paubox torna a conformidade automática e melhora a segurança para defender contra ataques de phishing e malware em evolução, tudo isso mantendo uma experiência de usuário perfeita. Paubox atende organizações de saúde de pequeno a médio porte, clínicas e equipes de TI que buscam conformidade confiável, redução de riscos e gerenciamento simples. Capacidades principais: - Criptografia automática de saída: Cada mensagem é criptografada por padrão; os destinatários leem os e-mails diretamente em sua caixa de entrada, sem portais ou senhas - Segurança de e-mail de entrada com inteligência artificial: Detecta e bloqueia phishing, falsificação e malware usando análise de IA generativa - Integração perfeita: Funciona com Google Workspace, Microsoft 365 e Microsoft Exchange sem novos fluxos de trabalho ou alterações de domínio - Conformidade e controle: Suporta conformidade com HIPAA e minimiza erros humanos no manuseio de PHI - Ferramentas adicionais: Arquivamento, Prevenção de Perda de Dados, API de E-mail Paubox e Marketing Paubox Benefícios: - Simplifica o gerenciamento de conformidade e reduz a carga de trabalho de TI - Melhora a experiência de pacientes e funcionários com e-mail seguro e sem atritos - Fortalece a proteção contra ameaças modernas de e-mail Paubox permite que organizações de saúde usem o e-mail com confiança como um canal de comunicação seguro, compatível e fácil de usar, eliminando suposições para a equipe e ajudando as equipes de TI a proteger contra violações de dados e riscos de conformidade. **Average Rating:** 4.9/5.0 **Total Reviews:** 562 **How Do G2 Users Rate Paubox?** - **Qualidade do Suporte:** 9.8/10 (Category avg: 8.5/10) - **Backup de arquivamento:** 9.6/10 (Category avg: 9.2/10) - **Armazenamento de e-mails:** 9.5/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análise de e-mail:** 9.4/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Paubox?** - **Vendedor:** [Paubox](https://www.g2.com/pt/sellers/paubox) - **Ano de Fundação:** 2015 - **Localização da Sede:** San Francisco, CA - **Twitter:** @PauboxHQ (16,584 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/4821384/ (45 funcionários no LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Who Uses This:** Proprietário, CEO - **Top Industries:** Cuidados de Saúde Mental, Hospital e Cuidados de Saúde - **Company Size:** 84% Pequena Empresa, 14% Médio Porte #### What Are Paubox's Pros and Cons? **Pros:** - Facilidade de Uso (216 reviews) - Segurança (169 reviews) - Suporte ao Cliente (146 reviews) - Segurança de Email (138 reviews) - Configurar Facilidade (137 reviews) **Cons:** - Caro (50 reviews) - Problemas de Email (32 reviews) - Configuração Difícil (25 reviews) - Problemas de Criptografia de Email (17 reviews) - Problemas de Criptografia (13 reviews) ### 2. [Dropsuite](https://www.g2.com/pt/products/dropsuite/reviews) Dropsuite, uma empresa da NinjaOne, é uma plataforma de software em nuvem premiada que permite que empresas e organizações em todo o mundo façam backup, recuperem e protejam facilmente suas informações comerciais importantes. O compromisso da Dropsuite com tecnologias em nuvem avançadas, seguras e escaláveis os mantém na vanguarda da indústria e os torna a escolha preferida de principais Administradores de TI e Provedores de Serviços Gerenciados globalmente. Experimente o Dropsuite gratuitamente em dropsuite.com/try-it-free. **Average Rating:** 4.6/5.0 **Total Reviews:** 75 **How Do G2 Users Rate Dropsuite?** - **Qualidade do Suporte:** 9.0/10 (Category avg: 8.5/10) - **Backup de arquivamento:** 9.4/10 (Category avg: 9.2/10) - **Armazenamento de e-mails:** 9.5/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análise de e-mail:** 8.3/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Dropsuite?** - **Vendedor:** [NinjaOne](https://www.g2.com/pt/sellers/ninjaone) - **Ano de Fundação:** 2013 - **Localização da Sede:** Austin, Texas - **Twitter:** @NinjaOne (3,586 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/6436301/ (2,121 funcionários no LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Top Industries:** Tecnologia da Informação e Serviços, Segurança de Redes e Computadores - **Company Size:** 80% Pequena Empresa, 15% Médio Porte #### What Are Dropsuite's Pros and Cons? **Pros:** - Facilidade de Uso (13 reviews) - Configuração Fácil (11 reviews) - Soluções de Backup (5 reviews) - Confiabilidade (5 reviews) - Simples (4 reviews) **Cons:** - Design de Interface Ruim (4 reviews) - Opções Limitadas (3 reviews) - Restaurar Dificuldades (3 reviews) - Problemas de Backup (1 reviews) - Problemas de Faturamento (1 reviews) ### 3. [Smarsh](https://www.g2.com/pt/products/smarsh-smarsh/reviews) O Connected Archive da Smarsh inclui capacidades de captura, arquivamento, supervisão e descoberta eletrônica em mais de 80 canais de comunicação. Ele oferece eficiência incomparável para organizações de pequeno a médio porte, empresas globais e agências federais dos EUA. O Connected Archive permite revisar e pesquisar de forma eficiente todas as suas comunicações eletrônicas com o contexto completo da conversa em um só lugar, aproveitando os aplicativos de Supervisão e Descoberta Eletrônica da Smarsh. Este conjunto de produtos é projetado para resistir a qualquer mudança regulatória e evolui perfeitamente junto com a sua organização. **Average Rating:** 4.1/5.0 **Total Reviews:** 28 **How Do G2 Users Rate Smarsh?** - **Qualidade do Suporte:** 8.0/10 (Category avg: 8.5/10) - **Backup de arquivamento:** 8.5/10 (Category avg: 9.2/10) - **Armazenamento de e-mails:** 9.0/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análise de e-mail:** 7.7/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Smarsh?** - **Vendedor:** [Smarsh](https://www.g2.com/pt/sellers/smarsh) - **Website da Empresa:** https://www.Smarsh.com - **Ano de Fundação:** 2001 - **Localização da Sede:** Portland, OR - **Twitter:** @SmarshInc (5,684 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/127745/ (1,594 funcionários no LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Top Industries:** Serviços Financeiros - **Company Size:** 57% Pequena Empresa, 25% Médio Porte #### What Are Smarsh's Pros and Cons? **Pros:** - Facilidade de Uso (10 reviews) - Suporte ao Cliente (6 reviews) - Eficiência de Pesquisa (6 reviews) - Recursos (4 reviews) - Reveja a eficiência (3 reviews) **Cons:** - Curva de Aprendizado (5 reviews) - Suporte ao Cliente Ruim (4 reviews) - Desempenho lento (4 reviews) - Treinamento Insuficiente (3 reviews) - Não é amigável para o usuário (3 reviews) ### 4. [N-able Mail Assure](https://www.g2.com/pt/products/n-able-mail-assure/reviews) N-able™ Mail Assure é uma segurança de e-mail baseada em nuvem que ajuda você e seus clientes a manter o controle e proteger e-mails de entrada e saída usando inteligência coletiva de ameaças, continuidade de e-mail 24/7 e arquivamento de e-mail a longo prazo. A tecnologia de filtragem proprietária, combinada com reconhecimento de ameaças em tempo real e tecnologia de aprendizado de máquina, ajuda a proteger os usuários contra ataques de phishing avançados, ransomware, malware, spam e outras ameaças transmitidas por e-mail. N-able™ Mail Assure oferece: • Proteção avançada contra ameaças para e-mails de entrada e saída • Continuidade de e-mail 24/7 embutida para manter a produtividade dos negócios • Arquivamento de e-mail criptografado e a longo prazo • Um Portal Privado para e-mails críticos para os negócios • Taxa de captura de malware de 99,99%, conforme certificado pelo Virus Bulletin: https://www.virusbulletin.com/virusbulletin/2022/06/vbspam-comparative-review/ • Uma interface web multitenant projetada para seus técnicos e usuários finais • Integração perfeita com Microsoft 365™ • Relatórios de quarentena para dar visibilidade aos usuários sobre o fluxo de e-mails **Average Rating:** 4.0/5.0 **Total Reviews:** 67 **How Do G2 Users Rate N-able Mail Assure?** - **Qualidade do Suporte:** 8.0/10 (Category avg: 8.5/10) - **Backup de arquivamento:** 7.7/10 (Category avg: 9.2/10) - **Armazenamento de e-mails:** 8.1/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análise de e-mail:** 7.9/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind N-able Mail Assure?** - **Vendedor:** [N-able](https://www.g2.com/pt/sellers/n-able) - **Localização da Sede:** Morrisville, North Carolina - **Twitter:** @Nable (15,880 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/n-able (2,224 funcionários no LinkedIn®) - **Propriedade:** NYSE: NABL **Who Uses This Product?** - **Top Industries:** Tecnologia da Informação e Serviços, Segurança de Redes e Computadores - **Company Size:** 69% Pequena Empresa, 24% Médio Porte #### What Are N-able Mail Assure's Pros and Cons? **Pros:** - Segurança de Email (3 reviews) - Segurança (2 reviews) - Personalização (1 reviews) - Recursos do Painel (1 reviews) - Atualizações do Painel (1 reviews) **Cons:** - Suporte ao Cliente Ruim (2 reviews) - Desempenho lento (2 reviews) - Problemas de Email (1 reviews) - Personalização Limitada (1 reviews) - Recursos Limitados (1 reviews) ### 5. [Cryoserver](https://www.g2.com/pt/products/cryoserver/reviews) Lançado no Reino Unido em 2003, o Cryoserver tem clientes em 28 países ao redor do mundo. Ele atende uma grande base de clientes em todos os setores, incluindo financeiro, industrial e governamental. As tecnologias de arquivamento de e-mails do Cryoserver são um dos pioneiros no arquivamento de e-mails; com muitos anos de experiência, investimento e desenvolvimento, as tecnologias do Cryoserver oferecem sistemas altamente complexos e ultra-seguros com interfaces simplistas e fáceis de usar, permitindo soluções de arquivamento especializadas das quais todos podem se beneficiar. Entregue como uma solução local ou na nuvem. O Cryoserver ajuda organizações e indivíduos a encontrar e-mails em um arquivo seguro e à prova de adulteração em frações de segundos. **Average Rating:** 4.6/5.0 **Total Reviews:** 53 **How Do G2 Users Rate Cryoserver?** - **Qualidade do Suporte:** 9.3/10 (Category avg: 8.5/10) - **Backup de arquivamento:** 9.4/10 (Category avg: 9.2/10) - **Armazenamento de e-mails:** 9.5/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análise de e-mail:** 8.6/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Cryoserver?** - **Vendedor:** [Cryoserver](https://www.g2.com/pt/sellers/cryoserver) - **Ano de Fundação:** 2003 - **Localização da Sede:** London - **Twitter:** @Cryoserver (457 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/62552/ (21 funcionários no LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Top Industries:** Tecnologia da Informação e Serviços - **Company Size:** 52% Médio Porte, 28% Empresa ### 6. [CyberSentriq](https://www.g2.com/pt/products/cybersentriq/reviews) CyberSentriq é uma plataforma integrada de cibersegurança e proteção de dados, aproveitando soluções de dois fornecedores de ponta no espaço MSP. Parceria com mais de 3.000 MSPs e protegendo mais de 150.000 PMEs globalmente, a CyberSentriq oferece uma combinação incomparável de segurança proativa de e-mail e web impulsionada por IA, proteção avançada de dados e resiliência operacional. A plataforma CyberSentriq oferece: - Backup e recuperação de dados para Microsoft M365 e Entra ID, Azure, Google Workspace e mais - Inteligência e detecção de ameaças impulsionadas por IA - Segurança avançada de e-mail tanto nas camadas Mail Exchange (MX) quanto Integrated Cloud Email Security (ICES). - Serviços de conscientização sobre segurança - Simulação de phishing - Arquivamento e criptografia de e-mail **Average Rating:** 4.6/5.0 **Total Reviews:** 379 **How Do G2 Users Rate CyberSentriq?** - **Qualidade do Suporte:** 9.1/10 (Category avg: 8.5/10) - **Armazenamento de e-mails:** 10.0/10 (Category avg: 9.1/10) **Who Is the Company Behind CyberSentriq?** - **Vendedor:** [CyberSentriq](https://www.g2.com/pt/sellers/cybersentriq-d38aeb75-bc88-459b-a2d2-16ccbed4d6c5) - **Website da Empresa:** https://cybersentriq.com - **Ano de Fundação:** 2025 - **Localização da Sede:** Galway ,Galway - **Twitter:** @Redstor (1,949 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/cybersentriq/ (194 funcionários no LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Who Uses This:** Gerente de TI, Diretor - **Top Industries:** Tecnologia da Informação e Serviços, Segurança de Redes e Computadores - **Company Size:** 48% Médio Porte, 41% Pequena Empresa #### What Are CyberSentriq's Pros and Cons? **Pros:** - Facilidade de Uso (58 reviews) - Soluções de Backup (45 reviews) - Facilidade de Backup (38 reviews) - Recursos de Backup (36 reviews) - Frequência de Backup (27 reviews) **Cons:** - Problemas de Backup (18 reviews) - Relatório Inadequado (17 reviews) - Relatório Ruim (15 reviews) - Falhas de Backup (12 reviews) - Relatar Problemas (12 reviews) ### 7. [Gmail Backup Tool](https://www.g2.com/pt/products/cigati-solutions-gmail-backup-tool/reviews) Uma Ferramenta de Backup do Gmail é uma solução de software especializada projetada para baixar e salvar com segurança e-mails da sua conta do Gmail para um sistema local ou armazenamento externo. Ela ajuda os usuários a criar um backup completo de sua caixa de correio, incluindo e-mails, anexos, contatos, calendários e outros dados. Esta ferramenta é especialmente útil para proteção de dados, migração e acesso offline. Os usuários podem exportar dados do Gmail em vários formatos de arquivo, como PST, MBOX, EML, PDF e mais, facilitando o acesso aos e-mails em diferentes clientes de e-mail como Microsoft Outlook, Thunderbird e Apple Mail. Principais Características: - Fazer backup de e-mails do Gmail com anexos - Exportar dados em vários formatos de arquivo - Manter a hierarquia de pastas e propriedades dos e-mails - Backup seletivo usando filtros de data - Remover e-mails duplicados durante o backup - Suporte para backup em massa de contas do Gmail **Average Rating:** 4.4/5.0 **Total Reviews:** 38 **How Do G2 Users Rate Gmail Backup Tool?** - **Qualidade do Suporte:** 8.3/10 (Category avg: 8.5/10) - **Backup de arquivamento:** 8.8/10 (Category avg: 9.2/10) - **Armazenamento de e-mails:** 8.6/10 (Category avg: 9.1/10) - **Análise de e-mail:** 8.7/10 (Category avg: 8.7/10) **Who Is the Company Behind Gmail Backup Tool?** - **Vendedor:** [Cigati Solutions](https://www.g2.com/pt/sellers/cigati-solutions) - **Ano de Fundação:** 2018 - **Localização da Sede:** Noida, Uttar Pradesh - **Twitter:** @Cigatisolution (11 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/cigati-solutions/ (5 funcionários no LinkedIn®) **Who Uses This Product?** - **Company Size:** 50% Médio Porte, 37% Pequena Empresa ## What Is Software de Arquivamento de E-mails? [Software de Recuperação de Dados](https://www.g2.com/pt/categories/data-recovery) ## What Software Categories Are Similar to Software de Arquivamento de E-mails? - [Software de Arquivamento de Informações Empresariais](https://www.g2.com/pt/categories/enterprise-information-archiving) - [Soluções de Segurança de E-mail em Nuvem](https://www.g2.com/pt/categories/cloud-email-security) - [Software de Backup de Email](https://www.g2.com/pt/categories/email-backup) --- ## How Do You Choose the Right Software de Arquivamento de E-mails? ### O que você deve saber sobre software de arquivamento de e-mails ### O que é Software de Arquivamento de E-mails? O software de arquivamento de e-mails comprime, armazena e indexa e-mails para referência futura ou auditoria legal. À medida que os e-mails são transferidos, a solução de arquivamento copia cada e-mail e os armazena em um servidor local, servidor em nuvem ou ambos (híbrido). Os usuários de e-mail podem excluir seus e-mails antigos para economizar espaço, já que podem recuperar e-mails antigos a qualquer momento no arquivo de e-mails. O arquivamento de e-mails é um processo contínuo, então os usuários não precisam se preocupar com perda de dados em nenhum momento. Do ponto de vista de uma organização, eles podem manter registros completos de qualquer transação de e-mail sem consumir armazenamento significativo. Mesmo que os e-mails sejam comprimidos, empresas e entidades legais ainda podem pesquisar, indexar e auditar conversas de e-mail de funcionários, históricos de interação de e-mails de vendas e históricos de conversas. Os e-mails armazenados geralmente são apenas para leitura, e seu acesso é monitorado e registrado por administradores. Isso evita acesso não autorizado e protege a integridade do histórico de e-mails. O arquivamento de e-mails não é apenas benéfico para usuários individuais, mas também para empresas que precisam estar em conformidade com regulamentações. Empresas de serviços financeiros, organizações de saúde, escritórios de advocacia e outras organizações regulamentadas são legalmente obrigadas a manter cópias de seus e-mails. Independentemente de quais indústrias o usuário trabalha, o arquivamento de e-mails é importante e benéfico para todos. #### Quais Tipos de Software de Arquivamento de E-mails Existem? **Arquivamento de e-mails local** O software de arquivamento de e-mails local armazena todos os e-mails em servidores físicos nas instalações da organização. Iniciado nos anos 2000, esse tipo de solução tem sido muito confiável e pode ser totalmente personalizado para diferentes necessidades. No entanto, requer um alto investimento inicial para construir os servidores e a equipe de TI para gerenciá-lo. **Arquivamento de e-mails em nuvem** O software de arquivamento de e-mails em nuvem armazena todos os e-mails em um servidor físico remoto gerenciado por um fornecedor terceirizado. É cobrado com base em uma assinatura, portanto, não requer investimentos iniciais e manutenção. Fornecedores respeitáveis oferecem serviços de arquivamento confiáveis, baratos e de fácil gerenciamento que estão em conformidade com os requisitos legais. No entanto, a migração para a nuvem ainda é um grande obstáculo. **Arquivamento de e-mails híbrido** A solução híbrida permite o arquivamento de e-mails localmente e na nuvem. É uma solução para empresas que estão no processo de migração ou não querem se comprometer com uma solução totalmente em nuvem. ### Quais são as Funcionalidades do Software de Arquivamento de E-mails? A seguir estão algumas funcionalidades principais dentro do software de arquivamento de e-mails que podem ajudar os usuários a gerenciar sua política de retenção de e-mails e e-discovery: **Jornalização de e-mails:** Cada transação de e-mail, calendário e evento deve ser copiada e armazenada no servidor de arquivamento em tempo real. Os e-mails arquivados nunca devem ser substituídos ou modificados para manter sua integridade. Isso é necessário para manter a conformidade com quaisquer requisitos legais, pois as informações armazenadas devem ser 100% verdadeiras à sua fonte original. **Compressão de e-mails:** Todos os e-mails copiados são comprimidos para economizar espaço nos arquivos. Isso economiza espaço no servidor e dinheiro. **Recuperação de e-mails:** Os proprietários de contas de e-mail e administradores devem ser capazes de recuperar todos os seus e-mails dentro do período de retenção. Isso também significa que o servidor de arquivamento de e-mails deve ter alta disponibilidade para que o processo de recuperação não seja constantemente interrompido. **Painel administrativo:** Os administradores devem ser capazes de controlar o acesso dos usuários aos arquivos de e-mails e políticas personalizadas através de um painel. O painel precisa gerar tabelas de dados precisas e visualizações para que os tomadores de decisão possam ser informados sobre o espaço usado e o controle de acesso. Ferramentas avançadas de relatórios em soluções de arquivamento de e-mails também podem identificar trocas de e-mails inadequadas ou sensíveis. Isso alerta os administradores sobre padrões de uso e comportamentos de usuários que violam a política corporativa. **Descoberta eletrônica (****eDiscovery):** eDiscovery é um requisito legal para pesquisar e recuperar dados eletrônicos para litígios ou conformidade legal. As empresas devem ser capazes de configurar tags e atributos para pesquisar e-mails com base em informações do remetente/destinatário, datas, palavras-chave, e assim por diante. O gerenciamento de múltiplas consultas de pesquisa também é recomendado para acelerar a pesquisa. Os usuários podem salvar ou modificar as pesquisas sem passar por cada pesquisa individual. ### Quais são os Benefícios do Software de Arquivamento de E-mails? **Economia de custos de armazenamento:** Dependendo do tamanho de uma empresa, a quantidade de espaço de armazenamento que eles precisam para e-mails pode crescer rapidamente. Arquivar e-mails antigos pode liberar espaço e aumentar o desempenho do servidor de e-mails. **Conformidade com políticas:** O arquivamento de e-mails garante que uma organização siga automaticamente a política de retenção de e-mails adequada. Uma solução completa permite que os usuários recuperem seus e-mails de um servidor seguro com facilidade. Isso economiza dinheiro ao evitar o pagamento de auditores e advogados quando eles gastam tempo investigando todos os e-mails. Esses e-mails estarão livres de adulteração porque nenhum funcionário pode editá-los no servidor de armazenamento. É importante verificar as leis locais sobre a política de retenção e segurança de e-mails antes de comprar o software. **Recuperação de desastres:** Embora o arquivamento de e-mails não seja um backup de e-mails, ele pode ser usado como uma opção de recuperação de desastres. Quando as empresas experimentam perda de dados nos sistemas de e-mail, como falhas de hardware ou ataques cibernéticos, elas podem recuperar seus e-mails rapidamente. Se apenas parte dos e-mails foi perdida, elas podem recuperar essa parte específica em vez de restaurar todo o sistema. **Segurança de e-mails:** A melhor solução de arquivamento de e-mails protege as mensagens de e-mail através de um servidor de e-mails. O arquivamento de dados nem sempre precisa fazer uma pesquisa rápida, mas precisa criptografar as comunicações de e-mail para evitar ataques cibernéticos. **Continuidade de negócios:** Quando o servidor de troca de e-mails está fora do ar, algumas soluções permitem que o usuário envie e receba e-mails de seu servidor. Isso atua como um serviço de continuidade de negócios por e-mail para que os usuários não percam trocas de e-mails importantes online. ### Quem Usa Software de Arquivamento de E-mails? **Funcionários:** Qualquer pessoa na organização deve ser capaz de usar essa ferramenta para recuperar seus e-mails. **Gerentes de e-mail:** Os gerentes de e-mail devem ser capazes de definir permissões e políticas de arquivamento através deste software. Eles também podem prevenir trocas de e-mails inadequadas analisando padrões de usuários arriscados e relatórios de conteúdo irregular. Isso pode salvar a empresa de potencial inteligência competitiva ou espionagem. **Entidades legais:** Tribunais, advogados e auditores precisam usar ferramentas de e-Discovery para litígios e fins legais. Isso economiza tempo para encontrar os documentos necessários, pois as soluções de arquivamento de e-mails podem filtrar e pesquisar com base em nomes, endereços de e-mail, palavras-chave, e assim por diante. ### Desafios com Software de Arquivamento de E-mails As soluções de arquivamento de e-mails podem vir com seu próprio conjunto de desafios. **Recuperação lenta de e-mails:** Como o e-mail é salvo em servidores de arquivamento, pode ser lento para baixar e enviar desse servidor. O armazenamento de arquivos é barato porque é compensado por uma velocidade de transferência lenta. Múltiplos usuários recuperando ao mesmo tempo também desacelera o servidor. Os compradores precisam garantir que o servidor da solução de arquivamento de e-mails assegure uma velocidade específica de transferência de dados de acordo com o requisito. **Acesso à recuperação de e-mails:** O acesso não autorizado a e-mails no servidor de arquivamento pode vazar segredos comerciais importantes da empresa e informações sensíveis. Os gerentes de e-mail precisam definir o acesso correto para cada conta desde o primeiro dia. **Redundância com outros softwares de backup:** As empresas hoje têm outras soluções de recuperação de desastres e backup que fazem coisas semelhantes ao software de arquivamento de e-mails. Embora o arquivamento de e-mails tenha sua própria funcionalidade e caso de uso únicos, o custo para armazenar múltiplas cópias de e-mails com diferentes softwares pode aumentar significativamente com o tempo. Os compradores precisam garantir que o custo futuro de armazenamento não exceda o orçamento. ### Quais Empresas Devem Comprar Software de Arquivamento de E-mails? Embora todas as empresas que usam e-mail devam considerar soluções de arquivamento de e-mails, abaixo estão as duas indústrias que especialmente precisam do software: **Indústria financeira:** A indústria financeira é fortemente regulamentada, então requer arquivamento de e-mails para atender às leis locais. Existem incentivos para empresas e funcionários alterarem cópias de e-mails para ganhos financeiros. As soluções de arquivamento de e-mails evitam isso garantindo cópias de e-mails livres de adulteração. Além disso, documentos financeiros têm palavras e números da indústria que são difíceis de descobrir. Muitas soluções de arquivamento de e-mails fornecem opções de pesquisa que podem incluir palavras-chave e termos semelhantes para encontrar o conteúdo certo rapidamente. Pesquisas de e-mails genéricas muitas vezes carecem dessa funcionalidade, tornando-as soluções inferiores que não atendem às necessidades da indústria. **Indústria de saúde:** Trocas de e-mails sensíveis entre provedores de saúde e pacientes são regulamentadas por governos e alvo de ataques cibernéticos/resgates. Ter uma solução de arquivamento evita a adulteração não autorizada de e-mails, garante conformidade e fornece continuidade de negócios. Como o cuidado com o paciente pode ser muito sensível ao tempo, enviar e receber e-mails a tempo pode salvar vidas. ### Como Comprar Software de Arquivamento de E-mails #### Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Arquivamento de E-mails Os compradores podem ser tentados a criar listas longas de requisitos detalhados ou que são muito vagos. Idealmente, um RFI deve ser detalhado o suficiente para cobrir os requisitos essenciais, mas não tão longo a ponto de desencorajar funcionários e fornecedores de usá-lo. Como nem todos os requisitos têm a mesma importância, os compradores devem atribuir prioridades a eles e focar nos mais importantes. Funcionalidades obrigatórias são funcionalidades críticas que a empresa precisa para executar suas operações diárias com base em sua indústria. Por exemplo, empresas financeiras precisam de software que possa processar termos de pesquisa financeira e política de temperamento seguro de e-mails. Requisitos importantes devem ter alta prioridade, mas não são necessariamente decisivos se houver um substituto. Por exemplo, análises avançadas e painéis para prever padrões de usuários são importantes, mas não críticos quando o comprador já usa software de monitoramento de funcionários que pode analisar o conteúdo dos e-mails. Funcionalidades desejáveis podem variar por departamento e equipe. Por exemplo, aplicativos móveis que podem recuperar e-mails em um telefone em vez de um PC são úteis, mas muitas vezes desnecessários. #### Comparar Produtos de Software de Arquivamento de E-mails **Crie uma lista longa** Ao fazer uma lista longa, ela não deve ter mais de 10 produtos selecionados, eliminando todas as opções que não são adequadas para o comprador. Um começo fácil é verificar qual software de e-mail a empresa está usando. O software de arquivamento de e-mails precisa ser compatível com o software de e-mail da empresa. Se uma empresa está usando o Gmail, não deve comprar um arquivador que se concentra em soluções locais, já que o Gmail é um produto SaaS. Além disso, os usuários precisam verificar os requisitos legais (como proteção de dados GDPR) para sua empresa e indústria. Algumas soluções de software garantem conformidade regulatória com leis específicas, mas isso não garante que sempre o façam. O software de arquivamento de e-mails é alterado pelo número de usuários e/ou espaço usado para armazenamento. Os usuários podem calcular um orçamento ideal com base nisso e filtrar empresas que não o atendem. **Crie uma lista curta** Os produtos na lista longa podem ser muito semelhantes à primeira vista, então os compradores precisam de mais detalhes sobre os produtos e os fornecedores para criar uma lista curta. É aqui que a lista de requisitos é útil. Os tomadores de decisão usam essa lista para gerar RFIs, que pedem aos fornecedores que forneçam informações detalhadas sobre como eles entregam as funcionalidades necessárias pelo comprador. Alguns fornecedores podem se recusar a responder aos RFIs, o que os desqualifica automaticamente do processo de seleção. Outros são eliminados porque forneceram respostas insatisfatórias. Os fornecedores também fornecem depoimentos, referências de clientes e documentação técnica para provar que têm as qualificações e expertise para entregar o produto no prazo e dentro do orçamento. **Conduza demonstrações** As demonstrações devem ser conduzidas ao vivo, não com apresentações de slides ou capturas de tela. Os fornecedores devem seguir um roteiro com cenários criados pelo comprador. Um exemplo de cenário seria mostrar como o sistema pode salvar cópias de e-mails, pesquisar e-mails específicos com base em termos da indústria e recuperar o e-mail a tempo. Os compradores devem anotar a velocidade de transferência de dados e o espaço usado para armazenar e-mails, já que nem todas as opções de compressão, transferência de dados e armazenamento são criadas da mesma forma. Todos os fornecedores de arquivamento de e-mails devem usar o mesmo roteiro de demonstração, e os compradores precisam avaliar cada critério e cenário usando um sistema de classificação, como pontuações de um a cinco (onde um é a classificação mais baixa e cinco a mais alta). Todos os membros da equipe de seleção que participam das demonstrações devem avaliar a funcionalidade sendo demonstrada. Os resultados podem então ser combinados e analisados para identificar os principais pontos fortes e fracos de cada produto. #### Seleção de Software de Arquivamento de E-mails **Escolha uma equipe de seleção** Gerentes de TI, auditores, advogados e alguns usuários finais devem ser incluídos na equipe de seleção. Consultores externos e equipes de TI terceirizadas também podem fornecer uma perspectiva neutra ou ajudar na negociação. **Negociação** Compreensivelmente, as empresas querem reduzir custos durante as negociações de preços, mas isso não deve acontecer em detrimento dos usuários. Em vez disso, é preferível focar em obter o máximo valor pelo dinheiro. Um exemplo é o suporte ao cliente, que está incluído no preço do software, mas geralmente é limitado ao horário comercial e dias úteis. Empresas globais podem exigir suporte 24/7 follow-the-sun, o que significa que os problemas podem ser passados entre equipes em diferentes fusos horários, para que os usuários não tenham que esperar muito por uma resolução. A negociação também inclui termos legais e contratuais, bem como acordos de nível de serviço (SLAs). Um exemplo é o tempo de atividade da nuvem, que garante que os produtos de arquivamento SaaS estejam operacionais. A maioria dos fornecedores oferece um tempo de atividade de 95% ou mais, mas mesmo algumas horas por mês podem ser muito disruptivas para empresas regulamentadas em finanças e saúde. **Decisão final** A decisão final deve ser tomada por uma equipe, não por uma única pessoa. Também é essencial usar uma abordagem estruturada e os dados coletados durante as fases anteriores. Sistemas de suporte à decisão podem priorizar requisitos, identificar os pontos fortes e fracos de cada produto e criar vários cenários de compra.