Il software procure to pay gestisce tutte le attività di approvvigionamento, dagli acquisti ai pagamenti ai fornitori. Questo tipo di software aiuta le aziende a semplificare le operazioni di approvvigionamento e ad aumentare l'efficienza utilizzando un sistema centralizzato invece di soluzioni separate. Le soluzioni procure to pay sono utilizzate principalmente dai professionisti degli acquisti, ma possono anche essere sfruttate dai contabili per monitorare fatture e pagamenti. Anche i fornitori possono utilizzare il software procure to pay tramite portali online.
Il software procure to pay è solitamente fornito come un mix di più soluzioni o come una suite software autonoma. Quando non è incluso nel prodotto, il software procure to pay deve integrarsi con software di automazione AP e software di gestione delle relazioni con i fornitori. L'integrazione con piattaforme di e-commerce e suite della catena di fornitura è anche essenziale.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Procure to Pay, un prodotto deve:
Consolidare le informazioni di approvvigionamento da più fonti di dati
Gestire tutte o la maggior parte delle operazioni che fanno parte del ciclo di approvvigionamento
Creare e implementare politiche di acquisto e migliori pratiche
Monitorare le transazioni finanziarie relative all'approvvigionamento
Definire e gestire i processi aziendali di approvvigionamento
