Mehr über Projekt- und Portfoliomanagement-Software erfahren
Was ist Projekt- und Portfoliomanagement-Software?
Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software, die sich hauptsächlich auf die Ausführung konzentriert, hilft Projekt- und Portfoliomanagement-Software (PPM) Unternehmen dabei, Strategien für Projektportfolios zu erstellen und umzusetzen. Ein Portfolio ist eine Mischung aus miteinander verbundenen Projekten, was bedeutet, dass sie einen ähnlichen Umfang und gemeinsame Ressourcen haben. Beispielsweise kann ein Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen (AEC) drei Portfolios haben: eines für Architektur und Design, ein weiteres für zivile und industrielle Ingenieurprojekte und ein drittes für Wohn- und Gewerbebauten. Jedes Portfolio kann Dutzende oder Hunderte von Projekten umfassen, die als Ganzes verwaltet und überwacht werden müssen.
Die hohe Anzahl von Projekten, die Teil eines Portfolios sind, macht es für Unternehmen schwierig, zu planen, Ressourcen zuzuweisen, auszuführen und die Leistung zu überwachen. Typische Projektmanagement-Software wird verwendet, um einzelne Projekte zu verwalten, enthält jedoch normalerweise keine robusten Funktionen für das Portfoliomanagement.
Wichtige Vorteile von Projekt- und Portfoliomanagement-Software
- Kundenerfahrung und -zufriedenheit sind für Unternehmen, die sich auf die Lieferung von Projekten konzentrieren, von entscheidender Bedeutung. Kundenloyalität wird nur erreicht, wenn das Unternehmen ständig qualitativ hochwertige Arbeit zu angemessenen Preisen liefert. Die Qualität von Projekten ist über mehrere Portfolios hinweg schwer zu verwalten, und PPM hilft, diese Herausforderung zu bewältigen.
- Projekt- und Portfoliosichtbarkeit ermöglicht es Stakeholdern im gesamten Unternehmen sowie Partnern und Kunden, Meilensteine, Lieferungen zu verfolgen und potenzielle Probleme zu identifizieren. Während das Verfolgen einzelner Projekte relativ einfach ist, kann nur PPM-Software Hunderte von Projekten gleichzeitig überwachen. Da die Projekte in einem Portfolio miteinander verbunden sind, können unerwartete Änderungen in einer Aufgabe sich auf mehrere Projekte ausbreiten und das gesamte Portfolio beeinträchtigen.
- Die Verfolgung von Kosten und Rentabilität vermeidet unnötige Ausgaben, vergleicht geschätzte und tatsächliche Kosten und liefert Einblicke, wie die Einnahmen verbessert werden können. Es gibt viele Kosten im Zusammenhang mit Projektportfolios (Ressourcen, Auftragnehmer, Arbeitskräfte usw.), und jede von ihnen muss genau überwacht werden. Auf Projektebene oder für jede Aufgabe mögen die Ausgaben unbedeutend erscheinen; aber wenn sie nach Portfolio analysiert werden, können sie sich zu einem bemerkenswerten Betrag summieren.
- Verbessert die Geschäftsfähigkeit und beschleunigt die Projektauslieferung in einem Unternehmen oder einer Unternehmensgruppe. Agilität hilft Unternehmen, sich an Kundennachfrage und Marktveränderungen anzupassen, und verbesserte Lieferfähigkeit macht das Geschäft effizienter.
Warum Projekt- und Portfoliomanagement-Software verwenden?
Der Hauptvorteil von PPM-Plattformen ist ihre Fähigkeit, Portfolios zahlreicher Projekte zu verwalten und die Beziehungen zwischen ihnen aufrechtzuerhalten. Dies hilft Unternehmen, Dutzende oder Hunderte von Projekten gleichzeitig zu planen und auszuführen. Zusätzliche Vorteile von PPM-Software umfassen Folgendes:
Zusammenarbeit über Projekte und Portfolios hinweg — Die Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams und externen Stakeholdern ist ohne robuste Software schwierig. PPM-Systeme ermöglichen es allen Beteiligten, zu kommunizieren und Daten zu teilen, ohne sie mit unnötigen Informationen zu überfordern.
Analytik und Leistung — Portfolios von Projekten sind der Hauptumsatztreiber für viele Anbieter von professionellen Dienstleistungen, und ihre Leistung wirkt sich direkt auf die Rentabilität aus. Es ist daher unerlässlich, dass Unternehmen Analysen verwenden, um die Portfolioleistung zu verfolgen, Engpässe und Risiken zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.
Strategische Ausrichtung im gesamten Unternehmen — Mittelgroße und große Unternehmen neigen dazu, bürokratisch und starr zu sein, was sich negativ auf die Leistung des Unternehmens auswirkt. PPM bietet Funktionen zur Definition und Überwachung gemeinsamer Ziele, was die Geschäftsausrichtung und Unternehmensleistung verbessert.
Wer verwendet Projekt- und Portfoliomanagement-Software?
PPM-Software kann von jedem im Unternehmen und sogar von externen Nutzern wie Partnern und Kunden verwendet werden. Es ist daher entscheidend, Benutzerrollen und Zugriffsrechte klar zu definieren, um geistiges Eigentum, vertrauliche Daten und die Privatsphäre aller beteiligten Parteien zu schützen.
Leiter des Projektmanagementbüros (PMO) — Ein PMO ist ein Team oder eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens, das Standards für das Projektmanagement definiert und umsetzt. Für große Unternehmen müssen PMO-Mitarbeiter auch Standards für Projektportfolios erstellen. Sobald sie erstellt sind, werden die Standards im gesamten Unternehmen durchgesetzt, um die Einhaltung und Kommunikation mit Kunden und Partnern sicherzustellen. PPM-Standards müssen regelmäßig aktualisiert werden, um mit sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten. PMO-Teams verwenden auch PPM-Software, um zu überwachen, wie Standards umgesetzt werden, und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Projektmanager — Projektmanager verwenden PPM, um Projekte zu planen und auszuführen, die Teil verschiedener Portfolios sind. Sie müssen auch sicherstellen, dass jeder, der an einem Projekt arbeitet, die vom PMO definierten Standards einhält. Projektmanager verwenden PPM auch, um direkte Kommunikation mit Kunden zu pflegen, Risiken zu identifizieren und Probleme an Manager und Führungskräfte zu eskalieren.
Führungskräfte — Manager und Führungskräfte profitieren von Datenanalysen, Berichten und Dashboards, die Informationen über den Status von Projekten, die damit verbundenen Kosten, Risiken und die Einhaltung von Vorschriften liefern. Daten werden auch verwendet, um zu identifizieren, wie Portfolios optimiert werden können sowie neue Geschäftsmöglichkeiten. Auch historische Informationen zu Projektportfolios sind der Ausgangspunkt jeder Budgetierungs- und Prognoseaktivität.
Partner und Auftragnehmer — Große Projektportfolios erfordern oft die Einbindung von Drittunternehmen, Anbietern, Lieferanten und unabhängigen Auftragnehmern. Unternehmen arbeiten auch zunehmend mit Freiberuflern zusammen, wenn es zu teuer ist, Mitarbeiter für Aufgaben einzustellen und auszubilden, die nicht entscheidend für den Projekterfolg sind. Alle diese externen Stakeholder müssen auf Projekt- und Portfolioinformationen zugreifen, idealerweise über ein Portal anstatt über Dokumente und Tabellenkalkulationen. Unternehmen müssen vorsichtig sein, ihr geistiges Eigentum und die Privatsphäre ihrer Kunden zu schützen, wenn sie Daten extern teilen.
Arten von Projekt- und Portfoliomanagement-Software
Es gibt nicht viele PPM-Lösungen auf dem Markt, und Käufer haben nur wenige Lieferoptionen zur Auswahl.
Best of Breed — Bezieht sich auf eine einzige integrierte Lösung, die alle Funktionen zur Verwaltung von Portfolios und zugehörigen Projekten bietet. Während alle Best-of-Breed-PPM-Software robuste Portfoliofunktionen bietet, variiert der Unterstützungsgrad für Projekt- und Ressourcenmanagement erheblich von einem Produkt zum anderen.
Suiten — Umfasst mehrere Produkte, von denen eines sich auf das Portfoliomanagement konzentriert. Die anderen Produkte können für Ressourcen- und Projektmanagement verwendet werden. Unternehmen können wählen, ob sie alle Produkte zusammen oder separat kaufen und verwenden möchten. Eine PPM-Suite ist vorteilhaft, da sie umfassende Funktionen und ein einziges Repository für Projektportfoliodaten bietet.
Punktlösungen — Solche Lösungen konzentrieren sich auf die Erstellung und Überwachung von Portfolios und enthalten keine robusten Funktionen für das Projektmanagement. Die Integration mit Projektmanagement-Software ist daher entscheidend, um Projekte zu planen und auszuführen. Es ist auch wichtig, sich mit Projektkostenmanagement-Software zu integrieren, wenn diese Art von Funktionalität nicht bereitgestellt wird. Punktlösungen für PPM sind vorteilhaft für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) und kleine Teams großer Unternehmen.
Branchenspezifisches PPM — Umfasst Best Practices für komplexe Branchen wie Energie, Luft- und Raumfahrt und Verteidigung oder für Regierungsauftragnehmer. Diese Art von Software stellt die Einhaltung von Vorschriften und Industriestandards sicher, was nicht immer für die meisten PPM-Produkte der Fall ist.
Funktionen der Projekt- und Portfoliomanagement-Software
PPM ist mehr als fortgeschrittenes Projektmanagement. Der Fokus liegt darauf, Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren, sie mit Projekten und Portfolios abzugleichen und sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Portfolios basierend auf Marktveränderungen anpasst.
Portfoliomanagement und -überwachung — Projektportfolios werden basierend auf der Kundennachfrage und der Fähigkeit des Unternehmens, Projekte zu liefern, definiert. Da sich die Nachfrage ständig ändert, müssen Portfolios aktualisiert werden, um relevant zu bleiben. Änderungen an einem Portfolio können auch durch Entscheidungen der Führungsebene ausgelöst werden, neue Dienstleistungen anzubieten oder unrentable Angebote einzustellen.
Ressourcenplanung und -zuweisung — Kapazitätsplanung ermöglicht es Benutzern, zu identifizieren, welche Ressourcen verfügbar sind und wann. Diese Art von Funktionalität wird auch genutzt, um Ressourcen basierend auf unerwarteten Änderungen neu zuzuweisen. Alle Änderungen müssen im gesamten Projektportfolio widergespiegelt werden, damit jeder ein klares Bild seiner Arbeit erhält.
Projektmanagement und -ausführung — Traditionelle Projektmanagement-Software wird verwendet, um einzelne Projekte auszuführen, während PPM die Planung und Verwaltung von Portfolios ermöglicht. Idealerweise sollte PPM Funktionalitäten für sowohl Projekt- als auch Portfoliomanagement bieten. Projektaufgaben, Fristen und Ressourcen sollten nach Portfolio konsolidiert werden.
Projekt- und Portfoliorisiko — Projektrisiken neigen dazu, bei komplexen Projekten und Portfolios zuzunehmen. PPM identifiziert und mindert Risiken auf Portfolio- und Projektebene. Während einige Risiken vermeidbar sind, können andere unerwartet auftreten, weshalb Unternehmen Korrekturmaßnahmen definieren und umsetzen.
Zusammenarbeit — Zusammenarbeitsfunktionen variieren von einfachem Chat bis hin zu fortgeschrittener Dokumentenverwaltung und -erstellung. Für das Portfoliomanagement sollte die Zusammenarbeit es internen und externen Benutzern ermöglichen, in jeder Phase des Projekts zu kommunizieren und Informationen zu teilen. Führungskräfte und das PMO-Team müssen zusammenarbeiten, um Geschäftsstrategien zu definieren und auszurichten oder um Budgets zu erstellen und Finanzen zu prognostizieren.
Finanzanalyse — Während PPM keine Buchhaltungsfunktionen enthält, bietet es Optionen zur Erstellung von Budgets und zur Überwachung von Projektkosten. Die Kosten der Ressourcen, die zur Lieferung von Projekten verwendet werden, stellen den Großteil der Ausgaben bei Unternehmen für professionelle Dienstleistungen dar. Andere Kosten sind Ausgaben für Reisen und Verbrauchsmaterialien sowie indirekte Kosten für Versorgungsleistungen oder Verwaltung. All diese Kosten müssen Projekten und Portfolios zugewiesen und von jedem Team und jeder Geschäftseinheit analysiert werden.
Weitere Funktionen der Projekt- und Portfoliomanagement-Software: Ausrichtungsfähigkeiten, Lean Management, Leistung, Portfolio-Mix, Prioritätenfähigkeiten, Risikoanalyse
Zusätzliche Funktionen des Projekt- und Portfoliomanagements
Projektportfolio-Optimierung — Wie jedes andere Produkt oder jede andere Dienstleistung hat ein Projektportfolio einen Lebenszyklus, der mit der Entstehung beginnt, gefolgt von Tests, Bereitstellung, Reife und endet mit der Obsoleszenz. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollte ein Unternehmen seine Portfolios ständig bewerten und verbessern. Auch wenn das Hauptziel darin besteht, maximale Rentabilität zu erreichen, müssen Entscheidungsträger auch Marktveränderungen und sozioökonomische Herausforderungen wie Automatisierung oder Klimawandel berücksichtigen.
Trends im Zusammenhang mit Projekt- und Portfoliomanagement-Software
Cloud — Die meisten PPM-Produkte wurden vor Jahrzehnten entwickelt und werden sowohl vor Ort als auch in der Cloud bereitgestellt. Während die Cloud auf dem Markt an Bedeutung gewinnt, hosten und verwalten viele Unternehmen das Produkt immer noch vor Ort. Cloud-native PPM-Software wird hauptsächlich von mittelgroßen Unternehmen verwendet, die es vorziehen, nicht in Hardware und spezialisiertes IT-Personal zu investieren.
Arbeitsmanagement — Arbeitsmanagement bezieht sich auf die Weiterentwicklung von Projektmanagement-Software, um über ihren traditionellen Bereich hinaus zu expandieren. Dies geschieht durch die Bereitstellung von Funktionen für Mitarbeiter, die keine Projektmanager sind, aber an Projekten beteiligt sind. Die Grenzen zwischen Arbeitsmanagement, PPM und Projektmanagement sind sehr verschwommen, daher müssen Käufer vorsichtig sein, wenn sie zwischen ihnen wählen. Arbeitsmanagement-Software ist selten eine gute Alternative zu PPM, da sie keine Funktionen für das Portfoliomanagement bietet, aber wichtige zusätzliche Funktionen wie erweiterte Zusammenarbeit bereitstellt.
Automatisierung — Intelligente Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) oder Roboter haben das Potenzial, viele der Aufgaben zu automatisieren, die mit PPM-Software durchgeführt werden. Gleichzeitig ist diese Art von Technologie noch nicht bereit, Geschäftsstrategien zu definieren und zu überwachen. Während Projektmanagement und -ausführung sehr wahrscheinlich automatisiert werden, wird menschliches Eingreifen für das Portfoliomanagement weiterhin unerlässlich sein.
Globalisierung — Da PPM von Unternehmen mit mehreren geografischen Standorten verwendet wird, sollte die Software in Ländern auf der ganzen Welt unterstützt werden. Dies bedeutet, dass PPM eine Vielzahl nationaler und internationaler Datenschutzgesetze einhalten und mehrsprachige und mehrwährungsfähige Unterstützung bieten muss. Darüber hinaus ist die Integration mit Videokonferenz und Teamzusammenarbeit Software erforderlich, um globalen Teams die Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Potenzielle Probleme mit Projekt- und Portfoliomanagement-Software
Komplexität — PPM umfasst viele Funktionen und wird entweder als ein einziges Produkt oder als Suite mehrerer Lösungen geliefert. Da Anbieter mehrere Produkte erworben und versucht haben, sie zu integrieren, war das Ergebnis manchmal ein System mit inkonsistenter Benutzererfahrung und komplizierten Workflows.
Kosten — Aufgrund seiner Komplexität ist PPM-Software nicht so erschwinglich wie Projektmanagement. Während die neuen Cloud-Lösungen zugänglicher sind, gibt es zusätzliche Kosten für Konfiguration oder Anpassung sowie professionelle Dienstleistungen wie Implementierung und Änderungsmanagement.
Compliance — Unternehmen, die PPM verwenden, müssen sicherstellen, dass sie die Projektmanagementstandards sowie Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und zur Verhinderung von Finanzbetrug einhalten.
Flexibilität — Während Unternehmen, die PPM verwenden, robuste und fortschrittliche Funktionen benötigen, benötigen sie auch flexible Systeme, die das Potenzial haben, sich an ihr Geschäft anzupassen. Um diese Herausforderung zu bewältigen, versuchen Anbieter, konfigurierbare Benutzeroberflächen und die Möglichkeit anzubieten, Workflows zu ändern, ohne die Arbeit zu stören.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Projekt- und Portfoliomanagement-Software
PPM enthält keine Funktionen für Front- und Backoffice wie Buchhaltung oder CRM, die normalerweise durch Integration bereitgestellt werden.
Projektmanagement — Während PPM normalerweise Funktionen für das Projektmanagement enthält, sind diese möglicherweise nicht immer robust genug, und Unternehmen können sich entscheiden, separate Software zu kaufen, um Projekte zu verwalten. Auch die Bereitstellung von PPM an mehreren Standorten ist schwierig und kostspielig, weshalb einige Teams oder Abteilungen sich entscheiden, stattdessen Projektmanagement-Software zu verwenden und sie mit PPM zu integrieren.
Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA) — PSA-Software enthält nicht immer Funktionen für das Portfoliomanagement, daher müssen Unternehmen, die PSA und PPM verwenden, die beiden Lösungen integrieren. Es gibt nur wenige PPM-Suiten, die auch für Front- und Backoffice-Operationen in professionellen Dienstleistungen verwendet werden können.
Strategische Planung — Während PPM die strategische Projekt- und Portfolioplanung verwaltet, deckt es nicht immer die anderen Abteilungen eines Unternehmens ab, von Vertrieb und Marketing bis hin zu Finanzen und IT. Strategische Planungssoftware richtet alle Teams aus, um sicherzustellen, dass sie gemeinsame Ziele haben und den Unternehmensstrategien folgen.
Prozessautomatisierung — Während PPM Funktionen für das Workflow-Management bietet, kann die Verwaltung komplexer Geschäftsaktivitäten die Integration mit Geschäftsprozessmanagement-Software erfordern. Auch Unternehmen, die repetitive Aufgaben automatisieren möchten, profitieren von der Verwendung von robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA)-Software.
