Scopri di più su Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori (SRM)
Che cos'è il Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori?
Il software di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) viene utilizzato per facilitare e migliorare le relazioni commerciali tra organizzazioni e fornitori. L'intenzione del software è di valutare le prestazioni dei fornitori, gestire i dati dei fornitori e fornire visibilità nella gestione della catena di approvvigionamento. Il focus del software è evidenziare le varie esigenze all'interno della relazione lavorativa tra un'azienda e il suo fornitore.
Il software di gestione delle relazioni con i fornitori funge da hub di soluzione per i dati e fornisce approfondimenti sui processi di un fornitore. Il software può spesso assistere nelle decisioni riguardanti le strategie di approvvigionamento. Inoltre, semplifica e automatizza i processi isolati che in precedenza erano punti di rischio tra le due parti.
Cosa significa SRM?
SRM sta per Supplier Relationship Management. Tuttavia, gestire le relazioni con i fornitori è solo l'inizio delle capacità del software. Gli SRM possono spesso essere un ottimo strumento per ospitare dati sui fornitori e gestire flussi di lavoro, onboarding dei fornitori e valutazione delle prestazioni dei fornitori.
Quali sono le caratteristiche comuni del Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori?
Gestione dei fornitori: La relazione tra acquirenti e fornitori è al centro di un'organizzazione della catena di approvvigionamento. Utilizzare il software SRM fornisce alle organizzazioni dati ERP sui fornitori e feedback sui fornitori per fornire una comprensione olistica di ogni relazione commerciale.
Un SRM può anche automatizzare e ottimizzare le interazioni con i fornitori in base agli obiettivi e alle esigenze aziendali. Il modo in cui le organizzazioni integrano e gestiscono efficacemente nuovi fornitori può far risparmiare molto tempo. Avere un luogo centralizzato per gestire le richieste dei fornitori, i database e la comunicazione apre molte opportunità di crescita e redditività.
Gestione dei contratti: I contratti stabiliscono ciò che è concordato tra le aziende e, nella catena di approvvigionamento, i prezzi e i prodotti consegnati devono essere delineati. Una piattaforma SRM può ospitare i documenti scambiati tra le parti e delineare ciò che deve essere fatto. Gli SRM possono stabilire un quadro di coinvolgimento di fornitori e partner, mitigare i rischi, valutare la capacità di soddisfare le esigenze contrattuali e presentare opportunità per i rinnovi dei contratti.
Gestione dell'inventario: Una caratteristica ricercata quando si considera il software SRM è la gestione dell'inventario. Gli SRM possono rafforzare una catena di approvvigionamento sana creando visibilità sugli ordini dei fornitori e sui livelli di stock. In questo modo, la gestione dei flussi di stock tra più fornitori o anche mercati diventa molto più snella. A sua volta, assiste il completamento delle esigenze aziendali e consente previsioni più precise in futuro.
Sourcing dei fornitori: Gli SRM consentono alle organizzazioni di identificare, valutare e stabilire relazioni con fornitori affidabili. Sfruttando il sourcing dei fornitori in un SRM, le aziende possono accedere a un database completo di potenziali partner, confrontare preventivi e l'idoneità dei fornitori.
Il sourcing strategico dei fornitori si basa spesso su costi, qualità e tempi di consegna, quindi è fondamentale scoprire opportunità reciprocamente vantaggiose con le giuste organizzazioni.
Quali sono i vantaggi del Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori?
Semplificare e automatizzare la comunicazione: Quando inizia una partnership tra un'organizzazione e un fornitore, è essenziale personalizzare l'esperienza del fornitore e incoraggiare la collaborazione. Per farlo, bisogna trovare un software che consenta una comunicazione chiara con le parti interessate e permetta aggiornamenti chiari sullo stato e sul flusso di lavoro.
La comunicazione automatizzata nel software SRM migliora la trasparenza e la visibilità nella catena di approvvigionamento. Il software può rafforzare le relazioni con i fornitori, consentendo a entrambi i gruppi di accedere a informazioni accurate e aggiornate.
Tracciare e centralizzare il coinvolgimento dei fornitori promuove una catena di approvvigionamento più reattiva e resiliente da un capo all'altro. Garantisce che i team che lavorano insieme abbiano accesso a qualsiasi informazione di cui hanno bisogno dai fornitori, localizzando qualsiasi documentazione necessaria, gestendo i compiti e fornendo registri precedenti.
Mitigare i rischi: L'SRM è fondamentale per evitare e identificare potenziali rischi offrendo una gamma diversificata di metodi per la gestione del rischio. Supporta le aziende nel monitorare i rischi operativi e finanziari associati ai tempi, alla produttività e alle normative dei fornitori.
Uno dei vantaggi più ricercati di un SRM è la pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Un SRM ospita strumenti che possono fornire dashboard che offrono una panoramica dei fattori di rischio dei fornitori, consentendo decisioni proattive e una pianificazione adeguata. Ora è più facile condurre audit e fornire piani d'azione quando si gestiscono fornitori a rischio più elevato.
Sviluppare report e analisi: Generare report e metriche in tempo all'interno di una catena di approvvigionamento è stato spesso un punto di contesa per le aziende. Ora è più semplice registrare approfondimenti sugli ordini, la spesa e i cambiamenti del mercato per sviluppare report completi in tempo reale. Consentendo ai team di accedere a una panoramica completa delle informazioni sui fornitori e di strategizzare lungo gli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Chi utilizza il Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori?
Responsabili degli acquisti: Mantenere le informazioni sui fornitori e aggiornare i database corretti è spesso trascurato negli acquisti. Gli SRM spesso semplificano il processo di approvvigionamento di nuovi beni e materiali. Consentono un rapido accesso agli ordini di acquisto, gestiscono le fatture dei fornitori e offrono funzionalità di pianificazione per le soglie di adempimento; tutte le attività di gestione della spesa che molti team di approvvigionamento cercano di consolidare.
Responsabili di progetto: Gli SRM forniscono una migliore visibilità nella catena di approvvigionamento, il che consente ai team di progetto di individuare interruzioni nei piani, valutare la salute dei fornitori, fornire opzioni di approvvigionamento e verificare la conformità dei fornitori con le normative aziendali. In definitiva, questo software aiuta i responsabili di progetto a garantire che beni e servizi siano consegnati in tempo e che le scadenze dei progetti siano rispettate.
Responsabili di prodotto: Allo stesso modo, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) cerca di colmare il divario tra le aziende e i loro clienti, la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) cerca di coltivare opportunità reciprocamente vantaggiose tra un'organizzazione e i suoi fornitori.
È destinato a semplificare molti dei processi che sono stati isolati per gestire le relazioni con i fornitori. Ora è molto più facile consentire ai team di prodotto di monitorare il ciclo di vita del processo di produzione del prodotto e concentrarsi sui potenziali driver di valore.
Quali sono le sfide con il Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori?
L'SRM può presentare le proprie sfide, tra cui:
Implementazione: Le organizzazioni devono prendersi il tempo per educare e preparare tutti su come potrebbero beneficiare del software SRM. La speranza nell'utilizzare un SRM è di semplificare i processi e ottimizzare la produttività. Tuttavia, le aziende devono dotare i team delle risorse e del tempo per adattarsi durante l'onboarding. Configurare una piattaforma SRM che sarà facile da apprendere e sostenibile a lungo termine è anche essenziale.
Compatibilità: Che si tratti di gestire i tempi dei fornitori o di ospitare informazioni sui fornitori, l'SRM giusto dovrebbe essere in grado di lavorare insieme ad altri sistemi e strumenti. Gli SRM ospiteranno informazioni sensibili, come la conformità dei prodotti, le normative e i documenti di approvvigionamento, quindi è cruciale che il software si integri senza problemi nei flussi di lavoro organizzativi. Per mitigare i rischi, è importante scegliere strategicamente un SRM che completerà i processi dei fornitori esistenti.
Impegno: Una piattaforma SRM sufficiente può ridurre significativamente le sfide associate alla gestione delle prestazioni dei fornitori, alla qualità del prodotto e alla conformità. Tuttavia, per raggiungere tali obiettivi, è importante trascorrere del tempo collaborando in un SRM per sviluppare i report corretti, i dashboard, i moduli e gli approfondimenti sull'attività dei fornitori. Proprio come sviluppare una catena di approvvigionamento adeguata, è essenziale coltivare valore e pazienza durante il processo di apprendimento.
Quali aziende dovrebbero acquistare il Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori?
Qualsiasi azienda che gestisce relazioni e informazioni sui fornitori, sia sotto forma di documentazione dei fornitori, ordini o report, può trarre grande beneficio da questo software. Molte organizzazioni trarrebbero vantaggio dall'utilizzo di questo software; eccone alcune:
Produttori: La maggior parte dei produttori interagisce con più aziende in vari mercati, quindi gestire varie relazioni commerciali con strumenti separati può spesso diventare opprimente. Se l'azienda si affida ai fornitori in qualsiasi capacità, è cruciale centralizzare i processi di ordine e comunicazione.
Distributori: Come molte altre aziende nella catena di approvvigionamento, i distributori spesso cercano di ottimizzare l'acquisizione di materiali e beni. Gestire le linee di fornitura con una rete di distributori, anche a livello locale, può diventare reattivo e opprimente quando non gestito strategicamente.
Fornitori: Un buon software SRM mantiene le relazioni con i fornitori al centro dell'attenzione, consolidando i report e tenendo traccia delle iniziative di quelle aziende. Le relazioni con i fornitori non sono più transazionali come una volta; acquirenti e fornitori possono ora essere partner strategici nel business.
Come acquistare il Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori
Per presentare un RFI adeguato, gli acquirenti devono valutare a fondo tutte le esigenze dell'organizzazione e lo stato attuale dei suoi flussi di lavoro. Dovrebbero considerare eventuali sfide o fattori di rischio dei fornitori quando richiedono un SRM e quali sfide l'organizzazione sta attualmente affrontando.
Una volta che l'acquirente ha identificato alcuni ostacoli, deve fornire una descrizione dettagliata delle esigenze specifiche e di come un sistema SRM esistente potrebbe alleviare alcuni dei punti dolenti.
Confrontare i Prodotti di Gestione delle Relazioni con i Fornitori
Creare una lista lunga
Durante la creazione della lista iniziale, gli acquirenti devono considerare le caratteristiche e le integrazioni che promuoverebbero meglio la salute della catena di approvvigionamento. Dovrebbero anche pensare alle domande a cui un SRM dovrebbe essere in grado di rispondere per i team interni.
Se l'obiettivo è centralizzare le informazioni sui fornitori, allora ottimo. Tuttavia, se l'obiettivo è analizzare le prestazioni dei fornitori o gestire gli obblighi contrattuali, gli acquirenti devono stabilirli come esigenze aggiuntive. Dovrebbero sempre dare priorità a ciò che consentirebbe loro di migliorare il ciclo di vita delle relazioni con i fornitori.
Creare una lista corta
Gli acquirenti dovrebbero prepararsi a discutere le potenziali opportunità di risparmio sui costi insieme alla salute dell'azienda e alla priorità delle sue relazioni. Devono determinare quali ulteriori cose sono necessarie a breve termine per consentire all'azienda di mantenere ciò in primo piano.
Condurre dimostrazioni
Gli acquirenti devono ricordare quali sistemi attuali sono in esecuzione che potrebbero integrarsi con determinati prodotti. Se team specifici nell'organizzazione trarrebbero grande beneficio da un SRM, possono consentire loro di testare e configurare la funzionalità del sistema ai loro processi.
Un SRM può mitigare molti dei problemi che i team affrontano quando interagiscono con fornitori esterni, quindi il prodotto deve essere facile da usare e insegnabile lungo tutta la catena.
Selezione del Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori
Scegliere un team di selezione
Gli acquirenti devono coinvolgere più membri del team nel processo e diversificare il team di selezione in modo che più rappresentanti nell'organizzazione possano contribuire all'applicazione del software e determinare come può adattarsi alle esigenze del loro team. Questo consente a coloro che si occupano di conformità, approvvigionamento, inventario e gestione dei progetti di risolvere problemi complessi con il software.
Negoziazione
Il processo di negoziazione deve essere fatto con attenzione. Ogni prodotto offrirà una gamma di caratteristiche chiave; è cruciale identificare quale prodotto può soddisfare determinate esigenze a breve e lungo termine. Gli acquirenti devono considerare i fornitori che personalizzeranno un prodotto per team specifici e dare priorità a quelli che possono supportare qualsiasi fornitore.
Decisione finale
L'acquirente deve essere metodico nella decisione. Chi beneficerà di questo prodotto? Qual è il potenziale ROI? Dovrebbero riconoscere ciò che è stato condiviso e dare priorità all'impatto che un SRM può avere sui membri interni ed esterni all'interno della catena di approvvigionamento.
Quanto costa il Software di Gestione delle Relazioni con i Fornitori?
Il prezzo della licenza può variare a seconda delle funzionalità aggiunte e della personalizzazione ai processi della catena di approvvigionamento dell'acquirente. Le soluzioni SaaS sono comunemente vendute come modello di abbonamento, mentre altri prodotti richiedono licenze perpetue per i loro prodotti. Le licenze perpetue sono un'opzione di acquisto una tantum che non richiede rinnovo. Gli abbonamenti possono essere più convenienti ma possono accumulare un costo elevato nel tempo.
I costi aggiuntivi sono attribuiti all'implementazione personalizzata e all'onboarding, insieme al supporto per stabilire integrazioni complesse. Tipicamente, il supporto clienti è incluso, ma gli acquirenti potrebbero dover investire in supporto globale 24/7 o in uno specialista di supporto individuale per esigenze specifiche di risoluzione dei problemi.
Ritorno sull'Investimento (ROI)
Gli acquirenti possono tracciare il ROI del software confrontando i suoi costi e benefici. Devono valutare le prestazioni, la disponibilità e la scalabilità della soluzione.
I benefici saranno spesso realizzati più avanti nel tempo; considerando l'investimento iniziale del software, potrebbero volerci mesi o anni per generare un ROI positivo.
