Qu'est-ce que la gestion des ordres de travail ?
La gestion des ordres de travail consiste en les processus et stratégies nécessaires pour planifier et surveiller les activités de travail au sein d'une entreprise. Les procédures de gestion des ordres de travail aident à augmenter la productivité des employés et à garantir la qualité des produits et services fournis par l'entreprise.
Types de gestion des ordres de travail
Bien que toute entreprise puisse appliquer les principes de gestion des ordres de travail, il existe différentes approches pour planifier le travail, en fonction de la complexité des opérations de l'entreprise.
- Fabrication : Les ordres de travail dans l'industrie manufacturière sont définis par des plans de production et des calendriers de production principaux. Selon le nombre de produits et leur complexité, les plans de production peuvent être divisés en ordres de travail afin que chaque employé soit responsable d'une opération spécifique.
- Maintenance : Un ordre de travail pour les travaux de maintenance regroupe plusieurs tâches nécessaires pour effectuer des activités telles que des réparations ou des calibrations. Par exemple, un ordre de réparation comprend les étapes suivantes : identifier le problème et sa cause, trouver une solution, puis effectuer la réparation.
- Services professionnels : Bien que les fournisseurs de services professionnels suivent généralement le travail à l'aide de logiciels de gestion de projet, les ordres de travail peuvent être utilisés pour des activités ponctuelles.
Avantages de la gestion des ordres de travail
La gestion des ordres de travail présente de nombreux avantages pour les entreprises, les plus importants étant :
- Productivité accrue : Les employés qui savent exactement ce qu'ils doivent faire, quand cela doit être fait et comment le faire sont les plus efficaces, car moins de temps est perdu à comprendre en quoi consiste leur travail. Le temps d'inactivité et les erreurs peuvent également être réduits de manière significative en gérant les ordres de travail.
- Qualité améliorée : Les ordres de travail attribuent des tâches aux employés en fonction de leurs qualifications, de leur expérience et de leur disponibilité. Cela évite de confier des activités complexes telles que la fabrication ou les opérations de maintenance à des employés non qualifiés. En conséquence, chaque activité est réalisée par les employés les plus qualifiés. Ainsi, cela aide à maintenir un niveau élevé de qualité des produits et services fournis par l'entreprise.
- Meilleure responsabilité : La surveillance des ordres de travail permet aux entreprises d'identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, ainsi que qui est responsable des problèmes tels que la gestion des produits défectueux et des services de mauvaise qualité. En utilisant ces informations, les gestionnaires peuvent prendre des mesures correctives pour limiter les dommages potentiels des opérations de qualité inférieure.
Éléments de base de la gestion des ordres de travail
La gestion des ordres de travail englobe les éléments essentiels suivants :
- Modèles : Étant donné que la plupart des travaux ont tendance à être répétitifs, les entreprises ont besoin de modèles d'ordres de travail pour diverses activités qui peuvent être réutilisés et réadaptés, au lieu de devoir recommencer à zéro chaque fois que de nouveaux ordres sont créés.
- Flux de travail : Alors que le travail simple est direct, les processus complexes nécessitent un flux de travail pour attribuer des tâches à plusieurs employés dans différents départements et équipes.
- Planification : Il est nécessaire de planifier les ordres de travail, car ils doivent être assortis aux employés et à leur disponibilité pour les activités effectuées par chaque département de l'entreprise.
- Suivi : Le suivi des ordres de travail en temps réel permet aux gestionnaires d'analyser l'efficacité de leurs employés et d'identifier si chaque personne effectue les tâches qui lui sont assignées.
- Communication : Toutes les informations nécessaires à l'exécution des ordres de travail doivent être communiquées aux employés responsables. De plus, les employés doivent être informés de tout changement apporté aux ordres de travail pour s'assurer qu'ils effectuent les bonnes activités au bon moment.
- Analytique : L'analyse des ordres de travail fournit des informations sur ce qui fonctionne bien et aide les entreprises à identifier les problèmes et les tendances.
Meilleures pratiques de gestion des ordres de travail
Pour garantir que la gestion des ordres de travail apporte des résultats optimaux, les entreprises devraient envisager les meilleures pratiques suivantes :
- Identifier et gérer les goulots d'étranglement : Les données historiques des ordres de travail peuvent être utilisées pour identifier les problèmes qui surviennent fréquemment et qui devraient être traités par l'entreprise. Les goulots d'étranglement, comme les employés inefficaces ou le manque de ressources, peuvent ralentir les opérations et avoir un impact négatif sur la productivité et la qualité. Des actions correctives sont souvent nécessaires pour relever ces défis, telles que la réaffectation des employés ou la réallocation des ressources.
- Ajuster les ordres et réaffecter le travail : Il y aura toujours des exceptions et des changements imprévisibles, peu importe à quel point les gestionnaires planifient le travail. Comme ceux-ci peuvent avoir un effet d'entraînement et impacter d'autres opérations, ils doivent être identifiés dès que possible et traités rapidement. Pour ce faire, les gestionnaires peuvent modifier les ordres à la volée et réaffecter les ressources. Par exemple, un employé malade peut être remplacé par un collègue ayant les mêmes qualifications.
- Établir des objectifs et des indicateurs clés de performance (KPI) : Pour mieux analyser l'efficacité des ordres de travail, les entreprises doivent créer des objectifs clairs et réalistes. Les KPI sont des valeurs mesurables qui montrent à quel point une entreprise gère efficacement les ordres de travail. Les KPI comparent l'objectif prédéfini avec la performance réelle pour identifier les écarts. Par exemple, un département de maintenance peut viser à effectuer 50 réparations par jour mais n'en réalise que 45, ce qui signifie que sa performance est en dessous des attentes.
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Gabriel Gheorghiu
Gabriel’s background includes more than 15 years of experience in all aspects of business software selection and implementation. His research work has involved detailed functional analyses of software vendors from various areas such as ERP, CRM, and HCM. Gheorghiu holds a Bachelor of Arts in business administration from the Academy of Economic Studies in Bucharest (Romania), and a master's degree in territorial project management from Université Paris XII Val de Marne (France).
