El software de gestión de contratos automatiza la creación, seguimiento y monitoreo de contratos para que las organizaciones puedan agilizar la negociación, asegurar el cumplimiento y colaborar entre los equipos de ventas, legales y de operaciones.
Capacidades Principales del Software de Gestión de Contratos
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Contratos, un producto debe:
- Incluir un repositorio de documentos que puedan almacenarse en diferentes categorías para cada tipo de contrato.
- Ofrecer plantillas que puedan ser personalizadas por los usuarios involucrados en la creación de contratos comerciales.
- Proporcionar la capacidad de crear, editar, compartir y colaborar fácilmente en contratos internamente (con otros empleados) y externamente (con clientes o socios).
- Permitir a los usuarios enviar notificaciones para hitos significativos, como el vencimiento o renovación del contrato.
- Cumplir con los requisitos legales comerciales así como con las reglas internas de negocio de las partes involucradas en el contrato.
Casos de Uso Comunes para el Software de Gestión de Contratos
Las organizaciones suelen utilizar herramientas de gestión de contratos para:
- Estandarizar la creación de contratos y reducir el esfuerzo de redacción manual.
- Colaborar en correcciones y aprobaciones entre los equipos de ventas, legales y de operaciones.
- Rastrear hitos, obligaciones, renovaciones y vencimientos de contratos.
- Gestionar acuerdos con proveedores, socios y clientes en un repositorio centralizado.
- Apoyar la preparación para auditorías y el monitoreo del cumplimiento.
Cómo el Software de Gestión de Contratos se Distingue de Otras Herramientas
Aunque a menudo se integra con herramientas como software CRM, software de propuestas, software de contabilidad y software de firma electrónica, el software de gestión de contratos es distinto porque centraliza los ciclos de vida de los contratos, desde la redacción y corrección hasta la aprobación y el cumplimiento, en lugar de centrarse solo en actividades de ventas, ensamblaje de documentos, flujos de trabajo financieros o recolección de firmas.
Perspectivas de las Reseñas de G2 sobre el Software de Gestión de Contratos
Según los datos de reseñas de G2, los usuarios destacan una mejor visibilidad del estado de los contratos, ciclos de negociación más rápidos a través de la corrección colaborativa y una mayor confianza en el cumplimiento y la preparación para auditorías.
