Me gusta cómo el software está muy basado en lo digital. No solo tus administradores de propiedades pueden aprobar las facturas directamente en el sitio, sino que también la factura puede incluso pagarse allí mismo, ¡usando CondoWorks! Ya no es necesario imprimir cheques en tu oficina o esperar a que tus oficiales firmantes los firmen. Todo se hace digitalmente e impreso de forma remota. O, si tu banco también permite EFT, CondoWorks también lo hace. Además, la forma en que las facturas están organizadas en el sitio se adapta a nuestras necesidades.
No solo eso, para demostrar que la tecnología de CondoWorks ha cumplido con nuestras necesidades, tú, o incluso tus proveedores, podrías simplemente subir las facturas tú mismo para que su analizador de IA detecte toda la información como la fecha, el número de factura y el monto adeudado. Esto ahorra mucho tiempo para todos.
La página principal donde ves facturas, proveedores y pagos es fácil de entender y navegar; aunque simple, esta es una excelente manera para que un software como este comience. El sitio incluso ofrece una función de Descarga Masiva, que nos permite descargar todas las facturas que están presentes con nuestros filtros de búsqueda, luego las tenemos todas en formato .pdf para archivarlas. Uso esto para filtrar por mes para nuestro informe de facturas pagadas al final del mes. También hay un sistema de "Comentarios" donde cualquier usuario podría comentar en una factura y etiquetar a otros para que reciban una notificación por correo electrónico de lo que tienen que hacer con la factura/pago. Esto es genial ya que reemplaza poner notas adhesivas en facturas de papel.
El software es muy fácil de usar, no solo para nosotros, el cliente de CondoWorks, sino también para nuestros proveedores, ¡quienes acaban de escucharlo de nosotros! Se les envía un correo electrónico que les indica los pasos sobre cómo usar el software para que puedan subir las facturas ellos mismos y así las veamos desde allí. Incluso es posible inscribir a un miembro del consejo/mesa directiva de una tercera parte en CondoWorks para que puedan usar el software para aprobar facturas si lo requieren. ¡El sitio realmente está pensado para todos!
El servicio al cliente de este sistema es muy útil y realmente atienden nuestras necesidades cuando las solicitamos. Braedon Hebert y Ethan Siu son excelentes representantes de servicio al cliente, y pase lo que pase, siempre nos ayudan con lo que necesitamos y están siempre felices de hacerlo.
Nuestra empresa, Assertive Northwest Property Management, vio esta oportunidad como si fuera contratar a otro empleado, y con lo que CondoWorks ofreció en comparación,
En nuestra era digital que define nuestro siglo actual, un software como CondoWorks que reemplaza nuestra forma antigua estándar de la industria de contabilidad: esperar a que las facturas nos sean enviadas por correo electrónico/correo, aprobar facturas en persona, ingresar los datos en nuestro software de contabilidad manualmente, imprimir cheques, mantener copias en papel de las facturas, es algo que necesitamos comenzar a usar. Sin él, es como si todavía estuviéramos en la edad de piedra. Mejor tarde que nunca. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.
Hasta ahora, debido a que el sistema es todavía tan nuevo, todavía necesita nuevas funciones. El sistema solo es capaz de manejar dos cuentas bancarias: fondos Operativos y de Reserva. Aquí en Columbia Británica, las estratas requieren cuentas bancarias separadas para Gravámenes Especiales. Sin embargo, esto no es un problema que CondoWorks no soporte eso aún; nos las arreglamos estableciendo "Omitir Pago" en la factura en CW y luego imprimiendo el cheque desde nuestro software de contabilidad en lugar de desde la cuenta bancaria correcta de Gravámenes.
Otro problema es que si estás inactivo en el sitio durante unos 15 minutos, la sesión expira y siempre tienes que volver a iniciar sesión. Esto puede ser molesto y esperamos que agreguen una opción para extender el tiempo para esto. 60 minutos es un tiempo más razonable ya que, aunque estamos tratando con clientes costosos y sus activos monetarios, no es un gran riesgo que algún usuario no deseado haga algo incorrecto, al menos en nuestra oficina.
Otro problema más es que la función de "Descripción Automática de Factura" solo agrega el mes de la factura en formato numérico. Lo que esperamos en el futuro es que las descripciones sean una plantilla en la que escribamos el modelo de redacción en las Opciones del Proveedor, y todo lo que haga el analizador sea coincidir el mes en formato de palabra. Por ejemplo: "Mantenimiento Paisajístico Mensual Mayo/2021", donde en las Opciones, escribiríamos "Mantenimiento Paisajístico Mensual MMMM/YYYY".
Por último, pase lo que pase, si registras a uno de tus proveedores en CondoWorks, recibirán una notificación por correo electrónico al respecto. A menudo, en nuestro mundo de correos de estafa y promociones no deseadas, no es fácil para nuestros proveedores saber si esto es legítimo o no, por lo que acuden a nosotros para quejarse. Sin embargo, nuestro remedio para esto es informarles sobre el servicio con anticipación. Esto, en realidad, sigue siendo algo bueno ya que queremos que nuestros proveedores lo usen porque en el futuro, ¡todos sabrán qué es CondoWorks y lo estarán usando! Reseña recopilada por y alojada en G2.com.
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