Che cos'è la gestione degli ordini di lavoro?
La gestione degli ordini di lavoro consiste nei processi e nelle strategie necessarie per pianificare e monitorare le attività lavorative all'interno di un'azienda. Le procedure di gestione degli ordini di lavoro aiutano ad aumentare la produttività tra i dipendenti e garantiscono la qualità dei prodotti e dei servizi offerti dall'azienda.
Tipi di gestione degli ordini di lavoro
Sebbene qualsiasi azienda possa applicare i principi di gestione degli ordini di lavoro, ci sono diversi approcci alla pianificazione del lavoro, a seconda della complessità delle operazioni aziendali.
- Produzione: Gli ordini di lavoro nell'industria manifatturiera sono definiti da piani di produzione e programmi di produzione principali. A seconda del numero di prodotti e della loro complessità, i piani di produzione possono essere suddivisi in ordini di lavoro in modo che ogni dipendente sia responsabile di un'operazione specifica.
- Manutenzione: Un ordine di lavoro per lavori di manutenzione raggruppa diversi compiti necessari per svolgere attività come riparazioni o calibrazioni. Ad esempio, un ordine di riparazione comprende i seguenti passaggi: identificare il problema e la sua causa, trovare una soluzione, quindi eseguire la riparazione.
- Servizi professionali: Mentre i fornitori di servizi professionali di solito tracciano il lavoro utilizzando software di gestione dei progetti, gli ordini di lavoro possono essere utilizzati per attività una tantum.
Vantaggi della gestione degli ordini di lavoro
La gestione degli ordini di lavoro ha molteplici vantaggi per le aziende, i più importanti sono:
- Aumento della produttività: I dipendenti che sanno esattamente cosa devono fare, quando è dovuto e come farlo sono i più efficienti poiché si perde meno tempo a capire in cosa consiste il loro lavoro. Il tempo inattivo e gli errori possono anche essere ridotti significativamente gestendo gli ordini di lavoro.
- Miglioramento della qualità: Gli ordini di lavoro assegnano compiti ai dipendenti in base alle loro qualifiche, esperienza e disponibilità. Questo evita di mettere dipendenti non qualificati a capo di attività complesse come operazioni di produzione o manutenzione. Di conseguenza, ogni attività è svolta dai dipendenti più qualificati. Questo aiuta a mantenere un alto livello di qualità dei prodotti e dei servizi forniti dall'azienda.
- Migliore responsabilità: Monitorare gli ordini di lavoro consente alle aziende di identificare cosa funziona e cosa no, nonché chi è responsabile di problemi come la gestione di prodotti difettosi e servizi di bassa qualità. Utilizzando queste informazioni, i manager possono intraprendere azioni correttive per limitare i potenziali danni di operazioni scadenti.
Elementi di base della gestione degli ordini di lavoro
La gestione degli ordini di lavoro comprende i seguenti elementi essenziali:
- Modelli: Poiché la maggior parte del lavoro tende a essere ripetitiva, le aziende hanno bisogno di modelli di ordini di lavoro per varie attività che possono essere riutilizzati e riproposti, invece di dover ricominciare da zero ogni volta che vengono creati nuovi ordini.
- Flussi di lavoro: Mentre il lavoro semplice è diretto, i processi complessi richiedono un flusso di lavoro per assegnare compiti a più dipendenti in diversi dipartimenti e team.
- Pianificazione: È necessaria una pianificazione quando si tratta di ordini di lavoro, poiché devono essere abbinati ai dipendenti e alla loro disponibilità alle attività svolte da ciascun dipartimento aziendale.
- Monitoraggio: Tracciare gli ordini di lavoro in tempo reale consente ai manager di analizzare l'efficienza dei loro dipendenti e identificare se ogni persona sta svolgendo i compiti assegnati.
- Comunicazione: Tutte le informazioni necessarie per eseguire gli ordini di lavoro devono essere comunicate ai dipendenti incaricati. Inoltre, i dipendenti devono essere informati di eventuali modifiche agli ordini di lavoro per garantire che stiano svolgendo le attività giuste al momento giusto.
- Analisi: Analizzare gli ordini di lavoro fornisce informazioni su cosa funziona bene e aiuta le aziende a identificare problemi e tendenze.
Migliori pratiche per la gestione degli ordini di lavoro
Per garantire che la gestione degli ordini di lavoro porti risultati ottimali, le aziende dovrebbero considerare le seguenti migliori pratiche:
- Identificare e gestire i colli di bottiglia: I dati storici degli ordini di lavoro possono essere utilizzati per identificare problemi che si verificano frequentemente e che dovrebbero essere affrontati dall'azienda. I colli di bottiglia, come dipendenti inefficienti o mancanza di risorse, possono rallentare le operazioni e influire negativamente sulla produttività e sulla qualità. Spesso sono necessarie azioni correttive per affrontare queste sfide, come riassegnare i dipendenti o riallocare le risorse.
- Regolare gli ordini e riassegnare il lavoro: Ci saranno sempre eccezioni e cambiamenti imprevedibili, non importa quanto bene i manager pianifichino il lavoro. Poiché questi possono avere un effetto a catena e influenzare altre operazioni, devono essere identificati il prima possibile e affrontati rapidamente. Per farlo, i manager possono modificare gli ordini al volo e riassegnare le risorse. Ad esempio, un dipendente malato può essere sostituito da un collega con le stesse qualifiche.
- Stabilire obiettivi e indicatori chiave di prestazione (KPI): Per analizzare meglio l'efficacia degli ordini di lavoro, le aziende devono creare obiettivi chiari e realistici. I KPI sono valori misurabili che mostrano quanto efficacemente un'azienda gestisce gli ordini di lavoro. I KPI confrontano l'obiettivo predefinito con le prestazioni effettive per identificare le discrepanze. Ad esempio, un dipartimento di manutenzione può mirare a eseguire 50 riparazioni al giorno ma ne completa solo 45, il che significa che le sue prestazioni sono al di sotto delle aspettative.
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Gabriel Gheorghiu
Gabriel’s background includes more than 15 years of experience in all aspects of business software selection and implementation. His research work has involved detailed functional analyses of software vendors from various areas such as ERP, CRM, and HCM. Gheorghiu holds a Bachelor of Arts in business administration from the Academy of Economic Studies in Bucharest (Romania), and a master's degree in territorial project management from Université Paris XII Val de Marne (France).
