El software de gestión de espacios permite a las organizaciones monitorear, analizar y optimizar su inventario de espacio físico. Este software permite a los usuarios reservar salas de reuniones, escritorios y otros espacios y recursos compartidos dentro del lugar de trabajo. El software de gestión de espacios se utiliza para gestionar espacios de trabajo dedicados (asignados); sin embargo, algunas herramientas pueden proporcionar la capacidad de gestionar espacios de trabajo híbridos y de dirección libre (no asignados) también.
Los administradores se benefician del software de gestión de espacios ya que les permite gestionar permisos de usuario, supervisar instalaciones y utilizar análisis para mejorar la eficiencia del lugar de trabajo. El software de gestión de espacios ayuda a los usuarios asegurando que las instalaciones, como escritorios y salas de reuniones, se reserven de acuerdo con las regulaciones de la oficina para prevenir el hacinamiento y priorizar la seguridad en el lugar de trabajo. Estas herramientas también proporcionan una vista precisa y en tiempo real de cómo se está utilizando el espacio, empoderando a los usuarios para asegurar que su espacio de trabajo se esté utilizando de manera eficiente y reduciendo el espacio desperdiciado. El software de gestión de espacios permite a los empleados ver qué espacios están disponibles y elegir la mejor ubicación para sus necesidades. Algunas herramientas de gestión de espacios permiten a los usuarios reservar escritorios o estaciones de trabajo en nombre de otros, dando a los equipos la capacidad de reservar un espacio dedicado. Además, algunas herramientas pueden proporcionar una visión general de las comodidades disponibles, asegurando que los empleados puedan reservar los espacios más apropiados para su jornada laboral.
Este tipo de software abarca la funcionalidad de sistemas de reserva de salas de reuniones, que proporcionan una visión general de las salas de conferencias, permiten a los usuarios reservar y modificar reservas, y proporcionan a los administradores las herramientas para modificar permisos, gestionar salas y acceder a la información de las reuniones. Sin embargo, el software de gestión de espacios amplía estas características con funcionalidad adicional tanto para usuarios como para administradores y proporciona herramientas de análisis en profundidad.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Espacios, un producto debe:
Permitir a los usuarios reservar escritorios, salas de reuniones y otras instalaciones
Proporcionar a los administradores las herramientas para gestionar reservas, acceso a instalaciones y permisos de usuario
Rastrear e informar sobre la utilización del espacio, tendencias y eficiencias
Gestionar espacios de trabajo dedicados (asignados)
