Más Información Sobre Software de FP&A
¿Qué es el software FP&A?
El software FP&A (planificación y análisis financiero) gestiona las estrategias que las grandes empresas utilizan para monitorear el rendimiento de sus actividades comerciales. El software FP&A se utiliza para crear e implementar metodologías y procesos, permitiendo a las corporaciones rastrear indicadores clave de rendimiento (KPIs) en relación con los objetivos comerciales corporativos. Este tipo de software se implementa en toda la corporación y es utilizado por gerentes y ejecutivos responsables de mejorar el rendimiento comercial de la empresa.
En algunos casos, el software FP&A puede ser desplegado solo por los departamentos de contabilidad para analizar el rendimiento financiero y rastrear la rentabilidad de una empresa. Aunque ese sigue siendo el enfoque principal de la mayoría de las soluciones FP&A, el seguimiento del rendimiento se ha extendido a la mayoría de los departamentos de una empresa, desde ventas y marketing hasta operaciones y TI. Este tipo de software no debe confundirse con el software de inteligencia empresarial (BI), que proporciona características analíticas genéricas que no siempre están enfocadas en el rendimiento empresarial. Muchos proveedores de BI también ofrecen KPIs o métricas para el rendimiento corporativo, ya sea como parte de su oferta principal o como soluciones y complementos separados.
¿Cuáles son las características comunes del software FP&A?
Las siguientes son algunas características principales dentro de FP&A que pueden ayudar a los usuarios a crear y alcanzar objetivos, prever costos e ingresos, y crear y medir KPIs.
Objetivos y metas corporativas: Los objetivos de la empresa deben ser lo suficientemente detallados para ser relevantes pero también fáciles de comunicar y entender. Es esencial que los objetivos sean medibles y realistas, lo que requiere una gran cantidad de datos comerciales y retroalimentación de empleados y ejecutivos. El software FP&A proporciona objetivos preescritos (ingresos, beneficios, cuotas de ventas, etc.) para todos los departamentos, como ventas, contabilidad, RRHH o adquisiciones. También permite a los usuarios personalizarlos según sus requisitos. Los objetivos también pueden ser categorizados y alineados para asegurar que toda la empresa tenga el mismo objetivo en mente.
Planificación estratégica: La planificación estratégica implica definir e implementar lo que se necesita hacer para lograr los objetivos corporativos. Los planes estratégicos se utilizan para proyectos a largo plazo, como fusiones y adquisiciones, inversiones de capital, reestructuración o expansión a nuevos mercados, que están destinados a transformar la empresa. Dado que estos proyectos son costosos y cruciales, la planificación estratégica deja poco margen para el error. El software FP&A proporciona características para crear planes estratégicos y ajustarlos periódicamente para tener en cuenta cualquier cambio en la empresa y su entorno.
Pronóstico: FP&A ayuda a prever costos e ingresos futuros para las operaciones comerciales y los planes estratégicos extrayendo datos de múltiples fuentes, como datos de ventas, estados de ingresos y efectivo, y presupuestos. Para funcionar correctamente, una empresa necesita tener una idea de qué recursos necesita y cuántas ventas puede generar para ser rentable y apoyar el crecimiento futuro. Para la planificación estratégica, los costos pueden ser muy altos, por lo que es crucial que los ejecutivos entiendan cuánto necesitan invertir. Los resultados de la planificación estratégica solo son visibles a largo plazo, por lo que es importante estimarlos antes de realizar inversiones costosas.
KPIs corporativos: Los KPIs y métricas se utilizan para rastrear resultados reales y compararlos
con lo que se ha pronosticado y planificado. Las métricas son críticas para que las empresas entiendan cuán exitosas son, qué áreas de negocio necesitan mejorar y cómo se puede optimizar el rendimiento futuro. El software FP&A incluye KPIs preescritos o específicos de la industria y características para monitorearlos en todos los niveles de una empresa.
Otras características del software FP&A: Visualización de datos, Cuadros de mando, y Control de versiones.
¿Cuáles son los beneficios del software FP&A?
El software FP&A puede ayudar mejorando la productividad de los empleados, aumentando los ingresos y manteniendo el crecimiento de la empresa.
Mejora de la productividad: Aunque el software FP&A incluye el monitoreo de la satisfacción y retención de los empleados, a veces, su enfoque principal es mejorar la comunicación en toda la organización, alineando y ejecutando estrategias organizacionales para mejorar la productividad de la empresa en su conjunto. Esto se logra optimizando los flujos de trabajo e identificando áreas problemáticas que necesitan mejora.
Aumento de ingresos: El uso del software FP&A permite a las empresas alinearse con sus prioridades estratégicas y centrarse más en los KPIs, así como en otras métricas comerciales que deben mantenerse para mejorar las ventas, los ingresos y las ganancias. Los equipos financieros pueden usar el software FP&A para desarrollar modelos de costos e ingresos que les ayuden a entender las implicaciones de sus números pronosticados.
Automatización de datos: El software FP&A puede optimizar y automatizar la recopilación, agregación e informes de datos en tiempo real de múltiples fuentes, con consistencia y mayor precisión, proporcionando resultados más rápidos con cierres de fin de período acortados. El software FP&A utiliza información de una fuente y mejora la seguridad de los datos con los números producidos a partir de ella.
¿Quién usa el software FP&A?
Profesionales de contabilidad: Los contadores utilizan el software FP&A para monitorear y mejorar el rendimiento financiero. Ayuda a los contadores a comparar presupuestos con gastos e ingresos reales en diferentes niveles de la empresa. Los contadores también utilizan el software FP&A para crear pronósticos de ingresos futuros y gastos corporativos e identificar oportunidades para reducir costos y mejorar la rentabilidad.
Gerentes de departamento: Los gerentes de cualquier departamento se benefician del uso del software FP&A al rastrear el rendimiento comercial de sus propios departamentos. Cada departamento tiene objetivos y métricas específicas que deben estar alineadas con los otros departamentos y los objetivos generales de la empresa. El software FP&A permite a los gerentes presupuestar para gastos futuros, identificar discrepancias entre ingresos esperados y reales, y entender cómo sus operaciones impactan la eficiencia de los otros departamentos.
Ejecutivos: Los ejecutivos utilizan el software FP&A para la planificación estratégica y supervisar el rendimiento a nivel de empresa o grupo. Cuando es necesario, los ejecutivos también necesitan poder profundizar para encontrar detalles sobre métricas y transacciones que han impactado el rendimiento corporativo.
Software relacionado con el software FP&A
El software FP&A a menudo complementa o se utiliza en conjunto con las siguientes herramientas:
Sistemas ERP: El software de planificación de recursos empresariales (ERP) proporciona mucha de la información utilizada por los sistemas FP&A, pero también utiliza datos de análisis de rendimiento para optimizar las operaciones gestionadas por el sistema. Por ejemplo, los pronósticos generados utilizando FP&A se utilizan en ERP para determinar la capacidad de producción o la cantidad de materias primas necesarias para satisfacer la demanda. ERP también ayuda a comparar estimaciones con resultados reales e identificar discrepancias entre pronósticos y resultados. Estas discrepancias se utilizarán en FP&A para optimizar el pronóstico y crear objetivos de rendimiento con mayor precisión.
Software de contabilidad: El software de contabilidad y finanzas proporciona la información financiera necesaria para monitorear la rentabilidad de la empresa. También ayuda a crear y gestionar presupuestos, que deben estar alineados con los objetivos corporativos. Esto es particularmente importante porque las empresas solo pueden funcionar dentro de los límites de sus limitaciones financieras. Los ejecutivos y gerentes pueden tener planes ambiciosos para mejorar el rendimiento, pero pueden no tener fondos suficientes para implementarlos.
Software de inteligencia empresarial: El software BI puede usarse para reemplazar el software FP&A para empresas con necesidades básicas. También puede usarse para recopilar, limpiar y preparar todos los datos utilizados para monitorear y mejorar el rendimiento. La mayoría de los proveedores de FP&A proporcionan características para la integración con software de BI y gestión de datos para proporcionar un alto nivel de precisión de datos.
Proveedores de consultoría financiera: Los proveedores de servicios de consultoría financiera pueden ayudar a las empresas a definir e implementar métricas de rendimiento y KPIs que sean específicos para sus operaciones o su industria. Los consultores también pueden asistir a las empresas con la determinación de planes estratégicos y de contingencia o mejorar sus procesos de pronóstico y presupuestación. Las grandes firmas de consultoría financiera también proporcionan servicios de benchmarking basados en datos consolidados de miles de clientes. El benchmarking puede ser muy útil para que las empresas comparen su rendimiento con sus pares o competidores.
Desafíos con el software FP&A
Las soluciones de software FP&A pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Complejidad: El software FP&A puede ser difícil de implementar y mantener. Consolidar y analizar diferentes tipos de datos corporativos puede ser difícil y requiere gestión y procesamiento continuos. Algunas soluciones FP&A están compuestas por múltiples productos o soluciones, que necesitan integrarse entre sí y con otros software como sistemas ERP o contabilidad.
Precisión de los datos: El software FP&A utiliza grandes cantidades de datos de múltiples sistemas, por lo que la información debe ser precisa. La precisión puede ser un desafío cuando las empresas utilizan varios sistemas de software y fuentes de datos de datos estructurados y no estructurados. La duplicación de datos es otro desafío, que puede ser causado por entradas dobles en múltiples sistemas utilizados por diferentes departamentos para diferentes propósitos.
Implementación: El software FP&A a menudo es técnico en un sentido contable o financiero y sería beneficioso para las empresas tener empleados con experiencia en contabilidad o negocios al implementar este software.
¿Qué empresas deberían comprar el software FP&A?
La funcionalidad que proporciona el software FP&A puede ser beneficiosa para empresas de una variedad de industrias. Dado que el software FP&A monitorea y gestiona el rendimiento financiero y operativo para establecer y cumplir objetivos corporativos, cualquier organización que tenga un equipo interno de contabilidad o finanzas puede beneficiarse de la compra de este software.
Cómo comprar el software FP&A
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para el software FP&A
Al seleccionar el software FP&A, es importante observar cómo opera un negocio y familiarizarse con los diferentes tipos de software disponibles. Los usuarios deben asegurarse de que los proveedores de FP&A en su lista tengan integraciones preconstruidas con su sistema ERP. Idealmente, uno que proporcione conectividad a las tablas del libro mayor general para que los usuarios puedan informar, profundizar y presupuestar según sus requisitos.
Comparar productos de software FP&A
Crear una lista larga
Se aconseja al comprador que cree una lista larga de software diseñado para ayudar a las empresas en su industria. Por ejemplo, puede haber plataformas específicamente construidas para empresas en el comercio minorista, fabricantes, restaurantes, así como para muchos otros tipos de organizaciones comerciales. Otro factor a considerar al crear esta lista es si el software está basado en la nube. Las soluciones FP&A generalmente son más fáciles de gestionar en la nube, con herramientas de informes automatizados, actualizaciones frecuentes y interfaces fáciles de usar.
Crear una lista corta
Después de revisar e investigar el software en la lista larga del comprador, pueden reducir la lista según su presupuesto. El software FP&A está disponible para adaptarse a todos los presupuestos y algunas aplicaciones generales de FP&A pueden descargarse de forma gratuita o comprarse a un precio bajo. Sin embargo, el software más especializado generalmente es más caro. Esto se debe a que la base de usuarios para el software especializado es relativamente pequeña. Si el comprador quiere algo específico para su industria o personalizado para su empresa, tendría que pagar más.
Realizar demostraciones
Las empresas deben asegurarse de realizar demostraciones de todos los productos que terminen en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades según sus prioridades. También deben comunicar objetivos clave y necesidades críticas a los proveedores y exigir que estos se cubran en las demostraciones de software.
Selección de software FP&A
Elegir un equipo de selección
Los empleados que utilizarán este software deben estar involucrados en el proceso de selección. Puede ser preferible que el software elegido sea compatible con los que actualmente utilizan. Cada negocio es diferente y los usuarios finales probablemente estén en la mejor posición para ofrecer una opinión informada sobre cuál es la mejor opción para sus necesidades particulares. Incluso pueden ayudar al comprador a instalar y configurar el software elegido.
Incluso después de comprar el software, la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, elegir el software adecuado sigue siendo importante ya que sigue siendo un gran compromiso de tiempo y dinero. Para ver un ROI sólido, los compradores no pueden cambiar de opinión unos meses después y cambiar de software nuevamente.
Negociación
Negociar un contrato de software es importante para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad o simplemente asegurarse de que ambas partes estén en completo acuerdo sobre sus expectativas. El comprador tiene la opción de pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software suelen estar felices de hacer ese trato. Por lo general, algunos servicios de implementación estarán incluidos en la primera oferta de un proveedor de software. El comprador puede pedir que se eliminen estos servicios. Además, si la empresa va a utilizar el software durante mucho tiempo; pueden negociar términos más largos, lo que a menudo resulta en precios más favorables.
Decisión final
La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Los compradores deben priorizar sus necesidades y seleccionar una solución que cumpla con la mayoría de sus requisitos. Se recomienda ejecutar un programa piloto para probar la adopción con una pequeña muestra de usuarios. Si la herramienta es bien utilizada y bien recibida, el comprador puede estar seguro de que la selección fue correcta. Si no, podría ser el momento de volver a la mesa de dibujo.
Software FP&A Tendencias
Cambio de soluciones locales a la nube
Debido a los constantes avances tecnológicos en el software FP&A, más proveedores están invirtiendo en plataformas SaaS porque ofrecen una amplia gama de ventajas en comparación con las soluciones locales heredadas. Esto se debe a que los costos de soporte se reducen, la flexibilidad aumenta y generalmente es más fácil de usar. Con el software basado en la nube vienen modelos de licencia más modernos que traen una inversión inicial más baja para el cliente, dando a más empresas la opción de utilizar el software FP&A.
Jugadores de nicho
A medida que la tecnología como la nube se vuelve más accesible, los pequeños proveedores comenzaron a crear soluciones y complementos que pueden reemplazar parcialmente o complementar el FP&A. Aunque esta tendencia puede ser útil para pequeñas empresas que no necesitan un software FP&A complicado, las grandes empresas pueden terminar usando múltiples sistemas y herramientas, lo que puede crear confusión y entradas dobles y complicar la gestión de datos.
