Gestione dei processi

Che cos'è la gestione dei processi?

La gestione dei processi è un approccio all'analisi e all'ottimizzazione dei sistemi e dei flussi di lavoro di un'azienda. Conosciuta anche come gestione dei processi aziendali (BPM), la disciplina aiuta ad aumentare la produttività nelle operazioni quotidiane e a chiarire obiettivi e risultati.

Le aziende utilizzano la gestione dei processi per ottimizzare diversi aspetti dei loro sistemi a seconda che abbiano bisogno di aiuto nella gestione di documenti, dipendenti o tecnologia. La BPM richiede mesi di pianificazione e implementazione per essere eseguita bene, ma ha effetti positivi duraturi sull'efficienza e la redditività di un'azienda.

Il software di gestione dei processi aziendali è progettato per aiutare le organizzazioni a catturare e automatizzare processi complessi. Per una maggiore funzionalità, la maggior parte degli strumenti BPM offre integrazioni con altri software, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). 

Software Gestione dei processi

Software che menzionano gestione dei processi come caratteristica o termine.

Kissflow

Pipefy

Pega Platform

Smartsheet

Asana

UiPath Agentic Automation

Tipi di gestione dei processi

Sebbene la gestione dei processi sia utile nelle piccole imprese, eccelle nell'aiutare le medie e grandi imprese a operare con agilità. Le organizzazioni possono scegliere tra tre tipi di BPM per soddisfare le loro esigenze.

1. Incentrato sull'uomo: Alcuni compiti e processi necessitano di un tocco umano. La BPM incentrata sull'uomo crea interfacce facili da usare per garantire la conformità. Consente notifiche, avvisi e automazione per compiti ripetibili. La collaborazione tra colleghi diventa più facile e scorre meglio, riducendo gli errori evitabili.
2. Incentrato sull'integrazione: A volte noto come incentrato sui sistemi, questo tipo ottimizza i processi tecnologici in modo che possano funzionare con un'interferenza umana minima. Le interfacce di programmazione delle applicazioni (API) e i connettori integrano i CRM esistenti delle organizzazioni con altre soluzioni. 
3. Incentrato sui documenti: Questo approccio semplifica il processo di spostamento di contratti o rapporti attraverso più fasi, parti o dipartimenti. A volte gli strumenti BPM offrono un arsenale generale di documenti di routing e notifiche alle parti. Altre volte, si specializzano in un singolo compito, come l'acquisizione o la verifica delle firme.

Fasi della gestione dei processi

Il ciclo di vita della gestione dei processi aziendali ha tipicamente cinque fasi. Tuttavia, ogni progetto è unico. Alcuni possono sperimentare fasi extra o muoversi avanti e indietro tra le fasi. 

1. Progettazione: Dopo aver analizzato il processo esistente, l'azienda progetta un nuovo flusso di lavoro per risolvere i problemi e aggiungere efficienza. Se necessario, vengono create più iterazioni di design per fornire opzioni agli stakeholder.
2. Modellazione: In questo passaggio, un'azienda genera un modello visivo del flusso di lavoro, portando il processo dall'inizio al risultato desiderato. L'azienda esamina come i dati potrebbero percorrere il sistema e testa con dati e scenari di esempio per garantire che il modello funzioni.
3. Esecuzione: Qui, il nuovo processo viene implementato. Un'organizzazione potrebbe considerare di iniziare con un piccolo gruppo pilota. I dipendenti devono ricevere ampio addestramento e supporto in questa fase. 
4. Monitoraggio: Le aziende tracciano gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e il feedback degli utenti per garantire il progresso.
5. Ottimizzazione: Basandosi sul feedback e sui dati, le aziende continuano a fare aggiustamenti al processo. Anche lievi modifiche avvicinano i flussi di lavoro alla massima performance.

Vantaggi della gestione dei processi

Le aziende spesso hanno centinaia o migliaia di processi in esecuzione quotidianamente – dall'uso di software di onboarding per integrare nuovi dipendenti al completamento degli ordini fino alla gestione dei contratti attraverso i team appropriati. Stringere questi processi attraverso la BPM può aiutare a:

• Migliorare la qualità del lavoro. Riducendo le opportunità di errore nei loro processi, un'azienda crea prodotti e servizi migliori per i clienti. 
• Aumentare l'efficienza. Il ciclo di vita della BPM include fasi per il monitoraggio e l'ottimizzazione, il che significa che un processo viene continuamente reso più efficiente. Inoltre, la BPM utilizza l'automazione ogni volta che è possibile per risparmiare tempo ai dipendenti. 
• Promuovere la visibilità. Con il software di gestione dei processi, le aziende hanno accesso ad analisi per osservare le prestazioni. I manager e i dirigenti possono vedere dove i processi scorrono senza intoppi e dove incontrano resistenza. 

Le migliori pratiche di gestione dei processi

La gestione dei processi aziendali può essere un processo che richiede tempo e che richiede cooperazione tra i dipartimenti. Tuttavia, l'approccio porta molti benefici alle aziende quando si concentrano su questi elementi.

• Analisi dei processi attuali: Un'azienda deve comprendere i dettagli intricati dei suoi processi esistenti prima di apportare modifiche di qualsiasi tipo. I manager possono parlare con i dipendenti che hanno esperienza personale con un flusso di lavoro, notando cosa funziona e cosa no. Alcuni processi potrebbero aver bisogno solo di aggiustamenti invece di una revisione completa.
• Comunicazione con gli stakeholder: Una parte cruciale dell'implementazione della BPM coinvolge il porre domande a tutti coloro che sono influenzati dal processo: clienti, acquirenti, fornitori e dipendenti. Poi, l'azienda può considerare come bilanciare le preferenze dei gruppi chiave.
• Coinvolgimento dei dipendenti: La BPM riguarda il cambiamento dei modi esistenti di lavorare. Per rendere questi cambiamenti più facili per i dipendenti, le organizzazioni dovrebbero incoraggiare una cultura della mentalità di crescita. Tutti i dipendenti devono avere l'opportunità di fare domande alle riunioni aziendali senza giudizio. 
• Piccoli passi verso il cambiamento: Una volta che i membri del personale sono a bordo, i manager dovrebbero introdurre nuovi flussi di lavoro lentamente. Ad esempio, un'azienda potrebbe iniziare affrontando processi più piccoli e meno complessi o affrontando problemi più grandi e complessi in fasi. In questo modo, i dipendenti sono meno propensi a sentirsi sopraffatti e a rinunciare completamente ai nuovi protocolli. 
• Lo strumento giusto: Il software gioca un ruolo importante nel successo di un programma BPM. Sono disponibili una varietà di prodotti per aiutare a risolvere problemi di flusso di lavoro incentrati sull'uomo, sui documenti e sull'integrazione. Un'azienda dovrebbe considerare le caratteristiche, le capacità di integrazione e il budget prima di decidere la soluzione migliore.