Entradas e Saídas: Mantendo o Controle do Inventário de Restaurantes

O gerenciamento de inventário de restaurantes pode parecer avassalador, mas nenhum restaurante de sucesso pode se dar ao luxo de ignorá-lo.

O inventário de um restaurante inclui cada item que o restaurante precisa para operar. Um gerenciamento de inventário confiável para restaurantes divide grandes tarefas em etapas menores para que o negócio permaneça bem abastecido com o mínimo de estresse possível.

E graças ao software de gerenciamento de inventário de restaurantes, o processo pode ser ainda mais fácil!

Se um restaurante não organiza seu inventário de forma realista, ele perde dinheiro. Saber como gerenciar o inventário é uma das poucas coisas sobre as quais o proprietário de um restaurante tem controle.

Terminologia de gerenciamento de inventário de restaurantes

É útil ter um vocabulário comum ao trabalhar com inventário. Aqui estão alguns termos padrão para o negócio de restaurantes:

• Inventário em estoque: A quantidade de alimentos ou suprimentos a serem usados. Este inventário pode ser expresso em dólares ou como uma unidade física, como onças ou libras. A chave é usar a mesma medida em todo o processo.
• Variação: A variação é a diferença entre a quantidade de produto usada e vendida. Por exemplo, um restaurante usa 500 libras de pão durante uma semana, mas os registros indicam que ele vendeu apenas sanduíches que usaram 475 libras. A variação é de 25 libras. Para expressar a variação como uma porcentagem, divida-a pelo produto usado. Neste cenário, 25/500 = 0,05 ou 5%.

• Depleção: Refere-se à quantidade de produto usada durante um período predeterminado, semanal, quinzenal, mensal, etc. Assim como o inventário em estoque, isso pode ser expresso em um valor em dólares ou unidade física.
• Uso: Informa ao proprietário ou gerente do restaurante quanto tempo eles têm antes que um item do inventário acabe. A fórmula para uso é inventário em estoque/depleção. Se um restaurante tem 300 libras de queijo (inventário em estoque) e a cozinha usa 30 libras por dia (taxa de depleção), o uso é 10. Se o restaurante não pedir mais queijo, ele tem 10 dias de uso restante.

Noções básicas de gerenciamento de inventário de restaurantes

O gerenciamento de inventário pode variar de restaurante para restaurante, mas todos os restaurantes aderem a alguns princípios básicos. Talvez o mais típico e óbvio seja a contabilidade física do inventário de alimentos e outros suprimentos necessários. Embora o software de gerenciamento de inventário de restaurantes possa simplificar muitas tarefas, você ainda precisa de funcionários para listar o estoque manualmente.

Agendar o inventário do restaurante – quando contar, quando pedir – é outro aspecto chave deste sistema, assim como escolher fornecedores de suprimentos. Um gerenciamento de inventário de restaurante bem-sucedido garante que membros responsáveis da equipe ajudem o proprietário ou gerentes. Outra grande ajuda vem do uso do software certo de gerenciamento de inventário de restaurantes.

Perguntas para um gerenciamento de inventário de restaurante bem-sucedido: O que o restaurante precisa para operar? Como escolhe fornecedores para suprimentos? Como o restaurante orça da maneira mais econômica? Com que frequência faz inventário? Quem está autorizado a fazer inventário? Que tipo de software de gerenciamento de inventário de restaurante existe para ajudar o restaurante a se manter organizado?

Listar suprimentos

O gerenciamento de inventário de restaurantes é um processo difícil e com várias etapas. No entanto, sem ele, um restaurante corre o risco de perder alimentos, dinheiro e clientes.

A primeira etapa deste processo é listar cada item que o restaurante compra. Enquanto o proprietário ou gerente do restaurante colabora com os gerentes de cozinha e bar para fazer essa lista, o restante da equipe também contribui.

Esta lista inclui o nome de cada item, quantidade em uma medida sensata, preço e células vazias para listar a data de compra. Pode ser útil ter as informações de contato do fornecedor nesta tabela também.

Um gráfico de gerenciamento de inventário de restaurante pode se parecer com isto:

Item	Quantidade	Preço por porção	Data da última compra	Contato do fornecedor
Queijo Ricota	20 lbs.	$10	5/01/22	cheese@vendor.com

Agendamento do gerenciamento de inventário de restaurantes

Agendar o gerenciamento de inventário em restaurantes pode ser interminável, e você precisa do envolvimento de toda a equipe para acertar. Muitos restaurantes fazem uma verificação leve de inventário no final de cada dia. Isso geralmente acontece como parte das tarefas de fechamento. Um dos cozinheiros de fechamento e um dos bartenders de fechamento anotam quais itens estão acabando e compartilham essas informações com o gerente ou proprietário do restaurante.

A pessoa responsável pelo pedido provavelmente investiga mais a fundo as necessidades do restaurante a cada semana para manter itens facilmente esquecidos, como papel higiênico ou lâmpadas, em boa quantidade.

Escolhendo fornecedores

Um gerenciamento eficaz de inventário de restaurantes envolve escolher fornecedores que forneçam um bom produto a um preço razoável. Existem muitos sites online onde os restaurantes podem pesquisar e comparar os melhores fornecedores de restaurantes.

Outra tática para escolher fornecedores é conversar com restaurantes semelhantes. Isso ajuda a equipe de gerenciamento do restaurante a entender como cada fornecedor trabalha e se esse trabalho está de acordo com o padrão.

Escolhendo a equipe de inventário

Um gerenciamento adequado de inventário de restaurantes requer o apoio de todos os membros da equipe. Embora o proprietário ou gerente do restaurante seja provavelmente o responsável pelo pedido, cada funcionário deve relatar as necessidades e faltas de inventário à equipe de gerenciamento do restaurante. Esse relatório pode ser tão simples quanto anotar suprimentos com baixo estoque em uma folha de inventário.

Quando o inventário chega de um fornecedor, alguém precisa dedicar tempo para verificar os suprimentos físicos em relação ao pedido de compra para garantir que tudo o que foi pago tenha chegado. O proprietário ou gerente decide quais membros da equipe podem realizar esta etapa importante do gerenciamento de inventário de restaurantes. Os membros da equipe também devem garantir que os suprimentos sejam levados para seus locais de armazenamento.

Ajuda do software de gerenciamento de inventário de restaurantes

Gerenciar inventário pode ser bastante simples se você usar o software apropriado. O software de gerenciamento de inventário pode ajudar a categorizar suprimentos, rastrear desperdício físico ou financeiro, pedir suprimentos automaticamente e muito mais. Ele ajuda a automatizar muitas tarefas semelhantes e assustadoras.

Benefícios do gerenciamento de inventário de restaurantes

Sem o gerenciamento de inventário de restaurantes, um restaurante corre o risco de desperdiçar alimentos e perder dinheiro. Também há uma chance maior de ficar sem itens do menu se o inventário do restaurante não for gerenciado corretamente. Isso afeta negativamente a satisfação e a lealdade do cliente.

Do lado dos funcionários, manter relatórios de inventário adequados facilita para a equipe de atendimento ao cliente servir os clientes.

Evitando o desperdício de alimentos

Alguns itens necessários para as operações do restaurante, como guardanapos, sacos de lixo ou uniformes, podem ser pedidos e armazenados indefinidamente. Obviamente, este não é o caso com produtos alimentícios perecíveis em risco de deterioração.

Mantendo o menu atualizado

Embora o desperdício de alimentos deva ocorrer o mínimo possível, um restaurante precisa se manter abastecido o suficiente para preparar cada item do menu. Todo restaurante fica sem certas coisas de vez em quando, mas a satisfação do cliente é prejudicada se isso ocorrer com muita frequência.

Otimização de custos

Se um restaurante desperdiça o inventário de alimentos ou perde clientes devido à falta de alimentos, ele perde dinheiro. Nesse ritmo, os restaurantes não conseguirão acompanhar os concorrentes e correm o risco de fechar as portas.

Um sistema eficiente de gerenciamento de inventário de restaurantes mantém os suprimentos e a lucratividade sempre em dia.

Desafios do gerenciamento de inventário de restaurantes

Embora o gerenciamento de inventário de restaurantes tenha muitos benefícios, isso não significa que a contagem de inventário esteja isenta de desafios. As necessidades de um restaurante, o potencial desperdício de alimentos, o armazenamento adequado e a equipe desatenta são todos desafios para criar um sistema de gerenciamento de inventário de restaurantes bem administrado.

Imprevisibilidade

O gerenciamento de inventário de restaurantes tem que lidar com a instabilidade da indústria de restaurantes. Software de orçamento e previsão pode ajudar a resolver os altos e baixos, mas sempre há espaço para erros.

O gerenciamento de inventário de restaurantes ajuda a reconhecer esse desafio e fazer ajustes. O software de gerenciamento de inventário de restaurantes vinculado a um sistema de ponto de venda (POS) de restaurante pode rastrear mudanças nas vendas e no inventário. Os proprietários e gerentes podem então analisar esses dados para modificar pedidos e maximizar o lucro.

Erro da equipe

Embora a equipe de gerenciamento de inventário de restaurantes seja treinada para usar o software de inventário de restaurantes, parte da contagem de inventário também inclui relatórios manuais. As pessoas cometem erros. Pode ser bom ter mais de um membro da equipe avaliando o inventário do restaurante para se proteger contra esses erros.

A equipe da cozinha também pode adotar práticas de desperdício ao preparar alimentos. É importante educá-los sobre a prevenção de desperdícios e fornecer treinamento adequado sobre boas práticas de gerenciamento de desperdícios. Lembre-se sempre de que minimizar o desperdício aumenta os lucros.

Espaço de armazenamento

O controle de inventário de restaurantes inclui pedidos oportunos e gerenciamento de orçamento, mas também deve garantir que haja espaço suficiente para armazenar produtos com segurança. Assim que os pedidos chegam, os funcionários designados cuidam de armazenar itens perecíveis imediatamente usando o método primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO).

Os não perecíveis podem esperar se o restaurante estiver muito ocupado para dispensar a equipe da cozinha ou de atendimento, mas tudo deve ser guardado o mais rápido possível para evitar desordem. Esses mesmos funcionários também cuidam da higiene dos espaços de armazenamento do restaurante, mantendo-se atualizados com as regulamentações de segurança alimentar.

Calculando os custos de suprimentos

Encontrar maneiras de reduzir custos é essencial para o resultado final de um restaurante. Tomar decisões de gerenciamento de inventário financeiramente cautelosas significa planejar o pedido de inventário de acordo com o orçamento do restaurante. Isso ajuda o restaurante a praticar o controle de custos para metas de curto e longo prazo.

Custo dos bens vendidos

O custo dos bens vendidos (COGS) de um restaurante é a quantidade de dinheiro usada para comprar suprimentos diretamente ligados aos itens alimentares vendidos.

Custo de perda de alimentos

O custo de perda de alimentos é a quantidade de dinheiro que um restaurante perde com alimentos não utilizados. Antes de calcular o custo de perda de alimentos, você precisa saber o custo médio de descarte por libra de alimento e o custo de pessoal por dia.

Em seguida, a cozinha pesa a quantidade de desperdício de alimentos durante um período determinado. Eles comparam esse número com a quantidade total de alimentos usados para obter a porcentagem de perda de alimentos.

Quando todas as medições necessárias são feitas, a fórmula abaixo determina o custo de perda de alimentos em dólares.

A fórmula pode parecer complicada, mas faz sentido na prática. Digamos que o custo médio de alimentos frescos seja $1 por libra, o descarte de alimentos seja $0,30 por libra e o custo de pessoal por dia seja $1600.

Suponha que a equipe da cozinha monitore o desperdício de alimentos por três dias. Eles jogam fora 75 libras de alimentos enquanto usam um total de 1500 libras de alimentos. Durante esses três dias, o desperdício de alimentos é de 5%.

Inserindo esses números, fica assim:

Ao longo de três dias, o custo de perda de alimentos deste restaurante é de $330.

Porcentagem de custo de alimentos

Isso é simplesmente a quantidade gasta em alimentos expressa como uma porcentagem das vendas totais.

Custo de perda de bebidas alcoólicas

O custo de perda de bebidas alcoólicas inclui derramamento, bebidas de cortesia e consumo pela equipe, se aplicável.

Custo de bebidas alcoólicas

Alguns restaurantes gostam de manter cálculos separados para alimentos e bebidas alcoólicas. A fórmula de custo de bebidas alcoólicas é a mesma do COGS.

Porcentagem de custo de bebidas alcoólicas

Novamente, esta figura é para restaurantes que desejam rastrear alimentos e bebidas alcoólicas separadamente. Segue a mesma fórmula da porcentagem de custo de alimentos.

Giro de inventário de restaurantes

O giro de inventário é o tempo que leva para um restaurante vender seu inventário de alimentos e bebidas. Aqui estão os passos para calcular esse giro.

Custo primário

O custo primário é a soma do COGS e do custo de mão de obra. Os proprietários de restaurantes podem determinar quanto cobrar de seus clientes se souberem o custo primário.

O custo primário de um restaurante de sucesso é cerca de 60%. Para calcular o custo primário como uma porcentagem, siga esta fórmula simples:

Dicas de gerenciamento de inventário de restaurantes

Todo proprietário ou gerente de restaurante precisa de ajuda com o gerenciamento de inventário. Abaixo estão algumas dicas para aliviar esse fardo.

• Faça o estoque manualmente, mas use o software de inventário de restaurantes para simplificar o custo, o pedido e o agendamento.
• Mantenha um cronograma de inventário manual consistente
• Certifique-se de que membros responsáveis da equipe façam parte do gerenciamento de inventário
• Mantenha relações amigáveis com fornecedores, desde vendedores até a equipe de entrega
• Armazene as entregas o mais rápido possível. Para itens perecíveis, use o método FIFO para garantir que os alimentos mais antigos não sejam desperdiçados
• Use o software de gerenciamento de inventário de restaurantes para planejar metas financeiras de longo prazo que reduzam o desperdício

Melhor software de gerenciamento de inventário de restaurantes

O software de gerenciamento de inventário de restaurantes é uma ferramenta inestimável. Os proprietários ou gerentes o usam para simplificar todos os aspectos do gerenciamento de inventário, incluindo pedidos, pagamento de fornecedores, minimização de desperdício de alimentos e criação de menus.

Para se qualificar para inclusão na categoria de gerenciamento de inventário de restaurantes, um produto deve:

• Rastrear e registrar o inventário do restaurante
• Comparar receita com custos de suprimentos
• Tornar as informações do fornecedor e o histórico de vendas fáceis de acessar
• Acompanhar faturas e recibos em formato digital

*Abaixo estão as cinco principais plataformas de gerenciamento de inventário de restaurantes com base em dados do G2 coletados em março de 2022. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. Posist Inventory Management

Posist Inventory Management fornece estratégias de gerenciamento de inventário de restaurantes para mais de 10.000 estabelecimentos em todo o mundo. Com seu rastreamento de inventário em tempo real, os restaurateurs podem se manter atualizados com os pedidos e reduzir o desperdício.

O que os usuários gostam:

“Fácil de criar o mestre para estoque, e o sistema muito amigável ao usuário é fácil de trabalhar. Fácil de gerenciar a multi-loja com uma localização e útil para rastrear o inventário da loja. Mais útil, os relatórios de consumo ou relatórios de variação rastreiam tudo.”

– Posist Inventory Management Review, Ajay S.

O que os usuários não gostam:

“Incapacidade de calcular o custo da refeição da equipe no inventário para dar uma imagem exata do custo do restaurante.”

– Posist Inventory Management Review, Ifeoluwa S.

2.Restaurant365

Restaurant365's accounting and operations platform is geared directly toward restaurants. It collaborates with POS, vendors, banks, and payroll to help restaurant owners make profitable business decisions.

O que os usuários gostam:

“Suporte e inovação constante. O Restaurant365 está sempre atualizando para tornar os processos mais fáceis e melhores. Seu suporte é incomparável.”

– Restaurant365 Review, Rob G.

O que os usuários não gostam:

“Parece antigo e tem um design funcional, mas não esteticamente agradável. Parece um programa que eu teria usado no início dos anos 2000. Não foi feito para ser bonito, e às vezes me perco no fluxo.”

- Restaurant365 Review, Rosie A.

3.Craftable

Profissionais de hospitalidade e especialistas em tecnologia se uniram para criar Craftable, um sistema completo de gerenciamento de restaurantes para pedidos, listagem e custo.

O que os usuários gostam:

“A codificação por cores é excelente, e toda a interface do usuário é altamente amigável. A capacidade de desfazer coisas torna-se extremamente útil, e o mecanismo de busca facilita muito o trabalho! As notificações não permitem que você perca tarefas devidas e me mantêm fora de problemas!”

– Craftable Review, Luis W.

O que os usuários não gostam:

“O processo de integração pode ser complexo para operações com estrutura única ou aquelas que não têm um recurso de tecnologia dedicado empregado para se concentrar no lançamento.”

– Craftable Review, Tyler S.

4. MarketMan

MarketMan é um sistema de gerenciamento de inventário de restaurantes baseado em nuvem. Ele ajuda os proprietários e gerentes de restaurantes a simplificar aspectos do gerenciamento de inventário, como pedidos, orçamento e compras.

O que os usuários gostam:

“O suporte completo do processo de inventário e custo de bens – gerenciamento de receitas para recebimento de faturas. É realmente um sistema tudo-em-um que torna o gerenciamento de nossos dados simples.”

– MarketMan Review, David R.

O que os usuários não gostam:

“Trilha de auditoria limitada para alterações feitas no sistema.”

– MarketMan Review, Frank C.

5. UrbanPiper

UrbanPiper oferece uma suíte de produtos para ajudar a gerenciar o crescimento e a presença online dos negócios de restaurantes.

O que os usuários gostam:

“O produto simplifica dramaticamente as operações, e o proprietário do negócio obtém dados precisos. Uma vez que você começa a usar esta ferramenta, nunca pode voltar atrás. A ferramenta principal também é muito boa e ajuda a dar visibilidade a toda a equipe de operações. Melhor do que todas as outras opções no mercado.”

– UrbanPiper Review, Bert M.

O que os usuários não gostam:

“UrbanPiper poderia introduzir POS junto com a integração online para que se tornasse um pacote completo.”

– UrbanPiper Review, Karthikeyan S.

Um lugar para tudo, e tudo em seu lugar

Quando o gerenciamento de inventário de restaurantes funciona bem, ele mantém os restaurantes funcionando sem problemas e no horário. Embora exija muitos passos, às vezes tediosos, os restaurantes não podem correr o risco de ter um sistema inferior em vigor.

Restaurantes com um plano eficiente de gerenciamento de inventário de restaurantes colherão os frutos agora e no futuro.

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