En savoir plus sur Logiciel ERP de distribution
Qu'est-ce que le logiciel ERP de distribution ?
Le logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour la distribution offre aux distributeurs et grossistes des solutions complètes pour toutes les tâches impliquées dans la distribution de biens. Ce système de gestion inclut la gestion de flotte, la gestion d'entrepôt, le contrôle des stocks, le marketing, l'expédition et la gestion de la relation client (CRM). Plutôt que d'installer un logiciel individuel pour chaque étape de la chaîne d'approvisionnement de distribution, le logiciel ERP de distribution fournit des fonctionnalités pour tous les processus de distribution en les rationalisant à l'aide d'une seule plateforme.
Une entreprise de distribution (également connue sous le nom de distribution en gros) achète des produits finis aux fabricants et les vend à d'autres entreprises ou particuliers. Certaines entreprises de distribution peuvent également acquérir des biens finis qu'elles vendent aux fabricants. Pour aider ces entreprises, un logiciel ERP de distribution fournit un référentiel central pour gérer tous les processus impliqués dans la distribution, aide à maintenir de meilleures relations avec les clients et permet aux utilisateurs d'analyser avec précision la performance financière et opérationnelle de leurs opérations.
Quels types de logiciels ERP de distribution existent ?
Il existe quelques grands types de solutions ERP pour la distribution :
Cloud ou sur site
Le cloud ERP remplace lentement les systèmes hérités livrés sur site, et l'ERP de distribution ne fait pas exception à la règle. Il existe deux types de solutions ERP cloud pour la distribution : les logiciels traditionnels sur site qui ont été modernisés et déplacés vers le cloud, et les produits natifs du cloud qui ne sont disponibles que sous forme de modèle d'abonnement (ou logiciel en tant que service (SaaS)).
Agnostique de l'industrie ou axé sur un secteur vertical
Le secteur de la distribution en gros couvre plusieurs industries, de la fabrication et du commerce de détail à la construction et aux minéraux. Chacune de ces industries nécessite des conditions spéciales de transport et de stockage. Par exemple, la distribution alimentaire repose sur des camions et entrepôts réfrigérés, tandis que la distribution de produits chimiques nécessite une protection contre les matériaux dangereux potentiellement dangereux. Une solution ERP de distribution pour les entreprises alimentaires et de boissons devrait fournir des fonctionnalités pour gérer les dates de péremption et les ventes en vrac ou par lots (par opposition aux pièces et unités pour les produits discrets).
Autonome ou partie de systèmes ERP
Alors que certaines solutions ERP se concentrent exclusivement sur la distribution, l'ERP pour la fabrication de logiciels fournit également des fonctionnalités pour la logistique. Les fabricants qui ont besoin de fonctionnalités logistiques avancées bénéficieraient davantage de l'utilisation de systèmes ERP tels que ERP discret, ETO ERP, et ERP en mode mixte.
Quelles sont les fonctionnalités communes du logiciel ERP de distribution ?
Un système ERP dédié à la distribution est conçu pour servir chaque fonction commerciale impliquée dans le processus de distribution. En tant que tel, les systèmes ERP de distribution incluent une grande variété de fonctionnalités et de fonctionnalités. De l'approvisionnement à l'expédition, les fonctionnalités énumérées ci-dessous aident toute entreprise à gérer l'ensemble de son processus de distribution.
Comptabilité : Les fonctionnalités de gestion financière permettent aux distributeurs de gérer les comptes fournisseurs, les comptes clients, les grands livres et d'autres aspects financiers impliqués dans le processus de distribution. Les distributeurs peuvent également configurer différents modes de paiement sur leurs factures pour garantir des paiements rapides de leurs clients.
Inventaire : Les distributeurs doivent suivre l'inventaire des produits finis stockés dans leurs entrepôts à travers plusieurs emplacements. L'ERP de distribution permet aux gestionnaires d'inventaire de surveiller les mouvements d'inventaire en temps réel pour s'assurer que l'entreprise peut honorer les commandes de ses clients.
Gestion d'entrepôt : Les fonctionnalités de gestion d'entrepôt permettent aux distributeurs de gérer tous les aspects de leur inventaire. Cela inclut des fonctionnalités de contrôle des stocks qui suivent les commandes de vente et les associent à la disponibilité des stocks et des fonctionnalités d'intelligence d'affaires qui permettent aux distributeurs d'identifier les stocks qui ne sont pas achetés.
Achats : Les distributeurs créent des bons de commande pour répondre à la demande des clients. Les entreprises proactives peuvent également acquérir des biens basés sur des prévisions de demande, sans avoir de commandes fermes de clients. L'ERP de distribution aide les départements d'achat à trouver l'équilibre optimal entre les quantités commandées et la demande des clients.
Ventes et marketing : La plupart des systèmes ERP de distribution ont des fonctionnalités de gestion de la relation client (CRM) qui permettent aux utilisateurs de s'engager avec les clients de manière plus personnelle. Les fonctionnalités CRM fournissent une vue d'ensemble complète du profil d'un client avec l'activité de contact, l'historique des achats, les informations de contact et les opportunités de vente associées. Cela aide à conduire une communication client plus significative et efficace. De plus, certains systèmes ERP de distribution fournissent un portail Internet pour les clients, ce qui leur permet de passer des commandes et de suivre le temps d'arrivée estimé (ETA) sur l'expédition.
Assemblage : Les entreprises de distribution n'ont pas besoin de logiciels de fabrication mais peuvent parfois nécessiter des fonctionnalités pour la production "légère", parfois appelée assemblage ou kitting. L'assemblage fait référence à la combinaison de composants pour créer un produit (similaire aux meubles Ikea) tandis que le kitting regroupe des produits qui peuvent être vendus ensemble (comme une chemise et une cravate). Ces opérations ne nécessitent pas de logiciels de fabrication mais doivent être gérées pour réduire les déchets et optimiser les processus, en particulier pour l'assemblage et le kitting à grand volume.
Logistique : Pour être efficaces, les distributeurs doivent suivre avec précision le mouvement des biens des fournisseurs aux clients. L'ERP de distribution fournit des fonctionnalités pour relever ce défi, telles que la réception, le prélèvement et l'emballage, et l'expédition. Un logiciel ERP de distribution est également conçu sur mesure pour les opérations d'entreposage.
Ressources humaines (RH) : Les modules RH des solutions ERP de distribution sont généralement limités à la gestion de la main-d'œuvre et la paie. Les fonctionnalités de gestion des talents sont fournies par l'intégration avec des systèmes de gestion du capital humain.
E-commerce : Certains systèmes ERP de distribution permettent aux utilisateurs de configurer des vitrines numériques depuis le logiciel. Si l'utilisateur choisit de configurer une vitrine numérique, le site Web peut être lié à l'inventaire disponible afin que les clients puissent accéder à un catalogue de produits complet. Les fonctionnalités de commerce électronique B2B telles que la gestion des commandes sont souvent incluses dans le logiciel.
Analytique : Les tableaux de bord analytiques permettent aux distributeurs d'évaluer les tendances et les données opérationnelles au sein de leur entreprise. Les utilisateurs peuvent personnaliser les tableaux de bord pour examiner la performance de l'inventaire, les temps d'expédition et les opportunités de vente pour recueillir plus d'intelligence d'affaires.
Autres fonctionnalités du logiciel ERP de distribution : BOM, Démontage, Intégrations, Lots de paiements, et Temps & Présence.
Quels sont les avantages du logiciel ERP de distribution ?
Le logiciel ERP de distribution est bénéfique de plusieurs manières, les plus courantes étant :
Source unique de vérité : Le logiciel ERP de distribution est conçu pour fonctionner comme un système de gestion d'entreprise centralisé pour gérer toutes les activités de front-office et de back-office pour les entreprises de gros et de distribution. De la gestion d'entrepôt à l'expédition à la porte d'un client, le logiciel ERP de distribution fournit des fonctionnalités pour aider les entreprises de gros et de distribution à s'assurer que toutes leurs opérations et besoins commerciaux sont rationalisés.
Visibilité de la chaîne d'approvisionnement : L'une des raisons principales de mettre en œuvre un logiciel ERP de distribution est d'obtenir une visibilité unifiée sur tous les processus de distribution. Le système ERP de distribution peut être considéré comme un logiciel unifié qui connecte les flux de travail de divers départements commerciaux. Par exemple, supposons qu'un employé de vente au détail effectue une vente et enregistre le produit vendu dans le logiciel ERP de distribution. Dans ce cas, cela alertera automatiquement l'entrepôt sur les niveaux d'inventaire dans ce magasin particulier. Cela permettra à l'entrepôt de savoir si le stock est faible dans ce magasin spécifique et s'il doit envoyer plus d'expéditions. Une visibilité accrue garantit que les départements restent connectés, permettant aux entreprises de réagir rapidement.
Prévisions de ventes et d'inventaire : Le logiciel ERP de distribution facilite la planification et la prévision de la demande. En utilisant les données historiques de ventes et d'approvisionnement stockées dans le logiciel, les distributeurs et fournisseurs peuvent évaluer quels produits sont très demandés ou sous-performants. Cela aide à des prévisions de ventes plus précises et signale la santé financière potentielle d'une entreprise.
Rentabilité accrue : L'ERP de distribution suit tous les coûts associés aux activités de distribution, tels que les coûts de produit, d'expédition et de manutention, de traitement des commandes et de retours. En comparant ces coûts avec les chiffres de vente, le distributeur peut calculer son niveau de rentabilité.
Satisfaction client améliorée : Le logiciel ERP de distribution facilite la livraison des bons produits au bon moment par les distributeurs. Avec une visibilité accrue à travers la chaîne d'approvisionnement, les clients qui passent une commande sur la vitrine numérique alerteront automatiquement les travailleurs de l'entrepôt pour commencer à emballer la commande. Une fois ces commandes emballées et expédiées, les conducteurs peuvent participer à une communication en direct avec les gestionnaires de flotte et les clients avec des mises à jour sur l'arrivée de leurs expéditions. Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, des délais d'expédition rapides et une visibilité pour les clients sont cruciaux pour rester compétitif.
Qui utilise le logiciel ERP de distribution ?
Les systèmes ERP de distribution sont principalement utilisés par les départements en charge des achats, de l'inventaire, de l'entreposage et de la logistique. Ces départements se trouvent souvent dans les entreprises de commerce électronique, les distributeurs en gros et d'autres entreprises de vente au détail et de chaîne d'approvisionnement. Bien que les départements impliqués dans la logistique soient les principaux utilisateurs du logiciel ERP de distribution, la nature tout-en-un du logiciel permet à d'autres départements de bénéficier de ses offres. Cela inclut les équipes de vente, les spécialistes du marketing et les comptables.
Gestionnaires d'inventaire : Le logiciel ERP de distribution fournit la gestion et le contrôle de l'inventaire, génère des documents de comptage d'inventaire pour les comptages cycliques, suit les commandes de vente et les associe à la disponibilité des stocks, et inclut des fonctionnalités pour gérer les entrepôts à travers plusieurs emplacements. Ces fonctionnalités permettent aux entrepôts d'avoir une visibilité complète sur leur inventaire, leur permettant de rationaliser les processus d'emballage et d'expédition.
Approvisionnement : Les professionnels de l'approvisionnement utilisent ce logiciel pour identifier et répondre à la demande de matières premières et de produits finis. Le système calcule les quantités nécessaires pour honorer les commandes des clients et détermine les fournisseurs optimaux pour ces produits en fonction de leurs performances passées.
Logistique : Les outils ERP de distribution aident les équipes logistiques à planifier et à surveiller les activités telles que la réception des stocks, le prélèvement et l'emballage, et l'expédition. Les utilisateurs peuvent également utiliser le système pour externaliser des opérations telles que l'expédition et l'entreposage et pour gérer les relations avec les partenaires et les fournisseurs.
Ventes : Les équipes de vente utilisent l'ERP de distribution pour créer et suivre les devis, les commandes et les factures de vente, ainsi que pour maintenir des relations avec les clients et les prospects. En s'intégrant au module d'inventaire, les vendeurs peuvent fournir aux clients des informations sur la disponibilité des produits ou un délai de livraison estimé. De plus, les ventes peuvent suivre les retours de produits pour identifier les produits peu performants et les clients insatisfaits.
Comptabilité : Les comptables suivent les coûts et la rentabilité de l'entreprise en utilisant l'ERP de distribution. La plupart des solutions incluent des modules de comptabilité complets avec des plans de comptes, des grands livres et des fonctionnalités de gestion financière.
Quelles sont les alternatives au logiciel ERP de distribution ?
Les alternatives au logiciel ERP de distribution peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
Systèmes ERP : Les systèmes ERP fournissent des fonctionnalités pour plusieurs entreprises telles que les fabricants, les prestataires de services professionnels et les entreprises de logistique. Une entreprise de distribution peut bénéficier de l'utilisation de systèmes ERP pour étendre ses opérations dans de nouveaux segments industriels non couverts par les solutions ERP de distribution.
Suites de chaîne d'approvisionnement : Les suites de gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM) peuvent être très similaires à l'ERP de distribution, avec quelques exceptions notables. Premièrement, les suites SCM n'incluent pas de modules pour la comptabilité et les finances. Elles fournissent également généralement des fonctionnalités avancées pour les opérations logistiques telles que le transport, qui ne sont pas toujours incluses dans le logiciel ERP de distribution.
Logiciels liés au logiciel ERP de distribution
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec un logiciel ERP de distribution incluent :
Plateformes de commerce électronique : Bien que certains systèmes ERP de distribution permettent aux utilisateurs de configurer leurs magasins de commerce électronique, l'intégration avec des plateformes de commerce électronique plus robustes permettra aux utilisateurs d'accéder à une gamme plus large de fonctionnalités. Cela permet également aux utilisateurs de lier leur inventaire pour obtenir une précision accrue dans la représentation des niveaux de stock.
Comptabilité : Étant donné que les fonctionnalités de gestion financière des solutions ERP de distribution peuvent être limitées, l'intégration avec un logiciel de comptabilité est souvent nécessaire. Par exemple, les solutions ERP de distribution peuvent fournir des fonctionnalités de facturation et de gestion des coûts mais ne couvrent pas toujours des exigences telles que les transactions interentreprises ou l'optimisation des revenus.
Ventes : Les fonctionnalités de vente et de CRM telles que la génération de leads et les campagnes marketing ne sont pas toujours incluses dans le logiciel ERP de distribution, c'est pourquoi les distributeurs ont souvent besoin d'intégrer leur ERP avec des outils de CRM et d'automatisation du marketing.
RH de base : Comme mentionné ci-dessus, un logiciel ERP de distribution peut inclure des fonctionnalités RH telles que la paie, mais des fonctionnalités avancées nécessitent une intégration avec un logiciel de gestion des talents ou de RH de base. Les distributeurs peuvent également choisir d'acheter un logiciel de paie séparé pour des besoins commerciaux spécifiques tels que la paie mondiale.
POS de détail : De nombreux systèmes ERP de distribution incluent des fonctionnalités de point de vente (POS). Lorsque le POS ne fait pas partie de l'ERP, les utilisateurs peuvent intégrer sans problème le système ERP avec un logiciel POS. Lorsqu'un client effectue un achat, cela met automatiquement à jour les niveaux d'inventaire dans les magasins et suit la performance des ventes de ce produit.
Défis avec le logiciel ERP de distribution
Bien qu'un logiciel ERP de distribution aide à combler de nombreuses lacunes de visibilité au sein d'un entrepôt et à travers la chaîne d'approvisionnement, il présente son propre ensemble de défis. Du temps de mise en œuvre au coût, les utilisateurs doivent être conscients de ces problèmes potentiels, qui peuvent avoir un impact sur le résultat net de toute entreprise dans l'industrie de la distribution.
Coût : Le plus gros problème avec tout logiciel de gestion de distribution est sa nature coûteuse. Avec le prix moyen d'un logiciel ERP se situant dans les milliers, cela peut être une somme coûteuse pour toute petite entreprise ou entreprise en croissance à supporter. Le prix varie en fonction du nombre d'utilisateurs sur chaque système ERP, le coût augmentant considérablement avec chaque nouvel utilisateur. En revanche, il convient également de noter que le logiciel ERP est censé durer au moins cinq ans ou plus dans la pile technologique d'une entreprise. Pour les entreprises qui ont les moyens financiers, cela peut s'avérer être un investissement intelligent. Cela est principalement dû au fait que les systèmes ERP couvrent tous les processus commerciaux à travers un seul logiciel plutôt que d'introduire le besoin d'installer de nombreuses solutions disparates.
Temps de mise en œuvre : Le logiciel ERP prend beaucoup de temps à être mis en œuvre dans tous les départements. Cela peut prendre de quelques mois à quelques années, car les utilisateurs passent des anciens systèmes hérités qui hébergeaient probablement toutes leurs données de distribution. Les utilisateurs doivent être conscients de ces longs délais de mise en œuvre et faire preuve de patience en ce qui concerne la mise en œuvre.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel ERP de distribution ?
Contrairement aux logiciels ERP agnostiques de l'industrie, ce type de logiciel se concentre sur les besoins commerciaux des types d'entreprises suivants :
Grossistes et distributeurs : Les fabricants moyens et grands ont des départements ou divisions en charge de la distribution lorsqu'ils n'externalisent pas les opérations logistiques. Ces unités commerciales peuvent avoir besoin d'un système ERP séparé des autres départements, et il n'est pas rare que les fabricants utilisent plusieurs solutions ERP à des fins différentes.
Fabricants : Les fabricants moyens et grands ont des départements ou divisions en charge de la distribution lorsqu'ils n'externalisent pas les opérations logistiques. Ces unités commerciales peuvent avoir besoin d'un système ERP séparé des autres départements, et il n'est pas rare que les fabricants utilisent plusieurs solutions ERP à des fins différentes.
Détaillants : De nombreuses solutions ERP de distribution fournissent des fonctionnalités de vente au détail telles que le POS, ce qui permet aux détaillants d'utiliser le même système pour toutes les activités en magasin et les opérations de front-office et de back-office. Ces fonctionnalités permettent aux détaillants de rechercher rapidement les numéros de pièce des clients et les numéros de pièce des fournisseurs. De plus, le système POS accepte divers types de paiement pour s'assurer que chaque client a ses besoins satisfaits.
Fournisseurs de logistique tiers : Les entreprises 3PL gèrent les opérations logistiques au nom de leurs clients. Un système ERP de distribution leur permet de gérer l'inventaire de leurs clients et le mouvement des biens des fournisseurs aux utilisateurs finaux.
Quel est le coût du logiciel ERP de distribution ?
Bien que le prix de l'ERP de distribution soit généralement simple, les acheteurs devraient essayer d'identifier tous les coûts cachés. Par exemple, la fonctionnalité d'échange de données informatisé (EDI) est incluse, mais elle nécessite une configuration pour différents partenaires commerciaux.
Si les acheteurs prévoient d'étendre leurs opérations, ils devraient savoir combien cela leur coûtera d'ajouter de nouveaux utilisateurs ou de mettre en œuvre le système dans un nouvel emplacement.
Retour sur investissement (ROI)
Le ROI estimé mentionné ci-dessus peut être comparé aux avantages réels du logiciel, tels que les réductions de coûts ou l'augmentation des volumes de ventes.
Mise en œuvre du logiciel ERP de distribution
Comment le logiciel ERP de distribution est-il mis en œuvre ?
La mise en œuvre du logiciel ERP de distribution nécessite une planification minutieuse, une équipe dédiée et de multiples activités, telles que la migration des données, la configuration, les tests et la formation.
Qui est responsable de la mise en œuvre du logiciel ERP de distribution ?
Les membres de l'équipe de sélection sont généralement impliqués dans la mise en œuvre car ils ont déjà une certaine expérience avec le logiciel. Les partenaires fournisseurs peuvent être impliqués lorsque le système est mis en œuvre dans plusieurs emplacements ou unités commerciales. Les fournisseurs fournissent également généralement un chef de projet dédié pour les mises en œuvre complexes.
À quoi ressemble le processus de mise en œuvre pour le logiciel ERP de distribution ?
Une mise en œuvre par phases est préférable pour les opérations complexes à travers plusieurs emplacements, telles que les entreprises de fabrication mondiales avec des divisions logistiques. Les emplacements ou unités commerciales qui bénéficient le plus de l'utilisation du logiciel devraient être mis en œuvre en premier. Un centre de distribution devrait être opérationnel avant que les installations de fabrication qui en dépendent ne commencent à utiliser le système.
Quand devriez-vous mettre en œuvre le logiciel ERP de distribution ?
La mise en œuvre du logiciel ERP de distribution devrait avoir un impact minimal sur les opérations de l'acheteur. Par exemple, les distributeurs dont la saison de pointe est pendant les vacances d'hiver devraient éviter de mettre en œuvre un nouveau logiciel pendant cette période.
Les acheteurs doivent également être prêts pour la mise en œuvre du nouveau système. Cela signifie que l'entreprise dispose de suffisamment d'employés pour utiliser tous les composants du logiciel. Les données qui doivent être transférées vers le nouveau système doivent être à jour et précises. Bien que les fournisseurs puissent aider au nettoyage des données, l'acheteur est responsable d'activités telles que les comptages d'inventaire. Un distributeur ne devrait pas commencer à utiliser un nouveau logiciel à moins qu'il ne sache exactement combien de produits il a en stock pour chaque emplacement, stockage dans des entrepôts externes ou en transit depuis les fournisseurs.
Tendances du logiciel ERP de distribution
Certaines tendances significatives qui imprègnent le marché de la distribution incluent une visibilité accrue et plus d'automatisation à travers la chaîne d'approvisionnement. Voici quelques tendances qui pourraient émerger dans l'avenir prévisible du logiciel ERP de distribution :
Commerce de détail omnicanal
Le commerce de détail omnicanal est une tendance croissante qui permet aux clients d'acheter et de retourner des articles à travers divers canaux de vente au détail. Par exemple, un client peut acheter un produit en ligne puis retourner cet article dans un magasin physique pour un remboursement s'il n'est pas satisfait de l'article. Pour les entreprises, cela signifie suivre cet article particulier avec des codes-barres et des numéros d'article pour tenir compte du fait que le produit a été acheté et retourné. Les systèmes ERP de distribution aident à améliorer la visibilité de l'inventaire pour les aider à suivre les produits disponibles en stock.
Internet des objets (IoT)
Les technologies IoT aident davantage les entrepôts et les distributeurs à maintenir la visibilité sur l'emplacement de l'ensemble de leur inventaire. Par exemple, les distributeurs peuvent attacher des étiquettes d'identification par radiofréquence (RFID) à des produits essentiels ou de prix plus élevé pour avoir une visibilité complète sur eux jusqu'à ce qu'ils soient vendus. Avec des étiquettes RFID attachées aux produits, les clients ont également une visibilité réelle sur l'emplacement exact d'un produit à tout moment. Cela aide avec les ETA de livraison et les notifications sur tout retard dans l'expédition d'un produit.
Comment acheter un logiciel ERP de distribution
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel ERP de distribution
La liste des exigences doit inclure les fonctionnalités essentielles nécessaires à l'acheteur pour gérer les opérations. Lorsque les acheteurs utilisent déjà un logiciel de comptabilité qu'ils n'ont pas l'intention de remplacer, les exigences pour la gestion financière ne doivent pas être incluses dans la liste. Au lieu de cela, les exigences pour l'intégration entre le logiciel ERP et le logiciel de comptabilité existant doivent faire partie de la liste des exigences.
Comparer les produits de logiciel ERP de distribution
Créer une liste longue
Une liste longue doit inclure toutes les options qui peuvent fournir aux acheteurs les fonctionnalités dont ils ont besoin. La liste longue doit inclure à la fois le logiciel ERP de distribution et les systèmes ERP avec des modules logistiques si l'acheteur est un fabricant.
Créer une liste courte
La meilleure façon de créer une liste courte est d'éliminer les produits de la liste longue en utilisant des critères, tels que le modèle de livraison du logiciel ou la présence mondiale du fournisseur. Les acheteurs peuvent également éliminer les fournisseurs qui ne sont pas disposés à répondre à leurs RFI ou RFP.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations doivent se concentrer sur la façon dont chaque produit fournit des données en temps réel et soutient les activités de distribution telles que le réapprovisionnement et les opérations d'entrepôt. Il est également essentiel d'évaluer la convivialité d'un logiciel. L'expérience utilisateur est cruciale pour tous les types d'utilisateurs, des employés réguliers aux gestionnaires et aux employés mobiles comme les chauffeurs de camion.
Sélection du logiciel ERP de distribution
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection comprend des gestionnaires de tous les départements qui bénéficieraient le plus de l'utilisation du logiciel, tels que l'approvisionnement, la logistique, l'entrepôt et la gestion de l'inventaire. L'équipe peut également inclure des membres d'autres départements qui utiliseront le système, tels que les ventes, la comptabilité et les RH. De plus, les projets de sélection complexes peuvent nécessiter un chef de projet dédié et des consultants externes ayant de l'expérience dans le domaine.
Négociation
Les produits de la liste courte sont généralement très similaires, donc les acheteurs doivent négocier avec chaque fournisseur pour prendre une décision finale. Le prix du logiciel est une partie intégrante du processus de négociation, ainsi que les services que le fournisseur fournit.
Comme les fournisseurs ont tendance à regrouper les logiciels et les services ensemble, les acheteurs doivent évaluer la valeur de leur offre, pas seulement son coût. Par exemple, un logiciel à faible coût qui ne fournit que des fonctionnalités de base pour la distribution peut offrir moins de valeur par dollar dépensé qu'une solution avancée plus coûteuse qui inclut la personnalisation et un support illimité.
Décision finale
Tout bien considéré, le ROI estimé du logiciel est le facteur le plus crucial lors de la prise de la décision finale. Bien que les fournisseurs fournissent généralement un ROI estimé de leur logiciel, les acheteurs doivent demander des preuves qui tiennent le fournisseur responsable de leur offre. Par exemple, les acheteurs peuvent demander à parler avec des entreprises similaires à la leur pour évaluer comment le logiciel les a aidés. Une entreprise de distribution alimentaire ne devrait pas accepter des références de grossistes dans d'autres industries telles que la mode ou l'électronique.