Como Melhorar o Envio e Recebimento no Seu Armazém

Quão bem você conhece os detalhes do seu armazém?

O processo de envio e recebimento do armazém ajuda as empresas a obterem insights sobre quais produtos estão saindo do armazém e quais remessas estão previstas para chegar em breve. Este processo é imperativo para garantir que os itens corretos sejam enviados aos clientes e que os produtos recebidos sejam organizados de acordo com os padrões de gestão de inventário.

O processo de envio de saída segue produtos que estão prontos para serem enviados aos clientes. Ele começa com a obtenção dos documentos de envio, coleta, embalagem, rotulagem e, em seguida, carregamento dos pacotes em um caminhão para finalmente deixar o armazém.

O processo de recebimento de entrada segue materiais que chegam ao armazém. Ele começa com a conclusão de pedidos de compra para os itens necessários, recebendo-os na doca de carga, descarregando, verificando se todos os produtos esperados chegaram e encaixando-os na estrutura de inventário existente do armazém. 

Manter os processos de envio e recebimento organizados com outras operações do armazém pode ser incrivelmente desafiador. É por isso que algumas empresas usam software de envio para automatizar a forma como preparam e enviam pacotes para seus clientes.

Procedimentos de envio e recebimento

Embora trabalhem em estreita colaboração, envio e recebimento são processos individuais com diferentes etapas a seguir. Essas etapas podem variar dependendo do layout e fluxo únicos do armazém de uma empresa. 

Etapas do processo de envio do armazém

• Informações do pedido são recebidas detalhando quais itens precisam ser retirados e requisitos de embalagem previsíveis. 
• O processo de coleta começa quando a equipe do armazém começa a retirar os itens descritos nas informações do pedido. Algumas empresas podem optar por pegar do mesmo grupo de itens ao mesmo tempo ou com base em cada pedido.
• Controles de qualidade são realizados antes que os itens sejam preparados para envio.
• Uma vez que os itens estão organizados, o processo de embalagem e rotulagem cria os pacotes finais enviados aos clientes. 
• Os pacotes são então movidos para a doca de carregamento e colocados em paletes e caminhões de envio. 
• Um registro de envio mantém as informações atualizadas sobre todos os itens enviados e seus dados de confirmação. 

Etapas do processo de recebimento do armazém

• Documentação é recebida detalhando os pacotes que chegam. Esta informação inclui o número de pacotes, tamanho, peso e como a remessa de entrada será entregue ao armazém.
• O processo de chegada do pacote começa quando os caminhões de recebimento entram na doca de recebimento. Nesta fase, os funcionários de envio e recebimento começam a planejar onde os itens serão colocados. 
• A equipe do armazém descarrega os pacotes recebidos usando o equipamento necessário.
• Controles de qualidade são realizados antes que qualquer coisa saia da doca de recebimento para garantir que todos os itens encomendados foram recebidos e que nada foi danificado no processo de envio.
• O processo de armazenamento é quando os itens recebidos são colocados em um lugar no sistema de gestão de inventário do armazém e podem começar a ser organizados de acordo.

Benefícios de um processo eficaz de envio e recebimento

Um processo de envio e recebimento é essencial para o sucesso geral do fluxo de um armazém. Assumir o controle do processo e otimizar o movimento traz muitos benefícios não apenas para o envio e recebimento, mas também para todo o armazém.

Diminuir atrasos

Quando a área de envio e recebimento funciona sem problemas, é menos provável que você experimente atrasos significativos. Um processo suave garante que os itens sejam movidos sem esforço do recebimento para o inventário e, em seguida, para a produção e distribuição. Criar um processo de armazenamento rigoroso ajuda a diminuir os tempos de recebimento. Combinar o processo de coleta e embalagem ajuda a reduzir os tempos de envio.

Contar estoque com precisão

O envio e recebimento ajuda as empresas a monitorar tudo o que entra e sai do armazém. Quando esses itens são contabilizados, manter o controle de números de inventário precisos se torna mais fácil. Com um processo eficaz de envio e recebimento em vigor, as equipes de gestão de armazém têm mais confiança em suas contagens de estoque e sentem-se confiantes de que todas as informações são precisas.

Controle de qualidade

As equipes de envio e recebimento têm uma visão em primeira mão de cada item que entra e sai do armazém. As equipes de controle de qualidade devem desempacotar e verificar itens defeituosos antes de enviá-los a um cliente e garantir que a quantidade recebida seja precisa.

Menos escassez e excessos

Ter uma melhor compreensão de como o inventário se move pelo armazém ajuda a identificar exatamente onde as mudanças precisam ser feitas. Essa visibilidade extra ajuda as empresas a comprar a quantidade exata de materiais de que precisam, evitando potenciais excessos e escassez causados por números inconsistentes. 

Melhorar o atendimento ao cliente

Um armazém que aperfeiçoa como seus processos de envio e recebimento operam coloca os produtos nas mãos dos clientes muito mais rapidamente. Planejamento de rotas preciso e envio rápido são os fatores mais importantes a considerar neste processo. 

Quando um produto controlado por qualidade é entregue mais rápido do que o esperado, você tem uma chance maior de reter esse cliente. Empresas que equilibram oferta e demanda e entendem o tempo de rotatividade usam envio e recebimento para criar processos eficientes de entrada e saída do armazém. 

Desafios de envio e recebimento

Embora envio e recebimento se unam de forma bastante natural, ainda existem algumas partes das operações do armazém que tornam o processo desafiador. 

• Treinamento: Fornecer treinamento insuficiente aos seus funcionários do armazém pode prejudicar ativamente suas operações. Invista em construir o conhecimento da sua equipe de envio e recebimento em cada etapa do processo.
• Desorganização: Um armazém que carece de um fluxo de trabalho claro tornará o envio e recebimento muito difícil. Crie um layout de armazém direto que seja fácil de entender e não complique demais o processo. 
• Ambiente de trabalho: Criar um ambiente de trabalho positivo para os funcionários do armazém é crucial. As equipes de envio e recebimento operam máquinas e ferramentas pesadas, como empilhadeiras e transportadores, então você deve garantir que esses materiais sejam seguros para uso. Criar um ambiente de trabalho positivo também inclui espaços de descanso fora da área de trabalho, longe de materiais potencialmente perigosos.
• Reposição de itens: A comunicação do departamento de envio e recebimento sobre problemas de inventário ou armazém é imperativa para atender à demanda do cliente. A gestão de armazém também pode usar planejamento de demanda para se preparar para as necessidades de reposição e reordenação futuras. 
• Erros de pacote: Receber o item errado aumenta os atrasos no armazém. Identificar esses erros antes que causem um impacto significativo é muito importante. Como você lida com seus próprios erros de envio diz muito sobre sua empresa. Os clientes admiram empresas que reconhecem erros e têm procedimentos em vigor para corrigir os erros.

Como melhorar o processo de envio e recebimento

Melhorar o envio e recebimento começa com a realização de mudanças positivas internamente. Aqui estão algumas práticas recomendadas a seguir enquanto você trabalha no processo de envio e recebimento.

Priorize o treinamento

O treinamento deve ser uma prioridade antes de fazer mudanças significativas na forma como você envia e recebe. Isso inclui investir em programas de instrução apropriados, garantir que os métodos de gestão sejam claros, apoiar a comunicação aberta e promover o feedback dos funcionários. Se o treinamento não for eficaz, você provavelmente incorrerá em custos significativos para corrigir erros.

Use o rastreamento de gestão de inventário

As equipes de envio e recebimento devem ser devidamente treinadas no método de controle de inventário do armazém. Isso ajuda a preencher a lacuna entre as áreas de doca e armazenamento de inventário e diminui a chance de erros de contagem. As empresas usam software de gestão de inventário para automatizar esse processo.

Inspecione pacotes minuciosamente

Examinar pacotes de entrada e saída várias vezes antes de saírem ou entrarem nas instalações é muito importante. Para pacotes de saída, a diferença entre criar um cliente fiel e um insatisfeito é verificar o envio antes que ele saia. 

Para pacotes de entrada, inspecionar os itens recebidos ajuda a diminuir a possibilidade de atrasos significativos.

Relate problemas rapidamente

Relate discrepâncias identificadas em pacotes recebidos o mais rápido possível. Quanto mais rápido você tiver os itens de que precisa, mais rápido todo o armazém poderá continuar as operações normalmente.

Implemente automação

A inteligência artificial em um armazém ajuda a acelerar o cumprimento de pedidos de envio, diminuir o tempo necessário dos funcionários para concluir tarefas e reduzir as chances de erro humano. 

A automação de envio e recebimento pode ajudar nos seguintes processos:

• Ajustar automaticamente as especificações de entrega com base nos serviços de transportadora
• Oferecer visibilidade de transporte aos clientes
• Criar notificações automáticas de envio
• Organizar dados de envio e recebimento entre várias localizações de armazém
• Integrar com métodos de rastreamento de gestão de inventário, como códigos de barras e RFID
• Acelerar o processo de doca de carregamento
• Trocar informações entre dispositivos 
• Lidar com devoluções de clientes de maneira oportuna

Software de envio

Considere utilizar software de envio para automatizar o processo de envio e recebimento. Ferramentas de envio permitem que as empresas otimizem remessas de saída, editem e imprimam detalhes de envio e rastreiem confirmações de envio. O software de envio pode ser combinado com ferramentas de gestão de transporte e frota para automatizar diferentes elementos da cadeia de suprimentos.

Para ser incluído nesta categoria, o produto de software deve:

• Criar etiquetas para produtos de envio
• Incluir ferramentas de gestão de pedidos para coletar informações de envio atualizadas 
• Oferecer ferramentas para combinar com plataformas de e-commerce e outros sites de varejo online

*Abaixo estão as 5 principais soluções de software de envio do Relatório Grid® de Outono de 2021 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. Sendcloud

Conecte sua loja online, entre em contato com suas transportadoras locais, ofereça várias opções de envio, construa um fluxo de trabalho personalizado e facilite as devoluções com Sendcloud. Sendcloud ajuda as empresas a assumirem o controle de seu processo de envio digital.

O que os usuários gostam:

“O maior problema que eu estava tendo com meu negócio é que fazíamos tudo manualmente. Usávamos uma planilha do Excel para acompanhar endereços, nomes, empresas de envio, preços, e até criamos uma fórmula para classificá-los por país. Depois que os clientes faziam pedidos, enviávamos e-mails de confirmação manualmente. 

Com o Sendcloud, recebemos elogios de clientes na Europa, pois agora eles têm melhores preços e mais liberdade de peso com suas remessas. Meus clientes estão felizes, então eu estou feliz.”

- Avaliação do Sendcloud, Ingrid E.

O que os usuários não gostam: 

“Você é cobrado automaticamente quando imprime uma etiqueta, mesmo que não a use. Seria mais fácil se o Sendcloud cobrasse apenas quando a empresa de envio a escaneasse.”

- Avaliação do Sendcloud, Nina W.

2. FedEx Ship Manager

FedEx Ship Manager oferece aos remetentes as ferramentas para acessar informações de conta em qualquer dispositivo, supervisionar a produtividade dos funcionários, configurar métodos de envio e gerar relatórios de atividade de envio do usuário. 

O que os usuários gostam:

“O FedEx Ship Manager facilita o envio de pacotes que chegam no dia seguinte. Você pode salvar perfis de remessa se enviar pacotes frequentemente para a mesma área. Isso economiza tempo para que você não precise ficar escrevendo o mesmo endereço repetidamente. Você pode até agendar alguém para pegar seu pacote em sua casa ou escritório.”

- Avaliação do FedEx Ship Manager, Laura D.

O que os usuários não gostam: 

“Infelizmente, o software demora para carregar. Ao carregar muitos endereços para enviar itens, é muito difícil imprimir uma folha de escaneamento para as pessoas que pegam a remessa. Também é muito difícil encontrar números de rastreamento para remessas passadas.”

- Avaliação do FedEx Ship Manager, Melissa G.

3. ShipStation

Tenha controle total dos pedidos dos clientes em cada etapa com ShipStation. ShipStation ajuda as empresas a gerenciar inventário entre várias localizações de armazém, integrar-se com mercados online e encontrar a melhor tarifa para imprimir etiquetas de envio.

O que os usuários gostam:

“O ShipStation se integra fácil e sem esforço com nosso software de e-commerce. Desde que você tenha os dados de dimensão, rotular e enviar um pacote é apenas alguns cliques de distância. Toda a papelada adequada para pedidos internacionais é impressa para você, eliminando qualquer adivinhação. O que é melhor é que um e-mail com marca e informações de rastreamento é enviado automaticamente ao cliente. Sem etapas adicionais, basta embalar o item, colocar uma etiqueta na caixa e enviá-lo.”

- Avaliação do ShipStation, Steve J.

O que os usuários não gostam: 

“Etiquetas de devolução não estão disponíveis para pedidos internacionais. Às vezes, enviamos os itens errados para os clientes e, quando isso acontece, somos responsáveis por tudo depois. Temos que reembolsar nossos clientes pela etiqueta de devolução que eles compram. Na maioria das vezes, o cliente comprará uma etiqueta expedida mesmo quando aconselhamos a não fazer isso.”

- Avaliação do ShipStation, Jessica T.

4. Stamps.com

Crie uma conta no Stamps.com para obter todos os benefícios de um correio diretamente do seu computador. O Stamps.com oferece as ferramentas para enviar faturas, obter descontos em postagem e integrar serviços de envio em seu fluxo de trabalho existente.

O que os usuários gostam:

“O Stamps.com é absolutamente à prova de falhas. Ele torna o envio de muitos documentos indolor. Eu tive que enviar um documento para um cliente no México, o que teria sido demorado no correio. Com o Stamps.com, eu preencho o formulário de alfândega correto e imprimo meu envelope em apenas alguns minutos. Ele elimina a adivinhação de enviar coisas.”

- Avaliação do Stamps.com, Angie S.

O que os usuários não gostam: 

“Às vezes, tenho problemas se um endereço não corresponder exatamente. Em vez de corrigir o problema e ajustar ao formato do endereço correto, sou avisado com um código de erro.”

- Avaliação do Stamps.com, Corey V.

5. ShippingEasy

Supervisione pedidos, organize listas de embalagem e coleta, rastreie remessas e automatize todo o processo com ShippingEasy. O ShippingEasy ajuda as empresas a criar relatórios avançados com todas as informações de envio de que precisam.

O que os usuários gostam:

“O ShippingEasy é um dos programas de envio mais fáceis que já usamos. Usamos vários programas de envio, mas todos eram difíceis de usar, tinham recursos ausentes ou simplesmente não funcionavam como o ShippingEasy. Sua equipe está sempre disposta a ajudar e nunca tive que esperar muito para obter respostas às minhas perguntas. Também vimos um aumento de conversas em nosso site desde a implementação da nova ferramenta de campanhas.”

- Avaliação do ShippingEasy, Kathy P.

O que os usuários não gostam: 

“Eu amava este software e suas capacidades de rastreamento de inventário, mas essa opção foi removida para novos clientes. Se eles trouxerem essas capacidades de volta, voltarei e atualizarei esta avaliação.”

- Avaliação do ShippingEasy, James P.

Caro armazém, você é lindo por dentro e por fora <3

Um bom fluxo de armazém ajuda uma instalação a funcionar como uma máquina bem lubrificada, com coisas entrando e saindo constantemente e eficientemente. A forma como você lida com esses processos pode diferenciá-lo de outros varejistas.

Envio e recebimento é um processo natural, mas otimizá-lo requer tempo e cuidado extras. Se você priorizar o treinamento dos funcionários, usar um sistema de gestão de inventário, inspecionar pacotes de entrada e saída, relatar problemas e aproveitar a automação, estará um passo mais perto de criar um processo que flua com todas as operações do seu armazém. 

Otimize como seus processos de envio e recebimento funcionam no quadro geral, projetando o layout do armazém dos seus sonhos.