En savoir plus sur Logiciel de planification du personnel médical
Qu'est-ce que le logiciel de planification du personnel médical ?
Lorsque les hôpitaux, les cliniques vétérinaires et les pratiques de soins de santé adoptent un logiciel de planification (ainsi que d'autres solutions de gestion des flux de travail et de la main-d'œuvre), ils prennent des mesures délibérées pour obtenir une vue d'ensemble des niveaux de personnel, réduire les coûts de main-d'œuvre et minimiser les frictions lors de la création des plannings. La planification, en particulier, a historiquement été une tâche manuelle, intensive et chronophage, difficile à maintenir à jour et où les changements de dernière minute peuvent être difficiles à gérer. Quelques raisons pour lesquelles la planification médicale est si complexe incluent la disponibilité 24/7 des hôpitaux, les urgences personnelles imprévues, les urgences médicales de dernière minute et les exigences de certification du personnel.
Le principal avantage que le logiciel de planification du personnel médical offre aux gestionnaires et aux professionnels de la santé est l'automatisation. L'automatisation simplifie considérablement des tâches telles que le suivi de la conformité et la surveillance des heures supplémentaires et des absences. De plus, automatiser un aspect aussi crucial du travail a un impact positif sur le bonheur et la satisfaction des professionnels de la santé. Les gestionnaires et le personnel évitent la corvée de l'attribution des quarts, réduisent les heures supplémentaires non désirées et les absences, et bénéficient d'une visibilité à 360 degrés sur les plannings et les conflits de leurs collègues.
Principaux avantages du logiciel de planification du personnel médical
- Optimisation et automatisation des pratiques de dotation en personnel
- Amélioration de la communication avec les employés et des notifications
- Amélioration de l'engagement et du moral des employés
- Réduction des coûts de main-d'œuvre
- Conformité avec les lois du travail et les certifications médicales
Différences entre la planification du personnel médical et la planification des rendez-vous des patients
La planification du personnel médical assure des niveaux de dotation efficaces dans un hôpital ou une pratique médicale. Certains logiciels de planification du personnel médical peuvent même offrir un module de suivi du temps intégré, qui simplifie la surveillance et le suivi du personnel sans les obliger à pointer manuellement. Certaines solutions de planification du personnel médical facilitent l'auto-service, permettant aux employés de planifier et d'échanger leurs quarts eux-mêmes. Il y a deux objectifs finaux avec la planification du personnel médical : alléger les responsabilités liées à la planification des administrateurs et des gestionnaires et améliorer l'équilibre travail/vie des professionnels de la santé.
La planification des rendez-vous des patients, en revanche, permet aux patients de planifier leurs rendez-vous à leur convenance en utilisant le canal qui leur convient le mieux. Plutôt que d'attendre en ligne pour demander un rendez-vous de contrôle physique par téléphone, le logiciel de planification des rendez-vous des patients leur permet d'aller facilement en ligne sur le portail de la pratique et de sélectionner la date, l'heure et le médecin qu'ils désirent. Le logiciel de planification des rendez-vous des patients est également appelé "planification médicale". Le logiciel de planification médicale peut associer les prestataires et les patients en fonction des types de diagnostic et de traitement pertinents, et peut même envoyer des professionnels de la santé pour les urgences.
Pourquoi utiliser un logiciel de planification du personnel médical ?
Auto-planification — L'auto-planification réduit l'implication des gestionnaires et permet au personnel de participer à la création de plannings qui leur conviennent. De plus, le logiciel de planification du personnel médical en libre-service facilite l'échange de quarts, car les gestionnaires n'ont plus besoin d'être l'intermédiaire qui coordonne les changements de quart de dernière minute via une communication manuelle exhaustive. En diminuant l'attribution arbitraire des quarts, les pratiques soutiennent des pratiques de planification transparentes et équitables. L'auto-planification entraîne également une réduction des absences et des heures supplémentaires, car les employés sont plus susceptibles de recevoir des plannings qui correspondent à leurs besoins et préférences, ainsi que de recevoir des notifications en temps réel mises à jour de leurs quarts.
Économies de coûts de main-d'œuvre — Les solutions de planification du personnel médical réduisent considérablement le temps nécessaire pour créer et maintenir les plannings de quart, ainsi que pour minimiser le roulement des employés. Le personnel qui sent que ses préférences de planification sont prises en compte et qu'il n'est pas trop sollicité ressent moins d'épuisement professionnel. Moins d'épuisement professionnel équivaut à moins de roulement, ce qui équivaut à moins d'argent dépensé pour le recrutement, l'intégration et la formation de nouvelles recrues. De plus, les gestionnaires peuvent activement réduire les heures supplémentaires et les dépenses inutiles grâce à une planification précise du personnel et des ressources.
Amélioration de la prestation des soins — Un avantage supplémentaire d'une planification efficace du personnel médical est l'amélioration de la prestation des soins aux patients et une augmentation de la satisfaction des patients. Lorsque le bon médecin est planifié, les hôpitaux et les cliniques réduisent les temps d'attente des patients, peuvent s'engager dans des réponses de rappel et de suivi plus rapides, et peuvent capturer avec précision les informations des patients à des fins de gestion du cycle de revenus.
Personnalisation — Toutes les pratiques de soins de santé ne fonctionnent pas de la même manière. Par exemple, alors que les grands hôpitaux gèrent un vaste pool de personnel médical, les centres de vie assistée doivent jongler avec les plannings du personnel interne et des professionnels de garde qui sont envoyés à l'établissement. Un logiciel de planification du personnel médical intelligent et automatisé répond à ces défis, reconnaissant le besoin d'allouer le personnel en fonction de compétences spécifiques, de certifications, de plannings de travail et d'autres préférences.
Qui utilise le logiciel de planification du personnel médical ?
RH et gestionnaires — Les gestionnaires et les professionnels des RH passent d'innombrables heures à créer des plannings de quart, à les concilier avec le personnel existant et une variété de facteurs, y compris les spécialités, le niveau de rémunération et la disponibilité. La gestion est le point de contact pour tout professionnel de la santé demandant des changements de planning et des congés, ils bénéficient donc grandement d'une solution qui automatise toutes les affectations. De plus, l'équipe RH peut utiliser les données organisationnelles pour optimiser les rotations, maintenir avec précision les informations sur le personnel et améliorer la paie.
Infirmières, cliniciens et médecins — Tout professionnel de la santé qui doit suivre le modèle X heures de travail/Y heures de repos dépend fortement de plannings de quart à jour et précis. La planification en temps réel et mobile élimine les erreurs de planification, les problèmes et les malentendus. Un logiciel de planification du personnel médical efficace entraîne transparence, responsabilité et un véritable équilibre entre travail et vie personnelle.
Administrateurs de la réception et opérateurs de standard — Tant les administrateurs de la réception que les opérateurs de standard de garde bénéficient d'une planification du personnel médical précise et basée sur le cloud. Dans les scénarios de répartition, savoir quel personnel et quel personnel d'urgence sont réellement de service élimine toute erreur de répartition. Au sein d'une organisation de soins de santé, les employés de la réception peuvent mieux diriger les appels et contacter le personnel lorsqu'ils savent que le planning auquel ils se réfèrent est le plus à jour.
Fonctionnalités du logiciel de planification du personnel médical
Base de données des employés — Le logiciel de planification du personnel médical fournit une base de données centralisée des informations sur les employés. Cette base de données, qu'elle soit offerte par le logiciel ou que le logiciel offre une intégration transparente avec votre base de données existante, est importante car elle enregistre, stocke et maintient des informations précises sur les prestataires. Pour être efficace, le logiciel de planification du personnel médical prend automatiquement en compte des facteurs tels que les qualifications, l'ancienneté, les compétences, les exigences de conformité et les niveaux de sécurité lors de la définition des lignes directrices de planification.
Surveillance des employés — Tous les logiciels de planification du personnel médical peuvent surveiller l'activité des employés d'une manière ou d'une autre. Même la solution de planification la plus basique peut suivre et stocker les jours de congé, les congés payés et les heures supplémentaires du personnel. Les logiciels de planification plus avancés peuvent analyser ces métriques pour ajouter du contexte aux départements RH, concilier intelligemment les informations sur le personnel et identifier les tendances des patients ou des prestataires.
Personnalisation — Une solution de planification flexible et personnalisable peut mieux gérer les complexités qui doivent être abordées pour optimiser la main-d'œuvre. Il ne s'agit pas seulement de savoir si un logiciel de planification peut évoluer, mais de savoir si l'outil peut résister à toutes les préférences, rotations et mises à jour de dernière minute pertinentes pour la planification. Les quarts des professionnels de la santé ne sont pas statiques ; ils changent constamment à chaque période de quart.
Permissions des gestionnaires — Bien que le logiciel de planification du personnel médical réduise effectivement la supervision managériale sur une base individuelle, le logiciel équipe les gestionnaires d'un ensemble supplémentaire d'yeux. Certains logiciels de planification nécessitent la définition de permissions managériales, ce qui offre aux employés la liberté de choix et de préférences dans leurs plannings tout en conservant une supervision via des processus d'approbation.
Analytique — Le logiciel de planification du personnel médical capable d'analyser les données accumulées des médecins et des prestataires équipe grandement la gestion et les administrateurs avec des données de prévision. L'analytique permet également l'optimisation de l'allocation des ressources pour les rendez-vous nécessaires, les chirurgies et autres services cliniques.
Accès mobile — Les professionnels de la santé sont mobiles par nature. Ils sont constamment en mouvement, que ce soit au travail ou en dehors du travail. Une solution de planification qui ne peut être accessible que par ordinateur de bureau ou système de connexion interne ne correspond pas à son thème d'efficacité. La fonctionnalité mobile, alors, est une caractéristique importante qui peut continuer à autonomiser et à notifier le personnel. Les solutions qui peuvent être facilement accessibles (et rester cryptées) sur des ordinateurs portables personnels et des appareils mobiles permettent aux professionnels de la santé de faire des demandes, de recevoir des notifications et des rappels, et de communiquer entre eux.
Tendances liées au logiciel de planification du personnel médical
Analytique prédictive — Le logiciel de planification du personnel médical est déjà axé sur l'automatisation des tâches et la collecte de données. Allez un peu plus loin, et le logiciel commencera à exploiter l'analytique prédictive pour aider à prévoir la demande des patients et les besoins en personnel. Les solutions de gestion de la main-d'œuvre dans le secteur de la santé de toutes sortes peuvent bénéficier de l'exploration de données, de la modélisation de données et de la création d'algorithmes de l'analytique prédictive. L'analytique prédictive peut optimiser la dotation en personnel en analysant avec précision les données historiques de dotation et en garantissant des fonctionnalités précises de gestion des plannings et des quarts.
Intégration avec les dossiers des patients — Toute solution de soins de santé bénéficie du stockage, de la gestion et de l'utilisation des données. Actuellement, la majorité des solutions de planification du personnel médical et des logiciels de DME nécessitent une intégration avec une gestion de pratique médicale avant de pouvoir partager des données entre ces deux systèmes. Un nombre croissant de produits de planification s'interface directement avec les DME, grâce aux réglementations d'utilisation significative, ce qui entraîne des solutions de planification du personnel médical s'appuyant sur les données des patients capturées pour mieux coordonner les rendez-vous patient-prestataire. De plus, les intégrations avec les DME permettent de fournir un accès plus immédiat des patients aux prestataires de soins.
Problèmes potentiels avec le logiciel de planification du personnel médical
Analytique prédictive — L'analytique prédictive nécessite de bonnes données pour être la plus efficace. Cela signifie que les données alimentées dans une solution de planification du personnel médical alimentée par la technologie d'analytique prédictive doivent être à jour, ce qui nécessite un engagement actif avec la solution de la part de ses utilisateurs finaux. Les professionnels de la santé doivent être pleinement engagés dans une solution pour que la pratique en tire les bénéfices de prévision et d'analyse.
Variabilité — En plus des mêmes problèmes que la technologie d'analytique prédictive efficace nécessite, il y a trop de variabilité qui peut avoir un impact négatif sur l'efficacité du logiciel de planification du personnel médical. Bien que le logiciel de planification automatise les tâches et réduise les erreurs humaines, il ne les élimine pas complètement. Les professionnels de la santé ont encore (et s'attendent probablement à) un rôle dans la création de leurs plannings de travail, ce qui nécessite une communication aller-retour. De plus, tout le monde veut que ses demandes et préférences soient prises en compte, mais ces préférences peuvent causer des maux de tête de planification à travers le tableau. Un logiciel ne peut pas démêler les informations mal communiquées. Le mieux qu'il puisse faire est d'envoyer des alertes et de faciliter tout échange de quart ou de prendre note des plannings conflictuels.
Applications non intuitives — Malgré le fait que les solutions de planification offrent des applications conviviales pour les mobiles, leurs interfaces peuvent ne pas toujours être optimisées pour le professionnel de la santé habitué à l'expérience utilisateur simplifiée d'autres applications grand public. Lorsque les applications et les solutions sont difficiles à utiliser ou nécessitent des manipulations, les utilisateurs finaux ont tendance à ne pas les utiliser autant qu'ils le devraient. Ce problème est amplifié lorsque les fournisseurs de logiciels de planification oublient de prioriser l'expérience utilisateur, se concentrant uniquement sur l'utilité de la solution. Cela peut finir par causer des problèmes si une infirmière oublie de configurer son planning ou de demander un congé bien mérité parce qu'elle est trop frustrée par l'interface utilisateur/expérience utilisateur.
Logiciels et services liés au logiciel de planification du personnel médical
Planification médicale — Le logiciel de planification médicale est la partie orientée vers le patient de la planification du personnel médical. Avec le logiciel de planification médicale, les pratiques de soins de santé de toutes tailles peuvent mieux gérer les rendez-vous des patients, notifier les patients et allouer le personnel médical. Certaines solutions de planification médicale offrent des fonctionnalités de planification du personnel, mais la majorité s'intègre entre elles ou avec le logiciel de gestion de pratique médicale pour exploiter les informations sur le personnel.
Communication et collaboration cliniques — Le logiciel de communication et de collaboration cliniques facilite une communication efficace et sécurisée entre les professionnels de la santé. Un avantage du logiciel de communication et de collaboration cliniques est sa coordination des activités du personnel médical, qui s'aligne parfaitement avec le logiciel de planification du personnel médical, surtout lorsque le personnel se coordonne pour échanger des quarts.
Télémédecine — Le logiciel de télémédecine utilise des mesures de vidéoconférence sécurisées et d'autres télécommunications. Les visites cliniques virtuelles réduisent les visites non urgentes, mais elles nécessitent également une dotation en personnel appropriée pendant les heures creuses afin que les patients ne reçoivent pas de consultations et de services cliniques de qualité inférieure à des heures inhabituelles de la nuit.
