Mehr über Kapitalprojektmanagement-Software erfahren
Was ist Kapitalprojektmanagement?
Kapitalprojektmanagement-Software hilft Unternehmen, bedeutende Investitionen in Infrastruktur wie Produktionsanlagen, Lagerhäuser, Straßen oder Flughäfen zu definieren, umzusetzen und zu überwachen.
Kapitalprojekte sind weitaus komplexer als ein typisches Projekt, das ein Dienstleistungsunternehmen liefern könnte, wie z.B. eine Marketingkampagne. Tatsächlich besteht ein Kapitalprojekt aus Dutzenden oder Hunderten von kleineren Projekten, die jeweils spezifische Aufgaben für jede Phase des Projekts umfassen, von der Planung und Gestaltung bis zur Ausführung und Wartung. Kapitalprojekte beinhalten auch viele Mitarbeiter, Auftragnehmer, Lieferanten und Berater. Schließlich müssen diese Projekte lokale und globale Nachhaltigkeitsstandards einhalten, wie z.B. Umweltschutz und Arbeitssicherheit.
Es ist daher entscheidend für kapitalintensive Unternehmen, ein Managementsystem zu verwenden, das bei der Automatisierung aller Aufgaben und Aktivitäten im Zusammenhang mit Kapitalprojekten hilft.
Welche Arten von Kapitalprojektmanagement gibt es?
Kapitalprojektmanagement-Lösungen haben ähnliche Funktionen wie Standard-Projektmanagement-Lösungen, können jedoch basierend auf dem Bereitstellungsmodell der Software unterschieden werden.
Software as a Service (SaaS)
Cloud-Computing oder SaaS ist mittlerweile das primäre Bereitstellungsmodell für diese Art von Software. Das bedeutet, dass Käufer sich nicht um Hardware und IT-Personal kümmern müssen, um die Software und ihre Datenbank vor Ort zu verwalten.
Vor Ort
Traditionelle Kapitalprojektmanagement-Software wurde früher von den Käufern vor Ort gespeichert und verwaltet. Da einige dieser Unternehmen stark in Anpassungen investiert haben, ziehen sie es möglicherweise vor, ihre Altlösungen beizubehalten. Auch neue Kunden können sich für dieses Bereitstellungsmodell entscheiden, um mehr Kontrolle über die Software und die Daten zu haben.
Hybrid
In einigen Fällen müssen Unternehmen Cloud- oder SaaS-Software mit Vor-Ort-Lösungen kombinieren. Einige Anbieter von Kapitalprojektmanagement bieten beide Optionen an, sodass ihre Kunden entweder die eine oder die andere nutzen können. Der Hauptvorteil des Hybridmodells besteht darin, dass Käufer nicht alle ihre Vor-Ort-Lösungen ersetzen müssen, was ein langer und komplizierter Prozess sein kann. Stattdessen können sie Teile ihres Software-Ökosystems schrittweise von Vor-Ort in die Cloud verlagern.
Was sind die gemeinsamen Merkmale des Kapitalprojektmanagements?
Die folgenden sind die Kernfunktionen einer Kapitalprojektmanagement-Lösung, die Benutzern in jeder Phase des Projekts helfen können:
Projekt- und Portfoliomanagement: Wie oben erwähnt, ist ein Kapitalprojekt eine Mischung aus vielen kleineren Projekten, die in Portfolios gruppiert werden können. Während sich Projektleiter ausschließlich auf ihre Projekte konzentrieren, benötigen Portfoliomanager Funktionen zur Definition und Implementierung von Portfolios. Funktionen wie Projektkontrollen sind auch auf Portfolioebene erforderlich. Darüber hinaus können Ressourcen geteilt und Kosten über Projekte und Portfolios hinweg überwacht werden.
Kapitalplanung: Kapitalprojekte müssen überprüft und genehmigt werden, bevor sie umgesetzt werden, was mit dem Kapitalplanungsmodul erfolgen kann. Benutzer können erst dann mit der Projektplanung und den Workflows zur Durchführung von Aufgaben beginnen, wenn das Gesamtprojekt genehmigt ist.
Projektkostenmanagement: Kapitalprojekte sind kostspielig, daher müssen Unternehmen ihre Kosten oder Kapitalausgaben (CapEx) genau verfolgen. Kapitalprojektmanagement-Software hilft Unternehmen bei der Kostenprognose, die zur Erstellung eines Budgets für das Projekt verwendet wird, das üblicherweise als Kapitalbudgetierung bezeichnet wird. Die geschätzten Kosten, die durch die Prognose berechnet werden, werden mit den tatsächlichen Kosten verglichen, wenn das Projekt umgesetzt wird.
Programmmanagement: Kapitalprogramme beziehen sich auf Projektportfoliogruppen, die zusammen verwaltet werden können, da sie ähnliche Ressourcen und Stakeholder haben. Beispielsweise kann ein Programmmanager alle Bauprojektportfolios überwachen, von der Definition bis zur Umsetzung und zum Abschluss. Die Programmmanagement-Funktionalität kann auch verwendet werden, um Portfolios und Projekte mit der Gesamtstrategie und den Geschäftszielen des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Beschaffung: Einkaufsfunktionen helfen Unternehmen, alle Ressourcen und Komponenten zu identifizieren und zu kaufen, die zur Lieferung eines Kapitalprojekts erforderlich sind, von Baumaterialien bis hin zu Ausrüstung und manchmal auch professionellen Dienstleistungen. Dieses Modul hilft auch dabei, die besten Anbieter für jeden Ressourcentyp zu finden.
Ressourcenmanagement: Jedes Kapitalprojekt erfordert erhebliche menschliche und materielle Ressourcen. Das Projektteam verwendet Kapitalprojektmanagement-Software für die Ressourcenallokation in jeder Phase. Die Allokation basiert auf den Projektplänen, die mit dem Projekt- und Portfoliomanagement-Modul erstellt wurden. Die Ressourcenallokation sollte in Echtzeit aktualisiert werden, um Verzögerungen und Störungen zu vermeiden, wenn sich ein Projekt ändert.
Arbeitsauftragsmanagement: Nachdem ein Kapitalprojekt erstellt und Ressourcen zugewiesen wurden, müssen Vorgesetzte die Arbeit den Mitarbeitern basierend auf ihrer Verfügbarkeit und Qualifikation zuweisen. Vordefinierte Workflows helfen Benutzern, Arbeitsaufträge für Standardoperationen zu erstellen, aber viele Aktivitäten können spezifisch für eine Branche oder einen Kunden sein. Beispielsweise kann die Durchführung einer Landvermessung für einen Einzelhändler, der ein neues Lagerhaus baut, völlig anders sein als für ein Öl- und Gasunternehmen.
Projektinformations- und Dokumentenmanagement: Große Projektportfolios erfordern viele Informationen über Liefergegenstände wie Lagerhäuser oder Produktionsanlagen, einschließlich Details zu ihren technischen Spezifikationen, Wartungsanweisungen oder Sicherheitsmaßnahmen. Das Dokumentenmanagement wird auch verwendet, um Vorlagen wie Verträge oder Arbeitsbeschreibungen zu erstellen.
Was sind die Vorteile des Kapitalprojektmanagements?
Diese Software ermöglicht eine bessere Definition, Bereitstellung und Überwachung von Kapitalprojekten.
Optimierung des Lebenszyklus von Kapitalprojekten: Da Kapitalprojekte komplex sein können und Jahre zur Fertigstellung benötigen, müssen Unternehmen alle Projektphasen verfolgen, von der Definition und Abgrenzung bis zur Umsetzung und bis zur endgültigen Lieferung. Der Prozess kann Hunderte von internen und externen Personen und Tausende von voneinander abhängigen Aufgaben umfassen.
Kosten und Rentabilität verfolgen: Die Kosten für Kapitalprojekte können sehr hoch sein, was bedeutet, dass der Preis des Projekts noch höher sein muss, damit das Unternehmen Rentabilität erreicht. Kapitalprojektmanagement-Lösungen können helfen, Kosten zu minimieren, was den Gewinn verbessert.
Verbesserung der Ressourcenzuweisung und Mitarbeiterproduktivität: Da Ressourcen einen wesentlichen Bestandteil jedes Kapitalprojekts darstellen, kann deren Verwaltung erheblichen Einfluss auf die Leistung haben.
Wer nutzt Kapitalprojektmanagement?
Diese Art von Software kann von jedem genutzt werden, der in das Kapitalprojektmanagement involviert ist, aber sie kommt hauptsächlich den folgenden Personen zugute:
Projektmanagementbüro (PMO): Das PMO repräsentiert die Projektmanager, die an der Definition und Planung jeder Phase jedes Projekts beteiligt sind. Darüber hinaus implementiert und überwacht die PMO-Gruppe Projekte und stellt sicher, dass Projektmanagement-Standards und Best Practices im gesamten Unternehmen umgesetzt werden.
Portfolio- und Programmmanager: Diese Benutzer sind für die Projektsteuerung verantwortlich, was bedeutet, dass sie die gesamten Aktivitäten auf hoher Ebene überwachen und sich auf Projektmanager verlassen, um Probleme zu identifizieren und anzugehen, die die Lieferung beeinträchtigen könnten.
Vorgesetzte und Teamleiter: Vorgesetzte sind diejenigen, die die von den Projektmanagern definierten Aufgaben umsetzen. Sie sind für das Ressourcenmanagement und die Erstellung und Verfolgung von Arbeitsaufträgen verantwortlich.
Buchhalter: Buchhaltungsfachleute verwenden diese Software, um Projektkosten und -ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Unternehmen profitabel ist. Buchhalter sind auch an der Kostenprognose und Budgetierung für neue Projekte beteiligt.
Was sind die Alternativen zum Kapitalprojektmanagement?
Alternativen zur Kapitalprojektmanagement-Software können diese Art von Software entweder vollständig oder teilweise ersetzen:
Projektbasiertes ERP-Software: Projektbasierte ERP-Systeme können auch zur Verwaltung von Kapitalprojekten verwendet werden. Ihre Funktionalität für große Projekte ist jedoch weniger robust als die von Kapitalprojektmanagement-Software. Projektbasiertes ERP bietet Backoffice- und Frontoffice-Funktionen wie Buchhaltung und Vertrieb, die in Kapitalprojektmanagement-Lösungen nicht enthalten sind.
Bauprojektmanagement-Software: Bauunternehmen können Kapitalprojektmanagement-Software durch Projektmanagement-Lösungen ersetzen, die speziell für ihre Branche entwickelt wurden.
Software im Zusammenhang mit Kapitalprojektmanagement
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Kapitalprojektmanagement verwendet werden können, umfassen:
Projektkostenmanagement-Software: Wie der Name schon sagt, konzentriert sich diese Art von Software ausschließlich auf die Verfolgung von Projektkosten. Während sie Kapitalprojektmanagement-Software nicht ersetzen kann, kann sie diese ergänzen, insbesondere wenn erstere keine robuste Kostenmanagement-Funktionalität hat.
Bauleitungssoftware: Obwohl diese Software für die Bauindustrie entwickelt wurde, kann sie auch in verwandten Branchen wie Immobilien eingesetzt werden.
Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) Software: Diese Art von Software hilft Unternehmen, Projektportfolios zu verwalten, enthält jedoch nicht immer erweiterte Funktionen für Kostenmanagement, Ressourcenallokation oder Arbeitsauftragsmanagement.
Asset-Management-Software: Feste Vermögenswerte wie Grundstücke, Anlagen und Ausrüstung (PP&E)
sind entscheidend für jedes Kapitalprojekt aufgrund der Ausrüstung und Maschinen, die zum Bau einer Anlage oder einer Brücke verwendet werden. Auch die Funktionalität des Facility Managements kann zur Verwaltung von Baustellen genutzt werden.
Building Information Management (BIM) Software: BIM wird verwendet, um Gebäude, Anlagen oder Infrastrukturprojekte zu entwerfen. Die endgültigen Entwürfe werden als Ausgangspunkt für Kapitalprojekte verwendet, weshalb die beiden Lösungen zusammen verwendet werden.
Herausforderungen beim Kapitalprojektmanagement
Kapitalprojektmanagement-Softwarelösungen können mit Herausforderungen verbunden sein, wie unten aufgeführt:
Komplexität: Da Kapitalprojekte komplex und teuer sein können, kann auch die Software, die zu ihrer Verwaltung verwendet wird, kompliziert zu bedienen sein. Beispielsweise sind viele Funktionen erforderlich, um alle Aufgaben in jeder Projektphase zu bewältigen. Auch viele Mitarbeiter und externe Arbeiter sind beteiligt, und sie benötigen möglicherweise Zugriff auf verschiedene Teile des Systems.
Kosten des Eigentums: Kapitalprojektmanagement-Software kann teuer sein und umfangreiche Anpassungen erfordern, abhängig von der Branche des Käufers. Neben hohen Anfangskosten kann die Wartung des Systems qualifiziertes Personal oder zusätzliche Dienstleistungen des Anbieters erfordern.
Welche Unternehmen sollten Kapitalprojektmanagement kaufen?
Unternehmen kaufen diese Art von Software, wenn sie Altsysteme, Tabellenkalkulationen und andere Softwarelösungen, die keine robuste Funktionalität für Kapitalprojekte bieten, übertroffen haben.
Asset-intensive Unternehmen: Hersteller oder große Einzelhändler müssen Anlagen und komplexe Maschinen oder Ausrüstungen wie einen Industrieofen oder das Förderbandsystem eines Verteilzentrums bauen und warten.
Regierungen und öffentlicher Sektor: Große Infrastrukturprojekte können nur mit Kapitalprojektmanagement verwaltet werden, was diese Software für jede Regierungsbehörde, die an solchen Projekten beteiligt ist, entscheidend macht.
Berater: Dienstleistungsunternehmen nutzen diese Art von Software, um große Projekte im Auftrag ihrer Kunden zu implementieren und zu verwalten. Beispielsweise kann ein Einzelhandelsunternehmen das Projekt an einen externen Berater auslagern, anstatt ein Verteilzentrum zu bauen.
Wie kauft man Kapitalprojektmanagement?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Kapitalprojektmanagement
Da die Erstellung einer RFI für komplexe Software eine entmutigende Initiative sein kann, sollten Käufer versuchen, sich auf die wesentlichen und kritischen Funktionen zu konzentrieren, die sie in einer Kapitalprojektmanagement-Lösung benötigen. Beispielsweise ist Ressourcenmanagement entscheidend, während ein Chat-Tool weniger wichtig sein könnte.
Vergleich von Kapitalprojektmanagement-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Eine Longlist kann erstellt werden, indem Lösungen basierend auf käuferspezifischen Kriterien ausgewählt werden. Beispielsweise kann das Cloud-Bereitstellungsmodell ein Ausschlusskriterium für Unternehmen sein, die nicht in IT investieren möchten.
Erstellen Sie eine Shortlist
Die Shortlist ist das Ergebnis der Eliminierung der meisten Alternativen, um zwei oder drei Finalisten zu behalten. Da die Produkte auf der Longlist normalerweise ähnliche Funktionen bieten, müssen die Kriterien zur Erstellung einer Shortlist spezifischer sein. Beispielsweise können Anbieter ausgeschlossen werden, wenn sie keine umfangreiche Erfahrung und Expertise in der Branche des Käufers haben.
Führen Sie Demos durch
Demos sollten verwendet werden, um Produkte weiter zu differenzieren. Zu diesem Zweck sollten sie detailliert genug sein, um kritische Funktionen wie die Projektplanung zu zeigen, aber nicht zu kompliziert, um Käufer zu verwirren.
Idealerweise sollten Demos einem vom Käufer erstellten Skript folgen, das seine täglichen Abläufe simuliert, von der Programm- und Projektdefinition und -überprüfung bis zur Projekt- und Aufgabenimplementierung und Projektabschluss.
Auswahl des Kapitalprojektmanagements
Wählen Sie ein Auswahlteam
Das Auswahlteam sollte die wichtigsten Mitarbeiter umfassen, die am Kapitalprojektmanagement beteiligt sind, wie Programm- und Portfoliomanager, Projektmanager, Vorgesetzte, Buchhalter und Führungskräfte. Da Kapitalprojekte Hunderte von Benutzern umfassen können, ist es nicht realistisch, alle einzubeziehen, aber sie sollten die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und Bedenken zu äußern..
Verhandlung
Während sich Verhandlungen tendenziell auf die Preisgestaltung der Software konzentrieren, sollten Käufer die Rendite der Investition (ROI) der Lösung berücksichtigen. Die anfänglichen Kosten des Kapitalprojektmanagements können hoch sein, aber diese Art von Software kann auch erhebliche Kosteneinsparungen und Produktivitätsgewinne auf mittlere und lange Sicht bringen. Günstigere Software mag verlockend sein, bietet jedoch normalerweise keine robusten Funktionen, und ihr ROI ist möglicherweise nicht höher.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte alle Stakeholder, Finanzkontrolleure und CFOs umfassen. Neben der Software und den vom Anbieter gelieferten Dienstleistungen sollten Käufer sicherstellen, dass der Vertrag einen detaillierten Implementierungsplan, Informationen zur Softwaresicherheit und -konformität sowie Service-Level-Vereinbarungen enthält.
Trends im Kapitalprojektmanagement
Marktkonsolidierung
Die Komplexität der Software macht es schwierig, sie zu entwickeln, was erklärt, warum die meisten Akteure mittelgroße und große Anbieter sind. Aus diesem Grund entscheiden sich Anbieter oft dafür, durch Fusionen und Übernahmen Kräfte zu bündeln.
Vertikale Spezialisierung
Anbieter neigen dazu, sich auf bestimmte Branchen zu spezialisieren, die unterschiedliche Anforderungen an das Kapitalprojektmanagement haben. Beispielsweise benötigen Fertigungsunternehmen Funktionen zur Verwaltung des Baus von Anlagen oder Lagerhäusern, während Versorgungsunternehmen möglicherweise Funktionen für lineare Vermögenswerte wie Stromleitungen benötigen.
