Scopri di più su Software di gestione dei viaggi
Che cos'è il software di gestione dei viaggi?
Il software di gestione dei viaggi viene utilizzato per prenotare e gestire online le disposizioni di viaggio per scopi aziendali, nonché per tracciare e riportare i viaggi precedenti. Questi strumenti consentono alle aziende di applicare e monitorare le loro politiche di viaggio e consolidare le fatture di viaggio per scopi di spesa e reportistica.
Le aziende utilizzano questo software per semplificare le decisioni di acquisto, centralizzare i registri delle spese di viaggio dei dipendenti e controllare i budget di viaggio aziendali. Le soluzioni di gestione dei viaggi forniscono agli utenti uno strumento per prenotare e riportare automaticamente i loro acquisti di viaggio, piuttosto che utilizzare agenti individuali o inviare ricevute auto-acquistate a un prodotto di gestione delle spese. Sia le piccole imprese che le aziende di grandi dimensioni possono beneficiare dell'uso del software di gestione dei viaggi.
I dipendenti delle aziende che non utilizzano software di gestione dei viaggi hanno tradizionalmente prenotato viaggi per affari tramite un sito web o un'agenzia di viaggi, quindi hanno presentato un modulo di spesa per essere rimborsati. Il nuovo modo, per organizzazioni di qualsiasi dimensione, è che i dipendenti prenotino i viaggi da soli utilizzando un software di gestione dei viaggi che include già la politica di viaggio aziendale e i flussi di lavoro di approvazione. Questo software include anche i dettagli di pagamento dell'azienda in modo che il dipendente possa pagare per il viaggio senza rimborso, e l'azienda è in grado di tracciare facilmente le loro spese per motivi di reportistica.
Quali tipi di software di gestione dei viaggi esistono?
Imprese
Il software di gestione dei viaggi per le imprese è spesso incluso in una suite più ampia di strumenti aziendali o offerto come prodotto autonomo che ha l'opzione di integrarsi con altri strumenti di gestione dei viaggi, come il software di gestione delle spese. Il software per le imprese può talvolta essere paragonato a versioni online modernizzate delle agenzie di viaggi.
Piccole e medie imprese (PMI)
Il software di gestione dei viaggi per le PMI tende ad essere più user-friendly e si avvicina alle app mobili per i consumatori, specialmente sul lato delle prenotazioni. Simile alle opzioni tradizionali per le imprese, le piattaforme di viaggio progettate per le PMI tendono a integrarsi con altri strumenti aziendali, come il software di gestione delle spese e il tracciamento del chilometraggio.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione dei viaggi?
La piattaforma ideale di gestione dei viaggi dovrebbe gestire l'intero processo, dalla prenotazione del viaggio, alla presentazione delle spese, alla reportistica.
Interfaccia di prenotazione interattiva: I dipendenti sono in grado di trovare il miglior inventario e le migliori tariffe su un'interfaccia facile da usare. Possono prenotare viaggi per conto di un collega o per se stessi, il che include dettagli di viaggio salvati, metodi di pagamento, programmi di fedeltà, preferenze di viaggio e altro ancora.
Filtri delle linee guida aziendali: Questa funzione consente alle aziende di controllare le opzioni di viaggio disponibili filtrando i prezzi elencati che rientrano nelle linee guida dell'azienda. Questo aiuta i team a rimanere entro il budget e in conformità.
Coordinamento del calendario e della pianificazione: Il coordinamento del calendario e della pianificazione è una caratteristica importante perché consente ad altri membri del team di pianificare i loro viaggi se necessario. Dà ai manager la possibilità di tracciare gli spostamenti dei loro dipendenti e pianificare riunioni e chiamate intorno ai loro programmi di viaggio.
Cattura, presentazione e tracciamento delle spese: Molte piattaforme di gestione dei viaggi hanno la funzionalità per i dipendenti di importare e presentare digitalmente le ricevute per il rimborso. Questa funzione consente loro di tracciare il progresso delle loro presentazioni in modo che sappiano quando verranno rimborsati.
Reportistica: I dipendenti possono creare e presentare report di spesa tramite il software, nonché visualizzare report e spese passate. I manager utilizzano la funzione di reportistica per tracciare il budget di viaggio del loro team e prevedere le spese future.
Quali sono i vantaggi del software di gestione dei viaggi?
Il software di gestione dei viaggi può rendere l'intero processo di prenotazione più facile e più efficiente per gli utenti, ospitando tutti i passaggi del processo in un'unica piattaforma.
Crea un'interfaccia di prenotazione interattiva completa: I dipendenti sono in grado di cercare, confrontare e prenotare viaggi direttamente tramite un'interfaccia, sia per se stessi che per un altro dipendente all'interno della loro azienda. Questa interfaccia può anche salvare preferenze di viaggio, programmi di fedeltà e metodi di pagamento tutto in un unico posto.
Integra le politiche di viaggio aziendali per automatizzare la conformità: La capacità di integrare la politica di viaggio aziendale direttamente nel software di gestione dei viaggi riduce le spese di viaggio aiutando i team a raggiungere gli obiettivi di spesa e budget. Queste politiche aiutano a chiarire i tipi di spese che i dipendenti possono richiedere, rifiutano di rimborsare i viaggiatori per richieste non conformi e consentono ai responsabili dei viaggi di assicurarsi che il loro team stia ottimizzando il budget e rimanendo entro le linee guida della politica aziendale. L'automazione dell'applicazione delle politiche aziendali garantisce anche che nessuna spesa fraudolenta venga accidentalmente presentata e approvata.
Incorpora strumenti di gestione delle spese: Gli strumenti di gestione delle spese aiutano i manager e i team contabili categorizzando le spese che organizzano e ottimizzano più accuratamente il tracciamento dei costi di viaggio. Questi strumenti gestiscono il flusso di lavoro di approvazione per le spese di viaggio da elaborare e rimborsare, nonché analizzano grandi quantità di transazioni di spesa che possono essere utilizzate per prevedere le spese future e creare budget.
Migliora le capacità di reportistica: Gli strumenti di reportistica nel software di gestione dei viaggi migliorano le decisioni basate sui dati e rendono la gestione dei viaggi più efficace nel complesso. Questi strumenti aiutano a identificare più rapidamente le spese o le prenotazioni non conformi e possono raccomandare azioni che possono essere intraprese per migliorare i risultati futuri. La reportistica gestisce anche i programmi di viaggio in modo più efficace monitorando i viaggiatori e identificando modi per risparmiare denaro.
Chi utilizza il software di gestione dei viaggi?
Il software di gestione dei viaggi può essere utilizzato da chiunque sia impiegato da aziende di tutte le dimensioni. Più comunemente, viene utilizzato dai seguenti tipi di dipendenti:
Team di vendita e consulenti: Qualsiasi venditore che deve viaggiare per incontrare un cliente attuale o potenziale utilizzerebbe molto probabilmente il software di gestione dei viaggi per ricercare e prenotare il loro viaggio, che si tratti di un volo, di un hotel o di un noleggio auto.
Team contabili: I team contabili utilizzano il software di gestione dei viaggi per sfruttare le sue capacità di reportistica e previsione. Questo consente loro di tracciare le spese in relazione ai viaggi e prendere decisioni critiche riguardo ai budget di viaggio e alla pianificazione dei limiti o delle restrizioni di spesa future.
Manager: I manager utilizzano questo software per rivedere e approvare i viaggi e le spese dei dipendenti, nonché per ottenere visibilità sulla spesa complessiva di viaggio. Utilizzando report e altri approfondimenti, sono in grado di identificare tendenze per ottimizzare i risparmi e ottenere una maggiore chiarezza quando lavorano con i fornitori su tariffe aziendali preferenziali. Possono anche utilizzare questo software per tracciare gli spostamenti dei loro dipendenti e accedere ai loro itinerari di viaggio.
Software correlato al software di gestione dei viaggi
Esistono numerose soluzioni che beneficiano i dipartimenti contabili e i responsabili degli acquisti, che si integrano anche con, o forniscono funzionalità simili al software di gestione dei viaggi. Alcuni esempi di queste categorie di software sono elencati di seguito:
Software di gestione delle spese: Il software di gestione delle spese semplifica e automatizza l'inserimento delle spese di un'azienda, snellisce la revisione, elimina la traccia cartacea e riduce lo sforzo amministrativo. Consente agli amministratori di avere piena visibilità e tracciare l'uso delle risorse finanziarie aziendali da parte dei dipendenti. Questo software analizza le spese complessive, identifica le opportunità di risparmio sui costi e controlla le spese eccessive.
Software di tracciamento del chilometraggio: Il software di tracciamento del chilometraggio traccia e gestisce le distanze percorse dai dipendenti per scopi aziendali. Questo tipo di software viene utilizzato per registrare i chilometri per scopi di rimborso e fiscali. Gli strumenti di tracciamento del chilometraggio sono utilizzati da dipendenti mobili come venditori, tecnici di assistenza sul campo o project manager. Anche i contabili utilizzano soluzioni di tracciamento del chilometraggio per calcolare i costi di viaggio, mentre i responsabili di dipartimento utilizzano questi prodotti per rivedere e approvare le spese.
Sfide con il software di gestione dei viaggi
Le soluzioni di software di gestione dei viaggi possono presentare le proprie sfide.
Integrazione: L'integrazione con la gestione delle spese e la contabilità è fondamentale per trasferire i dati tra i sistemi. Le informazioni sulla prenotazione dei viaggi devono corrispondere alle spese effettive, che vengono poi consolidate e assegnate a vari centri di costo in contabilità. Se i dati non sono accurati e coerenti tra tutti i sistemi, l'azienda o il dipendente potrebbe perdere denaro.
Privacy: La privacy è una preoccupazione significativa perché i dipendenti possono utilizzare le proprie carte di credito per pagare i servizi di viaggio e forniscono informazioni bancarie personali per i rimborsi. Inoltre, i dipendenti possono mescolare viaggi di lavoro e personali, il che significa che possono utilizzare la loro carta di credito per entrambi. Infine, le informazioni personali richieste per prenotare un volo o una camera d'albergo possono essere incluse nei report di spesa. I datori di lavoro devono assicurarsi che solo determinati dipendenti e manager possano accedere ai dati privati. È necessaria anche una protezione contro le minacce esterne.
Tendenza "Porta il tuo software": La tendenza "Porta il tuo software e app" fa sì che i dipendenti utilizzino software non autorizzati dall'azienda. Mentre i datori di lavoro di solito forniscono software di gestione dei viaggi, i dipendenti possono utilizzare altri strumenti e app per prenotare viaggi, gestire ricevute o per programmi di fedeltà.
Quali aziende dovrebbero acquistare software di gestione dei viaggi?
Il software di gestione dei viaggi può essere utilizzato da qualsiasi azienda, di qualsiasi dimensione, che abbia dipendenti che viaggiano per lavoro. Anche se un dipendente ha solo bisogno di prenotare un'auto a noleggio o di addebitare un pranzo, tutto questo può essere fatto con il software di gestione dei viaggi. Esistono molte piattaforme progettate per aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole aziende con solo pochi dipendenti alle aziende di grandi dimensioni con migliaia di dipendenti.
Quali sono le migliori app per gestire i viaggi aziendali?
Ecco alcune delle app più votate per gestire e ottimizzare i processi di viaggio aziendali:
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Navan (precedentemente TripActions) è una piattaforma semplificata per i team aziendali che combina prenotazione di viaggi, tracciamento delle spese e applicazione delle politiche.
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TravelPerk offre prenotazioni flessibili, avvisi di viaggio in tempo reale e strumenti di controllo dei costi progettati per i viaggiatori d'affari moderni.
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SAP Concur fornisce funzionalità robuste di gestione dei viaggi e delle spese, aiutando le aziende a mantenere la conformità e la visibilità nei viaggi globali.
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myBiz di MakeMyTrip è progettato per le aziende indiane. Semplifica le prenotazioni di voli, hotel e taxi supportando la fatturazione conforme alla GST.
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Routespring è ottimizzato per i viaggi controllati dalla finanza, consentendo approvazioni centralizzate dei viaggi e pagamenti senza richiedere carte dei dipendenti.
Quali sono i servizi di gestione dei viaggi meglio valutati per le aziende di forniture per ufficio?
Ecco alcune delle soluzioni di gestione dei viaggi meglio valutate particolarmente utili per le aziende di forniture per ufficio:
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SAP Concur fornisce automazione completa dei viaggi e delle spese, ideale per le aziende di forniture per ufficio che gestiscono più fornitori e viaggi regionali.
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Navan (precedentemente TripActions) offre prenotazioni centralizzate e controllo delle spese, rendendo facile per i team di vendita e logistica coordinare i viaggi in modo efficiente.
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TravelPerk offre prenotazioni di viaggio flessibili con controlli delle politiche integrati, perfetti per i team in rapido movimento che gestiscono visite ai fornitori e fiere.
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Routespring semplifica i viaggi guidati dalla finanza consentendo viaggi di squadra senza carte aziendali, ideale per operazioni a livello di filiale o sul campo.
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Happay combina prenotazioni di viaggio con analisi delle spese, aiutando le aziende di forniture per ufficio a controllare i costi di viaggio tra i dipartimenti.
Come acquistare software di gestione dei viaggi
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione dei viaggi
Quando si seleziona un software di gestione dei viaggi, è importante prima esaminare come funziona il viaggio all'interno dell'azienda, e poi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Ci sono una varietà di opzioni quando si tratta di prodotti software di gestione dei viaggi, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali delle piccole e medie imprese.
Confronta i prodotti software di gestione dei viaggi
Crea una lista lunga
Lo scopo principale del software di gestione dei viaggi è rendere la vita più facile a tutti; questo include il dipendente che sta prenotando il viaggio, il manager che sta approvando il viaggio e il team finanziario e contabile che sta tracciando le spese di viaggio. È importante prima creare una lista lunga di soluzioni che riuniscono tutte queste funzionalità e compiti in un'unica dashboard. Gli acquirenti possono considerare di includere software che offrono un'app mobile per gestire i viaggi in movimento.
Un altro fattore da considerare quando si crea questa lista è quanto sia user-friendly il software nel confrontare e prenotare viaggi, nonché nel catturare e presentare le spese. Spesso, il software di gestione dei viaggi costruito per le piccole imprese è più user-friendly ma ha meno funzionalità rispetto al software per le imprese.
Crea una lista corta
Dopo aver esaminato e ricercato il software sulla lista lunga, l'acquirente può ridurre questa lista in base al budget disponibile. Il software di gestione dei viaggi è disponibile per adattarsi a tutti i budget mentre alcune applicazioni generali di gestione dei viaggi potrebbero essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Gli acquirenti devono tenere presente, tuttavia, che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è solitamente relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, devono essere pronti a pagare un premio.
Esegui dimostrazioni
Come regola generale, le aziende dovrebbero assicurarsi di dimostrare tutti i prodotti che finiscono nella loro lista corta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità a cui tengono di più, ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati su come cercare e confrontare le compagnie di noleggio auto, come eseguire report di spesa o come importare e presentare ricevute per il rimborso.
Selezione del software di gestione dei viaggi
Scegli un team di selezione
È importante che i viaggiatori e i manager che utilizzeranno questo software siano coinvolti nel processo di selezione. Ogni azienda è diversa e gli utenti sono probabilmente nella posizione migliore per offrire un'opinione informata su quale sia la scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda.
Dopo aver scelto un software, gli acquirenti devono ricordare che non devono essere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere un ritorno sull'investimento (ROI), gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare di nuovo software.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è importante per minimizzare i rischi, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza, o semplicemente assicurandosi che entrambe le parti siano in completo accordo su cosa aspettarsi l'una dall'altra.
Se l'azienda ha il flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. Altre volte, un fornitore di software può offrire un uso illimitato se gli acquirenti pagano in anticipo invece di pagare un prezzo mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se avranno bisogno di aiuto per implementare il software di gestione dei viaggi o integrarlo con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà alcuni servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi vengano rimossi se possono gestirlo da soli, o se un terzo può farlo a un costo inferiore.
Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizzerà il software per anni e anni, l'acquirente può negoziare termini più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero cercare di dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per la loro azienda.
Tendenze del software di gestione dei viaggi
Piattaforme interne
Proprio come le grandi agenzie di viaggi spesso hanno le proprie piattaforme di prenotazione proprietarie che i loro clienti aziendali utilizzano, alcune grandi organizzazioni hanno agenti di viaggio interni che utilizzano strumenti software dedicati e progettati su misura. Avere una piattaforma personalizzata è piuttosto costoso da creare e mantenere, ma alcune aziende trovano più valore nell'avere questa flessibilità e controllo, piuttosto che utilizzare una risorsa esterna che potrebbe avere troppe restrizioni o capacità non abbastanza robuste.
Viaggi "bleisure"
I viaggi "bleisure", o l'attività di combinare viaggi di lavoro con viaggi di piacere, stanno diventando sempre più popolari, specialmente tra i viaggiatori più giovani. Mentre i dipendenti cercano di digerire il contenuto del loro viaggio di lavoro, stanno anche cercando di esplorare nuove regioni, mentre si rilassano e si ricaricano dopo una settimana intensa. Questa tendenza sta anche ponendo nuove domande e sfide per i responsabili dei viaggi, come, quali politiche dovrebbero stabilire riguardo agli acquisti di viaggi non lavorativi, e questi acquisti di viaggi non lavorativi potrebbero essere coperti dall'organizzazione in alcuni casi? Ad esempio, quando le differenze nelle tariffe aeree sono compensate da costi di viaggio inferiori altrove.
