¿Qué es un ATS? Por qué los gerentes de contratación necesitan uno lo antes posible.

Si te has preguntado qué es un ATS, es hora de aprender más sobre cómo un sistema de seguimiento de candidatos puede agilizar el proceso de contratación y descubrir el ATS adecuado para las necesidades de tu empresa.

Como reclutador o gerente de contratación, el proceso de entrevistas y contratación puede parecer interminable.

Esto es especialmente cierto si estás tratando de organizar currículums, información de candidatos y entrevistas en una hoja de cálculo desactualizada. Para simplificar cómo reclutas candidatos de principio a fin, es en el mejor interés de tu empresa utilizar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS).

Las empresas a menudo implementan un ATS en su conjunto tecnológico para facilitar un poco la vida de sus reclutadores y gerentes de contratación. Es muy común que las organizaciones contraten para una multitud de roles abiertos y reciban cientos (o potencialmente miles) de solicitudes para una vacante.

Un ATS hace posible buscar entre todas esas solicitudes, currículums y cartas de presentación para ahorrar tiempo y evitar errores durante el proceso de reclutamiento.

¿Cómo funciona un ATS?

Cuando los posibles candidatos a un empleo solicitan un puesto abierto en tu empresa, su información de contacto, experiencia laboral relevante, antecedentes educativos, currículum y carta de presentación se cargan y almacenan en una base de datos. Estos datos pueden luego moverse de un módulo de ATS a otro a medida que avanzan en el proceso de entrevistas y contratación.

Un ATS permitirá a los reclutadores y gerentes de contratación revisar solicitudes y enviar mensajes automatizados a los candidatos, informándoles que su solicitud está dentro de la base de datos. A partir de ahí, los gerentes de contratación pueden guardar al candidato en su banco de talento, programar entrevistas o enviar cartas de oferta y cartas de rechazo, todo a través del ATS.

Una vez que se encuentra al candidato perfecto y acepta el trabajo, toda la información que se ha guardado en el sistema desde su solicitud se utiliza para completar los formularios de nómina.

Esencialmente, un ATS es una especie de guardián electrónico, ya que escanea o analiza el contenido de un currículum en categorías o subsecciones, luego busca palabras clave específicas para determinar si la solicitud de empleo debe ser pasada al reclutador.

¿Qué hace un ATS?

El ATS adecuado puede manejar una larga lista de tareas relacionadas con recursos humanos. Más allá de eliminar a los solicitantes no calificados para que los profesionales de recursos humanos puedan dedicar más tiempo a determinar si un candidato es el adecuado, muchos productos de ATS tienen funcionalidades adicionales.

Publicación de empleos

Antes de que un ATS pueda ayudarte a rastrear solicitantes, necesitas saber dónde buscar candidatos. Cuando usas un ATS, es fácil publicar empleos en sitios de carreras como LinkedIn, bolsas de trabajo, redes sociales y en el sitio web de tu marca.

Asegúrate de que la lista que publiques esté llena de palabras clave relevantes, ya que el sistema de seguimiento de candidatos utilizará la información dentro de la publicación para encontrar a los candidatos que mejor se ajusten a la descripción. A medida que los buscadores de empleo envían su información y solicitan un trabajo, puedes comenzar a construir tu banco de talento.

Marketing por correo electrónico

El software de seguimiento de candidatos también puede ayudar en el marketing por correo electrónico mientras buscas candidatos para que soliciten un puesto abierto. Este método a menudo se olvida, pero considera cuántas personas podrías alcanzar si usas el marketing por correo electrónico para listar los puestos abiertos dentro de tu organización.

Todo lo que necesitarás hacer es enviar un correo electrónico personalizado a través del ATS que incluya un llamado a la acción con la descripción del trabajo y anime a los lectores de tu correo electrónico a enviar solicitudes. Luego puedes comenzar a importar los currículums que has recibido.

Importación de currículums

No importa cómo recibas los currículums, ya sea a través de tu bandeja de entrada o software de reclutamiento, un ATS puede mantenerlos organizados, segmentados y asegurarse de que puedas encontrar el currículum adecuado en un momento dado.

Debido a que un ATS tendrá una función de importación de currículums, puedes cargar y aceptar tantos currículums como desees sin sentirte abrumado o desorganizado.

Análisis de currículums

Después de que tus currículums estén segmentados por departamento o tipo de rol, utiliza soluciones de ATS para ahorrar tiempo, lo que significa que no tendrás que leer cientos de currículums para eliminar a los solicitantes que no tienen las habilidades o experiencia necesarias. Un ATS puede hacer esto por ti, ya que tendrá una función de análisis de currículums para ayudarte a encontrar a los candidatos más calificados en poco tiempo.

Seguimiento de candidatos

Finalmente, una vez que tengas todos los currículums importados, la herramienta de análisis ha clasificado qué candidatos podrían ser una buena opción, es hora de comenzar a rastrear a estos solicitantes a medida que avanzan en el proceso de contratación.

Con un ATS en tu conjunto tecnológico, puedes ver quién está avanzando a la siguiente etapa en el proceso de entrevistas y quién ya no está siendo considerado. Por ejemplo, si estás entrevistando a múltiples candidatos para varios roles, puedes mantener un seguimiento de todos y ver datos como:

• Candidato 1: Entrevista telefónica
• Candidato 2: Oferta enviada
• Candidato 3: Entrevista por video
• Candidato 4: Entrevista telefónica
• Candidato 5: Rechazado

Incluso cuando un candidato ya no está siendo considerado, seguirá siendo parte de tu canal de candidatos y puedes acceder a su información y contactarlo si se abren nuevas oportunidades para las que pueda ser más adecuado.

Beneficios de usar un ATS

Ahora que tienes una mejor comprensión de cómo funciona un ATS, exploremos algunos de los beneficios que experimentará tu empresa cuando se agregue uno a tu conjunto tecnológico.

• Menos errores: A medida que tu organización crece, a veces los datos importantes pueden terminar pasando desapercibidos. Además, detectar errores cuando trabajas dentro de una hoja de cálculo que tiene miles de filas de números y datos de empleados puede parecer imposible. Con un ATS, encontrar estos errores y corregirlos se puede hacer en solo unos clics.
• Fuente de candidatos de manera eficiente: Tener candidatos existentes dentro de un ATS puede ayudar a tu departamento de recursos humanos a identificar candidatos calificados que ya están en el banco de talento de tu empresa y comenzar el proceso de entrevistas mucho más rápido.
• Mejorar la experiencia del candidato: El mercado laboral está caliente, y cuando quieres atraer talento de primer nivel para un puesto abierto, es crucial ofrecer una experiencia del candidato ganadora. Gracias a las integraciones ofrecidas dentro de un ATS, cada paso en el ciclo de vida del candidato se acorta, el proceso de solicitud se simplifica, la comunicación se mejora y hay menos papeleo con el que lidiar durante la incorporación.

Los 8 mejores sistemas de seguimiento de aplicaciones para tu negocio

Los sistemas de seguimiento de candidatos son utilizados por reclutadores y gerentes de contratación para agilizar cómo contratan nuevo talento. Estas herramientas populares son capaces de gestionar el proceso de reclutamiento de principio a fin, desde alojar el puesto abierto en tu sitio web hasta programar entrevistas. También reducen el tiempo de contratación, gracias a características que leen rápidamente currículums y escanean cartas de presentación mientras filtran a los solicitantes potenciales por ciertas habilidades.

Las herramientas de ATS también almacenan toda la información crítica del solicitante en un solo lugar, para que los reclutadores puedan acceder fácilmente a sus bancos de talento cuando se abre un puesto.

Para ser incluido en esta categoría, una solución de software debe:

• Recoger, organizar y filtrar currículums, así como otra información del candidato
• Permitir la comunicación entre el candidato y el gerente de contratación o reclutador
• Mantener bancos de talento dentro de un flujo de trabajo específico

*A continuación se presentan los ocho principales proveedores de sistemas de seguimiento de candidatos del Informe Grid® de Invierno 2021 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. Paylocity

Paylocity es un sistema de recursos humanos todo en uno que agiliza cada tarea que un profesional de recursos humanos ve en su lista de tareas. Dado que mucho puede entrar en el proceso de reclutamiento, Paylocity facilita el mantenimiento y seguimiento de todos los datos de los candidatos mientras simplifica el proceso de adquisición de talento, desde que los candidatos solicitan por primera vez hasta que aceptan una oferta. Esto permite a tu equipo de reclutamiento ahorrar tiempo y atraer a los candidatos adecuados.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me encanta la interfaz de usuario en general y tener un sistema para todas mis necesidades de recursos humanos y nómina. El hecho de que se integre con otras plataformas también es una ventaja. Paylocity se mantiene al tanto de su producto para mejoras y cambios. Invierten mucho en su sección de capacitación y ayuda con educación y herramientas para apoyar sus vastos productos.”

- Reseña de Paylocity, Nicholas D.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“En cuanto a la función de reclutamiento del software, me gustaría ver que el calendario se integre con el Calendario de Google. De esa manera, cuando programas una entrevista, también se refleja en tu Calendario de Google. Otra característica que sería agradable es si pudieras importar tu información de otro Sistema de Seguimiento de Aplicaciones al transferirte a este servicio para que no pierdas todos los datos recopilados que tienes del Sistema de Seguimiento de Aplicaciones anterior.”

- Reseña de Paylocity, Brittney D.

2. Zoho Recruit

Zoho Recruit pone las necesidades de los reclutadores en el centro, ya que ofrece soluciones completas tanto para reclutadores internos como para agencias de personal. Los usuarios de esta herramienta pueden buscar, rastrear y contratar a los mejores candidatos utilizando enfoques personalizables. Además, es fácil automatizar tareas como enviar correos electrónicos, actualizar el estado de cada candidato y más.

Lo que les gusta a los usuarios:

“La mejor característica de Zoho Recruit es la facilidad de uso y personalización, que se puede hacer en toda la plataforma. Me cambié de un ATS + CRM diferente, el precio es menos de la mitad de lo que estaba pagando antes. En todos los aspectos, la tecnología y la fluidez son asombrosas. Realmente, no hay quejas de ningún tipo. Zoho Recruit tiene una integración profunda con la suite de aplicaciones de Zoho. La sincronización entre Zoho Cliq, Zoho Sheets, Zoho Docs, Zoho Spreadsheets es muy buena.”

- Reseña de Zoho Recruit, Saurabh M.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Zoho Recruit no rastrea todos los perfiles rechazados en un solo lugar. También puede ser un poco complejo de usar cuando tratas con partes interesadas. Me gustaría que la programación de entrevistas mejorara porque tratamos con múltiples jefes de negocio.”

- Reseña de Zoho Recruit, Digvijaya S.

3. Lever

¿Buscas un software que sea una parte ATS y una parte CRM? No busques más allá de Lever. Esto hace posible que los gerentes de contratación y reclutadores usen una sola plataforma mientras buscan, nutren y gestionan candidatos.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Nada puede superar una verificación de referencias precisa de un candidato, y Lever hace el trabajo perfectamente. Gestionar las solicitudes de empleo se ha vuelto más fácil con el software Lever. También nos permite programar fácilmente una entrevista para candidatos potenciales. La función de correo electrónico integrado ha demostrado ser una característica valiosa para nosotros. Las opciones de informes en tiempo real ayudan a mantener el flujo de trabajo. Navegar por el software es extremadamente fácil. Lever hace que el procedimiento de contratación sea mucho más fácil. El software se encarga de todo, desde las solicitudes hasta las entrevistas y la retroalimentación final.”

- Reseña de Lever, Amit S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La gestión de permisos y la falta de una vista de panel de control dedicada para gerentes es la mayor debilidad de la plataforma.”

- Reseña de Lever, Scott P.

4. Greenhouse

Para un control completo sobre la contratación de lo que está por venir, elige Greenhouse. Este poderoso ATS apoya excelentes interacciones con los candidatos en cada punto de contacto dentro del proceso de contratación. También elimina la carga de mantener a todos en el equipo de contratación comprometidos y al tanto. Lo mejor de todo es que Greenhouse es un líder en diversidad, equidad e inclusión, ya que ayuda a reducir el sesgo y crear un proceso de contratación justo.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Las tarjetas de puntuación y los planes de entrevistas dentro de Lever han marcado una gran diferencia en nuestros esfuerzos de reclutamiento. La personalización de las preguntas de la entrevista y obtener retroalimentación rápida. La gestión de relaciones con los candidatos también ha sido útil al poder agregar prospectos a departamentos específicos para que no los perdamos una vez rechazados de otros trabajos. Greenhouse también ayuda al agregar recordatorios de seguimiento para mantenerse en contacto con los candidatos de manera regular, y tener correos electrónicos automáticos para enviar.

Greenhouse nos ayuda a mantener la consistencia en numerosos aspectos. Preguntas legales, asegurarse de que no haya discriminación, etc. También me encantan las actualizaciones donde podemos tener preguntas automáticas de eliminación, por ejemplo, si no son locales, Greenhouse ahora puede rechazarlos sin mi revisión. También me encantan las nuevas etapas de transición automática con Calendly.”

- Reseña de Greenhouse, Rachel R.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Desearía que hubiera más personalización, u opciones, o preguntas cuando estoy refiriendo a alguien a mi organización. No sé si eso está configurado por mi empresa, o en qué nivel se controla. Pero a menudo desearía que hubiera más que pudiera incluir o detalles sobre por qué alguien puede no haber avanzado en el proceso.”

- Reseña de Greenhouse, Tara F.

5. BambooHR

BambooHR es una herramienta SaaS basada en la nube que proporciona ayuda de recursos humanos a pequeñas y medianas empresas que han superado sus hojas de cálculo. Hace posible que los equipos de recursos humanos rastreen y gestionen información esencial de los empleados y tomen decisiones de reclutamiento más inteligentes.

Lo que les gusta a los usuarios:

“BambooHR nos proporciona gestión de rendimiento que ahorra tiempo, obtiene resultados precisos, toma las decisiones más relevantes y las convierte en resultados reales y confiables para nuestra empresa. Organiza toda la información relacionada con nuestros consultores y la implementa en una base de datos única, centralizada y segura, haciendo todo más rápido y eficiente.”

- Reseña de BambooHR, Robin Y.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Creo que la herramienta se queda corta como una solución de recursos humanos de 360 grados. Actualmente usamos otras herramientas para el compromiso de los empleados, ciclos de revisión, reuniones semanales e incluso servicios de almacenamiento en la nube que nos ayudan a mantener la información más organizada.

Desearía que tuvieran un equipo de ventas e incorporación más fuerte para guiarnos a través de todas las cosas que no sabemos que BambooHR puede ofrecer. Ciertamente podría beneficiar su juego para involucrar a más personas a usar su herramienta. Podríamos pasar de una vez a la semana a una herramienta diaria si fuera nuestro ATS, sistema de gestión de beneficios o cualquiera de las funciones que aún no conocemos.”

- Reseña de BambooHR, Carlos P.

6. SmartRecruiters

SmartRecruiters es una suite de adquisición de talento utilizada por empresas interesadas en hacer solo las mejores contrataciones. No solo ayuda a agilizar el marketing de reclutamiento, sino que esta plataforma en la nube también puede ofrecer herramientas de contratación colaborativa. Este poderoso ATS ofrece a los usuarios una manera fácil de proporcionar una experiencia increíble al candidato mientras los gerentes de contratación pueden ahorrar tiempo en encontrar a la persona adecuada para los puestos abiertos.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Te conecta fácilmente con un grupo de candidatos, tiene todas las funciones necesarias para el proceso completo de reclutamiento, y las plantillas preestablecidas son muy útiles para hacer tu trabajo más rápido y asegurarte de que compartes una respuesta para cada candidato. Me encanta el hecho de que se vincule directamente a tu correo electrónico. La sección de notas es realmente útil, especialmente porque puedes escribir notas para ti mismo, mientras revisas aplicaciones tiendes a olvidar qué hace especial al candidato. Los menús de selección son increíbles ya que ayudan a encontrar razones válidas para rechazar o aceptar candidatos. Me encanta el hecho de que puedas elegir entre amigable y formal.”

- Reseña de SmartRecruiters, Stephanie S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La mayoría de las veces tenemos múltiples reclutamientos en curso para diferentes y similares oportunidades de trabajo. Si yo, como "Gerente de Contratación", me encuentro con un buen candidato durante los pasos de entrevista para la vacante que estoy contratando, pero me doy cuenta de que no encaja en la mía, pero al mismo tiempo me gustaría recomendarlo a otro gerente de contratación para un rol diferente, me encuentro con un obstáculo en SmartRecruiters. Si estás desempeñando el papel de "Reclutador", creo que puedes, ¡no estoy realmente seguro de cómo funciona la seguridad basada en roles aquí! pero es algo que puedo pasar por alto.”

- Reseña de SmartRecruiters, Buddika H.

7. iCIMS Talent Cloud

iCIMS Talent Cloud es una plataforma en la nube diseñada para reclutadores que buscan gestionar su ciclo de contratación de talento de principio a fin en una plataforma unificada. Fue diseñada teniendo en cuenta las necesidades cambiantes de los empleadores mientras buscan a las personas adecuadas para llenar roles dentro de su organización.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Es muy fácil moverse por iCIMS. Ya sea que seas un reclutador experimentado o estés comenzando, es fácil mover a tu candidato a través del proceso de reclutamiento.”

- Reseña de iCIMS Talent Cloud, Brittany B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La herramienta de gestión de ofertas, aunque nueva, no te permite enviar ofertas en masa. Esto es una gran falta. Además, los iForms no son fluidos y tardan mucho en completarse. Es un poco decepcionante que iCIMS no haya proporcionado una solución para permitir que los administradores de la empresa creen iForms personalizados en este punto o un equivalente funcional. A continuación, los informes son difíciles de navegar para encontrar las variables correctas. Finalmente, no hay muchas opciones excelentes para configurar alertas/notificaciones/correos electrónicos personalizados en varias etapas.”

- Reseña de iCIMS Talent Cloud, Barrett C.

8. Paycom

Los usuarios de Paycom disfrutan de una solución completa de recursos humanos en una base de datos centralizada. Además de ayudar a los profesionales de recursos humanos a contratar nuevos empleados, también asiste con tareas relacionadas con la gestión del tiempo y el trabajo, la nómina y más. Y dado que todo está en un solo lugar, Paycom elimina la entrada de datos redundante y la integración de más de un sistema.

Lo que les gusta a los usuarios:

No puedo decir lo suficiente sobre el producto, el servicio que recibimos y todo lo que ofrece Paycom. Desde nuestra reunión inicial hasta la implementación, Paycom estuvo en contacto constante: se crearon y pusieron en marcha horarios con cronogramas. Se establecieron reuniones semanales con el equipo de implementación. He trabajado con muchos sistemas HRIS a lo largo de mi carrera y debo decir que Paycom es el mejor sistema que he usado hasta ahora. Usamos Paycom para Nómina, Beneficios, Gestión del Rendimiento, Incorporación, Gestión del Talento y mucho más.

El sistema es fácil de usar y navegar. Nuestros empleados pueden usar el sistema con poca o ninguna asistencia. La mayoría de nuestros empleados usan la aplicación telefónica para completar tareas, solicitar días libres del trabajo, firmar documentos, etc. Cada día, aprendo algo nuevo que está dentro del sistema que podemos utilizar para ahorrar tiempo y agilizar procesos.”

- Reseña de Paycom, Lisa F.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No siempre recibo el apoyo que necesito para navegar por la herramienta y utilizarla al máximo de mi capacidad. La herramienta es robusta, y hay más de una forma de hacer las cosas. Paycom ofrece un especialista para ayudar, sin embargo, no responden a las preguntas por correo electrónico el mismo día. Tienes que llamar para obtener una respuesta inmediata.”

- Reseña de Paycom, Nicole N.

El mejor amigo de un gerente de contratación

El ATS adecuado puede hacer maravillas para tu equipo de reclutamiento. Será más fácil encontrar talento de primer nivel y llevarlos desde la etapa de entrevistas hasta la etapa de incorporación es más rápido que nunca. Nunca ha habido un mejor momento para comenzar a usar un sistema de seguimiento de candidatos. ¡Tu equipo de recursos humanos te lo agradecerá!

Ahora que el reclutamiento de candidatos se ha vuelto más ágil, tómate el tiempo para mejorar tu estrategia de marketing de reclutamiento para atraer a los mejores buscadores de empleo a unirse a tu organización.