Saiba Mais Sobre Software de Folha de Pagamento
O que é Software de Folha de Pagamento?
O software de folha de pagamento permite que empresas de todos os tamanhos gerenciem e otimizem os processos de folha de pagamento e garantam que os funcionários sejam pagos pontualmente e com precisão. Ele considera a taxa de pagamento e calcula o que um funcionário deve receber por um período de pagamento. Esses sistemas ajudam os departamentos de recursos humanos (RH) a automatizar processos de folha de pagamento, rastrear o número de horas trabalhadas, controlar o tempo e a presença, e permitir que os funcionários enviem pedidos de folga. As equipes de contabilidade usam o software de folha de pagamento para apoiar a contabilidade precisa e gerenciar despesas. Este software também calcula salários, impostos e deduções antes e depois dos impostos, além de ajudar as organizações a cumprir com vários impostos estaduais e federais e requisitos de seguridade social. Clientes que usam software de folha de pagamento frequentemente aproveitam o software de folha de pagamento multicountry. Ferramentas de folha de pagamento também se integram com uma variedade de outras ferramentas, como software de RH principal, software de contabilidade, software de administração de benefícios e software de controle de tempo e presença.
Quais Tipos de Software de Folha de Pagamento Existem?
Existem dois tipos principais de sistemas de folha de pagamento com base na instalação e operação. Estes são soluções baseadas em nuvem e soluções locais. Também é importante distinguir entre software de gestão de folha de pagamento e software de processamento de folha de pagamento.
Software de folha de pagamento baseado em nuvem
O software de folha de pagamento baseado em nuvem, ou online, pode armazenar programas e dados em um banco de dados remoto ou sistema de nuvem que pode ser acessado por qualquer computador com conexão à internet. O software de folha de pagamento ajuda a calcular contracheques a partir de horas registradas em sistemas de controle de tempo e presença. As empresas ganham mais flexibilidade em recursos, controle e custo em comparação com o uso de um sistema local ou terceirizando a folha de pagamento para uma agência. As soluções de folha de pagamento em nuvem também permitem que as empresas gerenciem seus dados, permitindo que protejam melhor as informações de seus funcionários. Como essas ferramentas são baseadas em nuvem, a integridade dos dados é confiável, pois os fornecedores são conhecidos por usar tecnologias de segurança de ponta, além de backups regulares.
Software de folha de pagamento local
O software de folha de pagamento local possui muitos dos mesmos recursos das soluções baseadas em nuvem, exceto que normalmente é instalado e implementado no servidor de uma empresa ou nos computadores dos funcionários. Por sua vez, uma equipe de TI é necessária para manter e gerenciar o sistema, o que leva a custos operacionais mais altos do que uma plataforma baseada em nuvem.
Gestão ou processamento de folha de pagamento
O software de gestão de folha de pagamento define e gerencia regras de pagamento, rastreia o tempo trabalhado, acumula e gerencia o tempo de férias dos funcionários, calcula bônus, se aplicável, e gerencia deduções de folha de pagamento, para citar alguns. O processamento de folha de pagamento lida com todas as tarefas envolvidas no pagamento real dos funcionários, como emissão de cheques ou transferência de fundos via depósito direto.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Folha de Pagamento?
Existem vários recursos incluídos no software de folha de pagamento que beneficiam RH, equipes de contabilidade, funcionários e a empresa como um todo. Os recursos mais importantes são discutidos a seguir.
Calcular e pagar salários dos funcionários: Provavelmente, a função mais crucial de qualquer sistema de folha de pagamento é gerenciar e executar a folha de pagamento. No cerne dessa função, isso envolve garantir que cada funcionário seja compensado corretamente e no prazo por meio de seu método de pagamento preferido. Este recurso fornece a base para todos os outros recursos adicionais do software de folha de pagamento. As equipes de RH podem pagar funcionários com precisão de várias maneiras com apenas alguns cliques. As equipes de folha de pagamento gerenciam e processam a folha de pagamento por meio de uma plataforma, em vez de alternar entre diferentes programas.
Calcular e deduzir retenções: Um bom sistema de folha de pagamento processa informações fiscais e ajuda as organizações a cumprir obrigações e leis fiscais. O software de folha de pagamento calcula e deduz retenções, como impostos sobre a folha de pagamento, seguros, contribuições para aposentadoria, etc. Este tipo de software ajusta o pagamento dos funcionários com base no status de retenção que eles forneceram em seus formulários IRS W-4 e gera um formulário W-2 no final do ano. O software de folha de pagamento também calcula o valor do imposto sobre a folha de pagamento devido e faz pagamentos automaticamente às autoridades fiscais. Ele processa outras deduções de folha de pagamento também, como penhoras salariais e deduções voluntárias.
Processar dados de tempo e presença: Para empresas que pagam funcionários por hora, a capacidade de rastrear tempo e presença pode ser a capacidade mais benéfica do software de folha de pagamento. Este software combina folha de pagamento e controle de tempo, o que elimina todo o incômodo criado pelo rastreamento de cartões de ponto dos funcionários. Este tipo de sistema monitora ausências, dias de doença, horas trabalhadas, horas extras e outros fatores. Em seguida, o software sincroniza perfeitamente essas informações para processar a folha de pagamento de forma eficiente.
Gerar relatórios de folha de pagamento: A folha de pagamento deve sempre ser contabilizada nos registros comerciais. O software de folha de pagamento permite que essas empresas exportem relatórios financeiros, reduzindo assim o tempo gasto no processamento da folha de pagamento. Além disso, eles usam outros softwares de contabilidade que se integram ao software de folha de pagamento para criar automaticamente um novo item de despesa ao executar a folha de pagamento, eliminando entradas duplicadas. A inteligência artificial (IA) e as tecnologias de automação contábil também ajudam a reduzir fraudes de fornecedores e funcionários. O software de folha de pagamento ajuda gerando vários relatórios e resumos. Este software é frequentemente capaz de gerar relatórios como declarações salariais, relatórios de benefícios ou resumos de licenças. Ainda mais úteis são os sistemas que permitem que os funcionários acessem e imprimam formulários como seus contracheques ou declarações W-2. O software de folha de pagamento gera uma infinidade de relatórios para funcionários horistas e assalariados, além de fornecer modelos de relatórios para que os gerentes possam descobrir rápida e facilmente quais são os custos de folha de pagamento para qualquer período. Esses recursos permitem que as equipes de folha de pagamento revisem e analisem outros fatos importantes, como número de funcionários, saldos de férias (PTO) e os funcionários mais bem pagos e menos pagos.
Cumprir leis locais e nacionais de trabalho e regulamentos de privacidade: A conformidade fiscal representa um problema real para empresas cujos funcionários e contratados estão localizados nos Estados Unidos ou no exterior. Existem milhares de jurisdições fiscais apenas nos Estados Unidos, com impostos de várias formas, tornando o cumprimento das regras fiscais um trabalho complicado e demorado para a equipe de folha de pagamento. Os recursos de gestão de conformidade atualizam automaticamente o software de folha de pagamento quando qualquer alteração na legislação trabalhista local, estadual ou federal é promulgada para ajudar a garantir que as entradas de tempo, dados de folha de pagamento e declarações fiscais estejam em conformidade com as leis nas áreas em que uma empresa faz negócios. Este recurso também tem a capacidade de atualizar regras no sistema de folha de pagamento para sinalizar automaticamente entradas não conformes e explicar o que é necessário para corrigi-las a cada execução de folha de pagamento. Além disso, para o preenchimento de formulários fiscais, alguns softwares de folha de pagamento são capazes de preencher os formulários automaticamente e enviar lembretes quando é hora de arquivar. Este recurso salva as equipes de folha de pagamento da tarefa tediosa de solicitar extensões ou pagar multas por perder um prazo.
Outros Recursos do Software de Folha de Pagamento: Capacidades de Integração / API, Capacidades de Pagamento Automático de Impostos, Capacidades Móveis, Capacidades de Declaração de Impostos
Quais são os Benefícios do Software de Folha de Pagamento?
As soluções de software de folha de pagamento geralmente incluem os seguintes recursos, todos os quais podem melhorar o processamento, os fluxos de trabalho e os sistemas da empresa:
Calcula cálculos e deduções de folha de pagamento: O software de folha de pagamento calcula salários brutos e deduções de folha de pagamento gerenciando e processando a folha de pagamento enquanto garante que cada funcionário seja compensado corretamente e no prazo por meio de seu método de pagamento preferido. Este software também calcula e deduz retenções, como impostos sobre a folha de pagamento, seguros, contribuições para aposentadoria, etc.
Gera contracheques precisos: O software de folha de pagamento deve gerar uma cópia digital, impressa ou ambas dos contracheques ou recibos de pagamento dos funcionários, que geralmente exibem salários brutos para o período de pagamento, impostos e quaisquer outras deduções que o empregador seja obrigado a fazer por lei. Isso também inclui quaisquer outras deduções pessoais, como contribuições para planos de aposentadoria ou pensões, seguros, penhoras ou contribuições de caridade.
Automatiza tarefas: A automação da folha de pagamento pode simplificar operações diárias, como coleta de dados, validação, proteção e relatórios de final de ano.
Armazena dados: Outro benefício do software de folha de pagamento é a capacidade de armazenar dados, como contracheques e relatórios anuais em um banco de dados seguro e facilmente acessível.
Quem Usa Software de Folha de Pagamento?
O software de folha de pagamento é usado principalmente por equipes de RH, contabilidade e finanças. As razões mais importantes e relevantes para essas equipes usarem software de folha de pagamento são dadas abaixo.
Recursos humanos (RH): As equipes de RH confiam no software de folha de pagamento para automatizar os complicados processos de folha de pagamento e garantir que seus funcionários sejam pagos com precisão e no prazo, sempre. As equipes de contabilidade precisam apoiar a contabilidade precisa enquanto navegam por códigos fiscais diversos, configuram modelos de folha de pagamento, emitem cheques fora do ciclo e fazem alterações pós-folha de pagamento. O software de folha de pagamento auxilia as equipes de RH em todas essas tarefas, de forma mais eficiente e precisa.
Contabilidade e finanças: As equipes de contabilidade e finanças usam o software de folha de pagamento principalmente para processamento e relatórios. Este software oferece a eles um aplicativo tudo-em-um que ajuda a eliminar a entrada de dados duplicados e garante que o livro razão reflita a atividade mais precisa e recente. A maioria dos softwares de folha de pagamento sincroniza com o software de contabilidade, o que permite que as informações de folha de pagamento sejam inseridas automaticamente, garantindo o relatório fiscal adequado e o rastreamento de remessas, que é o dinheiro que é enviado ou transferido para outra parte.
Funcionários: A maioria dos softwares de folha de pagamento fornece portais online que dão aos funcionários acesso às suas informações de pagamento sob demanda. Alguns exemplos dessas informações incluem deduções fiscais, retenções de 401(k) e outros detalhes de benefícios. Em alguns casos, os funcionários podem configurar suas próprias contas, revisar e assinar documentos de contratação diretamente através do software.
Software Relacionado ao Software de Folha de Pagamento
Várias soluções de software beneficiam os departamentos de contabilidade e finanças, que também se integram ou fornecem recursos semelhantes ao software de folha de pagamento. Alguns exemplos dessas categorias de software estão listados abaixo:
Software de RH principal: O software de RH principal, também conhecido como software de gestão de capital humano (HCM), armazena informações de funcionários em um sistema central de registro. Os sistemas de RH principal são usados para gerenciar informações de funcionários, como dados de folha de pagamento e benefícios, em um banco de dados de RH centralizado e de fácil acesso. Esses sistemas de tecnologia de RH têm sido comercializados há muito tempo como sistemas de informação de recursos humanos (HRIS) ou sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS), mas recentemente foram substituídos pelo termo popular, HCM.
As empresas usam software de RH principal para manter perfis de funcionários, armazenar documentos relevantes de funcionários e identificar tendências com uma visão holística da organização. Os sistemas de RH principal são mais comumente implementados em departamentos de RH, permitindo que os gerentes de RH rastreiem registros de funcionários e relatem tendências importantes à gestão. Muitas soluções de RH principal oferecem opções de autoatendimento para que os funcionários possam atualizar seus benefícios ou informações de contato sem interromper os fluxos de trabalho de RH. O software de RH principal é frequentemente implementado como parte de um conjunto integrado de gestão de RH ou oferece integrações com aplicativos de RH de terceiros para aumentar seu valor em várias funções de RH.
Software de administração de benefícios: O software de administração de benefícios ajuda as organizações a planejar e administrar pacotes de benefícios para funcionários e garantir a conformidade com as regulamentações governamentais. Os sistemas de administração de benefícios são usados para gerenciar benefícios de funcionários, como planos de seguro e opções de ações, e facilitar períodos de inscrição aberta por meio de um painel administrativo. As organizações também usam esses programas para visualizar e ajustar pacotes de benefícios dos funcionários. Os produtos de administração de benefícios frequentemente oferecem portais de funcionários e opções de autoatendimento para permitir que os funcionários visualizem, gerenciem e atualizem informações e documentos pessoais.
Esses sistemas são mais comumente usados por departamentos de RH, permitindo que os gerentes de RH administrem pacotes de benefícios e incentivem o uso saudável entre os funcionários. Com o software de administração de benefícios, as organizações identificam os benefícios que proporcionam mais valor aos funcionários e reduzem os custos gerais. O software de administração de benefícios também ajuda as empresas a permanecerem em conformidade com as regulamentações federais e locais, incluindo a Lei de Cuidados Acessíveis (ACA) e a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA).
Software de controle de tempo e presença: O software de controle de tempo e presença é usado por empresas e departamentos de RH para simplificar o rastreamento de tempo. Essas soluções gerenciam dados de tempo e presença da empresa calculando automaticamente todas as horas trabalhadas, bem como tempo de férias, feriados, dias de doença e horas extras. As soluções de controle de tempo e presença oferecem uma variedade de métodos para registrar entrada e saída, incluindo relógios, web, telefones e tablets, para citar alguns. Algumas soluções podem fornecer recursos adicionais, incluindo agendamento e visibilidade das causas e tendências de horas extras. Enquanto isso, algumas ferramentas de controle de tempo e presença também oferecem portais de autoatendimento para funcionários, permitindo visibilidade de todos os detalhes do cartão de ponto.
Software de contabilidade: O software de contabilidade ajuda as empresas a otimizar e automatizar processos de gestão financeira, garantindo registros precisos e aumentando a eficiência operacional em processos recorrentes, como faturamento e reconciliação. Os produtos de contabilidade variam em complexidade e funcionalidade; muitas soluções são otimizadas para uso por empresas de determinado tamanho. Dependendo da escala do produto, o software de contabilidade pode incluir recursos para processamento de folha de pagamento, faturamento, reconciliação, gestão de contas a pagar e relatórios financeiros. Além disso, algumas soluções de contabilidade incluem recursos específicos do setor, como contabilidade de projetos para empresas de serviços profissionais ou contabilidade de fundos para organizações sem fins lucrativos.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Folha de Pagamento?
Empresas de praticamente qualquer tamanho, em qualquer setor, podem encontrar software de folha de pagamento que se encaixe em seu orçamento e suas necessidades. Existem inúmeras plataformas que são construídas exclusivamente para pequenas e médias empresas, ou grandes empresas de porte empresarial. Alguns softwares de folha de pagamento estão até disponíveis gratuitamente ou oferecem um período de teste gratuito para que empresas com orçamentos menores possam se beneficiar do software de folha de pagamento.
Como Comprar Software de Folha de Pagamento
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Folha de Pagamento
Ao selecionar software de folha de pagamento, é importante primeiro observar o tamanho da empresa, quais funcionalidades são necessárias e, em seguida, familiarizar-se com os diferentes tipos de software disponíveis. Existem várias opções quando se trata de produtos de software de folha de pagamento, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas.
Comparar Produtos de Software de Folha de Pagamento
Crie uma lista longa
O principal objetivo do software de folha de pagamento é facilitar a vida de todos; isso inclui a criação de recibos de pagamento, relatórios, coleta de dados e pagamento de salários dos funcionários. É importante primeiro criar uma lista longa de soluções que reúnam todas essas funcionalidades e tarefas em um único sistema. Os compradores podem considerar incluir software que ofereça um aplicativo móvel para gerenciar a folha de pagamento em movimento.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode encurtar essa lista com base no orçamento disponível. O software de folha de pagamento está disponível para atender a todos os orçamentos, enquanto alguns aplicativos gerais de folha de pagamento podem ser baixados gratuitamente ou comprados na prateleira a um preço mais baixo.
Os compradores devem ter em mente, no entanto, que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado geralmente é relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para seu setor ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.
Conduza demonstrações
Como regra geral, as empresas devem garantir que demonstrem todos os produtos que acabam na lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas relacionadas às funcionalidades que mais lhes interessam, por exemplo, pode-se pedir para ser guiado sobre como executar a folha de pagamento, criar relatórios personalizados ou adicionar um novo funcionário ao sistema de folha de pagamento.
Outro fator a considerar é quão amigável é o software na gestão e rastreamento da folha de pagamento. Muitas vezes, o software de folha de pagamento construído para pequenas empresas é mais amigável, mas possui menos recursos do que o software empresarial.
Seleção de Software de Folha de Pagamento
Escolha uma equipe de seleção
É importante que membros das equipes de contabilidade, folha de pagamento e RH, bem como gerentes que usarão este software, estejam envolvidos no processo de seleção. Cada empresa é diferente e os usuários provavelmente estão na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre qual é a melhor escolha para as necessidades específicas do negócio.
Após escolher um software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada de ânimo leve, pois, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver um retorno sobre o investimento (ROI), os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociação
Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes estejam em total acordo sobre o que esperar uma da outra.
Se a empresa tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software ficam felizes em fazer esse acordo. Outras vezes, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se os compradores pagarem antecipadamente em vez de pagar um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisarão de ajuda para implementar o software de folha de pagamento ou integrá-lo a outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá alguns serviços de implementação em um determinado prazo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos ou se um terceiro puder fazê-lo por uma taxa menor.
Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa for usar o software por anos e anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações coletadas anteriormente. As empresas devem tentar priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, senão a todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.
Tendências de Software de Folha de Pagamento
Inteligência artificial (IA)
A IA e a automação podem mudar a folha de pagamento nos próximos anos e podem assumir todo o processo de folha de pagamento. Os chatbots estão atualmente liderando o caminho na IA. Esses programas de conversação conduzem conversas online com funcionários para responder a perguntas, resolver problemas, concluir transações ou servir como um helpdesk de folha de pagamento. A IA também auxilia na automação de cálculos de salários e horas e simplifica o processo de cálculo de deduções fiscais. Essa automação libera tempo para os funcionários e lida com tarefas mundanas, como revisar inúmeras planilhas e realizar inúmeros cálculos.
Adoção de nuvem
A folha de pagamento é o aspecto mais intensivo em dados do RH. Empresas que usam um sistema de folha de pagamento baseado em nuvem podem acessar seus dados e plataforma de software de qualquer lugar, em vez de usar um sistema de software interno. Tudo o que a empresa precisa é de uma conexão à internet para acessar a nuvem. O software de folha de pagamento na nuvem simplifica processos e reduz o esforço manual, pois seus sistemas são constantemente respaldados. Os sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem também são facilmente escaláveis à medida que uma empresa cresce. Se uma organização experimentar um crescimento rápido, não precisa se preocupar em substituir seu sistema de folha de pagamento existente. Investir em sistemas baseados em nuvem que crescem com uma empresa permite que ela continue a se beneficiar de sua funcionalidade.
