O software de gestão de contratos automatiza a criação, acompanhamento e monitoramento de contratos. Profissionais, como vendedores ou representantes de contas, que estão envolvidos no aspecto de negociação de contratos, são responsáveis por definir termos e acordos de nível de serviço, emendar acordos e executar contratos. Departamentos jurídicos de ambos os lados de um acordo participam do processo de contratação para garantir a conformidade com leis e regulamentos, bem como com as regras internas da empresa.
O software de gestão de contratos simplifica esses processos ao permitir que os usuários criem, armazenem, gerenciem, revisem e compartilhem contratos comerciais complexos. Este tipo de software ajuda a eliminar gargalos dentro do processo de negociação de contratos, permitindo que as organizações otimizem as operações de vendas e colaborem durante a criação de contratos. O melhor software de gestão de contratos geralmente se encaixa em um portfólio de ferramentas usadas para lidar com o relacionamento geral com fornecedores ou contratados e comumente se integra com software de CRM, software de propostas, software de contabilidade e software de assinatura eletrônica.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Contratos, um produto deve:
- Incluir um repositório de documentos que podem ser armazenados em diferentes categorias para cada tipo de contrato
- Oferecer modelos que podem ser personalizados pelos usuários envolvidos na criação de contratos comerciais
- Fornecer a capacidade de criar, editar, compartilhar e colaborar facilmente em contratos internamente (com outros funcionários) e externamente (com clientes ou parceiros)
- Permitir que os usuários enviem notificações para marcos significativos, como expiração ou renovação de contratos
- Estar em conformidade com os requisitos legais de negócios, bem como com as regras internas das partes envolvidas no contrato