Per decenni, il software di gestione dei progetti è stato semplice: gli acquirenti sapevano molto bene cosa aspettarsi da questo tipo di software poiché la maggior parte dei prodotti offriva potenzialmente le stesse o quasi simili funzionalità.

Le principali funzionalità si concentravano invariabilmente sulla pianificazione dei progetti, gestione delle attività, monitoraggio delle pietre miliari del progetto, allocazione delle risorse, diagrammi di Gantt, percorso critico e reportistica.

La gestione tradizionale dei progetti era (e lo è ancora) basata su principi definiti da organizzazioni come il Project Management Institute (PMI). Secondo il PMI, ogni progetto ha cinque fasi: inizio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura, e quindi il software di gestione dei progetti dovrebbe fornire funzionalità per tutte queste fasi.

Nuove tecnologie come il cloud computing hanno permesso a più fornitori di entrare nel mercato del software di gestione dei progetti, rendendo lo sviluppo del software più accessibile. Mentre questi fornitori offrivano più opzioni tra cui gli acquirenti potevano scegliere, i loro prodotti erano per lo più basilari poiché non avevano grandi budget per lo sviluppo del prodotto. Alcuni di loro si concentravano su esigenze specifiche di gestione dei progetti come la gestione delle risorse o la gestione dei flussi di lavoro, mentre altri preferivano concentrarsi sulla gestione delle attività.

Come sta evolvendo il software di gestione dei progetti?

Oggi, il software di gestione dei progetti si presenta in molte varianti diverse, molte delle quali non coprono sempre l'intero ciclo di vita del progetto e le sue cinque fasi menzionate sopra. Ad esempio, le versioni "leggere" di questo software si concentrano maggiormente sulla gestione delle attività, che è utile per lavori ripetitivi e per monitorare operazioni non correlate.

Inoltre, alcuni fornitori offrono un prodotto "foglio bianco" che consente agli utenti di creare tutto (piani, flussi di lavoro, attività, ecc.) da zero, dando loro molta libertà e flessibilità. Allo stesso tempo, una flessibilità incontrollata può essere un problema e le funzionalità di base spesso non sono sufficienti per i project manager.

Non prendere la mia parola per buona—ecco cosa dicono i recensori di G2:

“Le cose che non piacciono includono la facilità con cui il progetto può diventare troppo complesso.”

“puoi fare praticamente qualsiasi cosa—ma questo è quasi un problema. Non è davvero configurato—fuori dalla scatola—per nessuna funzione.”

Dal lato positivo, c'è una via di mezzo tra l'approccio tradizionale alla gestione dei progetti e la gestione dei progetti di base. La cattiva notizia? Ci sono innumerevoli opzioni disponibili, rendendo difficile per gli acquirenti confrontarle in modo uniforme.

In risposta agli ultimi sviluppi nel mercato del software di gestione dei progetti, G2 ha recentemente aggiunto due nuove categorie: Gestione del Lavoro e Collaborazione di Progetto.

Come descritto di seguito, questi tipi di software forniscono un mix di funzionalità solitamente incluse in soluzioni separate come la collaborazione del team e la fatturazione. Il principale vantaggio di combinare queste funzionalità è che le aziende possono avere un'unica fonte di verità, che aumenta la visibilità in tutti i dipartimenti. Lo svantaggio più importante di questi tipi di software è il livello di supporto per funzionalità non tradizionali, che varia significativamente da un prodotto all'altro. Ad esempio, la collaborazione di progetto di solito include funzionalità per chat e discussioni ma non sempre supporta la gestione dei documenti e dei contenuti.

Diamo un'occhiata all'ambito di ciascuna nuova categoria per vedere perché sono importanti e come sono diverse dal software di gestione dei progetti che conosciamo.

Gestione del lavoro per l'intera azienda e team remoti

Un numero crescente di fornitori sta offrendo software per la gestione del lavoro, che mira a coinvolgere tutti i dipendenti così come gli utenti esterni nella gestione del prodotto. La gestione tradizionale dei progetti era utilizzata principalmente dai project manager—altri dipendenti si affidavano a fogli di calcolo, email o software intranet per dipendenti, per contribuire ai progetti o monitorarne i progressi. Inoltre, il 68% delle aziende lavora con freelance e appaltatori per la gestione dei progetti. Gli utenti esterni hanno bisogno di accedere allo stesso software utilizzato internamente dall'organizzazione ma generalmente hanno accesso limitato ai dati e alle attività con cui stanno collaborando.

Un altro modo di vedere la gestione del lavoro è come un set integrato di strumenti per molteplici scopi, fornito sulla stessa piattaforma. Alcuni fornitori usano il termine Sistema Operativo del Lavoro (OS) che mira a eliminare gli spazi bianchi tra le applicazioni aziendali.

Il termine Work OS ci ricorda il progetto Workplace OS di IBM, descritto come "uno degli investimenti in software per sistemi operativi più significativi di tutti i tempi" e "uno dei più grandi fallimenti di sistemi operativi dei tempi moderni" nel "Workplace Microkernel and OS: A Case Study". A differenza di Workplace OS, che doveva essere il sistema operativo definitivo, la gestione del lavoro ha un ambito più realistico e più possibilità di successo.

Abbiamo aggiunto una nuova categoria di Software di Gestione del Lavoro per evidenziare le differenze tra questo e la gestione tradizionale dei progetti. Poiché questo tipo di software sta diventando popolare giorno dopo giorno, la categoria ha già una griglia per gli acquirenti da esaminare, anche se è stata aggiunta solo pochi mesi fa, nell'aprile 2020.

Collaborazione di progetto per ambienti di lavoro frenetici

In molti casi, il software di gestione dei progetti viene utilizzato per definire e monitorare attività e flussi di lavoro che raramente cambiano. Mentre questo approccio è utile per attività ripetitive che i dipendenti svolgono continuamente, non aiuta i professionisti creativi in ambienti frenetici come l'industria del software e IT.

La collaborazione di progetto sta diventando sempre più importante per la gestione dei progetti, poiché gli utenti interni ed esterni sono sempre più coinvolti nella gestione di prodotti e servizi. Di conseguenza, i fornitori di software di gestione dei progetti hanno iniziato ad aggiungere funzionalità per chat e comunicazioni, condivisione di documenti e contenuti, calendari ed eventi, nonché spazi di lavoro condivisi e viste di progetto. Queste funzionalità di solito non sono incluse nel software di gestione dei progetti tradizionale, motivo per cui è importante differenziare tra loro e quelli che si concentrano sulla collaborazione.

Cosa c'è di nuovo nella gestione dei progetti?

La principale sfida con molti prodotti di gestione dei progetti è che forniscono un mix di funzionalità che li rendono difficili da categorizzare. Come menzionato sopra, la gestione tradizionale dei progetti include funzionalità standard, ma i nuovi prodotti si concentrano su sottoinsiemi di funzionalità o su funzionalità aggiuntive come la collaborazione. Un numero crescente di fornitori di gestione dei progetti si sta anche specializzando in prodotti specifici per settore come la gestione delle agenzie o la gestione dei progetti di costruzione.

Ci aspettiamo che questa tendenza continui e di identificare più prodotti che non sono adatti alle categorie che abbiamo sul nostro sito web. Per questo motivo, abbiamo creato Strumenti di Gestione dei Progetti, una categoria jolly per qualsiasi software che non si qualifica per l'inclusione nelle categorie di Software di Gestione Progetti, Portafogli e Programmi.

Su G2, continueremo ad adattarci ai cambiamenti del mercato, che si rifletteranno nella tassonomia delle categorie. Stiamo anche lavorando costantemente su più contenuti e ricerche per familiarizzare gli acquirenti con il mercato e la sua evoluzione.