Migliori Software di monitoraggio del chilometraggio
Il software di tracciamento del chilometraggio traccia e gestisce le distanze percorse dai dipendenti per scopi aziendali. Questo tipo di software viene utilizzato per registrare i chilometri per il rimborso e per scopi fiscali. Gli strumenti di tracciamento del chilometraggio sono utilizzati da dipendenti mobili come venditori, tecnici di assistenza sul campo o project manager. Anche i contabili utilizzano soluzioni di tracciamento del chilometraggio per calcolare i costi di viaggio, mentre i responsabili di reparto utilizzano questi prodotti per esaminare e approvare le spese.
Il software di tracciamento del chilometraggio può essere fornito come prodotto autonomo o come parte di software di gestione delle spese di viaggio. Quando viene fornito separatamente, il software di tracciamento del chilometraggio deve integrarsi con software di gestione delle spese.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Tracciamento del Chilometraggio, un prodotto deve:
-Consentire ai dipendenti di registrare automaticamente i chilometri -Utilizzare la tecnologia basata sulla posizione per migliorare il tracciamento -Differenziare tra tipi di viaggio come aziendale o personale -Includere flussi di lavoro per i manager per approvare le spese -Fornire programmi di rimborso standard e personalizzati -Tracciare i costi fissi e variabili relativi ai viaggi -Analizzare i costi e i risparmi per dipendente, team o aziendaSoftware di monitoraggio del chilometraggio in evidenza a colpo d'occhio
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Che cos'è il software di tracciamento del chilometraggio?
Il software di tracciamento del chilometraggio consente ai datori di lavoro di tutte le dimensioni di monitorare il chilometraggio di viaggio dei dipendenti, esaminare e approvare i rapporti di spesa e creare altri rapporti per informazioni fiscali e di detrazione. I dipendenti possono utilizzare il software di tracciamento del chilometraggio per monitorare e inserire il loro chilometraggio, nonché per inviare facilmente rapporti di spesa per il rimborso.
Nei primi giorni del tracciamento del chilometraggio, veniva utilizzato un semplice foglio di calcolo per monitorare la data del viaggio, lo scopo aziendale, l'origine, la destinazione, le letture del contachilometri e i chilometri percorsi. Oggi, il software di tracciamento del chilometraggio aiuta ad automatizzare il monitoraggio e l'invio di questi dati, consentendo alle aziende di avere informazioni più accurate, migliori rapporti e una performance dei dipendenti più efficiente e produttiva.
Vantaggi chiave del software di tracciamento del chilometraggio
- Traccia automaticamente e accuratamente il chilometraggio con la tecnologia GPS
- Mantieni registri di viaggio che rispettano le regole IRS e le tariffe standard del chilometraggio
- Analizza costi e risparmi per dipendente, team o azienda
- Distingui tra viaggi di lavoro o personali
- Esamina e approva facilmente i rapporti di spesa
Perché utilizzare il software di tracciamento del chilometraggio?
La funzione principale del software di tracciamento del chilometraggio è semplificare e automatizzare il monitoraggio, l'invio e la segnalazione del chilometraggio di viaggio dei dipendenti. Per i datori di lavoro, è importante utilizzare il software di tracciamento del chilometraggio per monitorare i costi e garantire che la persona corretta esamini e approvi i rapporti di spesa. Questo consente anche alle aziende di assicurarsi che i dipendenti riportino accuratamente il loro chilometraggio e non spendano eccessivamente. La maggior parte del software di tracciamento del chilometraggio utilizza la tecnologia basata sulla posizione e la tecnologia GPS, per monitorare accuratamente il chilometraggio dei dipendenti, riducendo il monitoraggio manuale e l'inserimento dei dati da parte dei dipendenti stessi. Le aziende utilizzano anche questo software per eseguire rapporti che consentono loro di digitalizzare i loro registri e analizzare costi e risparmi per individuo, team o azienda.
Per i dipendenti, utilizzare il software di tracciamento del chilometraggio è vantaggioso perché possono monitorare accuratamente il loro chilometraggio con il GPS, distinguere tra chilometraggio personale e di lavoro e inviare elettronicamente i loro rapporti di spesa. Utilizzando il GPS, o altra tecnologia basata sulla posizione, per monitorare il chilometraggio si riduce la possibilità di dati insufficienti o errati, che potrebbero rallentare il processo di invio e approvazione e causare lavoro extra per il dipendente a lungo termine. La capacità di distinguere tra chilometraggio personale e di lavoro rende più facile per il dipendente monitorare e inviare il chilometraggio corretto, senza dover decifrare manualmente quale chilometraggio è rimborsabile e quale no. Le capacità di invio elettronico consentono ai dipendenti di ricevere i rimborsi più rapidamente e di avere una comunicazione più facile con l'approvatore delle loro spese. Il software di tracciamento del chilometraggio rende anche molto conveniente per un dipendente svolgere questi compiti rapidamente ed efficientemente, di solito direttamente sul loro smartphone.
Chi utilizza il software di tracciamento del chilometraggio?
Qualsiasi azienda o organizzazione con dipendenti che sono venditori, tecnici di assistenza sul campo, project manager e contabili, potrebbe utilizzare il software di tracciamento del chilometraggio. All'interno di queste organizzazioni, sia il dipendente che il datore di lavoro possono utilizzare il software di tracciamento del chilometraggio.
Lavoratori autonomi — Qualsiasi persona autonoma che guida per motivi di lavoro può detrarre il proprio chilometraggio nella dichiarazione dei redditi, quindi monitorare correttamente il chilometraggio crea risparmi fiscali. Ogni volta che guidano per motivi di lavoro, possono utilizzare quel viaggio a loro vantaggio finanziario richiedendo la detrazione del chilometraggio.
Team di vendita — Ogni dipendente che guida per incontrare un cliente o un potenziale cliente deve monitorare il proprio chilometraggio per inviare correttamente un rapporto di spesa prima di poter essere rimborsato. La maggior parte dei venditori non ha il tempo o la conoscenza per farlo manualmente, quindi è importante avere un software che possa farlo automaticamente e accuratamente.
Tecnici sul campo — Qualsiasi tecnico che deve guidare da qualche parte per un'installazione o una riparazione deve monitorare correttamente il proprio chilometraggio per il rimborso. Simile ai venditori, i tecnici non vogliono perdere tempo prezioso per registrare manualmente il loro chilometraggio o distinguere tra miglia di lavoro e personali. Pertanto, un software affidabile di tracciamento del chilometraggio è necessario per loro per monitorare con successo il chilometraggio deducibile.
Team di contabilità e finanza — Qualsiasi organizzazione con il tipo di dipendenti sopra descritti deve esaminare e approvare quelle spese, oltre a registrare e organizzare efficacemente i dati. Un contabile o un team finanziario sarebbe responsabile di riportare e analizzare correttamente questi dati, e il software di tracciamento del chilometraggio aiuta questo processo.
Tipi di software di tracciamento del chilometraggio
Esistono due tipi di software di tracciamento del chilometraggio: online o basato su cloud e applicazioni mobili. È importante conoscere la differenza tra questi a seconda del settore. Ad esempio, un'azienda di trasporti potrebbe desiderare un software di tracciamento del chilometraggio che abbia un'applicazione mobile in modo che i loro autisti possano accedere al loro account mentre sono in viaggio. D'altra parte, uno studio contabile ha bisogno solo di uno strumento online che possa essere accessibile dal loro sistema in ufficio, poiché generalmente non hanno bisogno di essere sul campo a raccogliere dati di viaggio.
Online o basato su cloud — Il software online richiede agli utenti di accedere al dashboard del software tramite il loro sito web in modo da poter vedere le informazioni e sfruttare le funzionalità offerte dal fornitore. Questo tipo di interfaccia è utile per le aziende e i dipendenti in modo che possano facilmente accedere a un computer con internet per aggiungere e modificare dati e eseguire vari rapporti.
Applicazione mobile — Il software di applicazione mobile per il tracciamento del chilometraggio è un'app progettata per essere scaricata e accessibile su uno smartphone. Offre ai dipendenti la funzionalità di scansionare ricevute, catturare il chilometraggio utilizzando le capacità GPS e inviare rapporti di spesa, tutto in movimento. Offre anche ai manager la possibilità di esaminare e approvare i rapporti di spesa e monitorare il chilometraggio e le spese utilizzando vari rapporti, al di fuori dell'orario di lavoro e dell'ambiente d'ufficio.
Caratteristiche del software di tracciamento del chilometraggio
Tra i molti vantaggi e caratteristiche del software di tracciamento del chilometraggio, le seguenti sono alcune caratteristiche comuni tipicamente presenti in questo tipo di software.
Rimborso dei dipendenti — Una delle caratteristiche più importanti del software di tracciamento del chilometraggio è la capacità di rimborsare i dipendenti per il chilometraggio che percorrono per scopi lavorativi. Questo software aiuta a digitalizzare e automatizzare questo processo creando e inviando rapporti di spesa con la tariffa standard del chilometraggio, facilitando la comunicazione tra dipendenti e manager e, infine, avviando il trasferimento di fondi al dipendente.
Tracciamento GPS — Il GPS, o altra tecnologia basata sulla posizione, rileva automaticamente quando l'utente si mette in viaggio e poi salva percorsi, orari di arrivo e partenza e miglia percorse. Garantisce anche grande precisione dei registri del chilometraggio, assicura la conformità con le linee guida aziendali e riduce lo sforzo manuale richiesto dal dipendente.
Registrazione del chilometraggio — Utilizzando le funzionalità GPS sopra elencate, il software di tracciamento del chilometraggio salva e registra il chilometraggio, classifica il viaggio come lavorativo o personale e inserisce le informazioni rilevanti nei rapporti di spesa. Questa caratteristica aiuta a semplificare il processo di rimborso, ridurre l'inserimento manuale e mantenere l'integrità dei dati.
Flusso di lavoro per i manager — Una volta che un rapporto di spesa viene inviato al manager approvante, questi viene notificato tramite il software e può esaminare i dati, confermarne l'accuratezza, comunicare con il dipendente e approvare o rifiutare il rapporto.
Reportistica — Le funzioni di reportistica del software di tracciamento del chilometraggio avvantaggiano sia i dipendenti che i manager. I conducenti possono ottenere un rapporto del loro viaggio attuale o un'istantanea di molti viaggi, permettendo loro di stimare quanto lontano viaggeranno e quanto denaro verrà rimborsato. I datori di lavoro o i manager possono creare e visualizzare rapporti compatibili con l'IRS per motivi fiscali e di detrazione, nonché esaminare i registri di guida per individuare errori, frodi e altri costi non necessari.
Problemi potenziali con il software di tracciamento del chilometraggio
Utilizzo dei dati dello smartphone — Un'applicazione di tracciamento del chilometraggio utilizza dati cellulari per interrogare indirizzi stradali, caricare registri di viaggio su un server e altri piccoli compiti che aiutano ad automatizzare il tracciamento e la registrazione del chilometraggio. Se un dipendente guida molto per lavoro e utilizza frequentemente l'app, l'app potrebbe utilizzare molti dati e, se il dipendente non ha dati illimitati, potrebbe superare il proprio limite e incorrere in costi aggiuntivi. Inoltre, anche se il GPS su uno smartphone non utilizza dati cellulari, è costantemente in esecuzione in background, il che può scaricare la batteria più velocemente e rallentare altre app.
Errore dell'utente — Un altro problema potenziale con l'utilizzo del software di tracciamento del chilometraggio è semplicemente l'errore dell'utente. Perché un'app funzioni, deve essere aperta e in esecuzione. Se l'utente dimentica di accendere l'applicazione prima del viaggio, non avrà dati registrati e registrati, il che può ritardare e complicare il processo di invio delle spese. Altre volte, l'app cerca di connettersi al bluetooth di un'auto per sapere che l'utente è effettivamente in un'auto. Se l'app non riesce a farlo, può confondersi se l'utente si sta muovendo o meno, il che può creare una serie di piccoli viaggi piuttosto che registrare il viaggio nella sua interezza. Pertanto, è importante che l'utente confermi che il software non solo è acceso, ma che è connesso correttamente.
Software e servizi correlati al software di tracciamento del chilometraggio
Il software di tracciamento del chilometraggio può essere utilizzato sia in tandem con che come supplemento ai seguenti tipi di software.
Software di gestione dei viaggi — Il software di gestione dei viaggi fornisce agli utenti una piattaforma digitale per pianificare, acquistare e registrare le spese di viaggio. Le aziende utilizzeranno il software per semplificare le decisioni di acquisto e centralizzare i registri delle spese di viaggio dei loro dipendenti. Invece di utilizzare agenti individuali o inviare ricevute auto-acquistate a un prodotto di gestione delle spese, agli utenti viene fornito uno strumento semplificato per prenotare e segnalare automaticamente i loro acquisti di viaggio. Questo software è correlato al software di tracciamento del chilometraggio perché consente agli utenti di registrare le spese di viaggio, come il chilometraggio, e ha anche funzionalità di reportistica.
Software di gestione delle spese — Il software di gestione delle spese aiuta a elaborare, pagare e controllare le spese avviate dai dipendenti. Il software include capacità per i dipendenti di inserire spese per l'approvazione tramite un browser o un'applicazione mobile. Questo software semplifica e automatizza l'inserimento delle spese di un'azienda, semplifica la revisione, elimina la traccia cartacea e riduce lo sforzo amministrativo. Il software di gestione delle spese consente agli amministratori di avere piena visibilità e monitorare l'uso delle risorse finanziarie aziendali da parte dei dipendenti. Analizza anche le spese complessive, identifica le opportunità di risparmio sui costi e controlla le spese eccessive. Il software di tracciamento del chilometraggio a volte deve essere integrato con il software di gestione delle spese affinché il dipendente possa monitorare e inviare il proprio chilometraggio di viaggio e inserirlo in un sistema di gestione delle spese.
