Che cos'è la gestione delle politiche
La gestione delle politiche è il processo di creazione, revisione, approvazione, organizzazione e distribuzione di tutti i documenti di politiche e procedure all'interno di un'organizzazione. La gestione delle politiche consente alle aziende di adattarsi secondo necessità, abbandonando il vecchio raccoglitore di politiche per un formato moderno e facilmente digeribile.
I dipendenti di un'organizzazione devono tenersi aggiornati sulle ultime minacce, rischi e dati e lavorare secondo le regole e i regolamenti applicabili. La gestione delle politiche aiuta le organizzazioni a garantire che tutti i dipendenti sappiano come operare e rispettare le loro politiche.
Il software di gestione delle politiche aiuta gli utenti a gestire le politiche dalla creazione all'approvazione e in ogni fase intermedia, secondo il flusso di lavoro stabilito dall'organizzazione. La gestione delle politiche consente ai leader dei team di distribuire e condividere le politiche con tutti i dipendenti pertinenti. Questo processo aiuta ulteriormente le organizzazioni a rispettare le normative esterne e a rispondere rapidamente a situazioni come escalation dei clienti o violazioni della sicurezza.
Tipi di gestione delle politiche
Esistono vari tipi di gestione delle politiche, alcuni più efficaci di altri. Il tipo scelto da un'azienda dipende dalle sue dimensioni, dal budget e dalle preferenze.
- Basato su carta: Delinea le politiche su carta fisica, organizzandole con metodi tradizionali come schedari e raccoglitori. Questo metodo è generalmente considerato rischioso, poiché le politiche su carta sono facili da perdere o danneggiare, soggette a rischi di sicurezza e richiedono tempo per essere aggiornate. Inoltre, la stampa frequente può essere costosa.
- Media misti: Una combinazione di soluzioni cartacee e digitali. Aiuta a ridurre l'uso della carta e l'inefficienza. Questo tipo di gestione delle politiche consente alle organizzazioni di collaborare e distribuire i documenti delle politiche un po' più facilmente rispetto al metodo basato su carta. La gestione delle politiche con media misti di solito comporta il caricamento di documenti su drive intranet condivisi, la firma e il tracciamento dei documenti digitalmente e la collaborazione utilizzando strumenti come Gmail, Google Workspace, Microsoft Teams, e così via. Questo metodo è più sicuro rispetto al metodo basato su carta ma è ancora soggetto a inefficienze come documenti obsoleti o duplicati. I dipendenti devono aggiornare queste politiche manualmente.
- Basato su digitale: Utilizza software basati su cloud per organizzare, aggiornare e distribuire documenti nel modo più efficiente possibile. Il software consente alle organizzazioni di automatizzare i flussi di lavoro e aggiornare le politiche in tempo reale, eliminando la necessità di distribuire nuovi documenti di politica ogni volta che qualcosa cambia.
Vantaggi dell'uso della gestione delle politiche
Gestire le politiche aiuta i team a rimanere aggiornati con le versioni più recenti, in modo che i dipendenti rimangano conformi in tutte le situazioni.
- Aggiornamenti facili. La gestione delle politiche aiuta a prevenire la perdita di aggiornamenti critici e nuove politiche trasmesse dai manager ai dipendenti.
- Gestione del rischio. I dipendenti che sanno cosa ci si aspetta da loro per rispettare le politiche pertinenti riducono il rischio di non conformità per le loro organizzazioni.
- Risparmio di tempo con flusso di lavoro automatizzato. La gestione delle politiche nelle grandi organizzazioni riduce la distanza tra i responsabili delle politiche e i dipendenti e dà ai responsabili delle politiche più influenza. Aiuta anche i team ad automatizzare i flussi di lavoro per risparmiare tempo.
- Facile reportistica. La gestione delle politiche documenta tutte le politiche e le revisioni in un'unica posizione centralizzata, consentendo una facile reportistica.
- Trasparenza della responsabilità. La gestione delle politiche aiuta a tracciare quali dipendenti hanno apportato modifiche e rende il processo più responsabile e trasparente.
Elementi di base della gestione delle politiche
La gestione delle politiche richiede un sistema per mantenere e aggiornare i documenti. Questo è tipicamente chiamato catalogo delle politiche. Più avanzato è il catalogo, più è vantaggioso per l'organizzazione.
Gli elementi di base di un buon sistema di gestione delle politiche includono:
- Revisione delle politiche: La revisione periodica garantisce che tutte le politiche siano aggiornate. Questo richiede che i dipendenti e i manager condividano, modifichino e approvino i documenti in modo tempestivo.
- Reportistica delle politiche: La reportistica sullo stato è importante per la reportistica alla leadership e per l'audit. La gestione delle politiche dovrebbe consentire una reportistica frequente e facile.
- Approvazione delle politiche: La leadership approva le politiche, lasciando al team di gestione delle politiche il compito di tracciare lo stato di approvazione di ciascuna politica.
- Revisione delle politiche: La gestione delle politiche dovrebbe facilitare aggiornamenti facili che identifichino le versioni più recenti.
Migliori pratiche per la gestione delle politiche
Il sistema di gestione delle politiche deve essere impostato per il successo e mantenuto regolarmente per ottenere risultati positivi. Segui queste migliori pratiche:
- Usa il software. Le aziende senza un sistema di gestione delle politiche organizzato faticano con la coerenza e la comunicazione delle politiche. Inoltre, distribuire manualmente le politiche su carta, fogli di calcolo o sistemi di archiviazione cloud di base lascia troppo spazio all'errore. Con il software, le organizzazioni possono aggiornare automaticamente le politiche aziendali. Le versioni delle politiche sono localizzate centralmente, fornendo accesso costante a tutti gli stakeholder coinvolti. Le organizzazioni non devono nemmeno preoccuparsi di gestire più versioni delle politiche, poiché il software mostra sempre la versione aggiornata.
- Prioritizza la coerenza. La gestione delle politiche deve essere coerente affinché i dipendenti comprendano l'importanza delle politiche. Una corretta gestione delle politiche fornisce ai manager linee guida coerenti per le azioni disciplinari, essenziali per un trattamento equo.
- Rendi le politiche accessibili. Le politiche dovrebbero essere facilmente accessibili ai dipendenti in tutta l'organizzazione. Dare ai dipendenti la possibilità di cercare e trovare la politica che stanno cercando li aiuta a sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro, in modo che possano rispondere alle situazioni di conseguenza.
- Fornisci formazione sulle politiche. La formazione basata sulle politiche aziendali aiuta i dipendenti a contestualizzare le politiche, migliorando la gestione della conformità alle politiche a lungo termine.
- Rivedi spesso. La revisione e l'aggiornamento delle politiche è una parte importante della gestione delle politiche. Le politiche possono cambiare spesso, e un buon sistema di gestione delle politiche tiene il passo con questi cambiamenti.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
