Scopri di più su Software FP&A
Che cos'è il software FP&A?
Il software FP&A (pianificazione e analisi finanziaria) gestisce le strategie che le grandi aziende utilizzano per monitorare le prestazioni delle loro attività aziendali. Il software FP&A viene utilizzato per creare e implementare metodologie e processi, consentendo alle aziende di monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) rispetto agli obiettivi aziendali. Questo tipo di software è implementato in tutta l'azienda ed è utilizzato da manager ed esecutivi responsabili del miglioramento delle prestazioni aziendali della società.
In alcuni casi, il software FP&A può essere utilizzato solo dai dipartimenti contabili per analizzare le prestazioni finanziarie e monitorare la redditività di un'azienda. Sebbene questo sia ancora il focus principale della maggior parte delle soluzioni FP&A, il monitoraggio delle prestazioni è stato esteso alla maggior parte dei dipartimenti di un'azienda, dalle vendite e marketing alle operazioni e IT. Questo tipo di software non deve essere confuso con il software di business intelligence (BI), che fornisce funzionalità di analisi generiche che non sono sempre focalizzate sulle prestazioni aziendali. Molti fornitori di BI offrono anche KPI o metriche per le prestazioni aziendali, sia come parte della loro offerta principale che come soluzioni separate e componenti aggiuntivi.
Quali sono le caratteristiche comuni del software FP&A?
Le seguenti sono alcune caratteristiche fondamentali all'interno del FP&A che possono aiutare gli utenti a creare e raggiungere obiettivi, prevedere costi e ricavi, e creare e misurare i KPI.
Obiettivi e scopi aziendali: Gli obiettivi aziendali devono essere sufficientemente dettagliati per essere rilevanti ma anche facili da comunicare e comprendere. È essenziale che gli obiettivi siano misurabili e realistici, il che richiede molti dati aziendali e feedback da parte dei dipendenti e degli esecutivi. Il software FP&A fornisce obiettivi predefiniti (ricavi, profitti, quote di vendita, ecc.) per tutti i dipartimenti, come vendite, contabilità, risorse umane o approvvigionamento. Consente inoltre agli utenti di personalizzarli in base alle loro esigenze. Gli obiettivi possono anche essere categorizzati e allineati per garantire che l'intera azienda abbia lo stesso obiettivo in mente.
Pianificazione strategica: La pianificazione strategica implica la definizione e l'implementazione di ciò che deve essere fatto per raggiungere gli obiettivi aziendali. I piani strategici sono utilizzati per progetti a lungo termine, come fusioni e acquisizioni, investimenti di capitale, ristrutturazioni o espansioni in nuovi mercati, che sono destinati a trasformare l'azienda. Poiché questi progetti sono costosi e cruciali, la pianificazione strategica lascia poco margine di errore. Il software FP&A fornisce funzionalità per creare piani strategici e adattarli periodicamente per tenere conto di eventuali cambiamenti nell'azienda e nel suo ambiente.
Previsione: Il software FP&A aiuta a prevedere i costi e i ricavi futuri per le operazioni aziendali e i piani strategici estraendo dati da più fonti, come dati di vendita, dichiarazioni di reddito e flussi di cassa, e budget. Per funzionare correttamente, un'azienda deve avere un'idea delle risorse di cui ha bisogno e di quante vendite può generare per essere redditizia e supportare la crescita futura. Per la pianificazione strategica, i costi possono essere molto elevati, motivo per cui è cruciale per gli esecutivi comprendere quanto devono investire. I risultati della pianificazione strategica sono visibili solo a lungo termine, motivo per cui è importante stimarli prima di effettuare investimenti costosi.
KPI aziendali: I KPI e le metriche sono utilizzati per monitorare i risultati effettivi e confrontarli
con ciò che è stato previsto e pianificato. Le metriche sono fondamentali per le aziende per comprendere quanto siano di successo, quali aree aziendali necessitano di miglioramenti e come le prestazioni future possano essere ottimizzate. Il software FP&A include KPI predefiniti o specifici del settore e funzionalità per monitorarli a tutti i livelli in un'azienda.
Altre caratteristiche del software FP&A: Visualizzazione dei dati, Schede di valutazione, e Controllo delle versioni.
Quali sono i vantaggi del software FP&A?
Il software FP&A può aiutare migliorando la produttività dei dipendenti, aumentando i ricavi e sostenendo la crescita aziendale.
Produttività migliorata: Sebbene il software FP&A includa il monitoraggio della soddisfazione e della fidelizzazione dei dipendenti, a volte, il suo obiettivo principale è migliorare la comunicazione in tutta l'organizzazione, allineando ed eseguendo strategie organizzative per migliorare la produttività dell'azienda nel suo complesso. Questo viene fatto semplificando i flussi di lavoro e identificando le aree problematiche che necessitano di miglioramenti.
Aumento dei ricavi: Utilizzando il software FP&A le aziende possono allinearsi con le loro priorità strategiche e concentrarsi maggiormente sui KPI, nonché su altre metriche aziendali che devono essere mantenute per migliorare le vendite, i ricavi e i profitti. I team finanziari possono utilizzare il software FP&A per sviluppare modelli di costi e ricavi per aiutarli a comprendere le implicazioni dei loro numeri previsti.
Automazione dei dati: Il software FP&A può semplificare e automatizzare la raccolta, l'aggregazione e la segnalazione di dati in tempo reale da più fonti, con coerenza e maggiore precisione, fornendo risultati più rapidi con chiusure di periodo più brevi. Il software FP&A utilizza informazioni da una sola fonte e migliora la sicurezza dei dati con i numeri prodotti da essa.
Chi utilizza il software FP&A?
Professionisti contabili: I contabili utilizzano il software FP&A per monitorare e migliorare le prestazioni finanziarie. Aiuta i contabili a confrontare i budget con le spese e i ricavi effettivi a diversi livelli dell'azienda. I contabili utilizzano anche il software FP&A per creare previsioni per i ricavi futuri e le spese aziendali e identificare opportunità per ridurre i costi e migliorare la redditività.
Manager di dipartimento: I manager di qualsiasi dipartimento beneficiano dell'utilizzo del software FP&A monitorando le prestazioni aziendali dei propri dipartimenti. Ogni dipartimento ha obiettivi e metriche specifici che devono essere allineati con gli altri dipartimenti e gli obiettivi generali dell'azienda. Il software FP&A consente ai manager di pianificare le spese future, identificare discrepanze tra ricavi previsti ed effettivi e comprendere come le loro operazioni influenzano l'efficienza degli altri dipartimenti.
Esecutivi: Gli esecutivi utilizzano il software FP&A per la pianificazione strategica e per supervisionare le prestazioni a livello aziendale o di gruppo. Quando necessario, gli esecutivi devono anche essere in grado di approfondire per trovare dettagli su metriche e transazioni che hanno avuto un impatto sulle prestazioni aziendali.
Software correlato al software FP&A
Il software FP&A spesso completa o viene spesso utilizzato in combinazione con i seguenti strumenti:
Sistemi ERP: Il software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) fornisce molte delle informazioni utilizzate dai sistemi FP&A ma utilizza anche i dati di analisi delle prestazioni per ottimizzare le operazioni gestite dal sistema. Ad esempio, le previsioni generate utilizzando il software FP&A vengono utilizzate nell'ERP per determinare la capacità produttiva o la quantità di materie prime necessarie per soddisfare la domanda. L'ERP aiuta anche a confrontare le stime con i dati effettivi e identificare discrepanze tra previsioni e risultati. Queste discrepanze verranno utilizzate nel software FP&A per ottimizzare le previsioni e creare obiettivi di prestazione con maggiore precisione.
Software di contabilità: Il software di contabilità e finanza fornisce le informazioni finanziarie necessarie per monitorare la redditività dell'azienda. Aiuta anche a creare e gestire i budget, che devono essere allineati con gli obiettivi aziendali. Questo è particolarmente importante perché le aziende possono funzionare solo entro i limiti delle loro risorse finanziarie. Gli esecutivi e i manager possono avere piani ambiziosi per migliorare le prestazioni, ma potrebbero non avere fondi sufficienti per implementarli.
Software di business intelligence: Il software BI può essere utilizzato per sostituire il software FP&A per le aziende con esigenze di base. Può anche essere utilizzato per raccogliere, pulire e preparare tutti i dati utilizzati per monitorare e migliorare le prestazioni. La maggior parte dei fornitori di FP&A fornisce funzionalità per l'integrazione con software di BI e gestione dei dati per garantire un alto livello di precisione dei dati.
Fornitori di consulenza finanziaria: I fornitori di servizi di consulenza finanziaria possono aiutare le aziende a definire e implementare metriche di prestazione e KPI specifici per le loro operazioni o il loro settore. I consulenti possono anche assistere le aziende nella determinazione di piani strategici e di contingenza o migliorare i loro processi di previsione e budgeting. Le grandi società di consulenza finanziaria forniscono anche servizi di benchmarking basati su dati consolidati da migliaia di clienti. Il benchmarking può essere molto utile per le aziende per confrontare le loro prestazioni con quelle dei loro pari o concorrenti.
Sfide con il software FP&A
Le soluzioni software FP&A possono presentare le proprie sfide.
Complessità: Il software FP&A può essere difficile da implementare e mantenere. Consolidare e analizzare diversi tipi di dati aziendali può essere difficile e richiede una gestione e un'elaborazione continua. Alcune soluzioni FP&A sono composte da più prodotti o soluzioni, che devono essere integrati tra loro e con altri software come i sistemi ERP o la contabilità.
Precisione dei dati: Il software FP&A utilizza grandi quantità di dati provenienti da più sistemi, motivo per cui le informazioni devono essere accurate. La precisione può essere una sfida quando le aziende utilizzano vari sistemi software e fonti di dati di dati strutturati e non strutturati. La duplicazione dei dati è un'altra sfida, che può essere causata da doppie voci in più sistemi utilizzati da diversi dipartimenti per scopi diversi.
Implementazione: Il software FP&A è spesso tecnico in un senso contabile o finanziario e sarebbe vantaggioso per le aziende avere dipendenti con esperienza contabile o aziendale durante l'implementazione di questo software.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software FP&A?
Le funzionalità che il software FP&A fornisce possono essere vantaggiose per le aziende in una varietà di settori. Poiché il software FP&A monitora e gestisce le prestazioni finanziarie e operative per impostare e raggiungere gli obiettivi aziendali, qualsiasi organizzazione che abbia un team interno di contabilità o finanza può trarre vantaggio dall'acquisto di questo software.
Come acquistare il software FP&A
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software FP&A
Quando si seleziona il software FP&A, è importante esaminare come opera un'azienda e familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Gli utenti devono assicurarsi che i fornitori di FP&A nella loro lista abbiano integrazioni predefinite con il loro sistema ERP. Idealmente, uno che fornisca connettività alle tabelle del libro mastro generale in modo che gli utenti possano segnalare, approfondire e pianificare il budget secondo le loro esigenze.
Confronta i prodotti software FP&A
Crea una lista lunga
Si consiglia all'acquirente di creare una lista lunga di software progettati per aiutare le aziende nel loro settore. Ad esempio, potrebbero esserci piattaforme specificamente costruite per aziende nel settore retail, produttori, ristoranti, così come per molti altri tipi di organizzazioni commerciali. Un altro fattore da considerare quando si crea questa lista è se il software è basato su cloud. Le soluzioni FP&A sono generalmente più facili da gestire nel cloud, con strumenti di reporting automatici, aggiornamenti frequenti e interfacce user-friendly.
Crea una lista corta
Dopo aver esaminato e ricercato il software nella lista lunga dell'acquirente, possono ridurre la lista in base al loro budget. Il software FP&A è disponibile per adattarsi a tutti i budget e alcune applicazioni generali di FP&A possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo basso. Tuttavia, il software più specializzato è generalmente più costoso. Questo perché la base di utenti per il software specializzato è relativamente piccola. Se l'acquirente desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per la loro azienda, dovrà pagare di più.
Esegui dimostrazioni
Le aziende dovrebbero assicurarsi di dimostrare tutti i prodotti che finiscono nella loro lista corta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità secondo le loro priorità. Dovrebbero anche comunicare obiettivi chiave e bisogni critici ai fornitori e richiedere che questi siano coperti nelle dimostrazioni del software.
Selezione del software FP&A
Scegli un team di selezione
I dipendenti che utilizzeranno questo software devono essere coinvolti nel processo di selezione. Potrebbe essere preferibile che il software scelto sia compatibile con quelli che attualmente utilizzano. Ogni azienda è diversa e gli utenti finali sono probabilmente nella posizione migliore per offrire un'opinione informata su quale sia la scelta migliore per le loro esigenze particolari. Potrebbero anche essere in grado di aiutare l'acquirente a installare e configurare il software scelto.
Anche dopo l'acquisto del software, la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, scegliere il software giusto è ancora importante poiché è comunque un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere un solido ROI, l'acquirente non può cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare di nuovo software.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è importante per minimizzare i rischi, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza, o semplicemente assicurandosi che entrambe le parti siano in completo accordo sulle loro aspettative. L'acquirente ha l'opzione di chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono solitamente felici di fare quell'accordo. Di solito, alcuni servizi di implementazione saranno inclusi nella prima offerta di un fornitore di software. L'acquirente può chiedere che questi servizi siano rimossi. Inoltre, se l'azienda utilizzerà il software per un lungo periodo; possono negoziare termini più lunghi, che spesso si traducono in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Gli acquirenti devono dare priorità alle loro esigenze e selezionare una soluzione che soddisfi la maggior parte dei loro requisiti. Si consiglia di eseguire un programma pilota per testare l'adozione con un piccolo campione di utenti. Se lo strumento è ben utilizzato e ben accolto, l'acquirente può essere sicuro che la selezione sia stata corretta. In caso contrario, potrebbe essere il momento di tornare al tavolo da disegno.
FP&A Tendenze del software
Passaggio da soluzioni on-premises al cloud
A causa dei continui progressi tecnologici nel software FP&A, sempre più fornitori stanno investendo in piattaforme SaaS perché offrono una vasta gamma di vantaggi rispetto alle soluzioni legacy on-premises. Questo perché i costi di supporto sono ridotti, la flessibilità è aumentata, ed è generalmente più user-friendly. Con il software basato su cloud arrivano modelli di licenza più moderni che portano a un investimento iniziale più basso per il cliente, dando a più aziende l'opzione di utilizzare il software FP&A.
Giocatori di nicchia
Poiché la tecnologia come il cloud diventa più accessibile, piccoli fornitori hanno iniziato a creare soluzioni e componenti aggiuntivi che possono parzialmente sostituire o completare il FP&A. Mentre questa tendenza può essere utile per le piccole aziende che non necessitano di software FP&A complessi, le grandi aziende possono finire per utilizzare più sistemi e strumenti, il che può creare confusione e doppie voci e complicare la gestione dei dati.
