Scopri di più su Sistemi di Gestione dei Trasporti (TMS)
Cosa sono i Sistemi di Gestione dei Trasporti?
I sistemi di gestione dei trasporti (TMS) sono potenti soluzioni logistiche che aiutano le aziende a pianificare, ottimizzare e migliorare i loro processi di spedizione in entrata e in uscita. I sistemi di gestione dei trasporti funzionano mostrando agli utenti il metodo più ottimale per trasportare le loro merci, visualizzando il costo, i vettori disponibili e il metodo di spedizione più efficiente. Tutto questo viene fatto digitalmente all'interno del software, il che fa risparmiare alle aziende logistiche innumerevoli ore di lavoro manuale.
Un esempio di come le aziende possono semplificare i loro processi utilizzando un TMS potrebbe essere il seguente: Senza un TMS, le aziende logistiche devono chiamare manualmente un broker di trasporti, negoziare un costo di trasporto e poi passare del tempo a elaborare il processo di spedizione in entrata e in uscita. Questo può richiedere ore per finalizzare un accordo e, spesso, le aziende logistiche potrebbero non chiudere nemmeno l'accordo per ottenere il trasporto poiché è troppo costoso o non è la soluzione ottimale. Con un TMS, invece, le aziende logistiche consentono ai clienti di accedere al loro software e identificare rapidamente se un carico di camion è prontamente disponibile e a quale prezzo. Questo permette a quei clienti di vedere cosa è disponibile e caricare rapidamente il trasporto su un carico di camion disponibile. Questo può ridurre drasticamente il tempo necessario per effettuare le spedizioni.
Cosa significa TMS?
TMS sta per sistemi di gestione dei trasporti. Questo acronimo viene utilizzato per abbreviare il termine lungo. Alcuni fornitori possono anche chiamarlo software di gestione dei trasporti o soluzione di gestione dei trasporti poiché un TMS è un'applicazione software.
Quali tipi di Sistemi di Gestione dei Trasporti esistono?
Suite TMS
Le suite TMS sono una consolidazione di più prodotti in un'unica piattaforma che può essere personalizzata in base alle esigenze del cliente. Le grandi aziende possono beneficiare dell'uso dei vari prodotti forniti dallo stesso fornitore, che di solito sono meglio integrati. Anche le PMI possono beneficiare dell'uso delle suite TMS utilizzando solo i componenti di cui hanno bisogno. Questo tipo di software non è una buona opzione per le piccole imprese, perché fornisce funzionalità avanzate che possono essere troppo complesse e costose per le piccole aziende.
Soluzioni puntuali
Le soluzioni puntuali si concentrano su una o poche attività di trasporto specifiche, come la consegna o la gestione della flotta. Questi prodotti devono essere integrati con altri software di trasporto quando i clienti richiedono funzionalità avanzate.
TMS esteso
Il TMS esteso include funzionalità che non sono fornite dai tradizionali prodotti software di gestione dei trasporti, come la gestione degli ordini, l'acquisto o l'approvvigionamento, la gestione dei contratti o i regolamenti finanziari.
Quali sono le caratteristiche comuni dei Sistemi di Gestione dei Trasporti?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali all'interno del software di gestione dei trasporti:
Gestione dei vettori: La gestione dei vettori aiuta i pianificatori a scegliere tra i fornitori di TMS, come UPS, DHL, Schneider, Penske, Maersk, e così via. I pianificatori scelgono i vettori in base al tipo di servizio che forniscono, alla loro copertura geografica e al prezzo. Il TMS aiuta anche i pianificatori a valutare la qualità dei servizi offerti dai vettori, che è un altro criterio importante per la selezione.
Pianificazione delle spedizioni: La pianificazione delle spedizioni consente ai responsabili dei trasporti di programmare le spedizioni in base alla disponibilità dell'inventario, al tipo di trasporto e alle date di consegna stimate. Questo modulo di solito include funzionalità di gestione del piazzale per assegnare i camion ai moli per il carico e lo scarico.
Programmazione dei percorsi: La programmazione dei percorsi aiuta i dispatcher a semplificare i percorsi di distribuzione per le consegne combinando le località in base alla distanza tra di esse e al tipo di trasporto richiesto. Ad esempio, il trasporto ferroviario può coprire vaste regioni geografiche, mentre le consegne su strada sono preferibili nelle aree urbane.
Tracciamento GPS: Il tracciamento GPS utilizza la tecnologia GIS per monitorare i veicoli e i conducenti quando sono sulla strada. Questo richiede l'installazione di dispositivi di tracciamento sui camion, mentre i conducenti possono utilizzare telefoni cellulari o tablet per condividere la loro posizione e itinerario con i dispatcher o i clienti.
Gestione della flotta: La gestione della flotta aiuta le aziende a gestire i loro veicoli utilizzati per il trasporto. Questo tipo di software viene utilizzato per la manutenzione, il monitoraggio della gestione del carburante e l'ottimizzazione della flotta. Di solito non include funzionalità per programmare e tracciare le consegne, né funzionalità per gestire i fornitori di servizi logistici di terze parti.
Quali sono i vantaggi dei Sistemi di Gestione dei Trasporti?
I sistemi di gestione dei trasporti offrono molti vantaggi per le aziende logistiche, i loro lavoratori e i loro clienti. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi più utili:
Ottimizzazione dei trasporti: Gli utenti possono ottimizzare le attività di trasporto allocando risorse umane e materiali a operazioni come carico, scarico o guida. Un altro modo per ottimizzare le attività di trasporto è combinare le spedizioni o definire un percorso di consegna ottimale per coprire il maggior numero possibile di località e ridurre il tempo di transito.
Gestione dei costi di trasporto: Ridurre i costi di trasporto evitando errori di trasporto, come spedire i prodotti sbagliati o consegnare articoli ai clienti sbagliati. La programmazione di camion e conducenti può anche ridurre il consumo di carburante e il tempo trascorso sulla strada dai dipendenti, il che si traduce in costi operativi inferiori.
Conformità: La conformità alle normative per il trasporto è particolarmente importante per le industrie fortemente regolamentate come quella alimentare e delle bevande o chimica. Le aziende di questi settori richiedono condizioni e attrezzature speciali per il trasporto, come il trasporto refrigerato. È anche fondamentale per le aziende garantire che materiali pericolosi come esplosivi e gas velenosi non mettano in pericolo i dipendenti o il pubblico.
Esperienza del cliente: Gli utenti possono semplificare la soddisfazione del cliente consegnando i prodotti giusti ai clienti giusti al momento giusto. Questo è particolarmente importante per le grandi aziende con migliaia di clienti e una grande varietà di prodotti che devono essere consegnati.
Chi utilizza i Sistemi di Gestione dei Trasporti?
Il software TMS è utilizzato principalmente dai lavoratori industriali per diversi aspetti delle loro operazioni di spedizione.
Responsabili della logistica: I responsabili della logistica utilizzano il software di gestione dei trasporti per identificare le esigenze di trasporto dell'azienda e trovare i modi migliori per consegnare le merci ai clienti in modo efficiente. I responsabili dei trasporti sono responsabili di trovare i metodi di consegna più efficienti e convenienti, come aria, ferrovia, strada o mare.
Dispatcher: I pianificatori e i supervisori programmano le operazioni di spedizione come il carico e lo scarico dei camion, scegliendo i percorsi di consegna più efficienti, assegnando i conducenti ai percorsi e monitorando le spedizioni in transito dall'origine alla destinazione. Il loro obiettivo è ridurre il tempo di transito.
Conducenti: I conducenti utilizzano funzionalità limitate, spesso fornite come app mobili, per capire cosa deve essere spedito, dove e come. I conducenti utilizzano anche questo tipo di software per segnalare incidenti e qualsiasi evento che possa influire sul loro lavoro.
Responsabili del magazzino e dell'inventario: I responsabili del magazzino e dell'inventario utilizzano il software TMS per pianificare i movimenti dell'inventario in una o più località. Questo garantisce che le merci siano pronte per essere caricate e spedite come programmato dai dispatcher dei trasporti.
Software correlato ai Sistemi di Gestione dei Trasporti
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme ai sistemi di gestione dei trasporti includono:
Suite della catena di approvvigionamento: Le suite della catena di approvvigionamento di solito includono funzionalità di gestione dei trasporti, che possono essere fornite come prodotti autonomi o come modulo della suite. Poiché non tutte le suite della catena di approvvigionamento forniscono funzionalità avanzate di gestione dei trasporti, si integrano con il software TMS, sia attraverso partnership che utilizzando API.
Software di gestione del magazzino: I sistemi di gestione del magazzino tracciano le posizioni fisiche delle merci nell'inventario. Questo tipo di software facilita alle aziende la ricerca dei prodotti che devono essere spediti a ciascun cliente.
Software di controllo dell'inventario: Il controllo dell'inventario gestisce la disponibilità dei prodotti posseduti da un'azienda per determinare quanti articoli possono essere consegnati. Quando le aziende hanno un inventario inferiore alla quantità ordinata dai clienti, devono o produrre o acquistare la differenza per soddisfare la domanda.
Software di spedizione: La spedizione si concentra esclusivamente su ciò che accade tra il momento in cui i prodotti vengono spediti e il loro arrivo a destinazione. Il software di spedizione aiuta le aziende a creare e gestire documenti di spedizione, come bolle di accompagnamento o liste di imballaggio, e a tracciare lo stato di tutte le spedizioni.
Software di gestione del piazzale: La gestione del piazzale ottimizza le posizioni fisiche utilizzate per caricare e scaricare i camion (noti anche come moli). Questo tipo di software viene utilizzato per programmare i camion in base alla data di arrivo, alle dimensioni o al tipo di merci consegnate.
Software di gestione della flotta: La gestione della flotta garantisce che le flotte di veicoli siano adeguatamente mantenute per ottimizzarne l'uso ed evitare incidenti. La gestione della flotta include operazioni di manutenzione, nonché riparazioni e aggiornamenti delle attrezzature.
Software di pianificazione dei percorsi: Il software di pianificazione dei percorsi si concentra esclusivamente sulla ricerca del miglior percorso di consegna e sull'assegnazione di questi a camion e conducenti. Questo tipo di software è utilizzato principalmente dalle aziende di consegna PMI che non dispongono di grandi flotte di veicoli e non spediscono grandi quantità di prodotti da più località.
Sfide con i Sistemi di Gestione dei Trasporti
Le soluzioni TMS possono presentare le proprie sfide.
Funzionalità: Non tutti i prodotti software di gestione dei trasporti sono creati uguali. Come menzionato sopra, le suite TMS forniscono funzionalità avanzate che coprono la maggior parte delle operazioni di trasporto, mentre le soluzioni puntuali si concentrano solo su funzionalità specifiche, come la pianificazione dei percorsi. Gli acquirenti che cercano software per gestire i trasporti devono considerare attentamente e confrontare tutte le opzioni per trovare la scelta migliore per le loro esigenze uniche.
Integrazione: L'integrazione con suite o prodotti di gestione della catena di approvvigionamento è essenziale per scambiare informazioni con altri dipartimenti come magazzino, vendite e pianificazione delle operazioni o gestione dell'inventario. Inoltre, l'integrazione con i sistemi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è necessaria per garantire che le transazioni di vendita e acquisto siano accuratamente riflesse da una prospettiva contabile.
Quali aziende dovrebbero acquistare Sistemi di Gestione dei Trasporti?
I sistemi di gestione dei trasporti possono essere utilizzati da qualsiasi azienda che ha bisogno di spedire e spostare merci regolarmente. Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più comuni di aziende che troverebbero vantaggioso implementare un TMS nel loro stack tecnologico.
Aziende di e-commerce: Le aziende di e-commerce possono trarre grande beneficio dall'uso di un TMS. Un TMS consente alle aziende di e-commerce di trovare spedizioni disponibili in pochi minuti, visualizzando anche le opzioni più convenienti. Al giorno d'oggi, i consumatori vogliono la possibilità di ricevere i loro articoli spediti quasi su richiesta, o con opzioni di spedizione in uno/due giorni. Avere un TMS può consentire alle aziende di e-commerce di servire meglio i clienti fornendo opzioni di spedizione più rapide.
Distributori: I distributori sono intermediari tra produttori e rivenditori. Queste sono aziende che generalmente acquistano dai produttori e poi consegnano quei prodotti ai rivenditori, o talvolta direttamente ai consumatori. Poiché le aziende di distribuzione generalmente hanno magazzini enormi per tenere e controllare l'inventario, possono trarre grande beneficio dal TMS per la pianificazione delle spedizioni. Questo consente ai distributori di ottimizzare l'inventario, pianificare le spedizioni in uscita e analizzare l'efficienza delle spedizioni.
Come acquistare Sistemi di Gestione dei Trasporti
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per i Sistemi di Gestione dei Trasporti
La raccolta dei requisiti per i sistemi di gestione dei trasporti è fondamentale per garantire che l'azienda stia implementando un prodotto che soddisfi tutte le loro esigenze. Per farlo, le aziende devono valutare le loro esigenze critiche. Alcune esigenze critiche relative a un TMS potrebbero includere la riduzione dei costi di spedizione, il miglioramento del servizio clienti complessivo, la consolidazione dei carichi di camion e l'uso dei dati per migliorare la logistica.
Confrontare i Sistemi di Gestione dei Trasporti
Creare una lista lunga
Le liste lunghe vengono create eliminando le opzioni software che non forniscono funzionalità critiche. Per creare una lista lunga per il TMS, un acquirente dovrebbe esaminare le seguenti funzionalità e determinare quali prodotti forniscono le funzionalità di cui hanno bisogno.
- Prenotazione e tracciamento delle spedizioni
- Gestione dei vettori e valutazione del rating dei vettori
- Funzionalità per comunicare con spedizionieri e clienti
- Visibilità della catena di approvvigionamento e funzionalità di tracciamento delle spedizioni
- Analisi dei dati sull'efficienza delle spedizioni
- Integrazione con ERP e altri software della catena di approvvigionamento
- Ottimizzazione dei percorsi e funzionalità di gestione del piazzale
- Una rete di trasporto di vettori che offre una varietà di modalità di spedizione (aerea, merci, pacchi e intermodale)
Creare una lista corta
Una volta che l'acquirente ha ristretto la lista, è importante ottenere requisiti ancora più specifici. Ad esempio, un acquirente potrebbe cercare un TMS che si integri con un ERP specifico. Inoltre, imparare a utilizzare un TMS potrebbe non essere molto intuitivo, quindi potrebbe essere importante restringere la scelta a fornitori che offrono un ottimo supporto all'implementazione o risorse aggiuntive per aiutare a imparare il software. Infine, potrebbero esserci alcune funzionalità chiave preferibili all'interno di un TMS, come una gestione degli ordini robusta o capacità di reporting e fatturazione avanzate.
Condurre dimostrazioni
Le dimostrazioni sono una delle fasi più importanti nel percorso di acquisto. Questo consente a un acquirente di assistere a una dimostrazione reale del prodotto e vedere se il prodotto soddisfa tutti i requisiti. Per assicurarsi che la dimostrazione si svolga senza intoppi, gli utenti devono garantire che il fornitore abbia tutti i requisiti in anticipo in modo che possa mostrare correttamente le sue funzionalità.
Selezione dei Sistemi di Gestione dei Trasporti
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione per un TMS dovrebbe includere amministrazione, conducenti, dipendenti delle operazioni e della logistica, manager, partner e associati rilevanti.
Negoziazione
Negoziare il prezzo di un TMS è un passaggio critico nel processo di acquisto. Alcune cose che un acquirente potrebbe voler considerare durante la negoziazione sono se le spese di manutenzione possono essere eliminate, se il supporto continuo può essere fornito a costi inferiori e anche se possono essere installate integrazioni o componenti aggiuntivi gratuiti.
Decisione finale
Dopo che la fase di negoziazione è stata condotta, il processo decisionale richiede l'approvazione di tutti i membri del team di selezione. È importante garantire che tutti i requisiti siano soddisfatti e che la decisione finale sia supportata da tutti i coinvolti.
Quanto costano i Sistemi di Gestione dei Trasporti?
Il prezzo di un sistema di gestione dei trasporti dipende da come viene distribuito. Generalmente, i sistemi di gestione dei trasporti sono disponibili in due diversi tipi di offerte. Questa è o un'offerta SaaS o un'offerta on-premises.
Soluzioni on-premises: Una licenza perpetua è spesso un pagamento una tantum per una soluzione on-premises. Questo tipo di soluzione sta diventando meno comune tra la maggior parte dei fornitori di software poiché i modelli di abbonamento stanno prendendo il sopravvento, tuttavia per alcune aziende una soluzione on-premises potrebbe avere senso. Queste soluzioni generalmente non richiedono una connessione a Internet. Inoltre, un utente con una soluzione on-premises controlla tutti i dati al suo interno. Questo include informazioni riservate sui dipendenti e altri dati sensibili. Un altro vantaggio importante può includere una maggiore personalizzazione del prodotto. Se un TMS è un acquisto una tantum, un acquirente generalmente garantisce che il prodotto sia configurato per soddisfare le sue esigenze e possa essere personalizzato di conseguenza. Questo è generalmente meno comune tra i prodotti cloud.
Il prezzo per una soluzione on-premises può variare da $25,000 a $100,000, oltre a una tassa di manutenzione annuale per il fornitore per mantenere il sistema. Questo è un costo iniziale importante, ma può essere vantaggioso per alcuni fornitori che vogliono avere il pieno controllo sul sistema.
Software come servizio (SaaS) e soluzioni cloud: I prodotti cloud spesso operano sotto un modello SaaS e sono gestiti su Internet (nel cloud). Questi sono generalmente venduti come abbonamento e richiedono un pagamento ricorrente, più spesso come pagamenti mensili o annuali.
Un TMS SaaS è solitamente prezzato in base al numero di transazioni di spedizione mensili. Questo può variare da $1 a $4 per carico di trasporto prenotato nel sistema.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Di seguito è riportata la suddivisione del tempo stimato per il ROI per un TMS secondo i dati di revisione su G2 al 17 giugno 2021:
- Il 49% degli acquirenti vede un ROI in 6 mesi o meno
- Il 16% degli acquirenti vede un ROI in 7-12 mesi
- Il 16% degli acquirenti vede un ROI in 13-24 mesi
- Il 4% degli acquirenti vede un ROI da 24 a 36 mesi
- L'1% degli acquirenti vede un ROI in 48+ mesi
- L'11% degli acquirenti non ha ancora realizzato un rimborso completo
Implementazione dei Sistemi di Gestione dei Trasporti
Come vengono implementati i Sistemi di Gestione dei Trasporti?
L'implementazione di un TMS dipenderà interamente dal livello di personalizzazione necessario. Un TMS può venire con una varietà di aggiunte, integrazioni e costi di servizio. Questo perché ogni spedizioniere cerca qualcosa che completi la sua offerta. Con tutte queste personalizzazioni, l'implementazione di un TMS può richiedere mesi per essere finalmente operativa.
D'altra parte, ci sono molti sistemi di gestione dei trasporti che funzionano nel cloud (ospitati su Internet dal fornitore) e l'unica cosa che un'azienda dovrebbe fare è connettere i loro server sicuri tramite Internet e iniziare a usarli. Questo processo potrebbe richiedere solo pochi giorni.
Sarà importante creare un piano aziendale strategico prima di implementare un TMS. Questo può aiutare gli acquirenti a calcolare il potenziale ritorno sull'investimento, creare un piano d'azione e discutere con i loro stakeholder i benefici a lungo termine del sistema. Prima di implementare è importante stabilire obiettivi e traguardi di cosa significherà il successo da tre a sei mesi lungo la strada. Un project manager dovrebbe essere incaricato di monitorare e controllare regolarmente gli utenti durante i primi sei mesi di implementazione per garantire che gli utenti stiano ottenendo il massimo dal sistema.
Tendenze dei Sistemi di Gestione dei Trasporti
Piattaforme: Le piattaforme stanno combinando software e servizi in un'unica piattaforma. Le aziende possono utilizzare le piattaforme TMS per gestire le operazioni e trovare fornitori di servizi logistici per varie attività, come la mediazione doganale o il magazzinaggio di terze parti. Questo consente alle aziende di gestire le loro operazioni e trovare partner commerciali globali utilizzando la stessa piattaforma.
Automazione: I camion autonomi e i robot di consegna sono ancora nella fase sperimentale, ma potrebbero presto rivoluzionare l'industria dei trasporti fornendo consegne completamente automatizzate. Questa tecnologia non è stata approvata per l'uso commerciale, ma si prevede che rivoluzionerà l'industria dei trasporti nel prossimo decennio. Quando ciò accadrà, il monitoraggio dei conducenti diventerà meno importante e la manutenzione dei camion sarà fondamentale a causa del loro alto valore.
L'economia dei lavoretti: L'uberizzazione dei trasporti si riferisce alla tendenza di utilizzare conducenti individuali come partner per le consegne. Un esempio è Amazon Flex, che consente alle persone di utilizzare le loro auto per effettuare consegne per Amazon. Tracciare i conducenti indipendenti potrebbe rivelarsi una sfida importante perché i loro veicoli non sono utilizzati esclusivamente per le consegne.
Internet delle cose (IoT): L'IoT consente alle aziende di trasporto di connettere veicoli, sensori e dispositivi mobili attraverso una rete di trasporto globale. L'IoT è ancora nelle sue fasi iniziali, ma si prevede che consentirà ai fornitori di logistica di monitorare meglio i conducenti e il consumo di carburante, migliorare la manutenzione dei veicoli identificando i problemi prima che si verifichino e pianificare meglio i percorsi e i programmi di consegna.
