Che cos'è la gestione dei casi HR?
La piattaforma di gestione dei casi HR può standardizzare e automatizzare i processi HR manuali per fornire supporto per casi riguardanti azioni disciplinari, reclami o congedi per malattia a lungo termine, per citarne alcuni. È anche talvolta chiamata software di indagine sulle relazioni HR e dipendenti, a seconda del prodotto. Le soluzioni di gestione dei casi HR assistono il personale HR, i manager e i dipendenti nella presentazione, revisione e risposta alle richieste. Queste soluzioni HR includono funzionalità che aiutano le organizzazioni a creare flussi di lavoro HR personalizzati, convertire moduli cartacei in contenuti digitali, fornire report e dashboard, e altro ancora.
I prodotti di gestione dei casi HR spesso includono interfacce di programmazione delle applicazioni (API) per integrarsi con una varietà di soluzioni aziendali come software CRM e software HR core. Può funzionare insieme a software di whistleblowing, software di conformità HR, e software di gestione delle assenze anche.
La gestione dei casi HR è più spesso utilizzata dal personale HR, dai manager e dai dipendenti in modo che le richieste e le domande possano essere presentate e gestite all'interno del sistema di gestione dei casi HR. I dipendenti possono presentare le loro richieste su congedi a lungo termine, segnalazione di cattiva condotta, reclami e altro attraverso il portale di gestione dei casi. Il software rende semplice ed efficiente per i dipendenti presentare casi senza dover compilare documenti cartacei effettivi.
Il personale HR può gestire le presentazioni dei dipendenti attraverso il portale di gestione dei casi e inviarle al dipartimento e ai team di gestione corretti. Dopo essere state valutate dal team HR, le richieste vengono inviate ai manager per essere gestite rapidamente a seconda della priorità del caso.
Vantaggi dell'uso della gestione dei casi HR
Le aziende hanno realizzato i vantaggi dell'uso del software di gestione dei casi HR, consolidando così la sua importanza sul posto di lavoro per la comunicazione e i processi HR.
- Accesso immediato: Un sistema centralizzato offre accesso immediato al personale HR e ai dipendenti per presentare richieste, domande o preoccupazioni sul posto di lavoro.
- Prioritizzazione: Attraverso un sistema di gestione dei casi HR, i casi possono essere prioritizzati e affrontati in modo tempestivo ed efficiente. Ad esempio, un reclamo di molestie o disciplina verrebbe prioritizzato rispetto a preoccupazioni sui benefici lavorativi. Tuttavia, entrambe le presentazioni dei casi verrebbero gestite di conseguenza, in base alla priorità.
- Aggiornamenti sullo stato: Dopo che un dipendente presenta un caso, il sistema di gestione dei casi consentirebbe al dipendente e al personale HR di accedere allo stato del caso. Il dipendente riceverebbe anche aggiornamenti man mano che il suo caso viene esaminato o completato.
- Automazione del flusso di lavoro: I dipendenti sono abilitati ad accedere facilmente e definire i flussi di lavoro di diversi tipi di casi, in modo da liberare il tempo del personale HR per concentrarsi su questioni che richiedono un'analisi più complessa.
- Escalation e collaborazione efficienti: Il software di gestione dei casi HR consente ai casi di essere indirizzati al personale HR con l'esperienza necessaria per risolvere il caso. Consente inoltre a diversi membri del team di collaborare e risolvere casi complessi poiché avranno accesso alle stesse informazioni sullo stesso portale.
Migliori pratiche per la gestione dei casi HR
Il software di gestione dei casi HR è pensato per essere user-friendly e facile da apprendere attraverso una breve sessione di formazione, con ulteriori sessioni di formazione a seconda del prodotto software. In particolare, alcune delle migliori pratiche nell'uso della gestione dei casi HR sono:
- Scegliere un software affidabile: A seconda delle esigenze aziendali particolari, alcuni elementi del software dovrebbero essere considerati durante l'acquisto. Ci sono alcune funzionalità, tuttavia, che sono universali e dovrebbero essere acquistate per ottenere il massimo dalla soluzione software. Un software di gestione dei casi affidabile ha un'interfaccia utente facile da usare ed è scalabile, consentendo integrazioni e diversi livelli di accesso.
- Formare e integrare adeguatamente i dipendenti: Quando si cambia o si implementa un nuovo sistema di gestione dei casi HR, i manager HR devono formare adeguatamente la nuova forza lavoro e quella esistente per utilizzare il sistema. Senza una formazione adeguata, i dipendenti saranno confusi, rallentandoli nel processo di lavoro sui casi. Formando adeguatamente la forza lavoro, i dipendenti possono utilizzare il sistema per il self-service, presentare domande e consentire all'HR di fornire un servizio di qualità.
- Concedere diversi livelli di accesso: Gli utenti del software dovrebbero poter accedere solo a ciò di cui hanno bisogno per il loro lavoro. I professionisti HR dovrebbero avere il massimo accesso, con i manager che hanno un secondo livello di accesso e i dipendenti che hanno un accesso minimo solo per la presentazione dei casi e il monitoraggio dello stato dei casi.
- Identificare i problemi ricorrenti in anticipo: Il sistema di gestione dei casi HR riunisce tutti i casi in un unico luogo, consentendo ai team HR di esaminare i tipi di casi e le interazioni con i dipendenti e la frequenza con cui si verificano. In questo modo, i manager HR possono individuare potenziali problemi o tendenze in anticipo e prendere decisioni migliori basate sui dati.
Gestione dei casi HR vs. conformità HR
Il software di gestione dei casi HR è simile al software di conformità HR perché si occupano di regolamenti e conformità HR che automatizzano i processi relativi alla gestione dei documenti, dei flussi di lavoro e dei report.
Sono dissimili in quanto il software di conformità HR è più focalizzato sulla legislazione e le regole di conformità. Aiuta principalmente con le finanze, i benefici, i rischi, il reclutamento e la conformità delle relazioni con i dipendenti per le aziende.
Entrambe queste soluzioni software possono essere utilizzate da un dipartimento HR ma per scopi diversi all'interno dei processi HR.
Gestione dei casi HR vs. whistleblowing
Il software di gestione dei casi HR è simile al software di whistleblowing in quanto entrambi sono utilizzati per presentare casi o rapporti che forniscono ai dipendenti la possibilità di segnalare problemi nell'organizzazione. In alcuni casi, il software di whistleblowing è chiamato sistemi di gestione dei casi.
Sono dissimili in quanto il software di whistleblowing è più preoccupato per i casi relativi a frodi, molestie, furti, appropriazione indebita, corruzione e altri comportamenti non etici che non sono in linea con i valori o le politiche di un'organizzazione. Il software di gestione dei casi HR, invece, può essere per casi meno gravi che hanno più a che fare con le funzionalità HR quotidiane. Queste due soluzioni software possono lavorare in tandem piuttosto che una sull'altra.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
