En savoir plus sur Logiciel de gestion des stocks
Qu'est-ce que le logiciel de contrôle des stocks ?
Le logiciel de contrôle des stocks optimise la quantité économique de commande (EOQ) des entreprises. L'EOQ est le niveau optimal de stock qu'une entreprise devrait acheter pour minimiser le coût de commande et de stockage. Ce type de logiciel aide à réguler les stocks entreposés dans l'entrepôt, à comprendre comment maximiser la disposition des stocks et à s'assurer qu'il y a suffisamment de produits à vendre à tout moment.
Le logiciel de contrôle des stocks fait partie de la catégorie plus large de la gestion des stocks, qui inclut également des logiciels qui aident à organiser les entrepôts, scanner les codes-barres et imprimer les étiquettes d'expédition. Les solutions de contrôle des stocks automatisent le processus de traitement des commandes et d'expédition, permettant ainsi aux vendeurs de se concentrer sur la maximisation de leurs niveaux de stock.
L'objectif ultime de la gestion des niveaux de stock est d'éliminer toute inefficacité pouvant entraîner des coûts économiques pour les vendeurs ou causer des désagréments pour les consommateurs. Un contrôle efficace des stocks donne aux entreprises un avantage concurrentiel pour rationaliser un processus d'expédition rapide. Pour les entreprises avec des stocks périssables, la gestion des stocks est particulièrement importante pour éviter le gaspillage grâce à la mise en œuvre d'une politique de premier entré, premier sorti. De plus, ces solutions empêchent l'accumulation de stocks morts (ou invendables) et de quantités excessives d'un produit qui pourraient ne jamais être vendues.
Quels types de logiciels de contrôle des stocks existent ?
Systèmes de gestion des stocks par code-barres
Les systèmes de gestion des stocks par code-barres mettent à jour les niveaux de stock en temps réel au point de vente lorsque les travailleurs scannent un article. Avec la technologie des codes-barres, les gestionnaires de stocks peuvent éliminer les erreurs de données chronophages qui se produisent fréquemment avec les systèmes manuels ou sur papier pour les comptages de stocks.
Systèmes de gestion des stocks par identification par radiofréquence (RFID)
Les systèmes de gestion des stocks par RFID utilisent des lecteurs de balises fixes pour le suivi des stocks. Similaires aux systèmes de codes-barres, les balises RFID mettent à jour les niveaux de stock en temps réel lorsqu'elles sont scannées. Cependant, la différence entre les systèmes RFID et les systèmes de codes-barres est qu'avec le premier, plusieurs produits peuvent être comptés simultanément, tandis que les produits ne peuvent être comptés qu'un à la fois avec les systèmes de codes-barres. Bien que les systèmes de technologie RFID puissent être plus coûteux, ils sont beaucoup plus rapides que le balayage de codes-barres et peuvent être très utiles pour gérer de grands inventaires.
Quelles sont les caractéristiques communes des logiciels de contrôle des stocks ?
Voici les principales caractéristiques des logiciels de contrôle des stocks qui aident à réapprovisionner les stocks physiques en temps réel, à éliminer les inefficacités et à optimiser la satisfaction des clients :
Codes-barres : Les codes-barres sont une caractéristique essentielle qui peut aider à maximiser l'efficacité des techniques de gestion des stocks. En étiquetant des codes-barres sur chaque produit, les gestionnaires de stocks peuvent scanner un produit, ce qui le catégorise automatiquement et le comptabilise dans l'inventaire. L'autre option est de compter manuellement chaque produit, ce qui est non seulement chronophage mais peut également entraîner des erreurs humaines.
Commande automatisée : Les systèmes de gestion des stocks peuvent détecter automatiquement lorsqu'un produit particulier est en rupture de stock et mettront instantanément à jour la quantité de produit pour l'inventaire. En conséquence, le logiciel incitera à la commande de nouveaux stocks. Cela peut aider les entreprises à maintenir le bon inventaire et à répondre aux besoins des clients si un produit particulier est très demandé.
Gestion des commandes : Les détaillants peuvent gérer toutes leurs ventes et achats depuis le logiciel. Cela permet aux détaillants de créer des colis et des expéditions, et peut même envoyer des mises à jour de livraison aux clients via le logiciel.
Rapports : Le logiciel de contrôle des stocks peut fournir aux entreprises des rapports sur les produits les plus rentables, la rapidité avec laquelle les travailleurs stockent les produits et la fréquence à laquelle les commandes d'achat sont exécutées à temps. Ces rapports peuvent indiquer toute inefficacité dans l'entrepôt ou la chaîne d'approvisionnement.
Prévisions : Une gestion appropriée des niveaux de stock aide à prévoir quand les produits seront en rupture de stock et quand il y a une abondance. Des métriques de prévision appropriées permettent une utilisation efficace des ressources d'une entreprise.
Suivi des numéros de série : Le suivi des numéros de série permet aux gestionnaires de stocks d'attacher un code à chaque produit et de suivre son mouvement depuis le point d'achat jusqu'au moment de la vente. Si les commandes sont retardées ou si un client souhaite savoir où se trouve son expédition, cette fonctionnalité peut lui donner un aperçu et la certitude que l'expédition est en route.
Assemblage de produits : L'assemblage de produits est le processus de regroupement d'articles d'inventaire séparés en un seul paquet. Le logiciel de contrôle des stocks peut aider à identifier chaque article qui doit être emballé ensemble pour former le paquet et attribuer ces kits emballés à un emplacement central dans l'entrepôt. Cela permet aux travailleurs de l'entrepôt de gagner beaucoup de temps en n'ayant pas à se déplacer dans différentes zones de l'entrepôt pour emballer ces articles ensemble.
Gestion des stocks basée sur le cloud : La gestion des stocks basée sur le cloud est un moyen de suivre les stocks via un navigateur web. Un système de stock qui peut être géré via le cloud permet aux entreprises d'accéder à l'inventaire sur n'importe quel appareil. L'accès en temps réel à la quantité de stock améliore la coordination entre le personnel pour des décisions commerciales rapides et intelligentes.
Intégrations de l'Internet des objets (IoT) : La connexion des appareils de consommation avec les machines de fabrication aide les chaînes d'approvisionnement à exceller. Le logiciel de contrôle des stocks permet aux entreprises de générer des insights, de l'intelligence d'affaires et des stratégies rentables. Par exemple, des appareils IoT peuvent être placés sur l'inventaire réel ou les étiquettes RFID.
Apprentissage automatique et intelligence artificielle (IA) : Les chatbots de commerce électronique partagent la disponibilité des produits avec les acheteurs. Ces agents virtuels utilisent des algorithmes pour informer les clients des pénuries de stock et recommander d'autres produits en fonction de leurs paniers.
Quels sont les avantages du logiciel de contrôle des stocks ?
Le logiciel de contrôle des stocks améliore la gestion des stocks actuels et élimine toute inefficacité majeure dans la chaîne d'approvisionnement. En comptabilisant avec précision chaque produit, les entreprises peuvent réduire les coûts, accélérer l'exécution et améliorer la production globale.
Optimiser les niveaux de stock à tout moment : Avoir un excès de stock coûte cher aux entreprises. Les entrepôts peuvent combattre ce problème en utilisant un logiciel de gestion des stocks pour n'acheter des produits que lorsqu'ils sont très demandés. L'autre option est d'utiliser la main-d'œuvre manuelle pour compter chaque produit et utiliser des conjectures pour savoir si plus de stock doit être commandé.
Suivre les numéros de stock avec précision : Les mises à jour en temps réel des niveaux de stock permettent des rapports plus précis sur le stock disponible. Le balayage de codes-barres et les systèmes RFID rendent ce processus fluide.
Exécuter les commandes à temps pour augmenter la satisfaction des clients : Des problèmes tels que des enregistrements de stock inexacts peuvent entraîner des délais de livraison plus longs, ce qui entraîne une réponse plus lente à la demande. Une fois que cela se produit, le stock s'épuise et les clients ne peuvent pas passer de commandes. Cela peut entraîner un mécontentement des clients et même une perte de clientèle. Le logiciel de contrôle des stocks éliminera ce problème en alertant automatiquement les gestionnaires de stocks lorsque le stock est faible, ainsi qu'en réapprovisionnant automatiquement ces produits. Par conséquent, des délais de livraison plus courts permettront à plus de clients de recevoir leurs produits à temps et d'augmenter l'approbation globale des clients.
Identifier les ventes et les pertes en suivant les tendances de vente : Suivre le stock est l'un des meilleurs moyens de suivre les tendances de vente. Ce logiciel fournit un aperçu des produits qui sont très demandés et des produits qui ne se vendent pas aussi bien. Cela permettra aux entreprises de répondre à la demande des clients en fournissant plus d'articles fréquemment achetés et potentiellement en arrêtant les articles qui nuisent aux résultats de l'entreprise.
Qui utilise le logiciel de contrôle des stocks ?
Détaillants : Les détaillants utilisent le logiciel de contrôle des stocks pour catégoriser les produits, importer les codes-barres des articles et gérer les prix des articles dans leur inventaire. La gestion des niveaux de produits fournira également aux détaillants des analyses sur les produits qui se vendent bien et sont très demandés. Ces analyses alerteront les détaillants pour remplir automatiquement les commandes sur les articles qui se vendent rapidement afin que le produit soit toujours en stock. De plus, si un produit est surstocké dans un autre point de vente, le logiciel peut suggérer des transferts de stock afin que chaque point de vente puisse avoir un niveau d'inventaire plus équilibré.
Fabricants : Le contrôle des stocks est un outil essentiel pour les opérations quotidiennes dans l'industrie manufacturière. Lorsqu'un client commande un envoi en gros d'un certain produit, les fabricants doivent évaluer s'ils ont suffisamment de matières premières en stock pour compléter la commande. Souvent, ces commandes consistent en une variété de matières premières que le fabricant doit combiner pour créer un produit final. Une commande peut nécessiter que le fabricant obtienne plus de stock auprès de divers autres fournisseurs pour qu'elle puisse être complétée.
Historiquement, les fabricants prenaient le stock à l'aide de feuilles de calcul, ce qui était un système très rudimentaire souvent sujet à des erreurs. Cependant, avec un logiciel spécialisé, chaque article a un code-barres qui lui est attaché et qui est lié au logiciel. Le fabricant peut alors évaluer avec précision s'il a suffisamment de matériel, suivre les commandes des fournisseurs et exécuter les commandes de manière plus rapide.
Vendeurs de commerce électronique : Le contrôle des stocks est important pour les entreprises qui vendent des produits via des places de marché en ligne. Les vendeurs de commerce électronique utilisent particulièrement le logiciel pour gérer les retours, automatiser le réapprovisionnement, l'expédition et l'inventaire virtuel des stocks.
Distributeurs en gros : Les grossistes qui utilisent des canaux de distribution en ligne utilisent le logiciel de contrôle des stocks pour suivre les stocks en vrac, gérer les fournisseurs et les clients, et automatiser le processus de traitement. Les grossistes utilisent fréquemment des fonctionnalités logicielles telles que l'assemblage, la commande de vente et l'exécution d'entrepôt, le suivi des lots pour les produits périssables et la gestion des bacs.
Logiciels liés au logiciel de contrôle des stocks
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de contrôle des stocks incluent :
Logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) : Intégrer le logiciel de contrôle des stocks avec un système ERP est essentiel pour maximiser son potentiel. L'intégration entre ces deux systèmes permettra aux gestionnaires de voir toutes les données relatives à la fabrication, à la chaîne d'approvisionnement et à l'expédition en un seul endroit. Cela conduira finalement à une meilleure visibilité de la façon dont les processus commerciaux sont connectés.
Logiciel de comptabilité : Intégrer le logiciel de gestion des stocks avec le logiciel de comptabilité permettra aux entreprises de présenter avec précision l'inventaire dans les rapports financiers. Des documents importants tels que les déclarations fiscales peuvent alors refléter avec précision la valeur de l'inventaire. Si les actifs déclarés de l'entrepôt ne correspondent pas à la comptabilité, l'entreprise peut être auditée. La meilleure façon de maintenir l'intégrité financière d'un entrepôt est d'intégrer le système de contrôle des stocks avec le logiciel de comptabilité.
Logiciel de gestion d'entrepôt : Un aperçu des opérations quotidiennes de l'entrepôt d'une entreprise est fourni par le logiciel de gestion d'entrepôt. Cette visibilité inclut le suivi du mouvement des produits entre les entrepôts pour améliorer les procédures d'expédition et de manutention.
Logiciel de code-barres : Les codes-barres sont les éléments de base du processus d'expédition, donc le logiciel de code-barres est nécessaire pour imprimer des codes uniques pour chaque produit. Chaque pays et entreprise peut exiger différents styles de codes-barres, et un logiciel dédié à ce service permettra des styles personnalisables pour les étiquettes d'identification.
Logiciel d'impression d'étiquettes : Les étiquettes sont une nécessité logistique pour le processus de traitement. Le logiciel d'impression d'étiquettes aide les entreprises à imprimer des étiquettes uniques pour les produits afin d'assurer un transfert précis des produits pendant le processus d'expédition.
Plateformes de commerce électronique : Intégrer le logiciel de contrôle des stocks avec la plateforme de commerce électronique d'une entreprise est essentiel pour suivre les stocks. Sans cela, les gestionnaires doivent suivre manuellement les commandes sur leur plateforme de commerce électronique, puis ajuster le stock dans une feuille de calcul. Lorsque ces deux éléments sont intégrés, chaque vente effectuée en ligne sera automatiquement reflétée dans le logiciel de gestion des stocks. Le résultat est une meilleure visibilité et précision, ce qui se traduira par moins d'erreurs d'inventaire.
Défis avec le logiciel de contrôle des stocks
Aucun logiciel n'est exempt de défis, et les produits de contrôle des stocks ont leur propre ensemble de difficultés.
Manque de fonctionnalité de la chaîne d'approvisionnement : Certains systèmes sont réduits par rapport aux systèmes ERP ou autres systèmes de chaîne d'approvisionnement. Le logiciel de contrôle des stocks peut manquer de support en ce qui concerne des fonctions telles que l'approvisionnement et l'optimisation des itinéraires. Dans ce sens, la plupart des logiciels de niveau de stock nécessiteront des intégrations supplémentaires pour en faire un outil plus complet pouvant aider à gérer la chaîne d'approvisionnement. Les utilisateurs doivent en être conscients avant d'acheter ce logiciel.
Complexité : Apprendre à utiliser ce logiciel peut prendre d'innombrables heures de formation. Bien que certaines fonctions soient plus intuitives que d'autres, il faudra tout de même une formation spécialisée et de la patience pour maîtriser des fonctions comme le suivi RFID et l'assemblage de produits.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de contrôle des stocks ?
Distributeurs alimentaires : Lorsque les produits périssables sont un élément de base du portefeuille de produits d'une entreprise, la gestion des stocks est cruciale pour éviter le gaspillage des produits. Les politiques de premier entré, premier sorti permettent de vendre les aliments à risque d'expiration avant d'autres produits.
Commerce électronique : Les détaillants en ligne dépendent fortement du contrôle des stocks puisque l'achat de biens se fait exclusivement sur Internet. Les mises à jour en temps réel des stocks sont nécessaires pour éviter les ruptures de stock, les transactions pour des produits qui ne sont pas réellement en stock, et pour alerter les clients des seuils de stock bas. La gestion automatisée des stocks permet des mises à jour instantanées des niveaux de stock pour assurer le bon fonctionnement des processus commerciaux.
Biens de consommation : Pour les détaillants physiques de biens de consommation emballés, le contrôle des stocks est nécessaire lorsqu'il y a des produits saisonniers qui peuvent compliquer le processus de prévision. Un logiciel de gestion des stocks efficace aide à simplifier ce processus et à fournir des prévisions plus précises.
Quel est le coût du logiciel de contrôle des stocks ?
Cette catégorie de logiciels coûte en moyenne environ 100 $ par mois. Une option de base ou sans fioritures est souvent disponible à un coût beaucoup plus bas, mais les fonctionnalités nécessaires pour aider à gérer une entreprise efficace peuvent manquer.
Retour sur investissement (ROI)
Le ROI mesure le temps qu'il faut pour qu'un investissement soit rentabilisé et, plus important encore, pour maximiser les revenus de l'entreprise. Plusieurs facteurs aident à déterminer le ROI pour le logiciel de contrôle des stocks. Lors de la réduction de la courte liste pour faire le choix final, les facteurs suivants doivent être quantifiés en chiffres concrets pour prendre la meilleure décision :
- Économies de main-d'œuvre
- Économies de véhicules
- Réductions d'inventaire
- Réduction des coûts d'expédition
- Moins de rétrofacturations des clients
- Moins besoin d'installations de stockage (et le coût d'entretien de ces installations)
- Ressources accrues pour se concentrer sur la croissance de l'entreprise
- Augmentation de la satisfaction des clients
Selon les données de G2 du 25 août 2021, le ROI tend à être atteint dans les incréments suivants pour cette catégorie.
- Dans les 6 mois, 52,8 % ont atteint le ROI
- Dans les 7 à 12 mois, 24,19 % supplémentaires ont atteint le ROI
- Dans les 13 à 24 mois, 11,21 % supplémentaires ont atteint le ROI
- Dans l'ensemble, presque tous les répondants ont déclaré avoir atteint le ROI dans les 48 mois
Mise en œuvre du logiciel de contrôle des stocks
Comment le logiciel de contrôle des stocks est-il mis en œuvre ?
Avant de mettre en œuvre le système de gestion des stocks, il est important d'avoir un processus solide et existant de gestion des stocks. Une fois ce processus codifié, les acheteurs doivent travailler avec le nouveau fournisseur pour former le personnel à l'utilisation du nouveau logiciel. L'adhésion du personnel au produit est essentielle pour une transition en douceur qui réduit les erreurs humaines.
Qui est responsable de la mise en œuvre du logiciel de contrôle des stocks ?
Des experts en la matière du fournisseur aideront au processus de mise en œuvre du nouveau logiciel, ainsi que les chefs d'équipe et le personnel informatique qui ont participé au processus d'achat.
À quoi ressemble le processus de mise en œuvre pour le logiciel de contrôle des stocks ?
Les données de G2 du 25 août 2021 montrent un calendrier général sur lequel la mise en œuvre de ce type de logiciel se produit :
- 67,3 % des entreprises déclarent une mise en œuvre en moins d'un mois
- 18,3 % déclarent une mise en œuvre dans les trois mois
- 6,4 % déclarent une mise en œuvre dans les six mois
- 4,4 % déclarent une mise en œuvre dans les 12 mois
Tendances du logiciel de contrôle des stocks
Analyse des mégadonnées
Les sites de commerce électronique ont d'énormes volumes de données qui sont relativement non structurées et sous-utilisées par les gestionnaires de stocks. Le comportement des acheteurs peut aider à prévoir la demande des clients et révéler plus de modèles cachés qui peuvent être utiles pour les gestionnaires de stocks. Avec l'analyse des mégadonnées, les gestionnaires de stocks peuvent structurer ces données et les rendre plus applicables aux cas d'utilisation lors de la gestion des niveaux de stock. On peut s'attendre à plus d'intégration de l'analyse des mégadonnées avec le logiciel de contrôle des stocks à l'avenir.
Comment acheter un logiciel de contrôle des stocks
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de contrôle des stocks
Lors de la recherche du bon logiciel de contrôle des stocks, il est important de créer une longue liste basée sur les produits qui contiennent certaines des fonctionnalités les plus nécessaires pour un système de gestion des stocks fonctionnel. Une fois que le pool disponible a été segmenté en fonction des fonctionnalités cruciales, on peut ensuite trier en fonction des éléments agréables à avoir, des gadgets et des exigences logicielles spécifiques à l'industrie.
Comparer les produits de logiciels de contrôle des stocks
Créer une longue liste
Pour créer une longue liste, les acheteurs doivent s'assurer que les produits envisagés répondent à ces critères de base :
Créer une courte liste
Une fois qu'une longue liste basée sur les fonctionnalités de base est créée, une courte liste doit être encore réduite en fonction des nécessités spécifiques à l'industrie, des éléments agréables à avoir et des gadgets. Les fonctionnalités ci-dessous répondent aux fonctionnalités obligatoires uniques à certaines entreprises et simplifient le processus d'expédition avec des fonctionnalités technologiques avancées :
Réaliser des démonstrations
Les acheteurs doivent planifier des appels avec les fournisseurs de la courte liste pour s'assurer que leur produit est le bon choix. La façon la plus infaillible de prendre la bonne décision est de tester réellement le logiciel. Il est important de poser des questions aux fournisseurs sur la façon dont leur produit répond aux besoins les plus pressants de l'entreprise.
Sélection du logiciel de contrôle des stocks
Choisir une équipe de sélection
Les fournisseurs amèneront leur équipe la plus forte pour conclure l'affaire avec un client potentiel. Par conséquent, il est important de venir au processus de négociation avec des questions et des directives sur certaines considérations clés. Celles-ci incluent l'approvisionnement, le juridique et les contrats, les besoins commerciaux internes, le développement d'applications, la finance et la comptabilité, et la sécurité de l'information. Les acheteurs doivent poser des questions sur les coûts et les frais totaux associés à l'achat, à la mise en œuvre et à l'utilisation du produit. Afin d'éviter les surprises plus tard, il est crucial de s'assurer que les termes et conditions sont lus dans leur intégralité et discutés.
Négociation
Au cours du processus de négociation, l'acheteur devra avoir une compréhension claire des prix des sièges utilisateurs et des frais associés à l'hébergement, les mises à niveau, le support et la maintenance, et la formation du personnel sur l'utilisation du logiciel. De plus, une prévision du coût de maintien du système de gestion des stocks sur plusieurs années sera nécessaire. L'objectif de ce processus est de recevoir toutes les informations nécessaires sur les prix et les fonctionnalités pour aider à la décision finale.
Décision finale
Il pourrait être utile de créer un modèle de notation qui mesure les différentes fonctionnalités mentionnées dans la longue et la courte liste, ainsi que les notes des appels entre l'organisation de vente et le fournisseur.