¿Qué son las actualizaciones de proyectos?
Las actualizaciones de proyectos son actualizaciones compartidas con todo el equipo del proyecto y, a veces, con toda la empresa, para que todos comprendan el progreso del proyecto o cualquier posible obstáculo o cambio en las prioridades. Los gerentes de proyecto a menudo dan actualizaciones del proyecto al equipo, aunque cualquiera puede proporcionar una. Las actualizaciones de proyectos también proporcionan un historial documentado del progreso del proyecto.
El software de gestión de proyectos permite el seguimiento del progreso y ayuda a identificar cualquier obstáculo, que puede incluirse en las actualizaciones regulares del proyecto. No importa la industria o el equipo, es probable que alguien necesite compartir actualizaciones del proyecto en algún momento.
Elementos básicos de las actualizaciones de proyectos
Hay nueve elementos básicos que se deben incluir y explicar en cada actualización de proyecto.
- Nombre del proyecto y objetivo o meta relevante, típicamente encontrado en el enunciado de trabajo
- Propietario del proyecto y miembros del proyecto
- La fecha
- Una lista de elementos completados desde la última actualización
- Una lista de elementos en progreso desde la última actualización
- Una lista de tareas que se espera completar para la próxima actualización
- Cualquier obstáculo y cómo afecta al proyecto
- Cualquier pregunta que el equipo tenga sobre el proyecto, el cronograma o las prioridades de las tareas
- Cualquier problema o riesgo
Otros factores que pueden incluirse son el progreso del presupuesto y la actualización de gastos, el total de horas registradas, o aspectos destacados clave del proyecto como hitos o desviación del alcance.
Beneficios de las actualizaciones de proyectos
Las actualizaciones regulares de proyectos fomentan la transparencia y la honestidad entre empleados y equipos. Hay muchos beneficios al proporcionar regularmente actualizaciones de proyectos al equipo y a la empresa. Estos beneficios incluyen:
- Las actualizaciones de proyectos mantienen a todos los interesados y miembros del equipo informados con una sola actualización y eliminan los silos que a menudo ocurren con los proyectos. Estas actualizaciones a menudo responden a las preguntas de los compañeros de trabajo o interesados antes de que las hagan.
- Con actualizaciones de proyectos consistentes y efectivas, es posible mantener la salud del proyecto bajo control. En otras palabras, nadie se sorprende nunca por un proyecto fuera de curso o en riesgo.
- Las actualizaciones de proyectos abren una línea de comunicación entre los miembros del equipo para identificar y discutir proactivamente cualquier preocupación.
- Las actualizaciones de proyectos pueden reemplazar las reuniones de estado o las reuniones semanales.
Mejores prácticas para las actualizaciones de proyectos
Al compartir actualizaciones de proyectos con el equipo o la empresa, sigue estos consejos y mejores prácticas para asegurar el éxito.
- No envíes actualizaciones de proyectos solo por enviarlas. La frecuencia de las actualizaciones de proyectos depende de la empresa, el equipo, la temporada o trimestre actual, y el proyecto en cuestión.
- Si es posible, incluye visualización del progreso en forma de gráficos o tablas.
- Haz la actualización en un lugar accesible para todos los miembros del equipo que lo requieran. Si las actualizaciones de proyectos se proporcionan dentro de la herramienta de gestión de proyectos, por ejemplo, asegúrate de que todo el equipo pueda acceder a ella o publica la actualización en varios lugares.
- Sé conciso. Las actualizaciones no necesitan incluir todos los elementos posibles, solo los relevantes para el equipo.
- Si la empresa tiene una herramienta de gestión de proyectos, construye la actualización del proyecto donde el trabajo se lleva a cabo para que sea fácil de consultar cuando sea necesario.
- Usa la actualización para enlazar a cualquier recurso importante, como copias que necesitan ser revisadas o diseños completados que necesitan ser compartidos.
- En caso de duda, mantén la actualización simple, para evitar abrumar al equipo con información.
Actualización de proyecto vs. estado del proyecto
Una actualización de proyecto es una actualización frecuente sobre una sección específica o algunas secciones específicas de un proyecto. Las actualizaciones proporcionan a los miembros del equipo y a los interesados el progreso de los elementos dentro de un proyecto.
Un estado del proyecto a menudo viene a través de un informe u otro documento que proporciona una imagen completa de un proyecto, dónde se encuentra cada tarea relacionada y el progreso general. Destaca si el proyecto completo está en curso, fuera de curso o en riesgo. Un informe de estado del proyecto a menudo incluye múltiples actualizaciones de proyecto.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
