12 migliori metodi di comunicazione interna per aziende di successo

Senza una comunicazione interna efficace (e probabilmente il caffè), qualsiasi azienda si fermerebbe.

Pensaci: team multipli sparsi tra fusi orari e paesi, ciascuno con idee diverse e vari progetti. La comunicazione interna è cruciale affinché tutti lavorino verso un unico obiettivo: il successo dell'azienda. Garantisce che le informazioni fluiscano senza intoppi all'interno di un'organizzazione e consente ai dipendenti di sentirsi connessi, informati e valorizzati.

E proprio come ci sono più modi per fare una torta, ci sono molti modi per comunicare internamente. Puoi inviare email, usare Slack, Zoom, utilizzare strumenti di comunicazione per i dipendenti per condividere aggiornamenti aziendali, o incontrarti faccia a faccia, come ai vecchi tempi.

Ma è importante ricordare che lo strumento di comunicazione interna che scegli influisce sulla ricezione del tuo messaggio e sulla reazione del tuo pubblico. Ad esempio, inviare messaggi tramite un app di messaggistica istantanea a una persona che risponde meglio all'interazione di persona potrebbe non funzionare.

Per risparmiarti tutti i problemi e aiutarti a scegliere il migliore per trasmettere il tuo messaggio a tutti, ti guideremo attraverso tutti i migliori metodi di comunicazione interna.

Comunicazioni Unificate combina diversi metodi di comunicazione interna — chat, video, voce in un'unica piattaforma senza soluzione di continuità. Esplora i principali vantaggi e casi d'uso.

4 tipi di comunicazioni interne

Prima di approfondire i diversi metodi di comunicazione interna, diamo un'occhiata ai vari tipi di comunicazione interna. Comprendere questo ti aiuta a selezionare il miglior strumento di comunicazione interna per il tuo messaggio.

1. Comunicazione verticale e i suoi tipi

La comunicazione verticale fluisce su e giù tra persone a diversi livelli della gerarchia dell'organizzazione. Di solito avviene in due modi:

Comunicazione da management a dipendenti (dall'alto verso il basso)

Hai ricevuto un'email dal tuo manager sugli obiettivi per il trimestre o una scadenza imminente? Bene, quella è comunicazione dall'alto verso il basso. Coinvolge qualsiasi comunicazione che i subordinati ricevono dai dirigenti di livello superiore.

Conosciuta anche come comunicazione discendente, è comunemente usata per condividere annunci, politiche aziendali, obiettivi, linee guida, feedback sulle prestazioni e altre decisioni essenziali di gestione o cambiamenti organizzativi.

Comunicazione da dipendenti a management (dal basso verso l'alto)

È la fine del mese e invii un rapporto alla direzione condividendo aggiornamenti del team. Quella è comunicazione dal basso verso l'alto. Conosciuta anche come comunicazione ascendente, si riferisce al flusso di informazioni dai subordinati ai dirigenti di livello superiore.

La comunicazione ascendente non riguarda solo la condivisione degli aggiornamenti sui compiti. Aiuta i dipendenti a fornire feedback, suggerimenti, idee, preoccupazioni e opinioni ai manager o dirigenti. Sondaggi anonimi, sondaggi e sessioni di domande e risposte sono alcuni modi efficaci per raccogliere feedback e opinioni dei dipendenti su politiche e decisioni organizzative chiave.

2. Comunicazione orizzontale (comunicazione tra pari)

Hai scritto al tuo collega su Slack chiedendo il suo aiuto con il lavoro? Quella è comunicazione orizzontale. Molti considerano la comunicazione verticale la più importante. Tuttavia, gran parte della comunicazione sul lavoro avviene orizzontalmente tra colleghi, con i quali non si ha una relazione gerarchica. La comunicazione orizzontale è assolutamente necessaria per coordinare i compiti.

3. Comunicazione formale e informale

Qualsiasi comunicazione interna può essere formale o informale in base ai canali di comunicazione e alle informazioni condivise. Qualsiasi uso di canali di comunicazione ufficiali come email, siti web aziendali o documenti scritti per trasmettere informazioni ufficiali è considerato comunicazione formale.

Interazioni come incontri faccia a faccia informali con colleghi, chiacchierate alla macchinetta del caffè, messaggistica istantanea o incontri durante eventi sociali che non devono necessariamente riguardare l'azienda o le politiche ufficiali fanno parte della comunicazione informale.

4. Comunicazione di crisi

Questo tipo di comunicazione riguarda la trasmissione di informazioni importanti e accurate ai dipendenti quando l'organizzazione affronta una crisi. Spesso, le aziende hanno linee guida per la comunicazione di crisi che delineano come i dirigenti dovrebbero rispondere e comunicare durante una crisi.

I messaggi vengono condivisi su più canali ufficiali per informare i dipendenti sulla situazione in evoluzione e su come mantenerli al sicuro, mitigare i rischi e ridurre l'impatto. Esempi includono la comunicazione che potresti aver ricevuto dalla direzione durante la pandemia.

I 12 migliori metodi di comunicazione interna

Con l'emergere del lavoro remoto e ibrido, i metodi di comunicazione interna sono aumentati. 

Ecco i metodi di comunicazione interna più comunemente usati nelle aziende.

1. Incontri faccia a faccia

Gli incontri di persona sono uno dei metodi tradizionali per comunicare direttamente con i colleghi. Questi sono spesso pre-organizzati per discutere un argomento rilevante con tutti i partecipanti.

Che avvengano in grandi gruppi o tra due persone, facilitano la comunicazione bidirezionale e aiutano l'organizzatore dell'incontro a capire se i partecipanti hanno compreso chiaramente ciò che viene discusso. Questi incontri sono anche più memorabili poiché consentono ai partecipanti di cogliere segnali non verbali e linguaggio del corpo che sono difficili da captare tramite testo o altri canali di comunicazione digitale. Di conseguenza, tali incontri aiutano a prendere decisioni, risolvere conflitti e alimentare la collaborazione.

Ora, prima di programmare un incontro, chiediti alcune domande in modo che non finisca nella lista "questo incontro poteva essere un'email". Gli incontri dovrebbero essere programmati per cose che non possono essere risolte in modo asincrono e richiedono discussione per ottenere chiarimenti o risoluzione.

2. Corrispondenza via email

Non so voi, ma di regola, apro la mia casella di posta elettronica quando inizio la mia giornata lavorativa. Mi dice se devo affrontare qualcosa prima di immergermi nel mio programma regolare.

L'email è il canale di comunicazione più comunemente usato nei luoghi di lavoro. È veloce, facile da usare e accessibile anche sui telefoni cellulari. Sebbene si creda generalmente che le email possano essere utilizzate per condividere qualsiasi tipo di informazione, in tutta onestà, non servono a tutti gli scopi e, se usate in modo errato, possono rallentarci.

Scopri come scrivere email professionali che ti ottengano la risposta di cui hai bisogno. Inoltre, segui le migliori pratiche per le email in modo che la tua email non si trovi in attesa di essere aperta nella casella di posta del destinatario.

3. Messaggistica e app di messaggistica istantanea

"Ti invierò i dettagli su Slack" è un'altra frase che è diventata comune nei luoghi di lavoro negli ultimi anni.

Email, incontri di persona e chiamate in conferenza hanno tutti il loro posto. Ma la messaggistica istantanea è la soluzione per la collaborazione continua e la comunicazione rapida e in tempo reale con i compagni di squadra. Elimina le email che rimangono nelle caselle di posta in attesa di risposte e le inutili telefonate avanti e indietro.

Alcune persone direbbero che i messaggeri istantanei fanno perdere tempo rispetto ad altri canali di comunicazione. Le conversazioni professionali possono andare fuori tema e diventare persone che discutono dei loro piani per il fine settimana.

Quando usata correttamente, tuttavia, la messaggistica fornisce ai colleghi un mezzo per una comunicazione immediata e informale. Questi strumenti consentono agli utenti di cercare conversazioni, offrono un'esperienza utente distintiva e si integrano con altre applicazioni aziendali come la condivisione di file, tra molte altre funzionalità. Di conseguenza, messaggeri istantanei come Slack e Microsoft Teams sono diventati una parte essenziale del lavoro.

4. Videoconferenze e riunioni virtuali

La videoconferenza è l'equivalente virtuale di essere in una riunione. È diventata rapidamente un metodo essenziale di comunicazione interna con l'emergere delle culture di lavoro remoto e ibrido. La videoconferenza riunisce i team e consente interazioni faccia a faccia indipendentemente dalle loro posizioni fisiche.

Inoltre, gli strumenti di videoconferenza forniscono funzionalità per registrare le riunioni, consentendo ai partecipanti di fare riferimento e rivedere punti importanti e condividerli con altri stakeholder.

Ecco alcuni casi in cui è vantaggioso avere videoconferenze, soprattutto se hai membri del team che lavorano da più località:

• Riunioni di team
• Eventi globali di town hall
• Eventi di avvio progetto
• Aggiornamenti di stato importanti e rapporti di avanzamento
• Sessioni di brainstorming
• Formazione e workshop
• Sessioni di team building
• Sessioni one-on-one

5. Chiamate telefoniche

Certo, amiamo le email e la messaggistica istantanea rispetto alle chiamate. Tuttavia, quando la questione che vuoi discutere è complessa, sensibile o importante, è meglio parlare direttamente con le parti interessate. E quando non puoi incontrarle per un incontro faccia a faccia, la tua migliore alternativa è fare quella telefonata. È più personale. Puoi fare molte domande di follow-up e chiarire tutto in una volta. Risolve anche i problemi più velocemente.

Le chiamate in conferenza audio sono anche una buona opzione per più persone contemporaneamente.

6. Strumenti di collaborazione e gestione dei progetti

Una parte importante della comunicazione interna avviene tra colleghi che collaborano su progetti. Gli strumenti online di gestione dei progetti come Trello, Asana o Jira possono aiutare in questo.

Consentono ai team di gestire i compiti, assegnare responsabilità, monitorare i progressi e comunicare su progetti specifici. Riduce il tempo trascorso in riunioni e chiamate per ottenere aggiornamenti sui progressi.

Di seguito, ho usato un'app di gestione dei progetti per assegnare compiti e il file richiesto al mio collega. Abbiamo comunicato all'interno dello strumento, evitando confusione e arretrati. Questa bacheca dei compiti aiuta anche il mio manager a tenere traccia dei progressi di tutti i miei compiti assegnati.

Fonte: Asana

7. Piattaforme intranet aziendali

La tua intranet aziendale è il luogo perfetto per archiviare e condividere conoscenze aziendali, notizie, aggiornamenti e documenti. Non importa se l'informazione è urgente o sta raccogliendo polvere. Se i tuoi dipendenti possono usarla come un hub centralizzato per la condivisione delle conoscenze e la comunicazione, avere l'informazione sulla tua intranet aziendale non può far male.

G2, ad esempio, ha la sua intranet che funge da repository di risorse di più team a cui l'intera azienda può accedere. Funzionano anche come forum di discussione.

Per ottenere il meglio dalla piattaforma intranet della tua azienda, stabilisci alcune regole di base e consiglia ai dipendenti su come utilizzare e cosa condividere su di essa.

8. Newsletter per i dipendenti

Un altro canale di comunicazione digitale aziendale è la newsletter per i dipendenti. Fornisce notizie aziendali essenziali ed è progettata per tenere i lavoratori aggiornati, coinvolti e allineati con gli obiettivi aziendali.

Una tipica newsletter aziendale include notizie aziendali, aggiornamenti sui progetti, eventi imminenti, offerte di lavoro, aggiornamenti sui membri del team, traguardi aziendali, storie dei clienti e qualsiasi cosa che coinvolga i dipendenti. Una buona newsletter per i dipendenti nutre il coinvolgimento dei dipendenti, promuove la cultura aziendale, celebra i successi e costruisce un senso di comunità sul posto di lavoro.

9. Video

Quando pensiamo ai video come strumento di comunicazione, pensiamo ai video di marketing e alle campagne di branding. Tuttavia, i video sono anche strumenti efficaci di comunicazione per i dipendenti.

I video pre-registrati sono efficienti per una varietà di scopi, dalla condivisione di importanti aggiornamenti aziendali da parte della leadership ai video di formazione per i nuovi dipendenti. La comunicazione visiva tramite video cattura immediatamente l'attenzione e trasmette il messaggio in modo rapido e chiaro.

Ad esempio, il mio collega ha realizzato un video su come creare l'immagine perfetta su Canva che corrisponde alle nostre linee guida del marchio. Questo ci ha aiutato a evitare diversi avanti e indietro per ulteriori chiarimenti e ha risparmiato tempo.

Fonte: Loom

10. Bacheche e segnaletica digitale

Tradizionalmente, le bacheche erano il luogo per condividere aggiornamenti ufficiali dell'azienda, eventi, politiche e informazioni sulla sicurezza. Alcune aziende usavano persino le bacheche per condividere eventi personali dei dipendenti come compleanni e matrimoni.

Oggi, le bacheche vengono sostituite da segnaletica digitale. Queste bacheche elettroniche mostrano annunci, aggiornamenti di notizie aziendali, video, grafica e persino dati in tempo reale se necessario.

11. Memo

I memorandum aziendali o memo sono molto meno comuni al giorno d'oggi. Tuttavia, è ancora uno dei metodi di comunicazione ufficiale più importanti in qualsiasi azienda. I memo sono più formali e professionali e ricevono più attenzione sul posto di lavoro.

Tradizionalmente, i memo scritti venivano inviati ogni volta che doveva essere fatto un annuncio ufficiale a un ampio gruppo di dipendenti. Oggi, i memo scritti sono stati sostituiti principalmente dalle email perché sono più veloci e facili da usare.

Per essere chiari, non tutte le email sono memo. Solo quelle che condividono annunci ufficiali in modo formale sono considerate memo.

12. Strumenti di coinvolgimento dei dipendenti

Gli strumenti di coinvolgimento dei dipendenti sono un canale di comunicazione interna essenziale che i dipartimenti delle risorse umane possono sfruttare. Considera il valore di sondaggi periodici sul polso dei dipendenti sui processi di lavoro e sull'ambiente di lavoro. Tali sondaggi possono aiutare i dirigenti a dare priorità agli elementi di azione per affrontare le preoccupazioni dei dipendenti.

Gli strumenti di coinvolgimento dei dipendenti aiutano le organizzazioni a sollecitare e monitorare il feedback dei dipendenti, riconoscere i loro successi e promuovere un ambiente di lavoro positivo. Inoltre, questi strumenti spesso includono funzionalità come feed di notizie, annunci e notifiche personalizzate, garantendo che i dipendenti rimangano informati sugli aggiornamenti aziendali, eventi e informazioni essenziali per la loro crescita personale.

Come costruire una strategia di comunicazione interna

Ogni organizzazione ha bisogno di un piano di comunicazione interna che fornisca una guida di alto livello su come i dipendenti possono parlare, scrivere, interagire e collaborare in modo efficace. La mancanza di una chiara strategia di comunicazione interna può portare a incomprensioni, dipendenti disinformati e calo della produttività.

Per evitare ciò, segui questi passaggi e costruisci la tua strategia di comunicazione interna:

Valuta la tua strategia attuale

Valuta i tuoi attuali metodi di comunicazione interna. Quali canali stai utilizzando per la comunicazione interna? Sono efficaci? Stanno promuovendo i valori e la cultura della tua azienda?

Conduci sondaggi o interviste con i dipendenti per identificare punti di forza, debolezze e aree che richiedono miglioramenti nella tua strategia di comunicazione esistente. Prova a ottenere le loro opinioni sulle seguenti domande:

• Tutti i dipendenti hanno accesso alle informazioni di cui hanno bisogno?
• Hanno bisogno di più informazioni o trasparenza dai dirigenti per sentirsi più coinvolti?
• Ricevono a volte informazioni di cui non hanno bisogno?
• C'è un sovraccarico di informazioni?
• Quali canali sono più utili e quali non aiutano?
• E c'è qualche problema con un particolare canale di comunicazione? 

Questo feedback ti aiuta a capire i miglioramenti necessari nella tua strategia di comunicazione interna.

Definisci il tuo pubblico

Molte organizzazioni commettono l'errore di pensare che i loro dipendenti siano un gruppo omogeneo quando comunicano internamente. Tuttavia, le organizzazioni hanno persone di diversi background, età e culture con diversi punti di vista, valori e atteggiamenti verso il lavoro a diversi livelli e dipartimenti.

Quindi, è importante comprendere i diversi segmenti di dipendenti all'interno della tua organizzazione. Considera i loro ruoli, team, località e preferenze di comunicazione. Questo ti aiuta a determinare il messaggio giusto e il canale per più segmenti di dipendenti.

Definisci i tuoi obiettivi e strategie

Analizzare la tua attuale strategia di comunicazione interna e il pubblico ti aiuta a stabilire gli obiettivi per il tuo nuovo piano di comunicazione interna. Decidi cosa deve essere migliorato e le strategie che puoi utilizzare per farlo.

Ad esempio, il feedback dei tuoi dipendenti mostra che generalmente richiedono più comunicazione dai dirigenti C-suite su nuove iniziative aziendali a livello aziendale per il trimestre.

Pensa a canali, messaggi e strategie che possono colmare questa lacuna. Puoi avere un incontro trimestrale o mensile opzionale per spiegare le nuove iniziative a tutti i dipendenti interessati. Oppure puoi condividere tali iniziative su forum dedicati sull'intranet aziendale e nella newsletter per i dipendenti.

Allo stesso modo, strategizza i metodi di comunicazione interna per le varie esigenze di comunicazione dei tuoi dipendenti. Crea spazi digitali personalizzati e canali per diversi segmenti di dipendenti per connettersi e collaborare.

Crea linee guida per la comunicazione interna

Una volta che hai tutte le tue strategie e strumenti di comunicazione interna in atto, crea un manuale che tutti i dipendenti possano consultare per la comunicazione sul posto di lavoro. Questo manuale dovrebbe fornire:

• Un'idea generale degli strumenti e dei canali che i dipendenti possono sfruttare per diversi tipi di comunicazione interna.
• Regole di base su quando utilizzare quale strumento di comunicazione, aspettative e considerazioni quando si utilizzano tali strumenti e migliori pratiche per una comunicazione migliore.

Soprattutto, il manuale dovrebbe anche spiegare la cultura aziendale e i valori che i tuoi dipendenti devono ricordare mentre comunicano con i loro colleghi.

Misura e modifica

Implementa metriche per misurare l'efficacia dei tuoi sforzi di comunicazione interna. Monitora i livelli di coinvolgimento sui forum di discussione, i tassi di apertura delle newsletter, le risposte ai sondaggi o altri indicatori rilevanti per valutare l'impatto dei tuoi messaggi. Inoltre, chiedi ai dipendenti di condividere le loro opinioni e preoccupazioni. Ascolta il loro feedback e rispondi prontamente.

Se un metodo specifico di comunicazione interna non funziona, scopri perché e cerca di migliorarlo. Ricorda, il modo in cui comunichiamo continua a cambiare. Quindi non è raro modificare il tuo piano di comunicazione interna quando necessario. Ma tieni informati i tuoi dipendenti quando lo rivedi.

Costruisci ponti

Nell'era odierna dell'interconnessione, ci sono veri benefici e ricompense finanziarie nel fare bene la comunicazione interna. Una buona comunicazione interna crea un dialogo aperto, riflessivo, continuo e bidirezionale con i dipendenti. Migliora la collaborazione e aumenta la produttività.

Scegliere il giusto metodo di comunicazione interna per condividere informazioni sul posto di lavoro è responsabilità di tutti. Che si tratti di chiacchierare con un collega su un progetto o chiedere al tuo capo una promozione, è utile ripensare al metodo che utilizzerai per comunicarlo.

Vuoi esplorare di più? Scopri i canali di comunicazione di cui la tua azienda ha bisogno per avere successo.