El software de gestión de visitantes monitorea y registra electrónicamente la información sobre los visitantes y empleados de un negocio, escuela o edificio público. Estas herramientas ayudan a los visitantes a registrarse y salir después de su visita.
Como parte del proceso de registro, un empleado generalmente escanea la identificación del visitante y emite una credencial física a los visitantes aprobados. La información del visitante se almacena en una base de datos y puede ser accedida para varios usos, incluyendo auditorías, en caso de emergencia, o para verificar anomalías. Los anfitriones a menudo pueden optar por recibir notificaciones sobre los visitantes, como cuando llegan, cuando se van, si han completado el cribado, si están en listas de visitantes restringidos, y más.
Las mejores herramientas de gestión de visitantes ayudan a que las instalaciones sean más seguras y a mantener el cumplimiento con los requisitos internos y externos. También hacen que el proceso de registro de visitantes sea más eficiente, preciso y consistente al documentar información sobre las marcas de tiempo y el tipo de acceso de un visitante en el sitio.
Estas plataformas pueden instalarse en un quiosco de autoservicio, computadora, teléfono móvil o tableta. Los administradores del software de gestión de visitantes suelen ser profesionales de salud y seguridad, profesionales de recursos humanos, recepcionistas de la recepción y personal de seguridad del edificio.
Dependiendo del software de gestión de visitantes, hay opciones para funcionalidades más específicas que pueden adaptarse al negocio. Por ejemplo, el pre-registro de visitantes para ayudar con el pre-cribado, la firma de documentos y la capacitación puede ser útil y ayudar a reducir cuellos de botella en el registro. Ciertas soluciones de gestión de visitantes incluyen la funcionalidad para verificar a los visitantes contra listas de vigilancia, lo que aumenta aún más la seguridad del edificio y protege a los empleados.
Ciertas herramientas de gestión de visitantes pueden proporcionar la capacidad de incorporar NDAs, firma de documentos, materiales de capacitación, videos y verificaciones de seguridad en el proceso de registro. Esto sería especialmente útil en instalaciones de manufactura e industriales, escuelas, oficinas legales y otras industrias altamente reguladas. También puede haber la capacidad de integrar soporte multilingüe para que cualquier visitante que hable su idioma nativo pueda ser asistido al registrarse en un edificio.
El software de gestión de visitantes generalmente se integra con software de gestión de identidad y acceso (IAM) para mejorar la seguridad y garantizar el control de acceso físico centralizado y el cumplimiento para una empresa. Si una empresa desea un sistema de programación para acompañar su proceso de registro de visitantes, usar software de programación de citas en línea puede ayudar a rastrear llegadas basadas en la hora de la cita. A veces, puede ser beneficioso tener software de notificaciones push integrado en el sistema de gestión de visitantes para notificar directamente a los invitados sobre información importante. Después del COVID-19, también ha habido un aumento en las integraciones con software de seguimiento de vacunas para garantizar la seguridad en los edificios.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Visitantes, un producto debe:
Desplegarse en una computadora personal (PC), tableta, teléfono móvil o quiosco de autoservicio Escanear rostro o identificación, almacenar fotos y emitir credenciales de visitante Automatizar la verificación en el sitio y el registro de visitantes Proporcionar visibilidad en tiempo real de qué visitantes están en el sitio Crear bases de datos con informes para la información de visitantes de la empresa
