O que é um ATS? Por que os gerentes de contratação precisam de um imediatamente

Se você se pegou perguntando o que é um ATS, é hora de aprender mais sobre como um sistema de rastreamento de candidatos pode simplificar o processo de contratação e descobrir o ATS certo para as necessidades da sua empresa.

Como recrutador ou gerente de contratação, o processo de entrevista e contratação pode parecer interminável.

Isso é especialmente verdade se você estiver tentando organizar currículos, informações de candidatos e entrevistas em uma planilha desatualizada. Para simplificar como você recruta candidatos do início ao fim, é do interesse da sua empresa utilizar um sistema de rastreamento de candidatos (ATS).

As empresas costumam implementar um ATS em seu conjunto de tecnologias para facilitar um pouco a vida de seus recrutadores e gerentes de contratação. É muito comum que as organizações contratem para uma infinidade de cargos abertos e recebam centenas (ou potencialmente milhares) de candidaturas para uma vaga de emprego.

Um ATS torna possível pesquisar todas essas candidaturas, currículos e cartas de apresentação para economizar tempo e evitar erros durante o processo de recrutamento.

Como funciona um ATS?

Quando candidatos em potencial se candidatam a uma vaga aberta em sua empresa, suas informações de contato, experiência de trabalho relevante, formação educacional, currículo e carta de apresentação são todos carregados e armazenados em um banco de dados. Esses dados podem então ser movidos de um módulo ATS para outro à medida que eles avançam no processo de entrevista e contratação.

Um ATS permitirá que recrutadores e gerentes de contratação revisem candidaturas e enviem mensagens automáticas aos candidatos, informando-os de que sua candidatura está no banco de dados. A partir daí, os gerentes de contratação podem salvar o candidato em seu banco de talentos, agendar entrevistas ou enviar cartas de oferta e cartas de rejeição, tudo através do ATS.

Uma vez que o candidato perfeito é encontrado e aceita o emprego, todas as suas informações que foram salvas no sistema a partir de sua candidatura são então usadas para preencher formulários de folha de pagamento.

Essencialmente, um ATS é uma espécie de porteiro eletrônico, pois escaneia ou analisa o conteúdo de um currículo em categorias ou subseções, depois procura palavras-chave específicas para determinar se a candidatura deve ser encaminhada ao recrutador.

O que um ATS faz?

O ATS certo pode lidar com uma longa lista de tarefas relacionadas a RH. Além de eliminar candidatos não qualificados para que os profissionais de RH possam dedicar mais tempo a avaliar se um candidato é a combinação certa, muitos produtos ATS têm funcionalidades adicionais.

Publicação de vagas

Antes que um ATS possa ajudá-lo a rastrear candidatos, você precisa saber onde encontrar candidatos. Quando você está usando um ATS, é fácil publicar vagas em sites de carreira como LinkedIn, quadros de empregos, redes sociais e no site da sua marca.

Certifique-se de que a lista que você publica esteja repleta de palavras-chave relevantes, pois o sistema de rastreamento de candidatos utilizará as informações dentro da postagem para encontrar os candidatos que melhor se encaixam na descrição. À medida que os candidatos a emprego enviam suas informações e se candidatam a um emprego, você pode começar a construir seu banco de talentos.

Marketing por e-mail

O software de rastreamento de candidatos também pode ajudar no marketing por e-mail enquanto você busca candidatos para se candidatar a uma vaga aberta. Este método muitas vezes é esquecido, mas considere quantas pessoas você poderia alcançar se usasse o marketing por e-mail para listar as vagas abertas dentro da sua organização.

Tudo o que você precisará fazer é enviar um e-mail personalizado através do ATS que inclua um chamado à ação com a descrição do trabalho e incentive os leitores do seu e-mail a enviar candidaturas. Então você pode começar a importar os currículos que recebeu.

Importação de currículos

Não importa como você receba currículos, seja através da sua caixa de entrada ou software de recrutamento, um ATS pode mantê-los organizados, segmentados e garantir que você possa encontrar o currículo certo em um momento de necessidade.

Como um ATS terá um recurso de importação de currículos, você pode carregar e aceitar quantos currículos quiser sem se sentir sobrecarregado ou mal gerenciado.

Análise de currículos

Depois que seus currículos são segmentados por departamento ou tipo de cargo, use soluções ATS para economizar tempo, o que significa que você não precisará ler centenas de currículos para eliminar os candidatos que não têm as habilidades ou experiência necessárias. Um ATS pode fazer isso por você, já que terá um recurso de análise de currículos para ajudá-lo a encontrar os candidatos mais qualificados em pouco tempo.

Rastreamento de candidatos

Finalmente, uma vez que você tenha todos os currículos importados, a ferramenta de análise tenha classificado quais candidatos podem ser uma boa opção, é hora de começar a rastrear esses candidatos à medida que eles avançam no processo de contratação.

Com um ATS em seu conjunto de tecnologias, você pode ver quem está avançando para a próxima etapa no processo de entrevista e quem não está mais sendo considerado. Por exemplo, se você estiver entrevistando vários candidatos para vários cargos, poderá acompanhar todos e ver dados como:

• Candidato 1: Triagem por telefone
• Candidato 2: Oferta enviada
• Candidato 3: Entrevista por vídeo
• Candidato 4: Triagem por telefone
• Candidato 5: Rejeitado

Mesmo quando um candidato não está mais sendo considerado, ele permanecerá parte do seu pipeline de candidatos e você poderá acessar suas informações e entrar em contato se surgirem novas oportunidades para as quais ele possa ser mais adequado.

Benefícios de usar um ATS

Agora que você tem uma melhor compreensão de como um ATS funciona, vamos explorar alguns dos benefícios que sua empresa experimentará quando um for adicionado ao seu conjunto de tecnologias.

• Menos erros: À medida que sua organização cresce, às vezes dados importantes podem acabar passando despercebidos. Além disso, identificar erros quando você está trabalhando em uma planilha com milhares de linhas de números e dados de funcionários pode parecer impossível. Com um ATS, encontrar esses erros – e corrigi-los – pode ser feito em apenas alguns cliques.
• Fonte de candidatos de forma eficiente: Ter candidatos existentes dentro de um ATS pode ajudar seu departamento de RH a identificar candidatos qualificados já no banco de talentos da sua empresa e iniciar o processo de entrevista muito mais rápido.
• Melhore a experiência do candidato: O mercado de trabalho está aquecido, e quando você quer atrair talentos de ponta para uma vaga aberta, é crucial oferecer uma experiência do candidato vencedora. Graças às integrações oferecidas dentro de um ATS, cada etapa do ciclo de vida do candidato é encurtada, o processo de candidatura se torna simplificado, a comunicação é aprimorada e há menos papelada para lidar durante a integração.

Os 8 principais sistemas de rastreamento de candidatos para o seu negócio

Sistemas de rastreamento de candidatos são usados por recrutadores e gerentes de contratação para simplificar como eles contratam novos talentos. Essas ferramentas populares são capazes de gerenciar o processo de recrutamento do início ao fim, desde hospedar a vaga aberta em seu site até agendar entrevistas. Eles também reduzem o tempo de contratação, graças a recursos que leem rapidamente currículos e escaneiam cartas de apresentação enquanto avaliam candidatos potenciais para certas habilidades.

As ferramentas ATS também armazenam todas as informações críticas dos candidatos em um só lugar, para que os recrutadores possam acessar facilmente seus bancos de talentos quando uma vaga surgir.

Para ser incluída nesta categoria, uma solução de software deve:

• Coletar, organizar e avaliar currículos, bem como outras informações de candidatos
• Permitir comunicação entre o candidato e o gerente de contratação ou recrutador
• Manter bancos de talentos dentro de um fluxo de trabalho específico

*Abaixo estão os oito principais provedores de sistemas de rastreamento de candidatos do Relatório Grid® de Inverno de 2021 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. Paylocity

Paylocity é um sistema de RH tudo-em-um que simplifica todas as tarefas que um profissional de RH vê em sua lista de afazeres. Como muito pode entrar no processo de recrutamento, o Paylocity facilita a manutenção e o rastreamento de todos os dados dos candidatos enquanto simplifica o processo de aquisição de talentos, desde quando os candidatos se candidatam até quando aceitam uma oferta. Isso permite que sua equipe de recrutamento economize tempo e atraia os candidatos certos.

O que os usuários gostam:

“Adoro a interface geral do usuário e ter um sistema para todas as minhas necessidades de RH e folha de pagamento. O fato de integrar-se com outras plataformas também é uma vantagem. O Paylocity se mantém atualizado com seu produto para melhorias e mudanças. Eles investem muito em seu treinamento e seção de ajuda com educação e ferramentas para ajudar a apoiar seus vastos produtos.”

- Revisão do Paylocity, Nicholas D.

O que os usuários não gostam:

“Quanto ao recurso de recrutamento do software, gostaria de ver o calendário integrado com o Google Calendar. Dessa forma, quando você agenda uma entrevista, ela também é refletida no seu Google Calendar. Outro recurso que seria bom é se você pudesse importar suas informações de outro Sistema de Rastreamento de Candidatos ao transferir para este serviço, para que você não perca todos os dados coletados que você tem do Sistema de Rastreamento de Candidatos anterior.”

- Revisão do Paylocity, Brittney D.

2. Zoho Recruit

Zoho Recruit coloca as necessidades dos recrutadores em primeiro plano, oferecendo soluções completas tanto para recrutadores internos quanto para agências de recrutamento. Os usuários desta ferramenta são capazes de encontrar, rastrear e contratar os melhores candidatos usando abordagens personalizáveis. Além disso, é fácil automatizar tarefas como enviar e-mails, atualizar o status de cada candidato e muito mais.

O que os usuários gostam:

“O melhor recurso do Zoho Recruit é a facilidade de uso e personalização, que pode ser feita em toda a plataforma. Eu mudei de um ATS + CRM diferente, o preço é menos da metade do que eu estava realmente pagando antes. Em todos os aspectos, a tecnologia e a fluidez são impressionantes. Realmente, sem reclamações de qualquer tipo. O Zoho Recruit tem integração profunda com a suíte de aplicativos Zoho. A sincronização entre Zoho Cliq, Zoho Sheets, Zoho Docs, Zoho Spreadsheets é muito boa.”

- Revisão do Zoho Recruit, Saurabh M.

O que os usuários não gostam:

“O Zoho Recruit não rastreia todos os perfis rejeitados em um só lugar. Também pode ser um pouco complexo de usar quando você lida com partes interessadas. Eu gostaria que o agendamento de entrevistas fosse melhorado porque lidamos com vários chefes de negócios.”

- Revisão do Zoho Recruit, Digvijaya S.

3. Lever

Procurando por um software que seja uma parte ATS e uma parte CRM? Não procure mais do que Lever. Isso torna possível para gerentes de contratação e recrutadores usarem uma única plataforma enquanto encontram, nutrem e gerenciam candidatos.

O que os usuários gostam:

“Nada pode superar uma verificação de referência precisa de um candidato, e o Lever faz o trabalho perfeitamente. Gerenciar candidaturas se tornou mais fácil com o software Lever. Ele também nos permite agendar facilmente uma entrevista para candidatos em potencial. O recurso de e-mail integrado provou ser um recurso valioso para nós. As opções de relatórios em tempo real ajudam a acompanhar o fluxo de trabalho. Navegar no software é extremamente fácil. O Lever torna o procedimento de contratação muito mais fácil. O software cuida de tudo, desde candidaturas até entrevistas e feedback final.”

- Revisão do Lever, Amit S.

O que os usuários não gostam:

“Permissões e a falta de uma visualização de painel de gerente dedicada é a maior fraqueza da plataforma.”

- Revisão do Lever, Scott P.

4. Greenhouse

Para um controle completo sobre a contratação do que está por vir, escolha Greenhouse. Este poderoso ATS suporta excelentes interações com candidatos em cada ponto de contato dentro do processo de contratação. Ele também elimina o fardo de manter todos na equipe de contratação engajados e atualizados. O melhor de tudo, o Greenhouse é um líder em diversidade, equidade e inclusão, pois ajuda a reduzir o viés e criar um processo de contratação justo.

O que os usuários gostam:

“Os cartões de pontuação e planos de entrevista dentro do Lever fizeram uma grande diferença em nossos esforços de recrutamento. A personalização das perguntas de entrevista e a obtenção de feedback rápido. O gerenciamento de relacionamento com candidatos também foi útil, podendo adicionar prospectos em departamentos específicos para que não os percamos uma vez rejeitados de outros empregos. O Greenhouse também ajuda adicionando lembretes de acompanhamento para manter contato com os candidatos regularmente e enviando e-mails automáticos.

O Greenhouse nos ajuda a manter a consistência em relação a várias coisas. Perguntas legais, garantindo que não haja discriminação, etc. Eu também adoro as atualizações onde podemos ter perguntas automáticas de eliminação, por exemplo, se eles não são locais, o Greenhouse agora pode rejeitá-los sem minha revisão. Eu também adoro os novos estágios de transição automática com o Calendly.”

- Revisão do Greenhouse, Rachel R.

O que os usuários não gostam:

“Gostaria que houvesse mais personalização, ou opções, ou perguntas quando estou indicando alguém para minha organização. Não sei se isso é configurado pela minha empresa, ou em que nível isso é controlado. Mas muitas vezes gostaria que houvesse mais que eu pudesse incluir ou detalhes sobre por que alguém pode não ter avançado no processo.”

- Revisão do Greenhouse, Tara F.

5. BambooHR

BambooHR é uma ferramenta SaaS baseada em nuvem que fornece ajuda de RH para pequenas e médias empresas que superaram suas planilhas. Ele torna possível para as equipes de RH rastrear e gerenciar informações essenciais dos funcionários e tomar decisões de recrutamento mais inteligentes.

O que os usuários gostam:

“O BambooHR nos fornece gerenciamento de desempenho que economiza tempo, obtém resultados precisos, toma as decisões mais relevantes e as converte em resultados reais e confiáveis para nossa empresa. Ele organiza todas as informações relacionadas aos nossos consultores e as implementa em um banco de dados único, centralizado e seguro, tornando tudo mais rápido e eficiente.”

- Revisão do BambooHR, Robin Y.

O que os usuários não gostam:

“Acho que a ferramenta fica aquém como uma solução de RH de 360 graus. Atualmente usamos outras ferramentas para engajamento de funcionários, ciclos de revisão, reuniões semanais e até mesmo serviços de armazenamento em nuvem que nos ajudam a manter as informações mais organizadas.

Gostaria que eles tivessem uma equipe de vendas e integração mais forte para nos guiar por todas as coisas que não sabemos que o BambooHR pode oferecer. Certamente poderia beneficiar seu jogo para envolver mais pessoas a usar sua ferramenta. Poderíamos passar de uma vez por semana para uma ferramenta diária se fosse nosso sistema de gerenciamento de benefícios ATS ou qualquer outra das funções que ainda não conhecemos.”

- Revisão do BambooHR, Carlos P.

6. SmartRecruiters

SmartRecruiters é uma suíte de aquisição de talentos utilizada por empresas interessadas em fazer apenas as melhores contratações. Não só ajuda a simplificar o marketing de recrutamento, mas esta plataforma em nuvem também pode oferecer ferramentas de contratação colaborativa. Este poderoso ATS oferece aos usuários uma maneira fácil de proporcionar uma experiência incrível ao candidato, enquanto os gerentes de contratação podem economizar tempo encontrando a pessoa certa para cargos abertos.

O que os usuários gostam:

“Ele conecta você a um pool de candidatos facilmente, tem todas as funções necessárias para o processo de recrutamento completo, e os modelos predefinidos são tão úteis para tornar seu trabalho mais rápido e garantir que você compartilhe uma resposta para cada candidato. Adoro o fato de que ele se conecta diretamente ao seu e-mail! A seção de notas é realmente útil, especialmente porque você pode escrever notas para si mesmo, enquanto revisa candidaturas, você tende a esquecer o que torna o candidato especial. Os menus de seleção são incríveis, pois ajudam a encontrar razões válidas para recusar ou aceitar candidatos. Adoro o fato de que você pode escolher entre amigável e formal.”

- Revisão do SmartRecruiters, Stephanie S.

O que os usuários não gostam:

“Na maioria das vezes, temos várias contratações em andamento para diferentes e semelhantes oportunidades de emprego. Se eu, como "Gerente de Contratação", encontrar um bom candidato durante as etapas de entrevista para a vaga que estou contratando, mas perceber que ele não se encaixa na minha, mas ao mesmo tempo gostaria de recomendá-lo a outro gerente de contratação para um cargo diferente, eu encontro um bloqueio no SmartRecruiters. Se você está desempenhando o papel de "Recrutador", acredito que pode, não tenho certeza de como funciona a segurança baseada em funções aqui! mas é algo que posso relevar.”

- Revisão do SmartRecruiters, Buddika H.

7. iCIMS Talent Cloud

iCIMS Talent Cloud é uma plataforma em nuvem construída para recrutadores que estão procurando gerenciar seu ciclo de vida de contratação de talentos de ponta a ponta em uma plataforma unificada. Foi projetada com as necessidades em evolução dos empregadores em mente, enquanto eles procuram as pessoas certas para preencher cargos dentro de sua organização.

O que os usuários gostam:

“É muito fácil se movimentar no iCIMS! Seja você um recrutador experiente ou apenas começando, é fácil mover seu candidato através do processo de recrutamento.”

- Revisão do iCIMS Talent Cloud, Brittany B.

O que os usuários não gostam:

“A ferramenta de gerenciamento de ofertas – embora nova – não permite que você envie ofertas em massa. Isso é uma grande falha. Além disso, os iForms não são fluidos e demoram muito para serem concluídos. É um pouco decepcionante que o iCIMS não tenha fornecido uma solução para permitir que os administradores da empresa criem iForms personalizados neste momento ou um equivalente funcional. Em seguida, os relatórios são difíceis de navegar para encontrar as variáveis corretas. Finalmente, não há muitas opções ótimas para configurar alertas/notificações/e-mails personalizados em várias etapas.”

- Revisão do iCIMS Talent Cloud, Barrett C.

8. Paycom

Os usuários do Paycom desfrutam de uma solução completa de RH em um banco de dados centralizado. Além de ajudar os profissionais de RH a contratar novos funcionários, também auxilia em tarefas relacionadas à gestão de tempo e trabalho, folha de pagamento e mais. E como tudo está em um único local, o Paycom elimina a entrada de dados redundante e a integração de mais de um sistema.

O que os usuários gostam:

Não posso dizer o suficiente sobre o produto, o serviço que recebemos e tudo o que o Paycom oferece. Desde nossa reunião inicial até a implementação, o Paycom esteve em contato constante – cronogramas com prazos foram criados e colocados em prática. Reuniões semanais foram agendadas com a equipe de implementação. Trabalhei com muitos sistemas de RH ao longo da minha carreira e devo dizer que o Paycom é o melhor sistema que usei até agora. Usamos o Paycom para Folha de Pagamento, Benefícios, Gestão de Desempenho, Integração, Gestão de Talentos e muito mais.

O sistema é fácil de usar e navegar. Nossos funcionários conseguem usar o sistema com pouca ou nenhuma assistência. A maioria dos nossos funcionários usa o aplicativo de telefone para completar tarefas, solicitar dias de folga do trabalho, assinar documentos, etc. Todos os dias, aprendo algo novo que está dentro do sistema que podemos utilizar para economizar tempo e simplificar processos.”

- Revisão do Paycom, Lisa F.

O que os usuários não gostam:

“Nem sempre recebo o suporte necessário para navegar na ferramenta e utilizá-la da melhor forma possível. A ferramenta é robusta, e há mais de uma maneira de fazer as coisas. O Paycom oferece um especialista para ajudar, no entanto, eles não respondem a perguntas por e-mail no mesmo dia. Você precisa ligar para obter uma resposta imediata.”

- Revisão do Paycom, Nicole N.

O melhor amigo de um gerente de contratação

O ATS certo pode fazer maravilhas para sua equipe de recrutamento. Será mais fácil encontrar talentos de ponta e levá-los da fase de entrevista para a fase de integração é mais rápido do que nunca. Nunca houve um momento melhor para começar a usar um sistema de rastreamento de candidatos. Sua equipe de RH vai agradecer!

Agora que o recrutamento de candidatos se tornou mais simplificado, reserve um tempo para impulsionar sua estratégia de marketing de recrutamento para atrair os melhores candidatos a emprego para se juntar à sua organização.