¿Qué son las auditorías de cumplimiento?
Una auditoría de cumplimiento es una revisión formal de las operaciones y procedimientos de una organización para asegurar que se cumplan todas las reglas, estándares, leyes y regulaciones aplicables. La auditoría suele ir seguida de un informe que cubre la fortaleza de las preparaciones de cumplimiento, políticas de seguridad, procedimientos de gestión de riesgos y controles de acceso de usuarios a lo largo de la auditoría.
Una auditoría de cumplimiento le da a una organización claridad sobre si están haciendo todo lo que deben. El informe llena cualquier brecha en el cumplimiento y también hace recomendaciones para resolver problemas. La información del informe y la auditoría variará dependiendo de la organización, si es una empresa pública o privada, el tipo de datos que maneja regularmente y si almacena datos financieros sensibles.
Las organizaciones suelen usar software de gestión de auditorías para agilizar sus procesos de auditoría y cumplir con regulaciones o políticas internas. Los profesionales de cumplimiento y los gerentes de operaciones utilizan estas herramientas para programar las auditorías y analizar adecuadamente los resultados.
Muchos equipos también dependen de soluciones de salas de datos virtuales para almacenar, compartir y controlar de manera segura el acceso a documentos de cumplimiento sensibles durante el proceso de auditoría. Estas herramientas ayudan a asegurar la confidencialidad, mantener registros de auditoría y apoyar la colaboración entre equipos internos y auditores externos.
Tipos de auditorías de cumplimiento
Existen diferentes tipos de auditorías de cumplimiento que una organización puede elegir realizar. El tipo dependerá de la industria de la empresa. Algunos tipos comunes de auditorías de cumplimiento son:
- HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996): Específica para organizaciones de salud y proporciona la privacidad y seguridad de la información médica del cliente. También incluye regulaciones que protegen a los empleados que han perdido o cambiado de trabajo, específicamente aseguradoras de salud, servicios de limpieza de salud o cualquier proveedor de salud que maneje información de salud sensible. Si se encuentra que no cumplen, las multas podrían alcanzar millones de dólares.
- PCI-DSS (Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago de 2006): Especifica los pasos necesarios que las organizaciones en la industria de tarjetas de crédito deben seguir para asegurar la gestión y seguridad adecuadas de los datos del consumidor. Cualquier negocio que procese pagos con tarjeta de crédito o transmita datos de tarjetas de crédito debe realizar una auditoría de cumplimiento PCI en su infraestructura de TI para identificar riesgos para los datos del consumidor. La prueba de incumplimiento podría resultar en multas de hasta $100,000.
- SOC 2 (Controles de Sistema y Organización): Una auditoría de seguridad de datos específicamente diseñada para proveedores de servicios que almacenan datos de clientes en la nube. Su objetivo es asegurar la seguridad de los datos del cliente asegurándose de que las empresas tengan políticas y procedimientos estrictos para proteger esta información.
- SOX (Ley Sarbanes-Oxley de 2002): Incluye regulaciones de auditoría y financieras para todas las empresas públicas. El objetivo principal de esta auditoría es proteger a los inversores exigiendo a las empresas públicas que mantengan integridad y honestidad en sus divulgaciones corporativas. Si se violan, las multas se imponen a los CEOs y CFOs.
- ISO (Organización Internacional de Normalización): Un estándar de cumplimiento de seguridad de la información que ayuda a las empresas a gestionar la seguridad de los activos, como datos de empleados o terceros, información financiera y propiedad intelectual. Esta auditoría involucra un proceso de gestión de riesgos que incluye personas, procesos y tecnología.
- Recursos Humanos: Aunque más general, hay varios tipos de auditorías de cumplimiento que un departamento de RRHH realiza para asegurar un lugar de trabajo seguro y amigable. Típicamente, promueven un empleo igualitario y justo, libre de sesgos y discriminación.
- Servicio de Impuestos Internos (IRS): Las auditorías de cumplimiento del IRS verifican si una organización está en conformidad con los códigos fiscales establecidos a nivel federal.
- Reglamento General de Protección de Datos (GDPR): Establece directrices para la recopilación y procesamiento de información personal de empresas en la Unión Europea (UE). El estándar se aplica a todas las empresas en la UE, además de empresas fuera de la UE que manejan los datos de ciudadanos de la UE. La prueba de incumplimiento podría atraer multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de una empresa.
Beneficios de las auditorías de cumplimiento
Cuando se realizan correctamente, las auditorías de cumplimiento pueden llevar a muchos beneficios. Algunos de estos incluyen:
- Seguridad en el lugar de trabajo: Las regulaciones de cumplimiento promueven la seguridad en el lugar de trabajo y permiten a las organizaciones cumplir con los requisitos que aseguran un entorno seguro para su personal.
- Documentar el estado de cumplimiento: Los registros de auditoría realizados adecuadamente proporcionan a los gerentes y al liderazgo senior una mejor comprensión de las incertidumbres sobre los requisitos relacionados con regulaciones específicas.
- Gestionar riesgos: Realizar un análisis de riesgos identifica y aborda cualquier deficiencia de cumplimiento. Esto reduce el riesgo de accidentes, brechas de ciberseguridad, multas elevadas, acciones de cumplimiento y mala prensa.
- Verificar procesos: Realizar una auditoría puede ayudar a verificar procesos relacionados con la seguridad de datos sensibles, registros financieros, salud y seguridad, y nómina.
Mejores prácticas para auditorías de cumplimiento
A medida que las organizaciones llevan a cabo auditorías de cumplimiento, hay mejores prácticas a seguir que aseguran que nada se pase por alto. Estas mejores prácticas incluyen:
- Implementar políticas y procedimientos escritos, como una política de ética o una guía de conducta, para consultar cuando sea necesario.
- Designar un oficial de cumplimiento o un comité de cumplimiento para asegurar que la organización siempre esté dentro de las regulaciones y estándares.
- Realizar capacitación y educación efectivas para todos los empleados para tener la mejor oportunidad de evitar multas.
- Desarrollar líneas de comunicación efectivas en torno a procesos y procedimientos.
- Realizar monitoreo interno, auditorías, revisiones e inspecciones.
- Hacer cumplir los estándares y las pautas disciplinarias para evitar multas.
- Responder rápidamente a las infracciones detectadas contra los estándares de cumplimiento y pasar rápidamente a acciones correctivas.
Auditorías de cumplimiento vs. auditorías internas
Una auditoría de cumplimiento a veces se confunde con una auditoría interna, generalmente porque la misma persona las realiza. Sin embargo, cada auditoría revisa diferentes aspectos de una organización y arroja diferentes resultados.
Una auditoría interna evalúa qué tan bien una organización sigue sus propios códigos de conducta internos y procesos formales. Por otro lado, una auditoría de cumplimiento evalúa qué tan bien una organización sigue las leyes y regulaciones externas en varias industrias.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
