Mehr über E-Mail-Software erfahren
Was ist E-Mail-Software?
E-Mail ist das Haupttor für interne und externe Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Daher ist es entscheidend, eine Software zu implementieren, die intuitiv, organisiert, sicher und effizient ist.
E-Mail-Software kann eine Vielzahl anderer Aufgaben für Ihr Unternehmen erfüllen, wie z.B. das Durchführen von Marketingkampagnen, das Einbinden von Verbrauchern, das Setzen von Aufgaben-Erinnerungen, das Chatten mit anderen Mitarbeitern, das Führen eines Zeitplans für Meetings und mehr. Überlegungen, welche E-Mail-Software verwendet werden soll, sollten von der Unternehmensgröße, der Branche, den Sicherheitsanforderungen, dem Speicherplatz und den Preisen abhängen.
Wichtige Vorteile von E-Mail-Software:
- Senden und Empfangen wichtiger Geschäftsnachrichten zwischen Mitarbeitern
- Verbesserung der Reichweite mit E-Mail-Marketingkampagnen
- Führen eines permanenten Protokolls aller gesendeten und empfangenen Nachrichten
- Wichtige Geschäftsnachrichten von überall und jederzeit senden und empfangen
Warum E-Mail-Software verwenden?
Es gibt unendlich viele Gründe, E-Mail-Software in Ihrem Unternehmen zu implementieren, aber der wichtigste ist die Kommunikation. Ob dies bedeutet, eine wichtige Nachricht an Kollegen zu übermitteln oder Ihre Markenbotschaft an potenzielle Kunden zu senden, die Hauptfunktion besteht darin, eine Nachricht zu übermitteln.
E-Mail kann auch bei der Kundenbindung helfen. Anpassbare E-Mail-Plattformen ermöglichen es Unternehmen, ihre Marke zu veranschaulichen und die Unternehmensmission zu kommunizieren. Wenn ein Kunde oder ein potenzieller Interessent eine E-Mail von Ihrem Unternehmen erhält, können Sie Ihre Marketingbotschaft mit Slogans, Logos und anpassbaren E-Mail-Signaturen übermitteln. Dies hilft, Ihre Marke im Rampenlicht zu halten.
E-Mail-Software ist auch das Vehikel für all Ihre E-Mail-Marketing-Kampagnen, die helfen können, Leads zu generieren und mehr Geschäft für Ihr Unternehmen zu bringen. E-Mail-Marketing-Taktiken wie Kundenzielgruppenansprache und Handlungsaufforderungen können helfen, mehr Abonnenten zu gewinnen und zu einer höheren Rendite zu führen.
Wer nutzt E-Mail-Software?
Alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen können von E-Mail-Software profitieren, da sie die Hauptform der Kommunikation für wichtige Dokumente und Nachrichten ist. Einige Mitarbeiter werden jedoch mehr E-Mails senden als andere. Diese Mitarbeiter können in Abteilungen wie:
Marketing
E-Mail hat die eingebaute Fähigkeit, in großen Mengen gesendet zu werden, was sie zur perfekten Software für Massenmarketingkampagnen macht. Marketingteams sammeln oft Leads aus dem CRM des Unternehmens und senden Marketingkampagnen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, eine bedeutungsvolle Handlungsaufforderung für potenzielle Käufer zu erzielen. Oft wird E-Mail-Marketing auch mit KI-Software integriert, um E-Mail-Marketing auf planmäßiger Basis zu automatisieren. Dies kommt dem Marketingteam zugute, indem es den Prozess weniger mühsam und effizienter macht.
Kundendienst
Kundendienst- und Erfolgsteams beantworten ständig Anfragen per E-Mail. Die E-Mail-Software eines Unternehmens sollte automatisch generierte Antworten enthalten, die diese Teams verwenden können, um Kunden zu informieren, dass ihre Anfrage umgehend beantwortet wird. Die meisten E-Mail-Softwarelösungen variieren in ihrer Fähigkeit, automatisch generierte Antworten anzupassen, daher sollten Sie dies vor der Auswahl einer E-Mail-Software bewerten.
HR
HR-Teams verwenden E-Mails, um Mitarbeiter über alle Updates im Zusammenhang mit dem Büro zu informieren. Dies kann Kalenderaktualisierungen, Gehaltsänderungen und vieles mehr umfassen. HR-Teams benötigen eine optimierte E-Mail-Lösung, damit sie ihre Zeitpläne leicht priorisieren können.
Arten von E-Mail-Software
E-Mail-Client
Ein E-Mail-Client ist eine Softwareplattform, die es Ihnen ermöglicht, auf Ihre E-Mails zuzugreifen, ohne sich im Web anzumelden. E-Mail-Client-Software arbeitet über POP3- und IMAP-Adressen. Das bedeutet, dass Sie über Ihre Desktop-Programme auf Ihre E-Mails zugreifen können. E-Mail-Clients bieten den Vorteil zusätzlicher Sicherheit mit mehr Verschlüsselung zum Schutz Ihrer E-Mails. Der Hauptnachteil besteht darin, dass es für Benutzer schwierig ist, von anderen Computern auf ihre E-Mails zuzugreifen, da ein E-Mail-Client normalerweise auf dem Desktop des Benutzers installiert ist.
Webmail
Webmail ist eine Softwareplattform, die es Benutzern ermöglicht, über einen Webbrowser auf E-Mails zuzugreifen. Der Hauptvorteil von Webmail ist der mobile Zugriff. Wenn Sie irgendwohin reisen und Ihren Laptop vergessen, können Sie problemlos von jedem anderen Computer aus auf Ihre E-Mails zugreifen, solange Sie Internetzugang haben. Darüber hinaus verfügen die meisten Webmail-Softwarelösungen über integrierte Suiten, die Dokumentenerstellung, Videokonferenzen und andere Tools bieten, die über das Internet zugänglich sind.
E-Mail-Funktionen
Speicherplatz
Die meisten E-Mail-Softwarelösungen bieten eine kostenlose Menge an Speicherplatz, nur indem Sie sich für die Software anmelden. Dies kann typischerweise zwischen 15 und 50 GB liegen. Abhängig von Ihrem Budget und der Größe Ihres Unternehmens bietet die E-Mail-Software Ihrem Unternehmen mehr oder weniger Speicherplatz zu unterschiedlichen Preisen. Der Hauptaspekt, den es hier zu berücksichtigen gilt, ist die Menge an E-Mails, die Sie täglich erhalten, und wie diese Menge an E-Mails im Laufe der Zeit Ihren Server überlasten kann. Wenn Ihre E-Mail-Software nur eine begrenzte Menge an kostenlosem Speicherplatz bietet, kann dies den Server leicht belasten und ihn verlangsamen.
Adressbücher
Eine Liste aller Ihrer Kundenkontakte zu haben, ist eine großartige Möglichkeit für Ihr Unternehmen, organisiert zu bleiben. Kundeninformationen und E-Mail-Listen können problemlos im integrierten Adressbuch einer E-Mail-Lösung aufbewahrt werden.
E-Mail-Filter
Ein Hauptmerkmal der meisten E-Mail-Plattformen ist die Fähigkeit, Ihren Posteingang zu filtern, damit Sie die relevantesten Nachrichten leicht finden können. Der Hauptvorteil für Unternehmen besteht darin, potenzielle Bedrohungen vom Eindringen in den Server des Unternehmens zu blockieren und unerwünschte Nachrichten herauszufiltern.
App-basierte Integrationstools
Viele Formen von E-Mail-Software bieten Produktivitäts- und Kollaborationssuiten, die vorteilhafte Ergänzungen zur Anmeldung für ihre Software sind. Viele dieser Funktionen können helfen, die Effizienz im Büro mit Tools wie Videokonferenzen, Tabellenkalkulationen und Dokumentenerstellung zu steigern. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann dies eine großartige Möglichkeit sein, alle Ihre Büroanforderungen an einem Ort zu zentralisieren.
Dateianhänge
E-Mail-Software ermöglicht es Benutzern, Dateien beim Senden von Nachrichten anzuhängen. Dateien können von einfachen Word-Dokumenten bis hin zu detaillierten Präsentationen und Videos reichen. Der Hauptvorteil für Unternehmen besteht darin, dass der Bedarf an einem USB-Stick zum Transport von Daten entfällt. Stattdessen kann jeder große Dateien über das Internet senden, um die Effizienz zu steigern.
E-Mail-Automatisierung
Ein Beispiel für E-Mail-Automatisierung ist, wenn ein neuer Benutzer eine Willkommens-E-Mail erhält, wenn er sich anmeldet, die Anweisungen enthalten kann, wie man die Website nutzt, sowie alle neuen Funktionen, an denen das Unternehmen gearbeitet hat. Dies ist ein großer Vorteil für Unternehmen, da sie nicht mehr manuell E-Mails an jeden neuen Benutzer senden müssen. Es hilft auch, die Abonnentenliste Ihres Unternehmens zu erweitern, was den Umsatz verbessern wird.
IMAP
Ein Internet Message Access Protocol (IMAP) ist verantwortlich für den mobilen Zugriff, den praktisch jede E-Mail-Lösung bietet. Diese Funktion ist für Organisationen mit einer Remote-Belegschaft oder Mitarbeitern, die häufig reisen, von entscheidender Bedeutung.
Trends im Zusammenhang mit E-Mail-Software
E-Mail-Interaktivität
Immer mehr E-Mail-Lösungen beginnen, Animationen zu unterstützen, die es Unternehmen ermöglichen, interaktive Videos und GIFs einzufügen. GIFs können Unternehmen zugutekommen, indem sie ihre Markenbotschaft auf eine ansprechende und nachvollziehbare Weise kommunizieren. Wenn Ihr Unternehmen ein Produkt verkauft, das besser durch Video dargestellt wird, kann ein GIF Ihr Produkt effektiver vermitteln als Worte und Bilder. Der Prozess der Verwendung interaktiver Nachrichten kann zu einer höheren Verbraucherbindung führen, da die Menschen eher auf Ihre E-Mail klicken und sich mit Ihrer Marke verbinden.
E-Mail-Automatisierung und Segmentierung
Ein großer Trend innerhalb der E-Mail-Automatisierung besteht darin, Benutzern zu ermöglichen, auszuwählen, welche Art von Marketinginhalten sie von Ihrem Unternehmen erhalten möchten. Anstatt dass Kunden schnell von Ihren Marketingkampagnen genervt werden, die nicht auf sie zutreffen, können sie segmentieren, welche Art von E-Mail-Inhalten sie erhalten möchten. Der Hauptvorteil davon ist eine höhere Chance, Leads in Verkäufe umzuwandeln und Ihre Kunden über einen langen Zeitraum auf Ihrer Mailingliste zu halten.
Potenzielle Probleme mit E-Mail-Software
Unternehmen, die nach E-Mail-Software suchen, sollten sich dieser potenziellen Probleme bewusst sein:
Spam
Vielleicht das größte Problem bei der Verwendung von E-Mail-Software ist das Potenzial, unerwünschte E-Mails zu erhalten, auch bekannt als Spam. Spam-E-Mails können von unerwünschten kommerziellen E-Mails bis hin zu bösartigen E-Mails reichen, die versuchen, Viren auf Ihren Computer zu verbreiten. Dieses Problem kann die Sicherheit Ihrer Nachrichten gefährden.
Größe der E-Mail-Anhänge
Es ist manchmal entscheidend, E-Mails mit großen Anhängen zu senden. Einige E-Mail-Softwarelösungen erlauben es nicht, E-Mails mit Anhängen über 25–30 MB zu senden, während andere Lösungen E-Mails bis zu 300 MB erlauben. Wenn Ihr Unternehmen E-Mails sendet, die viel Speicherplatz benötigen, sollten Sie E-Mail-Software in Betracht ziehen, die größere Limits für Anhänge zulässt.
Sicherheit
Das größte Problem beim elektronischen Versenden von Post ist das Potenzial für Malware. Diese invasive und bedrohliche Software, auch als Ransomware bekannt, ist eine Art Virus, der nur durch Geldzahlung beseitigt werden kann. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ein aktives Sicherheitsteam haben, um wachsam zu bleiben, oder sie müssen geeignete Vorsichtsmaßnahmen installieren.
Zustellbarkeit
Die Zustellbarkeit von E-Mails ist die Anzahl der E-Mails, die Sie senden und die tatsächlich ein Postfach erreichen. Dies ist wichtig für Geschäftsinitiativen (wie Marketingkampagnen), die eine lange Liste potenzieller Käufer erreichen müssen. Seriöse E-Mail-Software wird eher E-Mails über vertrauenswürdige ISPs senden. Dies wird sicherstellen, dass E-Mails nicht abprallen und eine hohe Zustellrate haben.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit E-Mail-Software
E-Mail-Software ist der Ausgangspunkt für eine Vielzahl von Marketing-Tools, die die Software begleiten können. Diese können von Software reichen, die bei der Benutzerbindung, Lead-Generierung und Massenmarketingkampagnen hilft.
E-Mail-Marketing
Das Marketingteam eines Unternehmens kann E-Mails verwenden, um Promotionen, Updates und Newsletter-Abonnements an unendlich viele potenzielle Käufer zu senden. Ohne bereits vorhandene E-Mail-Software können E-Mail-Marketing-Software-Tools nicht in die Marketinginitiativen Ihres Unternehmens integriert werden. Wie bereits erwähnt, bietet E-Mail-Marketing konsequent die höchste Rendite, daher ist es wichtig, dass das Marketingteam diese Software nutzt.
E-Mail-Tracking
E-Mail-Tracking-Software ermöglicht es Benutzern, E-Mails zu verfolgen und Analysen zu sammeln, wie z.B. E-Mail-Öffnungsraten, die Anzahl der Klicks auf Links in E-Mails und die Anzahl der Downloads von E-Mail-Anhängen. Dies wird am häufigsten verwendet, um die Kundenbindung zu verbessern, den Umsatz zu steigern und das Potenzial für Interessentenbindung zu maximieren.
Transaktionale E-Mails
Transaktionale E-Mail-Software bezieht sich auf Tools, die E-Mails als Antwort auf vorab festgelegte Aktionen der Empfänger senden. Einige Beispiele sind eine Willkommens-E-Mail nach der Erstellung eines neuen Social-Media-Kontos, eine E-Mail-Quittung von einer E-Commerce-Transaktion oder eine E-Mail für ein neues Newsletter-Abonnement. Unternehmen verwenden diese Tools, um personalisierte E-Mails zu automatisieren, wenn Transaktionen stattfinden. Organisationen verwenden transaktionale E-Mail-Software, um Metriken wie gesendete, empfangene, geöffnete und abgewiesene E-Mails zu verfolgen. Transaktionale E-Mail-Tools sind nützlich für Kundenbindung, Vertrieb, Marketing und PR-Teams.
A/B-Tests
A/B-Test-Software kann verwendet werden, um zu testen, welche der beiden E-Mail-Kampagnenoptionen erfolgreicher sein wird. Während dieses Prozesses werden zwei Varianten einer E-Mail-Kampagne an zwei verschiedene Empfängergruppen gesendet. Welche Gruppe die höhere Klickrate auf Ihre E-Mail-Kampagne hat, zeigt an, welche erfolgreicher sein wird. Die Ergebnisse können die Öffnungsrate, die Klickrate und die Anzahl der Abonnenten anzeigen, die von Ihrer E-Mail-Kampagne beeinflusst wurden. Dies ist ein großartiges Tool, um sicherzustellen, dass Sie eine effektive Marketingkampagne herausbringen, die mehr Umsatz und zufriedenere Kunden generiert.
