Che cos'è la gestione del flusso di lavoro?
La gestione del flusso di lavoro è il processo di definizione e gestione di una sequenza di eventi che devono verificarsi per raggiungere un obiettivo organizzativo. Un flusso di lavoro si riferisce alle azioni specifiche che porteranno a termine un compito aziendale. Con la gestione del flusso di lavoro, le aziende possono semplificare le attività quotidiane e organizzare facilmente le informazioni.
Le aziende utilizzano software di gestione del flusso di lavoro per integrare e automatizzare gli elementi del flusso di lavoro. Gli strumenti di gestione del flusso di lavoro offrono alle aziende la possibilità di creare flussi di lavoro, gestire le dipendenze, costruire moduli, inviare avvisi e notifiche e creare un hub per la comunicazione e la collaborazione.
Tipi di flussi di lavoro
Ci sono quattro tipi di flussi di lavoro che le aziende possono utilizzare. Ogni flusso di lavoro può prosperare, ma ogni azienda può avere preferenze diverse. Dopo aver determinato quale flusso di lavoro funziona meglio per le loro risorse, le aziende possono utilizzare meglio le pratiche di gestione del flusso di lavoro per garantire il successo.
- Sequenziale è un flusso di lavoro che segue un piano chiaro passo dopo passo. I passaggi avvengono uno dopo l'altro e continuano a progredire. Nessun passaggio può iniziare a meno che il passaggio precedente non sia completato.
- Parallelo è un flusso di lavoro in cui più passaggi avvengono contemporaneamente con altri passaggi. Ad esempio, quando si integra un nuovo dipendente, quel nuovo dipendente può apprendere informazioni sull'assicurazione dalle risorse umane, pratiche di sicurezza dall'IT e tecniche di branding dal dipartimento marketing, tutto allo stesso tempo. Tutti i passaggi del processo lavorano in tandem senza influenzarsi a vicenda.
- Macchina a stati è un flusso di lavoro che dipende da come sta andando il flusso. Questo flusso di lavoro può essere modificato mentre il progetto è in corso. Sebbene ci sia un processo generale passo dopo passo, le cose possono regredire se necessario.
- Basato su regole è un flusso di lavoro che può fluire in più direzioni a seconda del progresso dei compiti. Ad esempio, un passaggio del progetto potrebbe dover essere approvato dal CEO. Se il CEO è disponibile giovedì, allora l'approvazione può essere raccolta e il progetto può passare al passaggio successivo venerdì. Se il CEO non è disponibile, allora è necessario prenotare del tempo per procedere. Mentre si aspetta, il team inizia a lavorare su un altro elemento del progetto che può essere completato. Questo perché è stato creato un flusso di lavoro basato su regole per determinare quali compiti possono essere svolti a seconda di come gli elementi esterni influenzano il flusso complessivo.
Elementi della gestione del flusso di lavoro
Diversi elementi si combinano per creare un flusso di lavoro. Le aziende dovrebbero identificare ciascun elemento e il suo ruolo unico nella loro specifica organizzazione per costruire un sistema di gestione del flusso di lavoro solido.
- Passaggi. Ogni flusso di lavoro inizia con un obiettivo. I passaggi verso quell'obiettivo dovrebbero essere inizialmente delineati per dimostrare esattamente come l'organizzazione intende soddisfare le aspettative.
- Stakeholder. Diverse persone sono coinvolte nel processo di gestione del flusso di lavoro, inclusi dipendenti, manager o collaboratori esterni. Una persona non deve essere attiva durante l'intero flusso di lavoro per essere considerata uno stakeholder. Finché contribuiscono in qualche modo, dovrebbero essere considerati nel processo di costruzione e gestione del flusso di lavoro.
- Risorse. Dopo aver identificato le persone principali, è il momento di concentrarsi sui compiti. Le risorse necessarie possono includere oggetti fisici, come spazi, strumenti e macchinari, o prodotti intangibili, come tempo, software e manutenzione. A meno che non sia diversamente indicato nel flusso di lavoro proposto, le aziende dovrebbero garantire che tutte le risorse siano disponibili prima di implementare un nuovo flusso di lavoro.
- Ruoli. Una volta che tutto è a posto, le aziende possono iniziare a condividere i compiti con coloro che sono coinvolti nel flusso di lavoro. Questo include comunicare in modo accurato ed efficace le responsabilità di ciascun membro del team, insieme al loro ruolo nel quadro generale.
- Linee guida. Le linee guida sono la parte principale della gestione del processo di flusso di lavoro. Determinano come i compiti sono ordinati e le loro contingenze su altri compiti.
- Registri. Le aziende non impareranno nulla da un flusso di lavoro se non c'è una traccia cartacea. Le aziende devono monitorare le prestazioni mentre documentano ogni passaggio del processo.
- Risultati. Con i registri raccolti, le aziende dovrebbero analizzare regolarmente i risultati del flusso di lavoro per identificare aree di miglioramento.
Vantaggi di una gestione efficace del flusso di lavoro
Una gestione efficace del flusso di lavoro è un componente critico di qualsiasi organizzazione. Le aziende che gestiscono bene i loro flussi di lavoro hanno una maggiore efficienza, una produttività migliorata e un potenziale di crescita più forte. Ulteriori vantaggi sono discussi di seguito.
- Comunicazione migliorata. L'obiettivo principale della gestione del flusso di lavoro è mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Quando si dedica tanto tempo a organizzare i passaggi e condividerli efficacemente, le aziende possono creare un ambiente in cui la comunicazione non è solo importante ma una priorità.
- Autonomia dei dipendenti. Nessuno ama un capo invadente. La gestione del flusso di lavoro dà ai dipendenti lo spazio per assumersi la responsabilità dei loro compiti. Un'enfasi sulla buona comunicazione permette ai dipendenti di sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro e come il loro ruolo contribuisce al successo dell'azienda.
- Aumento della produttività. Quando i dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro, hanno meno domande. La confusione e la cattiva comunicazione sono importanti cause di ritardi temporali all'interno di un flusso di lavoro. Rafforzare la comunicazione permette ai dipendenti di lavorare in modo indipendente e con fiducia.
- Meno errori umani. Poiché la maggior parte dei sistemi di gestione del flusso di lavoro si basa sulla tecnologia di automazione, dedicare tempo all'implementazione del software giusto riduce notevolmente la quantità di errori umani possibili durante un flusso di lavoro.
Migliori pratiche di gestione del flusso di lavoro
La gestione del flusso di lavoro non avviene semplicemente. Le aziende devono organizzare diligentemente i loro processi per rendere la gestione del flusso di lavoro utile. Ecco un paio di elementi che le aziende dovrebbero considerare mentre affinano il loro flusso di lavoro.
- Aspettarsi l'inaspettato. Quando si tratta di gestire un flusso di lavoro, i piani di riserva dovrebbero sempre far parte dell'equazione. I supervisori devono garantire che tutti all'interno del flusso di lavoro siano a conoscenza del piano B.
- Adattarsi alle esigenze attuali. Anche con un piano di riserva, le aziende possono trovarsi di fronte a decisioni che devono essere prese in tempo reale. Le aziende non dovrebbero aver paura di adattare gli elementi del flusso di lavoro se necessario, ma devono garantire che tutti i cambiamenti siano comunicati efficacemente.
- Dedicare tempo alla scelta dello strumento giusto. La parte migliore della gestione del flusso di lavoro è che una moltitudine di software può aiutare nel processo. Le aziende dovrebbero dedicare ampio tempo alla selezione dello strumento corretto per meglio completare i flussi di lavoro esistenti o aiutare a implementarne di nuovi.
Gestione del flusso di lavoro vs. gestione dei processi aziendali vs. gestione dei progetti
La gestione del flusso di lavoro, dei processi aziendali e dei progetti sono tutti essenziali per il successo di un obiettivo aziendale. Alcune aziende possono persino usare i termini in modo intercambiabile. Tuttavia, questi processi differiscono nella loro gestione, applicazione e obiettivo complessivo.
La gestione del flusso di lavoro è un processo per gestire e automatizzare le operazioni aziendali. Comprende il processo di organizzazione dei compiti, delle persone, dei dati e delle informazioni per raggiungere gli obiettivi.
La gestione dei processi aziendali è l'approccio complessivo che le aziende adottano per modificare, monitorare, analizzare e gestire le funzioni che compongono tutti i componenti della loro attività.
La gestione dei progetti è il processo di guidare un team per completare compiti e obiettivi predefiniti. Più spesso che no, questo avviene anche sotto un vincolo di tempo specificato. Alcune aziende utilizzano software di gestione dei progetti per creare piani di progetto, allocare risorse, monitorare le spese, aggiornare i compiti o tracciare i progressi.
La gestione del flusso di lavoro e la gestione dei processi aziendali non differiscono necessariamente troppo perché la gestione del flusso di lavoro è in realtà parte della gestione dei processi aziendali. Mentre la gestione dei processi aziendali supervisiona tutte le attività e gli obiettivi aziendali da una prospettiva generale, la gestione del flusso di lavoro inizia a concentrarsi sui compiti effettivi che contribuiscono ai risultati finali.
La gestione del flusso di lavoro e la gestione dei progetti condividono alcuni degli stessi componenti pur differendo in molti modi. La gestione del flusso di lavoro si concentra sullo sviluppo dei flussi di lavoro e sulla pianificazione collaborativa dei progetti necessaria affinché più team collaborino verso un obiettivo a lungo termine. D'altra parte, la gestione dei progetti si concentra principalmente sulla supervisione degli elementi specifici dei progetti a breve termine. La gestione del flusso di lavoro si occupa di organizzare persone e altre risorse, mentre la gestione dei progetti si concentra solo sul completamento dei singoli compiti entro un tempo definito utilizzando tecniche specifiche di gestione dell'ambito.
Un sistema di gestione del flusso di lavoro efficace può essere inserito in qualsiasi progetto e funzionare altrettanto efficacemente perché è un metodo a passaggi fissi. Un processo di gestione dei progetti deve essere flessibile perché i compiti variano a seconda del progetto e nessun progetto viene eseguito nello stesso modo.
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Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
