Gestão de Projetos Tradicional: Por Que Você Deve Usar um Clássico

Quando um novo projeto surge, pode não estar claro qual metodologia de projeto ajudará a concretizá-lo.

Ao considerar suas opções, você pode achar que é simplesmente melhor seguir o que você conhece e manter a tradição -- gestão de projetos tradicional, isto é.

A gestão de projetos tradicional é essencialmente uma abordagem básica para a gestão de projetos, pois é relativamente simples e não requer o uso de gráficos sofisticados. É comum para aqueles que usam este método escolher software de gestão de projetos para ajudá-los a definir marcos adequados, coordenar e organizar tarefas específicas e atingir seus objetivos.

Nem todos os projetos são complexos e requerem uma abordagem detalhada. Alguns têm uma sequência clara de eventos e não precisam de muitas mudanças. Esses são os projetos onde você pode usar essa abordagem mais simples.

Ao aprender os detalhes da gestão de projetos tradicional, é importante manter em mente as duas metodologias:

• PMBoK: PMBoK significa Project Management Body of Knowledge, e inclui toda a coleção de processos, melhores práticas, diretrizes e terminologias que são consideradas padrão na indústria de gestão de projetos. Esta metodologia é extremamente valiosa para as empresas porque ajuda a padronizar práticas em diferentes departamentos, ajustar processos para atender a necessidades específicas e evitar falhas de projeto dentro da gestão de programas.
• PRINCE2: Mais comumente usado no Reino Unido, países europeus e Austrália, PRINCE2 significa Projects IN Controlled Environments. Esta metodologia foca em gerenciar recursos e riscos dividindo o projeto em estágios menores. Também define papéis e responsabilidades claros usando processos específicos para gerenciar o ciclo de vida do projeto. É ideal para equipes que visam um plano de projeto organizado e controlado antes de começar.

Triângulo da gestão de projetos tradicional

Com qualquer projeto, você precisa planejar as restrições antes de começar. Na gestão de projetos tradicional, há três fatores que compõem o que é conhecido como o triângulo da gestão de projetos.

Esses fatores incluem:

• Escopo: O ato de especificar todas as etapas de desenvolvimento do projeto, que deve sempre incluir o que será e o que não será feito. Definir o escopo ajuda a manter o projeto sob controle.
• Tempo: Você pode controlar muitas coisas em um projeto, mas não pode controlar o tempo. Pode ser incrivelmente desafiador para um gerente de projeto saber como usar o tempo de forma eficiente, manter o projeto no cronograma e alcançar todos os resultados desejados.
• Custo: O gerente de projeto deve definir o orçamento do projeto o mais cedo possível. Uma vez estabelecido, ele deve ser comparado ao que o cliente ou cliente inicialmente apresentou.

Todos os três desses constrangimentos de projeto dependem uns dos outros. Por exemplo, se a equipe reduzir o tempo alocado para o projeto, o custo provavelmente aumentará. Além disso, o escopo define o ritmo e o número de recursos necessários para realizar o projeto. Manter um equilíbrio entre os três prepara a equipe para completar o projeto com sucesso.

Gestão de projetos tradicional vs. gestão de projetos ágil

Além da gestão de projetos tradicional, as equipes de projeto também podem escolher a metodologia ágil para levar seu projeto de uma ideia à realidade. Como ambas são tão comuns, é essencial entender como elas são diferentes.

A principal diferença entre tradicional e ágil se resume ao prazo. O fluxo de trabalho tradicional significa que a equipe do projeto planejará tudo do início ao fim. Como segue uma sequência fixa, há uma ênfase específica em processos lineares, priorização, planejamento antecipado e documentação.

Ágil é uma metodologia moderna de gestão de projetos. Com um fluxo de trabalho ágil, a equipe divide o escopo do projeto em fases que duram de duas a oito semanas, muitas vezes chamadas de sprints. No final de cada fase, a equipe tira lições ou insights e ajusta a próxima iteração antes de começar. As equipes ágeis geralmente escolhem esse fluxo de trabalho para projetos mais complexos e desenvolvimento de software. Como é uma abordagem mais flexível, há menos planejamento e priorização antecipados, pois mudanças e desenvolvimentos são prováveis de ocorrer.

Outras diferenças importantes são que uma abordagem ágil requer alta participação do cliente, enquanto a tradicional requer muito pouco após a execução. Uma estrutura ágil é preferida para projetos de pequeno e médio porte, enquanto projetos de maior escala requerem uma abordagem tradicional.

Escolher qual método é melhor para o seu projeto dependerá da sua indústria, da complexidade do projeto, do que o escopo do projeto envolve, do fluxo de trabalho que você deseja usar e do objetivo do projeto.

Ciclo de vida da gestão de projetos tradicional

Na gestão de projetos tradicional, os projetos passam pelo ciclo de vida clássico do projeto. O ciclo de vida do projeto tem cinco estágios: ideação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Os gerentes de projeto decidem as ferramentas e estratégias que preferem usar nesses vários estágios.

Iniciação

No primeiro estágio do ciclo de vida da gestão de projetos, a equipe do projeto criará o objetivo final, definirá os objetivos e listará todos os requisitos do projeto, riscos, entregáveis e objetivos. Estes são frequentemente determinados ao analisar o caso de negócio para o projeto. Tudo será estabelecido e explorado desde o início antes do início do projeto.

Planejamento

Em seguida, vem o planejamento, onde a equipe se aprofunda mais na identificação das atividades do projeto. Todos os recursos necessários serão determinados, incluindo o orçamento do projeto. Um plano de projeto abrangente também será documentado para que cada membro da equipe tenha uma compreensão de suas responsabilidades específicas, além de planos de gestão de riscos.

Uma vez concluída a fase de planejamento, é comum apresentar ao gerente de projeto e ao membro da equipe do projeto um gráfico de Gantt. Este tipo de gráfico fornece uma visão geral simples de um projeto e pode ser incrivelmente útil na apresentação de tarefas, atividades e marcos importantes em um layout de linha do tempo, para que nada passe despercebido.

Execução

O plano de projeto documentado será então colocado em ação. O gerente de projeto avaliará a qualidade geral do projeto enquanto também garante que a equipe siga o cronograma. A equipe se esforça para realizar o trabalho definido no plano enquanto o gerente de projeto monitora o status e trabalha para remover obstáculos para a equipe.

Monitoramento

No estágio de monitoramento, a equipe prestará atenção a detalhes específicos como o escopo do projeto, custos e qualidade. Além disso, um sistema de relatórios para o projeto será estabelecido e qualquer revisão do plano do projeto ocorrerá.

Encerramento

Uma vez que todo o projeto esteja concluído, o gerente de projeto obterá a aceitação e aprovação dos stakeholders ou do cliente por um trabalho bem feito. O contrato será encerrado e o relatório final será emitido. Em seguida, a equipe fará quaisquer recomendações ou compartilhará lições aprendidas para aplicar em projetos futuros.

Benefícios da gestão de projetos tradicional

Organizações que escolhem a gestão de projetos tradicional como a estratégia de desenvolvimento preferida experimentam muitos benefícios.

Objetivos claramente definidos

Com a gestão de projetos tradicional, tudo é pré-planejado para que cada membro da equipe saiba suas responsabilidades e os requisitos do projeto com antecedência. Um plano abrangente com objetivos definidos antes do início do projeto permite que a equipe trabalhe da forma mais eficiente possível com pouca supervisão.

Processos controlados

O gerente de projeto tem a maior parte do controle em uma configuração tradicional e quase todas as mudanças precisam ser aprovadas por esse indivíduo antes de serem implementadas. Isso permite uma mínima desvio do plano que foi elaborado durante gestão de escopo.

Responsabilidade singular

Como o gerente de projeto tem todo o controle, ele também detém a maior parte do poder, o que significa que ele é responsável por saber se o projeto é um sucesso ou um fracasso. Isso também é benéfico para os stakeholders do projeto, que sempre sabem a quem recorrer para atualizações, preocupações ou perguntas.

Documentação clara

Na metodologia de gestão de projetos tradicional, ter documentação adequada e concisa é essencial. Esses documentos padronizam todo o processo do início ao fim, além de serem uma ferramenta de orientação para projetos e iniciativas futuras.

Custo-benefício

Projetos que usam um método tradicional são geralmente mais fáceis de completar, levando menos tempo do início ao fim. Com poucas chances de encontrar bugs, erros ou desafios complexos durante o ciclo de vida, a gestão de projetos tradicional geralmente requer menos recursos e mudanças de última hora, tornando-os mais econômicos para as organizações.

Desafios da gestão de projetos tradicional

Por outro lado, é sempre bom estar familiarizado com os desafios potenciais da gestão de projetos tradicional. Garantir que o projeto seja o melhor ajuste para esta metodologia pode ajudar as organizações a evitar esses possíveis obstáculos.

Rigidez

O principal desafio com a abordagem de gestão de projetos tradicional é sua rigidez. Se as coisas correrem conforme o planejado, a gestão de projetos tradicional brilha, mas isso pode ser raro dentro dos processos de negócios.

Como esta metodologia é baseada em pré-planejamento e execução, quando as coisas inesperadamente dão errado, a equipe pode se encontrar presa, tendo que improvisar no local, saindo do plano de ação e simplesmente esperando pelo melhor. E em algumas situações, a equipe do projeto é forçada a voltar à prancheta e criar um novo plano do zero.

Pouca participação do cliente

Ao estabelecer um plano com a gestão de projetos tradicional, o cliente ou cliente é incluído no início. Sua opinião não é necessária durante o restante do processo de desenvolvimento até que o resultado final esteja pronto para ser apresentado. Isso significa que há poucas oportunidades de colaboração do cliente com as equipes de desenvolvimento.

Se os requisitos ou expectativas do cliente mudarem, muitas vezes é tarde demais para voltar e fazer ajustes.

Top 5 softwares de gestão de projetos

O software de gestão de projetos facilita para funcionários, equipes e administradores gerenciar metas de equipe e projetos de longo prazo, além de coordenar tarefas individuais do projeto. Isso é realizado por meio de uma variedade de ferramentas para gerenciar a produtividade, gerenciar cargas de trabalho e alocar os recursos necessários para que o projeto seja bem-sucedido.

Para se qualificar como uma solução de software dentro desta categoria, um produto deve:

• Desenvolver planos de produto e estrutura de divisão de trabalho (WBS) com base no escopo.
• Criar um orçamento e comparar com despesas e custos reais.
• Gerenciar e alocar recursos com base na disponibilidade.
• Suportar várias metodologias de gestão de projetos
• Oferecer modelos que podem ser modificados ou combinados.
• Monitorar o progresso dos projetos, a produtividade dos usuários e a alocação de recursos.

* Abaixo estão as 5 principais soluções de software de gestão de projetos do Relatório Grid® de Outono de 2021 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. Asana

Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda as equipes a orquestrar seu trabalho, desde iniciativas estratégicas até projetos menores. Ela fornece um sistema vivo onde os membros da equipe podem discutir, executar e fazer mudanças nas prioridades e tarefas do projeto.

O que os usuários gostam:

“Minhas partes favoritas de utilizar o Asana são a comunidade, a facilidade de uso e sua base de conhecimento. A comunidade é bastante ativa e pode frequentemente resolver problemas ou explicar métodos alternativos para a vasta maioria dos problemas. O Asana é uma plataforma de gestão de tarefas simples que carece da personalização de alguns de seus concorrentes mais sofisticados, mas é fácil de implantar e treinar.”

- Revisão do Asana, David H.

O que os usuários não gostam:

“A única coisa que não gosto no Asana é o excesso de notificações que ele envia. Minha caixa de entrada está sempre cheia de notificações do Asana, MAS sei que isso é ajustável, pois posso ajustar todas essas coisas nas configurações.”

- Revisão do Asana, Nicole M.

2. Smartsheet

Smartsheet fornece aos usuários uma plataforma empresarial para trabalho dinâmico. Esta plataforma baseada em nuvem facilita para organizações e equipes planejar, executar e relatar o trabalho para um processo mais eficiente e resultados mais bem-sucedidos.

O que os usuários gostam:

“A melhor parte do Smartsheet é que ele permite maior colaboração e acesso à informação em toda a nossa organização. Implementamos um formulário do SmartSheet que usamos em conjunto com outras ferramentas, como nosso relatório de lesões, para coletar informações sobre os incidentes em nossa instalação. Isso nos permite coletar dados relevantes em tempo real e desenvolver planos de ação corretiva de acordo. Preferimos isso em relação aos produtos concorrentes, pois as pessoas podem enviar formulários sem criar uma conta no Smartsheet, aumentando a acessibilidade à plataforma.”

- Revisão do Smartsheet, Leah B.

O que os usuários não gostam:

“Embora o produto seja rico em recursos, ele se mostra pesado para pequenos projetos. Para planos de projeto que não são voltados para o cliente e/ou têm apenas um único recurso trabalhando neles, os recursos do Smartsheet podem ser excessivos e não acabam economizando muito/nenhum tempo.”

- Revisão do Smartsheet, Derek H.

3. monday.com

Os usuários escolhem monday.com porque é uma plataforma aberta onde é simples criar as ferramentas necessárias para cada aspecto do trabalho. É fácil de usar, fornece uma interface visual com muitos aplicativos e permite que as equipes personalizem painéis de acordo com suas preferências exatas.

O que os usuários gostam:

“O monday.com tem sido uma ferramenta incrivelmente útil para colaborar entre departamentos. A interface do usuário é simplificada e fácil de usar, com um grau incrível de flexibilidade com base nas necessidades individuais de cada stakeholder. Personalizar cada quadro com base no que está sendo rastreado tem sido fácil e eficaz. Mesmo visualmente, a plataforma parece elegante, acessível e moderna.”

- Revisão do monday.com, Mary N.

O que os usuários não gostam:

“Percebi que o site ocasionalmente fica lento. Ele também contém certas restrições ilógicas, como a incapacidade de transferir subitens de um artigo ao movê-lo entre quadros, garantindo que você não precise realizar esse tipo de migração em breve. A incapacidade de converter itens em subitens e vice-versa, bem como mover itens (e seus subitens) entre quadros. Esta é uma capacidade crítica que levou anos para se desenvolver. Tivemos que reorganizar vários de nossos quadros, e não poder fazer isso com um único clique nos fez perder tempo, pois tivemos que entrar e recriar cada tarefa individualmente.”

- Revisão do monday.com, Glenda M.

4. ClickUp

ClickUp é mais do que apenas gestão de tarefas e projetos, ele possui lembretes, metas, calendários, documentos e muito mais. Além disso, é totalmente personalizável e funciona bem com todos os diferentes tipos de equipes e organizações.

O que os usuários gostam:

“O ClickUp realmente me ajudou a organizar todos os aspectos da minha vida e a compartilhar cada parte com as pessoas certas. Eu o usei para manter projetos no trabalho em dia, garantir que meu trabalho escolar não fique para trás e até mesmo para orçamento pessoal e metas! Ele (com todos os seus recursos) ajudou muito na gestão do meu trabalho.”

- Revisão do ClickUp, Peyton P.

O que os usuários não gostam:

“Há tantos aplicativos e recursos que é fácil se sentir sobrecarregado. Você pode desativar os ClickApps que não precisa, o que simplifica um pouco a interface, mas há muito acontecendo no software. É difícil acompanhar todos os novos recursos e atualizações quando estou ocupado gerenciando meu negócio. Estou feliz que haja tanto esforço em melhorar o software, mas às vezes pode ser um pouco difícil de lidar.”

- Revisão do ClickUp, Ben T.

5. Wrike

Aqueles que procuram uma plataforma de gestão de trabalho colaborativo muitas vezes escolhem Wrike. Com tantas organizações optando por um ambiente de trabalho remoto para seus funcionários, isso facilita a colaboração entre equipes mais do que nunca.

O que os usuários gostam:

“Usamos o Wrike diariamente para gerenciar projetos em toda a equipe de marketing. Há mais de 50 de nós trabalhando em várias disciplinas, e o Wrike nos ajuda a manter o foco. Uma coisa legal que fizemos foi personalizar os status das tarefas. Para traduções, usamos pronto para tradução/traduzido/tradução publicada em vez do esquema não iniciado/concluído.”

- Revisão do Wrike, Justin B.

O que os usuários não gostam:

“Não há muito espaço para personalização ou customização do produto. Ele vem com um conjunto padrão de recursos, e goste ou não, é isso que você obtém. No mundo de hoje, os projetos são tão diversos, e os produtos/ferramentas devem resolver vários problemas com uma solução. O Wrike é bom em resolver uma situação, mas não todas. É quando o número de produtos que usamos sai do controle, e eu gostaria que o Wrike fosse essa solução tudo-em-um.”

- Revisão do Wrike, Sabharish K.

A tradição pode ser uma coisa boa

Especialmente quando aplicada à gestão de projetos. A gestão de projetos tradicional é um ótimo método a escolher se você é novo na indústria ou se seu projeto não possui as complexidades associadas a outras abordagens.

O que sua equipe realizará?

Agora que você dominou a arte da gestão de projetos tradicional, aprenda sobre a metodologia em cascata e como ela se aplica aos projetos.