Miglior Software di eDiscovery: Recensioni degli utenti da Gennaio 2026

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Che cos'è il software eDiscovery?
Quali sono le caratteristiche comuni del software eDiscovery?
Quali sono i vantaggi del software eDiscovery?
Chi utilizza il software eDiscovery?
Sfide con il software eDiscovery
Quali aziende dovrebbero acquistare il software eDiscovery?
Come acquistare il software eDiscovery
Quanto costa il software eDiscovery?
Tendenze del software eDiscovery

Scopri di più su Software di eDiscovery

Che cos'è il software eDiscovery?

Il software eDiscovery, o software di scoperta elettronica, gestisce il processo di scoperta per le informazioni elettroniche prima di procedimenti legali civili o penali. Gli strumenti di eDiscovery identificano, raccolgono e producono informazioni memorizzate elettronicamente (ESI) per l'uso in una causa o indagine. Le caratteristiche comuni delle soluzioni di eDiscovery includono il blocco legale, la valutazione preliminare del caso, la raccolta di documenti, la produzione di documenti, l'elaborazione di documenti e la revisione di documenti. Soluzioni più robuste offrono strumenti di analisi e visualizzazione dei dati per aiutare i team legali a comprendere i dati.

Le soluzioni di eDiscovery cercano e raccolgono documenti e dati, esportano e analizzano rapidamente le informazioni, condividono file con colleghi e clienti, si integrano con altri strumenti software per semplificare i processi e mantengono la sicurezza dei file e dei dati.

L'industria dell'eDiscovery, compresi i servizi di eDiscovery, è esplosa negli ultimi anni. L'aumento della popolarità è dovuto a diverse ragioni, con le due principali che sono il miglioramento della tecnologia che alimenta le soluzioni di eDiscovery e l'aumento del numero di documenti archiviati digitalmente. Le soluzioni di eDiscovery fanno risparmiare tempo e denaro agli studi legali e ai dipartimenti legali semplificando il flusso di lavoro dei team legali per l'ESI, che si è espanso ben oltre le email per includere dozzine di tipi di documenti ammissibili. I principali casi d'uso includono contenziosi penali e civili, indagini interne guidate dalla supervisione normativa, richieste di informazioni pubbliche e mantenimento della privacy dei dati (particolarmente rilevante dato il GDPR e l'aumento dell'attenzione sulla privacy).

La tecnologia si basa sul riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e sulla codifica predittiva, che si riferisce al processo dell'applicazione di esaminare un sottoinsieme di documenti per informazioni rilevanti basate sull'input dell'utente e determinare cosa qualificare. L'aumento della codifica predittiva, che integra l'intelligenza artificiale (AI) nel flusso di lavoro di eDiscovery, ha migliorato l'utilità delle applicazioni di eDiscovery e ha portato a una più ampia adozione.

Ci sono diversi casi d'uso per il software eDiscovery, con i principali che sono i seguenti:

Blocco legale: l'eDiscovery può tracciare e creare percorsi verificabili per i blocchi legali degli utenti.

Valutazione preliminare del caso: Le fasi iniziali di un caso sono cruciali per modellare lo sviluppo futuro dei procedimenti legali. Gli strumenti di eDiscovery danno al team legale la capacità di organizzare, etichettare e dare priorità a grandi quantità di dati non strutturati.

Progetti di scoperta: le soluzioni di eDiscovery garantiscono che il periodo di scoperta sia il più indolore possibile mantenendo la sicurezza e la conformità dei documenti.

Indagini interne: il software eDiscovery può essere utilizzato dai team legali nei casi di indagini interne per raccogliere e digerire quante più informazioni possibile senza essere invadenti. I team legali, di conformità e delle risorse umane possono tutti utilizzare il software per raccogliere documenti rilevanti che arrivano al cuore di una controversia.

Citazioni in giudizio di terze parti: il software eDiscovery può aiutare le aziende a rispondere rapidamente e facilmente alle citazioni in giudizio del governo e di terze parti. Queste soluzioni raccolgono documenti rilevanti e li inviano alle parti necessarie.

Produzione di documenti: Queste soluzioni creano documenti in vari formati, organizzano file rilevanti e creano registri di privilegio in modo che la produzione di documenti sia rapida e facile per i team legali.

Quali sono le caratteristiche comuni del software eDiscovery?

Le seguenti sono alcune caratteristiche fondamentali all'interno del software eDiscovery che possono aiutare gli utenti:

Raccolta di documenti: il software eDiscovery raccoglie documenti da varie fonti di dati mentre produce un percorso verificabile.

Elaborazione dei dati: Il software elabora documenti elettronici ed estrae informazioni rilevanti tramite combinazione di metadati, imaging di applicazioni native e analisi di dominio. L'utente fornisce dati al motore e l'applicazione li elabora, preparandoli per la revisione legale.

Revisione dei documenti: il software eDiscovery processa documenti ed estrae informazioni rilevanti tramite combinazione di metadati, imaging di applicazioni native e analisi di dominio.

Accesso con permessi: La soluzione isola e protegge documenti privilegiati o protetti da password per consentire solo l'accesso necessario.

Analisi dei progetti: Analizza i progetti di scoperta e produce visualizzazioni dei dati basate sulle informazioni disponibili del progetto. Questi strumenti possono aiutare ad analizzare i progetti di scoperta e produrre visualizzazioni dei dati per aiutare i professionisti legali a comprendere meglio cosa dicono i dati.

Blocco legale: il software eDiscovery automatizza il processo di conservazione dell'ESI rilevante per il contenzioso previsto.

Produzione di documenti: La produzione di documenti è una caratteristica chiave del software eDiscovery. I professionisti legali configurano la loro applicazione per esaminare e selezionare documenti rilevanti basati su indicatori chiave come parole o frasi specifiche. Gli strumenti di eDiscovery evidenziano l'ESI rilevante e lo preparano per il processo legale post scoperta.

Revisione assistita: Sfruttando la funzione di revisione assistita di una piattaforma eDiscovery, i professionisti legali possono migliorare l'accuratezza della revisione dei documenti e garantire di non perdere informazioni rilevanti.

Dinamiche del caso e trascrizioni: Alcune piattaforme eDiscovery forniscono agli utenti strumenti che ospitano documenti del caso e creano collegamenti tra diversi documenti legali. Le trascrizioni possono essere collegate a documenti del caso disparati e nuove informazioni possono essere aggiunte e analizzate man mano che il caso si sviluppa.

Rilevamento automatico dei materiali privilegiati: il software eDiscovery solitamente esamina l'ESI rilevante per identificare e segnalare documenti privilegiati in modo che il team non perda tempo su di essi.

Alcune soluzioni di eDiscovery includono anche:

Reportistica utente: La soluzione traccia e riporta l'attività dei revisori per progetti specifici.

Modelli di progetto: Il software fornisce modelli per diversi tipi di progetto.

Revisione automatizzata: il software eDiscovery leverages machine learning per rivedere e analizzare automaticamente i documenti in revisione.

Visualizzazione dei dati: Alcune soluzioni di eDiscovery contengono strumenti di visualizzazione dei dati, che aiutano i professionisti legali a comprendere le informazioni e la storia presentata da set di dati specifici.

Catena di custodia in tempo reale: Questa caratteristica si riferisce al percorso verificabile delle impronte digitali lasciate sui documenti legali dall'applicazione eDiscovery.

Quali sono i vantaggi del software eDiscovery?

Semplificare il processo di scoperta: I professionisti legali utilizzano il software eDiscovery per semplificare il processo di scoperta. Ciò che era precedentemente un processo arduo, esaminando meticolosamente migliaia di documenti a mano, è stato ora notevolmente migliorato dall'introduzione del software eDiscovery alimentato dall'AI. La maggior parte degli studi legali sta spostando le operazioni di contenzioso, in particolare le attività di eDiscovery, internamente. Questo cambiamento significa un aumento del carico di lavoro per i team legali interni e quindi un aumento della necessità di processi efficienti e automazione.

Risparmio di costi e tempo: Un motivo principale per l'uso del software eDiscovery è risparmiare tempo e costi durante il processo di scoperta. Queste soluzioni consentono agli studi legali di risparmiare tempo fornendo ricerca simultanea di parole chiave in più posizioni, deduplicazione automatica dei risultati di ricerca, filtraggio dei risultati di ricerca basato su permessi, indicizzazione, recupero di elementi non indicizzati, redazione automatica e archiviazione di documenti. Poiché la quantità di ESI è aumentata vertiginosamente, i costi di scoperta hanno risposto di conseguenza. Le soluzioni eDiscovery alimentate dall'AI hanno aiutato a mantenere bassi i costi migliorando l'accuratezza e l'efficienza della raccolta dei dati.

L'implementazione del software eDiscovery fa risparmiare tempo ai team legali e consente loro di ridurre i costi associati alla revisione dei documenti, alla valutazione preliminare del caso e a tutte le attività correlate alla scoperta. Il mito che la revisione manuale dei documenti da parte dell'uomo sia più accurata della revisione assistita dal computer sembra essere scomparso, poiché montagne di prove empiriche a supporto dell'incredibile accuratezza delle soluzioni eDiscovery nell'identificare documenti rilevanti hanno eliminato il supporto di osservatori ragionevoli. Sono stati completati numerosi studi che confrontano l'accuratezza della revisione dei documenti umana e quella automatizzata, e i sistemi automatizzati hanno facilmente superato i numeri generati dall'uomo.

Chi utilizza il software eDiscovery?

I professionisti legali utilizzano il software eDiscovery. Man mano che il software eDiscovery migliora, sta diventando più facile per i team legali interni utilizzare queste piattaforme invece di assumere aziende esterne di eDiscovery.

Studi legali: Avvocati e paralegali all'interno degli studi legali sono i due gruppi di utenti più grandi del software eDiscovery. Gli avvocati potrebbero non interagire direttamente con queste soluzioni, ma si affidano alle informazioni che vengono raccolte, organizzate e presentate in un formato comprensibile.

Dipartimenti legali: I dipartimenti legali aziendali interni sono l'altro grande gruppo di utenti per le soluzioni di eDiscovery. Questi team utilizzano il software per gestire indagini, contenziosi e audit. I dipartimenti legali possono registrare, caricare, normalizzare, analizzare, valutare, condividere e archiviare i dati rilevanti raccolti dagli strumenti di eDiscovery per aiutare nei loro audit e indagini.

Software correlato al software eDiscovery

Soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software eDiscovery includono:

Software di gestione della pratica legale: Le soluzioni di eDiscovery spesso si integrano con il software di gestione della pratica legale, che aiuta gli studi legali ad avere una soluzione completa per i casi che coinvolgono l'eDiscovery.

Software di gestione dei casi legali: Le soluzioni di gestione dei casi legali, note anche come soluzioni di gestione delle pratiche, gestiscono i casi legali per studi legali e dipartimenti legali. Gli strumenti di eDiscovery spesso si integrano con il software di gestione dei casi legali.

Sfide con il software eDiscovery

Le soluzioni software possono presentare il loro set di sfide.

Integrazioni adeguate: Perché uno strumento di eDiscovery sia il più utile possibile, deve integrarsi e raccogliere dati da una vasta gamma di fonti. Microsoft Office 365 è l'integrazione più comune perché storicamente la maggior parte dell'ESI è stata costituita da email, ma poiché i tipi di documenti legalmente ammissibili aumentano, le soluzioni di eDiscovery devono essere in grado di raccogliere dati da essi.

Dati sensibili: Gli strumenti di eDiscovery gestiscono la gestione dei dati sensibili, quindi gli standard di sicurezza dovrebbero essere robusti. La sicurezza dei dati, in particolare negli ambienti cloud dove l'onere della sicurezza ricade sui fornitori che operano lì, è particolarmente importante in un'epoca di attacchi informatici crescenti.

Quali aziende dovrebbero acquistare il software eDiscovery?

Studi legali, aziende con dipartimenti legali e governi potrebbero tutti beneficiare dell'acquisto del software eDiscovery.

Corporazioni: I dipartimenti legali aziendali che implementano soluzioni di eDiscovery sono in grado di sfruttare quegli strumenti per gestire controversie e indagini internamente, oltre a velocizzare la raccolta dei dati.

Studi legali: Gli studi legali grandi e piccoli possono beneficiare dell'adozione del software eDiscovery. Con questi strumenti, sono in grado di spostare il lavoro di scoperta internamente e mantenere quella quota delle ore fatturabili per la revisione dei documenti.

Organizzazioni governative: Le agenzie governative che implementano strumenti di eDiscovery possono gestire le richieste di documenti più velocemente e più facilmente, oltre a gestire i fascicoli di contenzioso e la necessaria revisione e produzione dei documenti.

Come acquistare il software eDiscovery

Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software eDiscovery

Per compilare un elenco lungo adatto di potenziali strumenti di eDiscovery, l'acquirente potenziale deve determinare quanti casi e quanti dati per caso è probabile che gestisca. Le strutture di prezzo variano tra i fornitori, quindi assicurarsi che gli acquirenti eliminino i fornitori con strutture che sarebbero proibitivamente costose è un buon punto di partenza. L'acquirente dovrebbe anche esaminare il set di funzionalità offerto dal fornitore e quanto sia robusta la tecnologia sottostante. Se il prodotto soddisfa tutti i requisiti di funzionalità ed è all'interno di una fascia di prezzo, allora può essere aggiunto all'elenco.

L'acquirente potenziale dovrebbe anche valutare il numero di utenti e la loro familiarità con soluzioni simili. Saranno in grado di sfruttare una soluzione lunga su strumenti analitici robusti e funzionalità complete? O sono più adatti a uno strumento di base per aiutare a raccogliere e ridurre il cache iniziale dei documenti? Una volta che un acquirente determina la priorità dei propri requisiti, può passare a compilare un elenco lungo di scelte.

Confrontare i prodotti software eDiscovery

Creare un elenco lungo

Gli acquirenti potenziali dovrebbero eliminare qualsiasi prodotto che sanno non soddisfare i criteri di base che hanno messo insieme durante la raccolta dei requisiti. Dovrebbero compilare un elenco standardizzato di domande basate su quei requisiti da porre ai fornitori durante le conversazioni iniziali.

Creare un elenco breve

Gli acquirenti potenziali dovrebbero inviare RFI e guardare le risposte per aiutare a compilare un elenco breve. I rapporti di ricerca e le recensioni degli utenti sono un ottimo modo per valutare le soluzioni che fanno l'elenco breve e sembrano promettenti.

Condurre dimostrazioni

Solo i fornitori che fanno l'elenco breve delle possibili soluzioni dovrebbero essere invitati a fare dimostrazioni. Gli acquirenti potenziali dovrebbero chiedere dimostrazioni dal vivo e presentarsi con un tipo specifico di scenario o elencare scenari tipici per la loro attività per dimostrare l'efficacia dei sistemi. Se il prezzo non è trasparente, lo studio legale o l'azienda dovrebbe chiedere dettagli sui prezzi.

Selezione del software eDiscovery

Scegliere un team di selezione

Gli utenti effettivi del software dovrebbero essere inclusi nel team di selezione per valutare l'usabilità. Un membro del team finanziario dovrebbe unirsi ovunque possibile, e un responsabile tecnico dovrebbe unirsi al team per affrontare specifiche relative alle integrazioni dei sistemi e alla sicurezza.

Negoziazione

Il processo di negoziazione avrà luogo tra l'acquirente e alcuni fornitori selezionati dall'elenco breve. Il prezzo sarà importante in questa fase, e i decisori valuteranno il potenziale ritorno sull'investimento (ROI) dato il costo e il risparmio di tempo fornito dalla soluzione, nonché il numero di casi previsti all'anno. La decisione finale si basa tipicamente sui dati disponibili e sulle informazioni raccolte durante il processo di acquisto, e viene presa dal team di selezione.

Quanto costa il software eDiscovery?

Le soluzioni di eDiscovery variano ampiamente nel modo in cui vengono prezzate. Alcuni fornitori utilizzano un modello basato sull'uso, pay-as-you-go, mentre alcuni prezzano il loro prodotto con un modello pay-per-matter e altri un modello di abbonamento basato sul tempo. Il metodo tradizionale di prezzo delle aziende che forniscono servizi di eDiscovery è il prezzo per voce, dove il cliente paga per ogni servizio nel menu à la carte.

Ritorno sull'investimento (ROI)

Ci sono alcuni modi per calcolare il ROI su una soluzione di eDiscovery. Uno è calcolare la riduzione dei dati di scoperta osservando il tasso di revisione dei documenti e il costo orario dei revisori esterni. Poi, gli acquirenti devono considerare il tasso di deduplicazione della soluzione e la riduzione dei documenti revisionabili dopo la valutazione preliminare del caso (ECA) e l'ulteriore riduzione che la soluzione di eDiscovery fa. Il passo successivo comporta la sottrazione dell'importo di denaro richiesto per la revisione dei documenti post eDiscovery, riduzione dall'importo che sarebbe stato richiesto in assenza di qualsiasi riduzione, e poi, l'acquirente avrà una solida stima dei risparmi sui costi. I team possono guardare al ROI in termini di tempo risparmiato per caso che sarebbe stato altrimenti speso su una revisione dei documenti non necessaria.

Tendenze del software eDiscovery

L'industria legale ha visto un'adozione diffusa del software eDiscovery negli ultimi anni, portando a una vasta gamma di studi legali e dipartimenti che spostano il loro processo di eDiscovery internamente.

Soluzioni basate su cloud

Come nella maggior parte delle industrie, i fornitori stanno passando dal software on-premises a costruire e fornire soluzioni nel cloud. L'eDiscovery non fa eccezione, e il fatto che le operazioni siano ora nel cloud significa che è più facile che mai espandere il numero di integrazioni con sistemi di archiviazione documentale correlati o soluzioni di gestione delle pratiche.

Scoperta guidata dall'AI

I miglioramenti nell'AI hanno ampliato la gamma di funzionalità per l'eDiscovery. L'AI sta rendendo l'eDiscovery più veloce e più accurato, fornendo più ROI agli utenti e fornendo più intuizioni basate sui dati nei documenti rilevanti.

Analisi e visualizzazione dei dati

Un'altra tendenza nello spazio eDiscovery è che le soluzioni offrono strumenti di analisi e visualizzazione dei dati più robusti. I professionisti legali vogliono che i documenti siano rivisti e analizzati ma stanno cercando funzionalità di visualizzazione dei dati aggiuntive per aiutarli a comprendere le informazioni che hanno trovato a un livello più profondo.

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