Che cos'è un ATS? Perché i responsabili delle assunzioni ne hanno bisogno al più presto

Se ti sei chiesto cosa sia un ATS, è il momento di saperne di più su come un sistema di tracciamento dei candidati può semplificare il processo di assunzione e scoprire l'ATS giusto per le esigenze della tua azienda.

Come reclutatore o responsabile delle assunzioni, il processo di colloqui e assunzioni può sembrare infinito.

Questo è particolarmente vero se stai cercando di organizzare curriculum, informazioni sui candidati e colloqui in un foglio di calcolo obsoleto. Per semplificare il modo in cui recluti i candidati dall'inizio alla fine, è nel miglior interesse della tua azienda utilizzare un sistema di tracciamento dei candidati (ATS).

Le aziende spesso implementano un ATS nel loro stack tecnologico per rendere la vita dei loro reclutatori e responsabili delle assunzioni un po' più facile. È così comune per le organizzazioni assumere per una moltitudine di ruoli aperti e ricevere centinaia (o potenzialmente migliaia) di candidature per un'apertura di lavoro.

Un ATS rende possibile cercare tra tutte quelle candidature, curriculum e lettere di presentazione per risparmiare tempo ed evitare errori durante il processo di reclutamento.

Come funziona un ATS?

Quando i potenziali candidati si candidano per un ruolo aperto nella tua azienda, le loro informazioni di contatto, esperienze lavorative rilevanti, background educativo, curriculum e lettera di presentazione vengono tutti caricati e archiviati in un database. Questi dati possono quindi essere spostati da un modulo ATS all'altro mentre attraversano il processo di colloquio e assunzione.

Un ATS permetterà ai reclutatori e ai responsabili delle assunzioni di esaminare le candidature e inviare messaggi automatici ai candidati, informandoli che la loro candidatura è nel database. Da lì, i responsabili delle assunzioni possono salvare il candidato nel loro bacino di talenti, programmare colloqui o inviare lettere di offerta e lettere di rifiuto, tutto tramite l'ATS.

Una volta trovato il candidato perfetto e accettato il lavoro, tutte le loro informazioni salvate nel sistema dalla loro candidatura vengono quindi utilizzate per compilare i moduli di pagamento.

Essenzialmente, un ATS è una sorta di guardiano elettronico poiché scansiona o analizza il contenuto di un curriculum in categorie o sottosezioni, quindi cerca parole chiave specifiche per determinare se la candidatura deve essere inoltrata al reclutatore.

Cosa fa un ATS?

L'ATS giusto può gestire una lunga lista di compiti legati alle risorse umane. Oltre a eliminare i candidati non qualificati in modo che i professionisti delle risorse umane possano dedicare più tempo a valutare se un candidato è la giusta corrispondenza, molti prodotti ATS hanno funzionalità aggiuntive.

Pubblicazione di offerte di lavoro

Prima che un ATS possa aiutarti a tracciare i candidati, devi sapere dove trovare i candidati. Quando usi un ATS, è facile pubblicare offerte di lavoro su siti di carriera come LinkedIn, bacheche di lavoro, social media e sul sito web del tuo marchio.

Assicurati che l'annuncio che pubblichi sia pieno di parole chiave rilevanti poiché il sistema di tracciamento dei candidati utilizzerà le informazioni all'interno del post per trovare i candidati che meglio si adattano alla descrizione. Man mano che i cercatori di lavoro inviano le loro informazioni e si candidano per un lavoro, puoi iniziare a costruire il tuo bacino di talenti.

Email marketing

Il software di tracciamento dei candidati può anche assistere nell'email marketing mentre cerchi candidati da invitare a candidarsi per un ruolo aperto. Questo metodo viene spesso dimenticato, ma considera quante persone potresti raggiungere se usi l'email marketing per elencare i ruoli aperti all'interno della tua organizzazione.

Tutto ciò che dovrai fare è inviare un'email personalizzata tramite l'ATS che includa un invito all'azione con la descrizione del lavoro e incoraggiare i lettori della tua email a inviare candidature. Poi puoi iniziare a importare i curriculum che hai ricevuto.

Importazione di curriculum

Non importa come ricevi i curriculum, sia tramite la tua casella di posta che tramite software di reclutamento, un ATS può tenerli organizzati, segmentati e assicurarti di poter trovare il curriculum giusto in un attimo.

Poiché un ATS avrà una funzione di importazione dei curriculum, puoi caricare e accettare quanti curriculum vuoi senza sentirti sopraffatto o mal gestito.

Analisi dei curriculum

Dopo che i tuoi curriculum sono stati segmentati per dipartimento o tipo di ruolo, usa le soluzioni ATS per risparmiare tempo, il che significa che non dovrai leggere centinaia di curriculum per eliminare i candidati che non hanno le competenze o l'esperienza necessarie. Un ATS può farlo per te poiché avrà una funzione di analisi dei curriculum per aiutarti a trovare i candidati più qualificati in poco tempo.

Tracciamento dei candidati

Infine, una volta che hai importato tutti i curriculum, lo strumento di analisi ha ordinato quali candidati potrebbero essere adatti, è il momento di iniziare a tracciare questi candidati mentre avanzano nel processo di assunzione.

Con un ATS nel tuo stack tecnologico, puoi vedere chi sta avanzando alla fase successiva nel processo di colloquio e chi non è più considerato. Ad esempio, se stai intervistando più candidati per vari ruoli, puoi tenere traccia di tutti e vedere dati come:

• Candidato 1: Screening telefonico
• Candidato 2: Offerta inviata
• Candidato 3: Colloquio video
• Candidato 4: Screening telefonico
• Candidato 5: Rifiutato

Anche quando un candidato non è più considerato, rimarrà parte del tuo pipeline di candidati e potrai accedere alle loro informazioni e contattarli se si aprono nuove opportunità per cui potrebbero essere più adatti.

Vantaggi dell'utilizzo di un ATS

Ora che hai una migliore comprensione di come funziona un ATS, esploriamo alcuni dei vantaggi che la tua azienda sperimenterà quando uno viene aggiunto al tuo stack tecnologico.

• Meno errori: Man mano che la tua organizzazione cresce, a volte i dati importanti possono finire per passare inosservati. Inoltre, individuare errori quando lavori all'interno di un foglio di calcolo che ha migliaia di righe di numeri e dati dei dipendenti può sembrare impossibile. Con un ATS, trovare questi errori – e correggerli – può essere fatto in pochi clic.
• Fonte efficiente di candidati: Avere candidati esistenti all'interno di un ATS può aiutare il tuo dipartimento HR a identificare candidati qualificati già nel bacino di talenti della tua azienda e avviare il processo di colloquio molto più velocemente.
• Migliora l'esperienza del candidato: Il mercato del lavoro è caldo, e quando vuoi attrarre i migliori talenti per un ruolo aperto, è cruciale offrire un'esperienza vincente per il candidato. Grazie alle integrazioni offerte all'interno di un ATS, ogni fase del ciclo di vita del candidato è abbreviata, il processo di candidatura diventa semplificato, la comunicazione è migliorata e c'è meno burocrazia da gestire durante l'onboarding.

I migliori 8 sistemi di tracciamento delle candidature per la tua azienda

I sistemi di tracciamento delle candidature sono utilizzati da reclutatori e responsabili delle assunzioni per semplificare il modo in cui assumono nuovi talenti. Questi strumenti popolari sono in grado di gestire il processo di reclutamento dall'inizio alla fine, dall'hosting del ruolo aperto sul tuo sito web alla programmazione dei colloqui. Riducendo anche il tempo di assunzione, grazie a funzionalità che leggono rapidamente i curriculum e scansionano le lettere di presentazione mentre selezionano i potenziali candidati per determinate competenze.

Gli strumenti ATS memorizzano anche tutte le informazioni critiche sui candidati in un unico posto, in modo che i reclutatori possano accedere facilmente ai loro bacini di talenti quando si apre un ruolo.

Per essere inclusa in questa categoria, una soluzione software deve:

• Raccogliere, organizzare e selezionare curriculum, oltre ad altre informazioni sui candidati
• Consentire la comunicazione tra il candidato e il responsabile delle assunzioni o il reclutatore
• Mantenere bacini di talenti all'interno di un flusso di lavoro specifico

*Di seguito sono riportati i primi otto fornitori di sistemi di tracciamento delle candidature dal Winter 2021 Grid® Report di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Paylocity

Paylocity è un sistema HR tutto in uno che semplifica ogni compito che un professionista delle risorse umane vede nella sua lista di cose da fare. Poiché tanto può entrare nel processo di reclutamento, Paylocity rende facile mantenere e tracciare tutti i dati dei candidati semplificando il processo di acquisizione dei talenti, a partire da quando i candidati si candidano per la prima volta fino a quando accettano un'offerta. Questo permette al tuo team di reclutamento di risparmiare tempo e attrarre i candidati giusti.

Cosa piace agli utenti:

“Amo l'interfaccia utente complessiva e avere un sistema per tutte le mie esigenze HR e di gestione delle buste paga. Il fatto che si integri con altre piattaforme è anche un vantaggio. Paylocity rimane al passo con il suo prodotto per miglioramenti e cambiamenti. Investono molto nella loro sezione di formazione e aiuto con strumenti e risorse per supportare i loro vasti prodotti.”

- Recensione di Paylocity, Nicholas D.

Cosa non piace agli utenti:

“Per quanto riguarda la funzione di reclutamento del software, mi piacerebbe vedere il calendario integrarsi con Google Calendar. In questo modo, quando programmi un colloquio, viene anche riflesso sul tuo Google Calendar. Un'altra funzione che sarebbe utile è se potessi importare le tue informazioni da un altro sistema di tracciamento delle candidature quando ti trasferisci a questo servizio, in modo da non perdere tutti i dati raccolti dal precedente sistema di tracciamento delle candidature.”

- Recensione di Paylocity, Brittney D.

2. Zoho Recruit

Zoho Recruit mette le esigenze dei reclutatori al centro dell'attenzione poiché offre soluzioni complete sia per i reclutatori interni che per le agenzie di collocamento. Gli utenti di questo strumento sono in grado di trovare, tracciare e assumere i migliori candidati utilizzando approcci personalizzabili. Inoltre, è facile automatizzare compiti come l'invio di email, l'aggiornamento dello stato di ciascun candidato e altro ancora.

Cosa piace agli utenti:

“La migliore caratteristica di Zoho Recruit è la facilità d'uso e la personalizzazione, che può essere fatta su tutta la piattaforma. Sono passato da un altro ATS + CRM, il prezzo è meno della metà di quello che stavo effettivamente pagando prima. In ogni aspetto, la tecnologia e la fluidità sono sorprendenti. Davvero, nessuna lamentela di alcun tipo. Zoho Recruit ha un'integrazione profonda con la suite di applicazioni Zoho. La sincronizzazione tra Zoho Cliq, Zoho Sheets, Zoho Docs, Zoho Spreadsheets è troppo buona.”

- Recensione di Zoho Recruit, Saurabh M.

Cosa non piace agli utenti:

“Zoho Recruit non traccia tutti i profili rifiutati in un unico posto. Può anche essere un po' complesso da usare quando si ha a che fare con gli stakeholder. Mi piacerebbe che la programmazione dei colloqui fosse migliorata perché ci occupiamo di più capi aziendali.”

- Recensione di Zoho Recruit, Digvijaya S.

3. Lever

Cerchi un software che sia in parte ATS e in parte CRM? Non cercare oltre Lever. Questo rende possibile per i responsabili delle assunzioni e i reclutatori utilizzare una singola piattaforma mentre trovano, coltivano e gestiscono i candidati.

Cosa piace agli utenti:

“Niente può mai battere un controllo di riferimento accurato di un candidato, e Lever fa il lavoro perfettamente. Gestire le candidature è diventato più facile con il software Lever. Permette anche di programmare facilmente un colloquio per i potenziali candidati. La funzione di email integrata si è rivelata una caratteristica preziosa per noi. Le opzioni di reportistica in tempo reale aiutano a mantenere il flusso di lavoro. Navigare nel software è estremamente facile. Lever rende la procedura di assunzione molto più semplice. Il software si occupa di tutto, dalle candidature ai colloqui fino al feedback finale.”

- Recensione di Lever, Amit S.

Cosa non piace agli utenti:

“Il sistema di permessi e la mancanza di una vista dedicata per il manager sono il più grande punto debole della piattaforma.”

- Recensione di Lever, Scott P.

4. Greenhouse

Per avere un controllo completo sulle assunzioni per ciò che ti aspetta dietro l'angolo, scegli Greenhouse. Questo potente ATS supporta eccellenti interazioni con i candidati in ogni punto di contatto all'interno del processo di assunzione. Elimina anche il peso di mantenere tutti nel team di assunzione coinvolti e aggiornati. La cosa migliore è che Greenhouse è un leader in diversità, equità e inclusione, poiché aiuta a ridurre i pregiudizi e creare un processo di assunzione equo.

Cosa piace agli utenti:

“Le schede di valutazione e i piani di colloquio all'interno di Lever hanno fatto una grande differenza nei nostri sforzi di reclutamento. La personalizzazione delle domande di colloquio e l'ottenimento di feedback rapidi. La gestione delle relazioni con i candidati è stata anche utile potendo aggiungere prospetti in dipartimenti specifici in modo da non perderli una volta rifiutati da altri lavori. Greenhouse aiuta anche aggiungendo promemoria di follow-up per mantenere i contatti con i candidati su base regolare e inviando email automatiche.

Greenhouse ci aiuta a rimanere coerenti riguardo a numerose cose. Domande legali, assicurandosi che non ci sia discriminazione, ecc. Amo anche gli aggiornamenti in cui possiamo avere domande automatiche di eliminazione, ad esempio, se non sono locali, Greenhouse può ora rifiutarli senza la mia revisione. Amo anche le nuove fasi di transizione automatica con Calendly.”

- Recensione di Greenhouse, Rachel R.

Cosa non piace agli utenti:

“Vorrei ci fosse più personalizzazione, o opzioni, o domande quando sto riferendo qualcuno alla mia organizzazione. Non so se questo è impostato dalla mia azienda, o a che livello è controllato. Ma spesso vorrei ci fosse di più che potrei includere o dettagli sul perché qualcuno potrebbe non essere andato avanti nel processo.”

- Recensione di Greenhouse, Tara F.

5. BambooHR

BambooHR è uno strumento SaaS basato su cloud che fornisce aiuto HR a piccole e medie imprese che hanno superato i loro fogli di calcolo. Rende possibile per i team HR tracciare e gestire informazioni essenziali sui dipendenti e prendere decisioni di reclutamento più intelligenti.

Cosa piace agli utenti:

“BambooHR ci fornisce una gestione delle prestazioni che fa risparmiare tempo, ottiene risultati accurati, prende le decisioni più rilevanti e le converte in risultati reali e affidabili per la nostra azienda. Organizza tutte le informazioni relative ai nostri consulenti e le implementa in un unico database centralizzato e sicuro, rendendo tutto più veloce ed efficiente.”

- Recensione di BambooHR, Robin Y.

Cosa non piace agli utenti:

“Penso che lo strumento sia carente come soluzione HR a 360 gradi. Attualmente utilizziamo altri strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti, cicli di revisione, incontri settimanali e persino servizi di archiviazione cloud che ci aiutano a mantenere le informazioni più organizzate.

Vorrei che avessero un team di vendita e onboarding più forte per guidarci attraverso tutte le cose di cui non siamo a conoscenza che BambooHR può offrire. Potrebbe certamente migliorare il loro gioco per coinvolgere più persone a utilizzare il loro strumento. Potremmo passare da una volta alla settimana a uno strumento quotidiano se fosse il nostro sistema ATS, sistema di gestione dei vantaggi o qualsiasi altra delle funzioni che non conosciamo ancora.”

- Recensione di BambooHR, Carlos P.

6. SmartRecruiters

SmartRecruiters è una suite di acquisizione di talenti utilizzata da aziende interessate a fare solo le migliori assunzioni. Non solo aiuta a semplificare il marketing del reclutamento, ma questa piattaforma cloud può anche offrire strumenti di assunzione collaborativa. Questo potente ATS offre agli utenti un modo semplice per fornire un'esperienza straordinaria ai candidati mentre i responsabili delle assunzioni possono risparmiare tempo nel trovare la persona giusta per i ruoli aperti.

Cosa piace agli utenti:

“Ti connette facilmente a un pool di candidati, ha tutte le funzioni necessarie per l'intero processo di reclutamento e i modelli preimpostati sono così utili per rendere il tuo lavoro più veloce e assicurarti di condividere una risposta per ogni candidato. Amo il fatto che si colleghi direttamente alla tua email! La sezione delle note è davvero utile, soprattutto perché puoi scrivere note per te stesso, mentre esamini le candidature tendi a dimenticare cosa rende speciale il candidato. I menu di selezione sono fantastici poiché aiutano a trovare motivi validi per rifiutare o accettare i candidati. Amo il fatto che potresti scegliere tra amichevole e formale.”

- Recensione di SmartRecruiters, Stephanie S.

Cosa non piace agli utenti:

“La maggior parte delle volte abbiamo più reclutamenti in corso per opportunità di lavoro diverse e simili. Se io come "Responsabile delle assunzioni" incontro un buon candidato durante i passaggi di colloquio per la posizione per cui sto assumendo, ma mi rendo conto che non si adatta alla mia, ma allo stesso tempo vorrei raccomandarlo a un altro responsabile delle assunzioni per un ruolo diverso, incontro un blocco in SmartRecruiters. Se stai giocando il ruolo di "Reclutatore" credo che tu possa, non sono davvero sicuro di come funzioni la sicurezza basata sui ruoli qui! ma è qualcosa che posso trascurare.”

- Recensione di SmartRecruiters, Buddika H.

7. iCIMS Talent Cloud

iCIMS Talent Cloud è una piattaforma cloud costruita per i reclutatori che cercano di gestire il loro ciclo di vita di assunzione dei talenti end-to-end in un'unica piattaforma unificata. È stata progettata tenendo a mente le esigenze in evoluzione dei datori di lavoro mentre cercano le persone giuste per coprire i ruoli all'interno della loro organizzazione.

Cosa piace agli utenti:

“È molto facile manovrare intorno a iCIMS! Che tu sia un reclutatore esperto o appena iniziato, è facile spostare il tuo candidato attraverso il processo di reclutamento.”

- Recensione di iCIMS Talent Cloud, Brittany B.

Cosa non piace agli utenti:

“Lo strumento di gestione delle offerte - sebbene nuovo - non ti permette di inviare offerte in blocco. Questo è un grande errore. Inoltre, i moduli iForms non sono fluidi e richiedono molto tempo per essere completati. È un po' deludente che iCIMS non abbia fornito una soluzione per permettere agli amministratori aziendali di creare moduli iForms personalizzati a questo punto o un equivalente funzionale. Inoltre, la reportistica è difficile da navigare per trovare le variabili corrette. Infine, non ci sono molte opzioni per configurare avvisi/notifiche/email personalizzati in varie fasi.”

- Recensione di iCIMS Talent Cloud, Barrett C.

8. Paycom

Gli utenti di Paycom godono di una soluzione HR completa in un unico database centralizzato. Oltre ad aiutare i professionisti delle risorse umane ad assumere nuovi dipendenti, assiste anche con compiti relativi alla gestione del tempo e del lavoro, alla gestione delle buste paga e altro ancora. E poiché tutto è in un'unica posizione, Paycom elimina l'inserimento ridondante dei dati e l'integrazione di più di un sistema.

Cosa piace agli utenti:

Non posso dire abbastanza sul prodotto, il servizio che abbiamo ricevuto e tutto ciò che Paycom offre. Dal nostro incontro iniziale fino all'implementazione, Paycom è stato in costante contatto - sono stati creati e messi in atto programmi con tempistiche. Sono stati organizzati incontri settimanali con il team di implementazione. Ho lavorato con molti sistemi HRIS nella mia carriera e devo dire che Paycom è il miglior sistema che ho usato finora. Usiamo Paycom per la gestione delle buste paga, dei benefici, delle prestazioni, dell'onboarding, della gestione dei talenti e molto altro.

Il sistema è facile da usare e navigare. I nostri dipendenti sono in grado di utilizzare il sistema con poca o nessuna assistenza. La maggior parte dei nostri dipendenti utilizza l'app del telefono per completare compiti, richiedere giorni di ferie, firmare documenti, ecc. Ogni giorno, imparo qualcosa di nuovo che è all'interno del sistema che possiamo utilizzare per risparmiare tempo e semplificare i processi.”

- Recensione di Paycom, Lisa F.

Cosa non piace agli utenti:

“Non ricevo sempre il supporto di cui ho bisogno per navigare nello strumento e utilizzarlo al meglio delle mie capacità. Lo strumento è robusto e ci sono più modi per fare le cose. Paycom offre uno specialista per assistere, tuttavia, non rispondono alle domande via email nello stesso giorno. Devi chiamare per ottenere una risposta immediata.”

- Recensione di Paycom, Nicole N.

Il miglior amico di un responsabile delle assunzioni

L'ATS giusto può fare meraviglie per il tuo team di reclutamento. Sarà più facile trovare i migliori talenti e portarli dalla fase di colloquio a quella di onboarding è più veloce che mai. Non c'è mai stato un momento migliore per iniziare a utilizzare un sistema di tracciamento dei candidati. Il tuo team HR ti ringrazierà!

Ora che il reclutamento dei candidati è diventato più snello, prenditi il tempo per potenziare la tua strategia di marketing del reclutamento per attrarre i migliori cercatori di lavoro a unirsi alla tua organizzazione.