¿Qué es la colaboración en documentos?
La colaboración en documentos es el proceso de usar software para colaborar en proyectos, registros y tareas en tiempo real. Los miembros del equipo pueden trabajar juntos desde la misma oficina o desde cualquier parte del mundo, haciendo que estas herramientas sean vitales para el éxito de equipos distribuidos o remotos.
La colaboración en documentos ocurre dentro de un archivo que múltiples usuarios pueden editar simultáneamente. Este trabajo en equipo llevará a un documento final en lugar de múltiples versiones. El archivo puede ser un documento de texto, hoja de cálculo, presentación, PDF, informe, video o diseño gráfico. El software de creación de documentos se utiliza a menudo cuando los equipos y departamentos buscan personalizar, editar y compartir su trabajo.
Beneficios de la colaboración en documentos
La colaboración en documentos agiliza los flujos de trabajo de los proyectos. En lugar de juntar diferentes elementos al final, los usuarios trabajan simultáneamente para alcanzar el producto final sin ningún retraso. Los equipos pueden esperar los siguientes beneficios:
- Entorno de trabajo basado en actividades: Cuando los usuarios colaboran, el enfoque ya no está en el esfuerzo individual. En su lugar, se prioriza la propiedad compartida de una tarea y el trabajo en equipo.
- Aumento del compromiso: Cuando los equipos se comunican constantemente y resuelven problemas juntos, se vuelven más comprometidos.
- Mejor productividad: Las herramientas colaborativas agilizan los procesos cotidianos. Los empleados pueden comunicarse y realizar su trabajo todo en un lugar cohesivo. Los recursos están centralizados, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.
- Comunicación instantánea: Los métodos de comunicación inmediata dentro del documento permiten a los empleados trabajar juntos de manera más efectiva. La lluvia de ideas es más fácil, y las preguntas pueden hacerse y responderse más rápido, todo dentro del archivo para mejorar la planificación de proyectos colaborativos.
Elementos básicos de la colaboración en documentos
Con tantas herramientas de colaboración disponibles, algunas empresas pueden tener dificultades para encontrar software que se ajuste efectivamente a las necesidades de su equipo. Al buscar la herramienta de colaboración adecuada o software de colaboración de proyectos, algunas características a buscar son:
- Guardado automático: Para flujos de trabajo sin interrupciones, los documentos deben guardar datos automáticamente. Cuando esto ocurre, todos los miembros del equipo están trabajando con la versión más actualizada de la tarea.
- Comentarios en tiempo real: Los documentos deben tener una función donde los colaboradores puedan discutir el proyecto mientras trabajan. Las funciones de comentarios son especialmente útiles porque permiten a los usuarios señalar áreas específicas del documento que requieren atención con una nota personalizada.
- Revisión de versiones: Cuando varias personas trabajan en el mismo archivo, la revisión de versiones permite a los usuarios retroceder y mirar versiones anteriores. Esto puede ser útil si un usuario eliminó una parte que necesita ser añadida de nuevo. Los miembros del equipo pueden revisar la versión anterior y copiar la parte eliminada.
- Controles de permisos de usuario: Los controles de permisos son medidas de seguridad importantes, especialmente para equipos que trabajan con freelancers, clientes y proveedores. Estos controles otorgan permisos y acceso específicos a su trabajo.
- Capacidades móviles: Las capacidades móviles son esenciales para la colaboración en documentos, especialmente para el trabajo remoto. Esto permite a los usuarios acceder y editar proyectos desde dispositivos móviles, como teléfonos y tabletas. El acceso sin conexión también es útil para equipos que trabajan en movimiento, de modo que los usuarios pueden actualizar la tarea cuando están sin conexión, guardando sus cambios en el documento original tan pronto como haya una conexión a internet.
- Historial de cambios: Los equipos que colaboran pueden querer rastrear quién editó qué parte del documento. El historial de cambios crea una pista de auditoría histórica, mostrando quién hizo los cambios y cuándo.
Mejores prácticas para la colaboración en documentos
La colaboración en documentos es más efectiva cuando todos los usuarios están en la misma página. Aquí hay algunas mejores prácticas que las empresas pueden usar para agilizar la colaboración y proteger la información sensible:
- Clara separación de roles: Identifica qué usuarios serán los propietarios del documento, editores, visualizadores y comentaristas para establecer permisos en consecuencia. Roles de usuario y gestión de acceso específicos previenen ediciones inesperadas hechas por aquellos que solo debían revisar las tareas.
- Definición de plazos: Se deben establecer cronogramas claros, diferenciando entre períodos de redacción y edición. No se deben hacer ediciones hasta que los usuarios hayan terminado de redactar el contenido.
- Comentar antes de eliminar: En lugar de sobrescribir contenido, los usuarios deben hacer comentarios y sugerencias para una colaboración sin pérdida de datos.
- Restringir documentos sensibles: Algunos documentos deben ser restringidos para evitar que los usuarios los copien o los guarden en dispositivos personales.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
