Scopri di più su Software di gestione per studi legali
Che cos'è il software di gestione della pratica legale?
Il software di gestione della pratica legale gestisce tutti gli aspetti di uno studio legale. Le applicazioni in questa categoria contengono una vasta gamma di funzionalità e agiscono come il fulcro centrale per tutte le attività dello studio legale. Il software di gestione della pratica legale non deve essere confuso con il software di operazioni legali, che viene utilizzato dai dipartimenti legali interni per gestire le operazioni quotidiane. Il software di gestione della pratica legale fornisce tipicamente agli utenti capacità di archiviazione e condivisione di documenti, messaggistica, gestione dei contatti, pianificazione e reporting. Alcune soluzioni in questa categoria contengono anche strumenti di gestione dei casi in modo che tutte le attività relative ai casi possano essere svolte in un'unica applicazione.
Vantaggi chiave del software di gestione della pratica legale
- Gestione dei clienti più semplice
- Miglior tracciamento del tempo e fatturazione
- Migliore organizzazione
- Consolidamento dei dati e migliore collaborazione
Perché utilizzare il software di gestione della pratica legale?
Migliora l'efficienza — Il software di gestione della pratica legale è progettato per aumentare l'efficienza in ogni aspetto di una pratica legale. Gli avvocati possono utilizzare il software per archiviare, recuperare e condividere tutti i documenti rilevanti. Questo semplifica il processo di costruzione dei casi e la collaborazione con altri avvocati o personale legale. Gli amministratori possono utilizzare il software come fulcro centrale per tutte le operazioni dello studio. Sebbene alcune lacune nelle funzionalità possano richiedere l'uso di un'altra categoria di software legale, come il software di fatturazione legale o il software eDiscovery, le soluzioni di gestione della pratica legale forniscono integrazioni in modo che i dati possano essere condivisi tra le piattaforme.
Consolida i dati legali — La consolidazione dei dati e dei documenti legali in un'unica piattaforma rende il recupero e l'organizzazione di quei file molto più semplice. Sono finiti i giorni di innumerevoli fogli di carta che intasano gli armadi e rendono quasi impossibile trovare qualcosa rapidamente e facilmente. Ora, utilizzando il software di gestione della pratica legale, i professionisti legali possono trovare documenti con un clic. Avere un'unica fonte di verità rende più facile tracciare le modifiche apportate nei documenti.
Migliora la collaborazione — La collaborazione è al centro di molti casi legali. Gli avvocati spesso lavorano insieme su casi più grandi, impiegando anche l'aiuto di assistenti legali e paralegali, per affrontare casi che richiedono l'analisi e l'interazione con migliaia di documenti. Gli strumenti di calendario legale all'interno delle soluzioni di gestione della pratica legale offrono un modo semplice per coordinare tutti quei programmi in competizione, mentre le capacità di condivisione dei file di queste applicazioni facilitano la collaborazione sui documenti effettivi. La maggiore visibilità tra i programmi e gli strumenti collaborativi che le soluzioni di gestione della pratica legale forniscono sono fondamentali per migliorare la facilità del lavoro di squadra legale.
Migliora la gestione dei clienti — I clienti sono l'aspetto più importante di una pratica legale. Senza un flusso costante di clienti, non c'è lavoro per lo studio. Mantenere forti relazioni con i clienti è una parte importante della gestione di una pratica legale. Il software di gestione della pratica legale rende più facile mantenere quelle relazioni contenendo un unico archivio di informazioni sui clienti e consentendo che tutte le attività relative ai clienti siano programmate all'interno dell'applicazione.
Chi utilizza il software di gestione della pratica legale?
Il software di gestione della pratica legale è utilizzato esclusivamente dagli studi legali. Tuttavia, all'interno di quegli studi, ci sono diversi gruppi di utenti distinti. Questi sono avvocati, paralegali e amministratori legali. Ogni gruppo utilizza il software in modo diverso, a seconda dei propri compiti.
Avvocati — Il primo e più ovvio gruppo di utenti quando si tratta di software di gestione della pratica legale è quello degli avvocati. Gli avvocati interagiscono costantemente con documenti legali, partecipano a riunioni con i clienti e fatturano ore. Sebbene possano non gestire la logistica amministrativa, in particolare in uno studio più grande, possono utilizzare il sistema di gestione della pratica come il loro fulcro delle attività, affidandosi ad esso per l'accesso ai documenti, per rimanere aggiornati su tutte le loro riunioni, per interagire con altri membri del personale legale e altro ancora.
Paralegali — I paralegali e gli assistenti legali sono essenziali per una pratica legale. Sono assegnati a compiti come la ricerca, la conduzione di interviste con i clienti, la redazione di documenti e alcune attività amministrative. Per questo motivo, probabilmente utilizzano la più ampia gamma di funzionalità all'interno di un sistema di gestione della pratica legale.
Amministratori — I professionisti amministrativi della pratica legale sono incaricati di garantire che le operazioni dello studio funzionino senza intoppi. Il software di gestione della pratica legale consente loro di farlo fornendo un'unica applicazione attraverso la quale viene gestita una grande parte dell'attività.
Caratteristiche del software di gestione della pratica legale
Il software di gestione della pratica legale include spesso, ma non si limita a, le seguenti caratteristiche:
Automazione dei moduli legali — Creazione automatizzata di documenti legali progettata per eliminare errori durante il processo di redazione dei documenti. Questa caratteristica inserisce automaticamente le informazioni e aiuta nella creazione di nuovi moduli in modo che il processo sia indolore e più efficiente.
Tracciamento del tempo — Tracciamento automatico delle attività relative alle questioni legali. Queste attività potrebbero essere qualsiasi cosa, dalla composizione di un'email per un cliente all'analisi dei documenti.
Fatturazione legale — Esistono soluzioni di fatturazione legale separate, ma alcuni software di gestione della pratica legale includono funzionalità di fatturazione legale integrate. Le caratteristiche di fatturazione legale includono la creazione e la distribuzione di fatture, il reporting sulle attività fatturabili e le integrazioni con i gateway di elaborazione dei pagamenti per facilitare le riscossioni.
Calendario legale — Fornisce un calendario collaborativo che tutto il personale può visualizzare. La funzione di calendario centralizzato garantisce che nessuno perda appuntamenti o riunioni, poiché agisce come un'unica fonte di verità per lo studio. Gli studi più grandi possono utilizzare più calendari per evitare confusione.
Archiviazione dei documenti legali — Archiviazione sicura dei documenti legali. Questa caratteristica guida il consolidamento dei dati e dei documenti, poiché consente a un unico archivio di documenti di ospitare tutti i documenti rilevanti dello studio.
Mobilità — Alcune soluzioni contengono un'applicazione mobile attraverso la quale avvocati e personale possono accedere facilmente alla piattaforma e a tutti i documenti che sono ospitati sulla piattaforma. Poiché i professionisti legali, in particolare i litiganti, si trovano spesso in movimento, una maggiore mobilità è un bene prezioso per la pratica.
Caratteristiche aggiuntive del software di gestione della pratica legale
Comunicazioni interne — Le soluzioni di gestione della pratica legale possono contenere strumenti di messaggistica o comunicazione interna. I dipendenti possono utilizzarli per comunicare tra loro.
Tracciamento dei lead — Alcune applicazioni in questa categoria offrono funzionalità di tracciamento dei lead che consentono agli utenti di analizzare i loro sforzi di marketing e tracciare i lead durante l'intero ciclo di vita.
Gestione delle questioni — Mentre il software di gestione dei casi legali è dedicato alla gestione delle questioni (casi), le soluzioni di gestione della pratica legale contengono spesso almeno un paio di funzionalità progettate per tracciare i singoli casi.
Tendenze relative al software di gestione della pratica legale
Automazione guidata dall'intelligenza artificiale (AI) — Le attività amministrative non sono ore fatturabili, quindi ridurle al minimo attraverso l'automazione delle attività ripetitive continuerà a essere un punto di particolare enfasi per gli studi legali. Le soluzioni di gestione della pratica legale offrono già alcune automazioni per attività come l'assemblaggio dei documenti, ma la gamma di applicazioni di automazione aumenterà nei prossimi anni. L'eDiscovery è stata la prima sezione del settore ad applicare l'AI in modo significativo e ha aperto la strada ai fornitori in altre categorie di software legale per fare lo stesso.
Comunicazione con i clienti — I clienti vogliono più interazione con gli avvocati che mai, e le soluzioni di gestione della pratica legale stanno rendendo possibile un livello di interazione aumentato. Le soluzioni stanno offrendo più strumenti di comunicazione con i clienti integrati per rendere gli avvocati più accessibili.
Il cloud legale — Come nella maggior parte dei settori, l'industria legale sta facendo la grande migrazione verso il cloud. Le soluzioni di gestione della pratica legale sono sempre più offerte cloud, e il numero di offerte on-premise sta diminuendo. Le applicazioni cloud sono più facili e meno costose da gestire, e spesso si integrano con molte più soluzioni rispetto a un'applicazione on-premise. A causa della ricchezza di benefici che il cloud offre, più studi legali stanno riconoscendo che un'applicazione cloud è la strada da seguire. L'industria della gestione della pratica legale sta fornendo questo.
Software e servizi correlati al software di gestione della pratica legale
Esistono vari tipi di software legale, la maggior parte dei quali interagisce in qualche modo con altri. Il software di gestione della pratica legale si integra con alcune altre categorie di soluzioni perché è un fulcro centrale delle attività.
Software di gestione dei casi legali — Le applicazioni di gestione della pratica legale contengono spesso funzionalità simili al software di gestione dei casi legali, ma le applicazioni di gestione dei casi sono più robuste. Il software di gestione dei casi legali ospita dati e documenti relativi ai singoli casi, che gli avvocati utilizzano per gestire i loro carichi di lavoro.
Software di fatturazione legale — Se una soluzione di gestione della pratica non offre funzionalità di fatturazione, si integrerà con una soluzione di fatturazione legale per completare la funzionalità.
Software di gateway di pagamento — Praticare la legge per amore è tutto molto bello, ma uno studio legale deve essere pagato. Il software di gestione della pratica legale di solito si integra con soluzioni di fatturazione e gateway di pagamento per chiudere il cerchio e offrire ai clienti un modo semplice ed efficiente per pagare le loro spese legali.
Software eDiscovery — L'eDiscovery è diventato un aspetto sempre più importante delle operazioni degli studi legali. Le applicazioni di gestione della pratica legale contengono tipicamente integrazioni integrate con almeno alcune soluzioni eDiscovery. L'obiettivo del software di gestione della pratica legale è fornire un'applicazione tutto-in-uno per la gestione delle operazioni della pratica legale, e la scoperta è una parte integrante di ciò, quindi le integrazioni con quelle applicazioni sono importanti.
