Gestão de Fornecedores: A Chave para Parcerias Empresariais Fortes

Produtos fazem um negócio.

Construir um produto excepcional requer colaboração de parceiros estratégicos internos e externos no mercado competitivo de hoje. Esses parceiros externos, muitas vezes chamados de fornecedores, servem as empresas com bens e serviços essenciais que trazem os produtos dos compradores para o primeiro plano.

Como os fornecedores são um ativo tão importante, você não pode ignorar a necessidade de refinar e simplificar suas responsabilidades. Software de gestão de fornecedores é a ferramenta perfeita para construir parcerias de negócios bem-sucedidas e impulsionar o crescimento inteligente.

O que é um fornecedor?

Fornecedores são comerciantes individuais ou grandes empresas que fornecem serviços, bens ou uma combinação de ambos para outras empresas ou consumidores. Dependendo do tipo de indústria, eles trazem diferentes coisas para a mesa, como logística, distribuição, serviços de marketing, alimentos e bebidas ou serviços de pessoal.

Tipos de fornecedores

Os fornecedores são divididos nas seguintes categorias com base em seu papel na cadeia de suprimentos e na base de clientes que atendem.

• Fabricantes são indivíduos ou empresas que fabricam produtos acabados a partir de matérias-primas e os vendem para empresas, atacadistas, varejistas, distribuidores ou diretamente para consumidores. Exemplos incluem Michelin, HP Inc., Nestlé e Pepsi Co.

• Atacadistas, ao contrário dos fabricantes, não participam da construção de nada. Eles geralmente compram os produtos em grande quantidade e os vendem para varejistas a um preço mais alto. Pense em Alibaba, Costco ou eBay.

• Varejistas lidam com bens em quantidades menores e os comercializam para clientes para uso pessoal. Fabricantes ou atacadistas possuem e vendem os produtos ou serviços. O ponto chave aqui é vender diretamente para os consumidores. Walmart, Amazon, Target e 7-Eleven são varejistas.

• Provedores de serviços e manutenção oferecem assistência em áreas como bancos, marketing, suporte de TI, transporte ou consultoria. Quickbooks ou Amazon Web Services são dois exemplos. Confira nossa lista dos melhores provedores de serviços empresariais em diferentes domínios.
  

Fornecedores baseados em clientes

• Business-to-Business (B2B) fornecedores atendem especificamente outras empresas. Um exemplo típico desse comércio é quando uma empresa precisa comprar matérias-primas. Isso incluiria Salesforce, General Mills, Slack ou FedEx.
• Business-to-Consumer (B2C) comerciantes vendem seus produtos diretamente para os consumidores sem a participação de intermediários. Empresas como H&M, Ikea, Google ou Netflix se enquadram nessa categoria.
• Business-to-Government (B2G) o comércio envolve a venda de produtos e serviços diretamente para o governo. Fornecedores, como Lockheed Martin ou Boeing Business Jets, precisam obter uma licença e permissão especial para apresentar propostas e garantir trabalho.

Gestão de fornecedores vs. compras vs. gestão de relacionamento com fornecedores

Gestão de fornecedores garante que os relacionamentos com fornecedores sejam bem-sucedidos por meio de busca refinada, melhor integração e gestão de contratos, avaliação de desempenhos de fornecedores e mitigação de riscos de fornecedores.

Compras foca em economizar fundos e mitigar riscos contratuais planejando compras, mantendo padrões, selecionando o fornecedor certo, negociando preços e supervisionando o inventário. Uma estratégia de compras bem definida pode otimizar seu inventário e reduzir o desperdício de produção.

Gestão de relacionamento com fornecedores (SRM) foca em construir e gerenciar um relacionamento mutuamente benéfico entre o comprador e o fornecedor, planejando estrategicamente, acompanhando desempenhos, organizando parcerias e simplificando pagamentos.

Por que a gestão de fornecedores é importante?

Ter um sistema de gestão de fornecedores é como ter uma assinatura premium do seu aplicativo favorito. Os compradores o utilizam para restringir suas escolhas a partir de uma ampla gama de opções enquanto obtêm melhores ofertas nessas compras. O consumidor também se beneficia porque recebe um serviço de qualidade com um tempo de resposta curto.

Da mesma forma, os serviços de gestão de fornecedores permitem que as empresas escolham o fornecedor certo para suas necessidades específicas e assinem acordos mais lucrativos. Ao lidar corretamente com contratos de fornecedores focados em construir um bom relacionamento, as empresas controlam custos, negociam melhores taxas e garantem que os produtos e serviços estejam de acordo com os padrões e sejam entregues no prazo.

Processo de gestão de fornecedores

Os requisitos de fornecedores e o processo de lidar com fornecedores de cada empresa são diferentes. No entanto, o objetivo final é garantir que a organização esteja obtendo o melhor valor pelo seu dinheiro e que os fornecedores forneçam produtos e serviços de alta qualidade. As etapas a seguir fornecem uma visão bastante completa do processo típico de gestão de fornecedores:

1. Seleção de fornecedores

A primeira etapa envolve pesquisar fornecedores adequados e obter cotações por meio de solicitações de cotações (RFQs) e solicitações de propostas (RFPs). A partir daí, você pode fazer uma lista de fornecedores desejáveis. Certifique-se de saber o suficiente sobre o histórico do fornecedor, reputação, qualidade do trabalho, base de clientes e proposta de preços para tomar uma boa decisão.

2. Negociação de contratos

O contrato deve ser justo e benéfico para ambas as partes para garantir o início de um relacionamento saudável. Preços, termos e condições, bens e serviços, ciclo de entrega e cronograma de pagamento são algumas das questões que você e a terceira parte devem discutir e documentar ao negociar um contrato.

3. Integração de fornecedores

Esta etapa envolve listar um fornecedor como um fornecedor aprovado e coletar a documentação necessária para garantir que eles sejam pagos por seus serviços. Os detalhes coletados nesta etapa incluem informações de contato, licenças de fornecedores e detalhes de seguro.

4. Gestão de desempenho

Meça o desempenho dos fornecedores em relação a indicadores-chave de desempenho (KPIs) para garantir que a associação seja mutuamente benéfica. Opções para KPIs são taxa de conformidade, preços, capacidade, disponibilidade, tempo de entrega, competitividade e atendimento ao cliente.

5. Gestão de riscos

Problemas associados à integração de uma terceira parte podem envolver perda de propriedade intelectual (PI), processos judiciais e violações de conformidade. Todos esses fatores colocam as operações de uma empresa em risco. Revise a avaliação de riscos e gerencie os riscos dos fornecedores sempre que necessário.

6. Pagamento

Certifique-se de pagar seus fornecedores de acordo com seu contrato. Realmente não há como sustentar um relacionamento se você não os pagar pelo trabalho ou se estiver sempre atrasado.

Aplicações de gestão de fornecedores

Agora que você aprendeu sobre o básico da gestão de fornecedores, vamos discutir como diferentes setores usam a gestão de fornecedores, focando em compras, recursos humanos e saúde.

Gestão de fornecedores em compras e cadeia de suprimentos

O departamento de compras de cada empresa precisa assinar contratos lucrativos com fornecedores confiáveis. A má gestão de fornecedores interrompe a cadeia de suprimentos, prejudica as relações com fornecedores, aumenta o risco de serviço ruim e reduz as margens de lucro.

Mas se as equipes de compras e cadeia de suprimentos desenvolverem uma gestão sólida de fornecedores, evitarão perdas financeiras e farão acordos inovadores. O uso inteligente da gestão de fornecedores para lucro envolve:

• Automatizar acompanhamentos e entrada de dados.
• Prevenir erros e duplicação de dados.
• Diminuir o tempo gasto na integração de novos fornecedores.
• Capacitar os fornecedores a gerenciar seus perfis e ofertas.
• Tornar as informações relacionadas aos fornecedores facilmente acessíveis.

Gestão de fornecedores em RH

A gestão de fornecedores em recursos humanos (RH) lida com agências de recrutamento que fornecem serviços de solução de funcionários e ajudam a contratar uma força de trabalho contingente.

A obtenção e gestão de pessoal temporário são simplificadas e melhoradas com uma gestão eficaz de fornecedores. Profissionais de RH utilizam a gestão de fornecedores para:

• Comunicar-se efetivamente com os candidatos e gerenciar aplicações.
• Publicar requisitos temporários para organizações de recrutamento.
• Obter métricas de contratação perspicazes.
• Conduzir e automatizar transações.
  

Gestão de fornecedores na saúde

Os departamentos de saúde podem empregar fornecedores para múltiplos serviços, como suprimentos médicos, transporte, resíduos médicos ou TI. A gestão eficaz de fornecedores na saúde auxilia das seguintes maneiras:

• Reduzindo custos para a organização enquanto mantém a qualidade.
• Gerenciando crises de pessoal empregando enfermeiros de viagem.
• Garantindo que os melhores produtos e equipamentos possíveis estejam sendo usados.
• Monitorando e rastreando dados críticos.

Benefícios da gestão de fornecedores

Os fornecedores são uma parte importante da organização. Entre outros aspectos positivos, ao selecionar e gerenciar cuidadosamente os fornecedores, as empresas recebem produtos e serviços de alta qualidade a uma taxa competitiva. Continue lendo para mais benefícios de implementar um sistema de gestão de fornecedores.

• Economia de tempo e custo. Tempo é dinheiro, e a gestão eficaz de fornecedores economiza ambos. Permite que as empresas negociem melhores taxas e termos e reduzam recursos que não são mais necessários, levando a economias de custo. Também pode ajudar as organizações a evitar erros caros, como pedir produtos errados ou em excesso.
• Aumento da eficiência. A gestão de tarefas e contratos reduz a carga administrativa e simplifica todo o processo. Ter acordos claros ajuda a manter um fluxo suave de operações e evita atrasos e interrupções na cadeia de suprimentos.
• Melhoria da conformidade e gestão de riscos. As organizações podem se proteger de violações de segurança e instabilidade financeira estabelecendo políticas claras e identificando riscos potenciais. Também ajuda as empresas a garantir que seus fornecedores cumpram as regulamentações e padrões da indústria, reduzindo o risco de problemas legais e regulatórios.
• Melhoria dos relacionamentos e colaboração com fornecedores. O sistema de gestão de fornecedores promove parcerias melhores e de longo prazo com fornecedores, fornecendo canais de comunicação e colaboração. Usando esses canais, ambas as partes podem cooperar efetivamente para alcançar objetivos, resolver problemas e superar desafios.
• Recebendo a melhor qualidade e serviço. Ao trabalhar de perto com os fornecedores, as empresas podem garantir que obtenham os produtos de mais alta qualidade e o melhor serviço possível. Isso eleva a qualidade dos produtos vendidos aos clientes e ajuda a marca a manter sua reputação e evitar controvérsias devido a produtos ou serviços de qualidade inferior.
• Melhor gestão de fornecedores. Um processo de gestão abrangente permite que as empresas naveguem pelas opções de fornecedores e selecionem o fornecedor certo identificando as necessidades do negócio. Também permite que as organizações analisem o desempenho dos fornecedores acompanhando acordos de nível de serviço (SLAs) e definindo KPIs. Novos fornecedores também podem ser rapidamente integrados seguindo um caminho estabelecido.

Desafios da gestão de fornecedores

Trabalhar com vários fornecedores em um nível elevado é complicado. Fornecedores agindo como uma extensão de uma organização cria um risco significativo de não conformidade, o que interfere nas operações.

Como cada organização tem necessidades e requisitos únicos, as diretrizes de gestão de fornecedores não estão gravadas em pedra. Por exemplo, digamos que o principal desafio para um banco seja obter informações dos fornecedores e seus documentos adequados. Por outro lado, uma organização de saúde está preocupada com o armazenamento de dados manuais.

Alguns outros desafios comuns que as instituições enfrentam são:

• Fornecedores duvidosos. Ao trabalhar com vários fornecedores, um único escopo de atraso pode afetar o negócio como um todo, tornando as verificações de antecedentes uma necessidade.
• Obtenção de documentos e informações adequadas. Coletar documentos necessários, como informações fiscais ou documentos de conformidade, consome muito tempo. A maior parte do tempo é gasto perseguindo fornecedores.
• Risco de pagamento. Nem todos os fornecedores têm os mesmos termos e necessidades de pagamento. Para lidar com isso, o software de gestão de fornecedores mantém cronogramas de pagamento, mesmo que os termos ou métodos dos fornecedores sejam diferentes.
• Informações desatualizadas. Atualizar informações de vários fornecedores é difícil. A automação simplifica esse processo.
• Ausência de repositório de dados centralizado. A gestão de fornecedores é um processo colaborativo. Requer que departamentos como compras, finanças e liderança participem da tomada de decisões. Ter um repositório de dados centralizado que todos os usuários de qualquer lugar possam acessar torna o processo de gestão eficiente.
• Falta de automação. Confiar em processos manuais para a gestão de fornecedores desperdiça tempo, recursos e dinheiro.

Melhores práticas para gestão de fornecedores

Trabalhar com uma terceira parte sempre apresenta riscos, mas seguir melhores práticas de gestão de fornecedores reduz problemas e melhora os relacionamentos com fornecedores. Você também obtém maior valor de parcerias com fornecedores existentes e novos fornecedores .

As organizações podem usar estratégias de gestão de fornecedores para fortalecer relacionamentos, independentemente do setor ou tamanho.

1. Estabeleça uma política clara de gestão de fornecedores

Uma política formalmente documentada para gestão de fornecedores dentro da organização deve existir antes de integrar fornecedores. A política mantém os líderes e partes interessadas informados sobre as atividades de gestão de fornecedores.

Ela deve conter informações sobre a unidade de compras, o comitê de compras, objetivos de negócios, critérios de seleção de fornecedores e diversidade de fornecedores. Estabelecer uma política mantém todos na mesma página sobre as operações de fornecedores e facilita a integração de novos fornecedores.

2. Defina as expectativas corretas e construa contratos de fornecedores

Ao integrar novos fornecedores, expresse claramente suas expectativas e objetivos de negócios. Isso ajuda a definir benchmarks, avaliar o desempenho dos fornecedores, construir fortes relacionamentos com fornecedores e reduzir riscos. Você também precisa de um contrato legal de fornecedor que mencione as responsabilidades e expectativas, incluindo detalhes como escopo de trabalho, termos de pagamento e prazos.

3. Use KPIs para medir o desempenho dos fornecedores

KPIs que determinam o desempenho e a capacidade dos fornecedores ajudam a equipe de compras a gerenciar a cadeia de suprimentos e tomar melhores decisões sobre fornecedores. Ao definir KPIs, certifique-se de que os fornecedores os entendam e concordem com eles. As métricas de avaliação de desempenho devem ser periodicamente revisadas e atualizadas.

4. Construa relacionamentos fortes e promova a colaboração

Um relacionamento sólido é criado colaborando com os fornecedores como parceiros e pedindo-lhes que compartilhem suas opiniões sobre como alcançar os objetivos e expectativas. Talvez não precise ser dito, mas pagá-los de forma justa e pontual fortalece seu relacionamento. Uma vez estabelecido um vínculo forte, lucrativo e respeitoso, é mais fácil negociar sobre quantidade, qualidade e preços.

Melhor software de gestão de fornecedores

Embora você possa confiar em planilhas e e-mails para gerenciar dados de fornecedores, é difícil fazer bem e fácil cometer erros. Qualquer discrepância nos dados leva a interrupções nos negócios.

Empresas de todos os tipos usam software de gestão de fornecedores para operar operações suaves entre comprador e vendedor. Um sistema de gestão de fornecedores capacita as organizações com maior visibilidade em suas colaborações de terceiros para obter o máximo benefício dessas parcerias.

O software de gestão de fornecedores simplifica todos os processos, desde a busca até a integração, entrega e pagamento em uma única plataforma. Isso beneficia partes interessadas internas e externas, fornecendo um ponto de referência central e aumentando a eficiência ao acelerar o processo, economizar custos e reduzir o risco de confusão na cadeia de suprimentos.

Para ser incluído em nossa categoria de gestão de fornecedores, uma plataforma deve:

• Fornecer suporte à gestão de fornecedores
• Ter recursos de gestão de contratos
• Ter uma biblioteca para informações de fornecedores e contratos
• Ajudar a importar dados
• Oferecer suporte por e-mail

*Abaixo estão os 5 principais softwares de gestão de fornecedores do Relatório Grid® de Inverno de 2023 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. Vanta

Vanta é uma plataforma de monitoramento de segurança que automatiza e simplifica auditorias de segurança. Permite que as empresas protejam dados e privacidade dos usuários estabelecendo as melhores práticas necessárias para mitigar riscos. O aplicativo também facilita a aquisição e manutenção de padrões de segurança da informação bem conhecidos, como SOC 2, ISO 27001, HIPAA, PCI ou GDPR.

O que os usuários mais gostam:

“Tornar-se compatível com certificações como SOC II é assustador, especialmente para uma startup. Vanta torna tudo muito fácil. É fácil reunir tudo em um só lugar e saber exatamente o que é necessário. Além disso, os auditores podem acessar o Vanta diretamente, o que também simplifica todo o processo. Parece também que eles se integram com praticamente tudo o que você poderia precisar.”

- Avaliação do Vanta, Cameron W., 23 de agosto de 2022

O que os usuários não gostam:

“Todas as principais integrações funcionam bem, mas o restante das integrações são principalmente com empresas baseadas nos EUA. Além disso, a lista de integrações poderia ser um pouco mais longa; teria sido útil. Eles não têm integração com o Microsoft Teams, mas têm com o Slack.”

- Avaliação do Vanta, Vikrant B., 30 de setembro de 2022

2. Airbase

Airbase é uma plataforma de gestão de despesas que permite aos usuários gerenciar todas as despesas não relacionadas a folha de pagamento. É uma ótima solução para empresas de todos os tamanhos que procuram automatizar a contabilidade e acompanhar relatórios de despesas em tempo real. A plataforma dá aos usuários controle sobre cartões corporativos, pagamentos de contas e reembolsos de funcionários, tudo em um sistema.

O que os usuários mais gostam:

“A visibilidade e a fonte de verdade para todas as nossas despesas. Recursos adicionais, como pagamentos de contas internacionais, também são extremamente úteis e minimizam erros. Agora eles até têm um recurso de multi-subsidiária para que você possa adicionar todas as empresas do seu grupo lá.”

- Avaliação do Airbase, Arianna C., 16 de julho de 2021

O que os usuários não gostam:

“A experiência geral foi muito boa, mas acho que a mensagem de erro nas transações recusadas pode ser melhorada. Por exemplo, tentei fazer uma transação em uma moeda estrangeira. Ainda assim, o aplicativo estava recusando e só entendi que a moeda não era suportada depois de entrar em contato com a equipe de suporte.”

- Avaliação do Airbase, Sorin L., 29 de setembro de 2022

3. Quickbooks Online

Quickbooks Online é uma solução de contabilidade em nuvem baseada em assinatura que permite aos usuários gerenciar suas finanças online de forma eficiente. A plataforma permite que os usuários mantenham registros completos, acompanhem despesas e lucratividade, façam faturas, colaborem com a equipe de contabilidade, gerenciem inventário e integrem-se com vários aplicativos de terceiros. Também oferece um aplicativo móvel disponível para iOS e Android.

O que os usuários mais gostam:

“O QuickBooks Online permite que nossa organização se integre a várias plataformas de software, economizando tempo e dinheiro a longo prazo. Adoro poder acessar nossos registros em qualquer lugar, a qualquer momento. Isso é algo que o software tradicional baixado nunca poderia oferecer, então sempre recomendo que as pessoas mudem para a versão online o mais rápido possível.”

- Avaliação do Quickbooks Online, Andrea M. S., 28 de setembro de 2022

O que os usuários não gostam:

“Não gosto que o QuickBooks exija tanto treinamento para usá-lo bem e em todo o seu potencial. É útil que você possa usar a opção de Contador, para que eles façam a maior parte do trabalho pesado; isso tira muito do meu prato, o que é bom.”

- Avaliação do Quickbooks Online, Cambria T., 01 de setembro de 2022

4. SAP Fieldglass

SAP Fieldglass é um sistema de gestão de fornecedores baseado em nuvem que permite aos usuários gerenciar facilmente a força de trabalho contingente. A plataforma permite que os usuários comparem custos de mão de obra, integrem novos trabalhadores e os gerenciem uma vez contratados. Também pode ser integrado a outros aplicativos em nuvem da SAP para gestão de compras e RH.

O que os usuários mais gostam:

“Há muitas coisas boas que podemos ver aqui, mas meus favoritos são o painel excelente com muitas informações e o processo de manuseio e submissão de candidatos.”

- Avaliação do SAP Fieldglass, Naresh C., 30 de setembro de 2022

O que os usuários não gostam:

“Nada em particular, apenas os recursos podem ser mais amigáveis e com melhor interface de usuário. O resto está perfeito e pode ser facilmente usado por qualquer pessoa com conhecimento básico da ferramenta.”

- Avaliação do SAP Fieldglass, Anshul U., 20 de maio de 2022

5. Venminder

Venminder é um software de gestão de riscos de terceiros. A plataforma fornece aos usuários um local centralizado para realizar programas de gestão de riscos de terceiros e gerenciar melhor fornecedores e riscos. É uma solução de ponta a ponta que permite aos usuários integrar fornecedores, acompanhar contratos, gerenciar acordos de nível de serviço, manter o risco de fornecedores sob controle e mais.

O que os usuários mais gostam:

“O Venminder é um programa de gestão de fornecedores muito robusto. Estamos usando o Venminder nos últimos anos, e sempre que temos um problema, o suporte ao cliente deles é de primeira linha - muito responsivo e extremamente útil!”

- Avaliação do Venminder, Kori L., 09 de março de 2022

O que os usuários não gostam:

“A plataforma Venminder é muito configurável, o que é tanto bom quanto ruim. É bom para aqueles que já têm experiência em configurar um programa TPRM. Mas pode ser um pouco intimidador e desafiador configurar se você é novo no TPRM. Felizmente, eles têm opções de consultoria para obter mais ajuda na criação de uma política TPRM que ajude a definir os critérios necessários para configurar a plataforma Venminder.”

- Avaliação do Venminder, Phil F., 09 de março de 2022

Aproveite ao máximo seus relacionamentos com fornecedores

Se construir relacionamentos sustentáveis e aumentar essas margens de lucro é seu objetivo, a gestão de fornecedores é o caminho a seguir. Tome decisões informadas com todos os dados relacionados aos fornecedores em mãos e obtenha valor real dessas parcerias.

Não se esqueça de conferir gestão de risco de fornecedores e terceiros para evitar violações de dados e fatores de risco de não conformidade.