Cosa sono le risposte email automatizzate?
Le risposte email automatizzate sono risposte predefinite generate da software per specifici tipi di messaggi in arrivo. Le risposte automatiche possono anche fungere da conferma per il mittente che la sua email è stata ricevuta.
Queste risposte email devono essere impostate una sola volta dall'utente e vengono attivate quando viene ricevuta un'email che soddisfa i criteri definiti. Poiché semplificano il processo di invio di risposte email generiche, si può risparmiare tempo e sforzo senza compromettere l'accuratezza e l'efficienza.
Le risposte email automatizzate sono ampiamente utilizzate nelle vendite, nel marketing e nel servizio clienti. Il software di email marketing aiuta a creare e distribuire risposte automatizzate. Il software è utile durante le campagne di email marketing e nella gestione delle liste di abbonamenti email.
Casi d'uso delle email automatizzate
Diversi dipartimenti utilizzano le email automatizzate per le attività aziendali per aumentare la produttività. Le seguenti funzioni lavorative utilizzano più comunemente le risposte automatizzate.
- Vendite: I rappresentanti inviano regolarmente email simili, che vanno dalle email a freddo, alle presentazioni di prodotti e ai follow-up.
- Marketing: Alcune delle email più comuni che possono essere automatizzate per scopi di marketing sono le iscrizioni alle liste clienti, le newsletter, le risposte dei clienti e le azioni centrate sulle campagne.
- Servizio clienti: L'automazione delle email è preziosa per i rappresentanti del servizio clienti per affrontare domande frequenti (FAQ), preoccupazioni e feedback, oltre a fornire ricevute di conferma generali.
Tipi di risposte email automatizzate
Automatizzare le risposte email può essere utile per una varietà di motivi. Ecco i cinque tipi più comuni.
- Email di benvenuto: La maggior parte delle aziende ha un'email di benvenuto standard per i nuovi clienti, ringraziandoli per aver scelto l'azienda. Queste email automatizzate vengono attivate anche quando ci sono nuove iscrizioni agli abbonamenti email.
- Email di conferma: Queste email servono come conferma per gli ordini e spesso contengono dettagli di spedizione e tracciamento.
- Email fuori ufficio: Queste email automatizzate sono specifiche per l'orario di lavoro di una persona. Le email fuori ufficio (OOO) informano le persone del tempo libero del mittente e possono essere impostate da individui con firme di risposta automatica. Una buona email OOO avrà sempre un lasso di tempo in cui ci si può aspettare una risposta e un punto di contatto in caso di assistenza urgente.
- Promemoria e avvisi: Uno dei casi d'uso più estesi delle risposte email automatiche è costituito dai promemoria e dagli avvisi. Queste notifiche possono dettagliare eventi imminenti, appuntamenti, vendite o avvisi di modifica dell'account.
- Aggiornamenti e notizie: Le aziende spesso utilizzano email automatiche per aumentare la consapevolezza del marchio condividendo notizie aziendali e aggiornamenti comunitari per migliorare le relazioni con i clienti.
Migliori pratiche per le risposte email automatizzate
L'automazione delle email è un asset aziendale prezioso. Una buona risposta email automatizzata si differenzia da una risposta scadente nel senso che è chiara, rilevante e concisa nel suo messaggio.
- Oggetto chiaro: Come per qualsiasi tipo di email, le email automatizzate con un oggetto chiaro hanno più successo nel trasmettere il messaggio inteso. Un oggetto che è confuso o complesso non servirà al suo scopo. Assicurarsi che l'oggetto sia in linea con l'intento del suo contenuto è anche essenziale e cattura l'attenzione del pubblico.
- Contenuto conciso: Mantenere il messaggio breve e al punto aiuta a rendere una risposta email leggibile. Fornire solo i dettagli necessari e accorciare il messaggio per rispettare il tempo del destinatario.
- Tempistica e frequenza: Le risposte automatizzate vengono attivate non appena un'email soddisfa le impostazioni predefinite. Una volta impostata una risposta, non deve essere inviata manualmente. Tuttavia, è sempre meglio eseguire test in anticipo per prevenire incomprensioni. Questo include anche la verifica che l'email contenga un lasso di tempo per quando un rappresentante contatterà il destinatario. Considera di rivedere la frequenza di invio delle email automatiche per assicurarti che i destinatari non si sentano sopraffatti dalle email.
- Informazioni di contatto: La maggior parte delle email automatizzate non può essere risposto poiché non hanno una casella di posta specificata per le risposte in arrivo. Mentre questo aiuta a prevenire lo spam di risposte, fallisce nel fornire le informazioni di contatto necessarie per i destinatari che hanno bisogno di connettersi con te. Includere informazioni come un indirizzo email, un numero di telefono o un handle dei social media è un buon modo per mantenere aperti i canali di comunicazione.
- Chiamata all'azione: A seconda del tipo di risposta email automatizzata, una chiamata all'azione (CTA) o un passo successivo dovrebbe essere incluso nelle email automatiche. Questi includono, ma non sono limitati a, notifiche, descrizioni dei processi o sondaggi di feedback. Posizionare le CTA aiuta a misurare i risultati delle campagne, l'engagement dei clienti e migliorare l'immagine del marchio.
- Personalizzazione: Le risposte email automatizzate possono sembrare impersonali, e la maggior parte dei clienti può notare la differenza tra email manuali e automatiche. È sempre una buona idea incorporare un qualche tipo di personalizzazione nel tuo outreach email, anche se significa includere i nomi per i punti di contatto adatti.
Aayushi Sanghavi
Aayushi Sanghavi is a Campaign Coordinator at G2 for the Content and SEO teams at G2 and is exploring her interests in project management and process optimization. Previously, she has written for the Customer Service and Tech Verticals space. In her free time, she volunteers at animal shelters, dances, or attempts to learn a new language.
