Dalle App ai Dessert: Le Migliori Pratiche di Gestione dei Ristoranti

Nel competitivo settore culinario, una gestione efficace del ristorante può fare la differenza tra un altro piatto del giorno e l'ultima chiamata.

Un ristorante ha molte parti in movimento e persone – dal personale di pulizia alla cucina, dal personale di sala all'amministrazione. Una gestione precisa delle operazioni del ristorante è fondamentale per mantenere tutti gli aspetti in funzione senza intoppi per garantire l'obiettivo finale di ogni ristorante: la soddisfazione del cliente.

Considerando la quantità di lavoro, scegliere un software di gestione del ristorante affidabile semplificherà il processo di gestione del ristorante e ridurrà il carico di lavoro del personale.

Perché la gestione del ristorante è importante?

Il settore della ristorazione è altamente competitivo. Nel 2020, c'erano 186.290 ristoranti di servizio rapido e 134.310 ristoranti a servizio completo con una sola sede negli Stati Uniti.

Una gestione eccellente del ristorante consente alle attività di mantenere le forniture in stock, di gestire le buste paga in tempo, di programmare i dipendenti in modo appropriato e di fare marketing in modo da premiare i clienti fedeli e attirarne di nuovi. Tutti questi compiti vengono svolti pianificando per il successo a lungo termine.

Qualsiasi intoppo nelle operazioni del ristorante può impedire all'attività di rendere felici i clienti. Questo è esattamente il motivo per cui la gestione del ristorante può fare la differenza tra successo e fallimento.

Nozioni di base sulla gestione del ristorante

Ci sono alcune migliori pratiche che ogni manager di ristorante dovrebbe seguire. Queste includono il mantenimento di relazioni sane tra il personale, il monitoraggio dell'inventario, la comunicazione aperta con il proprietario e il mantenimento dei costi bassi.

Assunzione e formazione

Una chiave importante per una gestione del ristorante di successo è l'assunzione e la formazione del personale giusto. Il proprietario e il manager del ristorante devono lavorare insieme per creare criteri efficaci per l'assunzione, che possono includere esperienza, personalità e disponibilità.

Una volta assunto il personale, la formazione dovrebbe iniziare immediatamente. La gestione di un ristorante dovrebbe sviluppare procedure operative standard per ogni ruolo lavorativo, e i proprietari, i manager, i capi barman e i capi chef dovrebbero essere pronti a formare i nuovi assunti.

Una gestione efficace del ristorante garantirà che ogni membro del personale abbia gli strumenti e le conoscenze per svolgere bene i propri compiti, spesso con poca supervisione.

Pratiche di assunzione adeguate aiutano a garantire che i dipendenti servano i clienti nel miglior modo possibile e aiutano anche a mitigare i conflitti tra il personale. Ma ci saranno momenti in cui le persone non andranno d'accordo. La gestione del ristorante significa avere protocolli in atto per risolvere rapidamente e equamente i conflitti.

I tassi di turnover nei ristoranti sono alti – circa il 75% dei dipendenti è probabile che lasci un'attività di ristorazione prima di un anno. Una gestione del ristorante accorta significa riconoscere l'importanza del personale e implementare strategie come pasti gratuiti, bevande scontate e una giusta retribuzione per evitare il turnover dei dipendenti.

Gestione dell'inventario del ristorante

Sviluppare solide relazioni con i fornitori, fare regolarmente l'inventario delle forniture del ristorante e incoraggiare il personale a essere attento ai beni sono gli obiettivi principali della gestione dell'inventario del ristorante.

La lista dell'inventario di un ristorante può essere scoraggiante: cibo, bevande, liquori, elettrodomestici da cucina e forniture, stoviglie, prodotti di carta e articoli vari come lampadine e sacchi della spazzatura.

È difficile tenere sotto controllo tutte le forniture necessarie, ma una gestione efficiente del ristorante garantisce che il ristorante rimanga rifornito a un prezzo ragionevole ed eviti errori che potrebbero portare a carenze. Fortunatamente, ci sono molte piattaforme di software di gestione dell'inventario del ristorante affidabili disponibili.

Queste piattaforme aiutano i proprietari e i manager dei ristoranti a trovare aree in cui il cibo o altre forniture vengono sprecate. Possono strategizzare insieme per trovare modi per evitare sprechi in futuro.

Il proprietario e il manager del ristorante ricercheranno anche i fornitori per trovare quelli che offrono il miglior prezzo senza compromettere la qualità. Usano il loro software di gestione dell'inventario per tenere sotto controllo gli ordini e i pagamenti – una gestione esperta del ristorante non lascia le bollette non pagate.

Costi e spese moderni del ristorante

I proprietari di ristoranti sono sempre alla ricerca di modi per ridurre i costi. Il margine di profitto medio per un ristorante negli Stati Uniti è del 3% al 6%, quindi pianificare un budget ristretto è un aspetto inestimabile della gestione del ristorante.

Costi del lavoro

I costi del lavoro includono gli stipendi per il personale a tempo pieno, così come i dipendenti orari. A seconda delle operazioni del ristorante, i costi del lavoro possono anche includere benefici, straordinari o ferie pagate. Calcolare i costi del lavoro è semplice: dividere i salari totali per le vendite totali. Il 25% al 35% è un buon obiettivo da raggiungere per la maggior parte dei ristoranti.

Tutto ciò che è nella lista dell'inventario di un ristorante, più affitto, utenze, lavoro, spese tecnologiche, manutenzione e altro, fa parte del budget dell'attività. È imperativo che la gestione del ristorante lavori per mantenere i costi bassi e i profitti alti. Il software di budgeting e previsione può rivelarsi uno strumento inestimabile.

Prezzi di cibo e bevande per i ristoranti

Ci sono alcuni modi in cui la gestione moderna del ristorante può determinare i prezzi del menu. Un metodo è mostrato di seguito.

Una percentuale sana del costo del cibo è compresa tra il 28% e il 32%. Ad esempio, se un team di gestione del ristorante decide di puntare al 30% e il costo del cibo crudo è di $2 per un panino al formaggio grigliato, inserendo la formula è così: $2,00 / 30% = $6,67. Un panino al formaggio grigliato in quel ristorante costerà $6,67.

Calcolare i prezzi per piatto può anche aiutare a gestire gli ordini di cibo e gli sprechi alimentari. Nell'equazione sopra, se il manager del ristorante o il capo chef ha ordinato $200 di inventario, saranno in grado di vendere quell'articolo 100 volte. Quando quell'inventario si esaurisce e se usano il loro sistema di punto vendita (POS) solo per scoprire che hanno venduto quell'articolo 75 volte, questo potrebbe essere un segno di deterioramento, spreco o purtroppo, furto.

Alcuni posti usano metodi più tradizionali, piuttosto che calcoli esatti. Esempi includono basare i prezzi sui ristoranti vicini, seguire le orme degli stabilimenti più popolari o fidarsi dell'intuizione che deriva dall'esperienza nel settore della ristorazione.

Conoscere la personalità del proprietario è una parte della gestione utile del ristorante, e usare questa conoscenza faciliterà il processo decisionale sui prezzi.

Creazione del menu

Il menu è un aspetto essenziale della gestione del ristorante. La creazione del menu è determinata dallo chef, dagli articoli stagionali e speciali e dalla popolarità di ogni piatto.

Il miglior software di punto vendita (POS) per ristoranti che il personale di sala utilizza dovrebbe avere informazioni sulle tendenze di vendita di cibo e bevande. Questo aspetto della gestione del ristorante consente al proprietario o allo chef di apportare modifiche al menu basate su tali informazioni.

Relazione con lo chef

La creazione del menu dipenderà dalla personalità dello chef e dalla relazione tra lo chef e il ristorante. Alcuni chef sono molto attaccati ai loro piatti. È qui che entra in gioco la gestione della personalità.

Il proprietario o il manager del ristorante dovrà bilanciare le decisioni frugali per il ristorante con il mantenimento di una relazione positiva con il personale di cucina.

Alcuni chef o ristoranti preferiscono mantenere un menu permanente. Il software di gestione del ristorante può aiutare a decidere se alcuni articoli dovrebbero essere ritirati per consentire a nuovi piatti di prendere il posto d'onore.

Menu stagionali del ristorante

Come accennato sopra, alcuni posti non hanno cambiato il loro menu dal giorno in cui hanno aperto, ma è diventato abbastanza popolare cambiare i menu in base alla stagione. I ristoranti utilizzeranno il talento dello chef per guidare i cambiamenti e incoraggeranno il personale di sala ad ascoltare le richieste degli ospiti per piatti stagionali.

Alcuni ristoranti cambiano ancora più frequentemente in base a ciò che lo chef acquista al mercato contadino, ad esempio. Ma una gestione intelligente del ristorante significa assicurarsi che questi cambiamenti divertenti e creativi portino comunque a vendite appropriate.

Marketing e pubblicità del ristorante

La gestione del ristorante deve avere un piano pubblicitario. Contenuti sui social media economici o gratuiti aiutano a diffondere la parola per molti ristoranti, ma le strategie di marketing possono anche includere tecniche tradizionali.

Consigli sui social media

La gestione del ristorante deve tenere conto di ogni dollaro, e poiché il marketing sui social media è gratuito o economico, molti ristoranti interagiscono con i clienti e i potenziali clienti come parte dei loro metodi pubblicitari.

Una campagna sui social può annunciare speciali o eventi e persino aiutare il ristorante a stabilire un marchio o una personalità. I social media fanno parte della gestione della reputazione del ristorante, quindi tutti i post e le interazioni con i clienti online dovrebbero rimanere amichevoli e cortesi.

Utilizzare il quartiere

Una gestione intelligente del ristorante riconosce che l'attività fa parte di un quartiere e ne trarrà vantaggio.

Ad esempio, se il ristorante è vicino a una scuola, molti proprietari offriranno sconti agli insegnanti per portarli dopo il lavoro. Parte della visione pubblicitaria della gestione dovrebbe includere come l'azienda si inserisce nel suo quartiere.

Eventi speciali o settimanali

Molti proprietari e manager di ristoranti creano eventi regolari per attirare persone e forse trovare più clienti abituali. Serate di quiz, serate open mic e serate di cinema sono tutti eventi divertenti e popolari.

Eventi più raffinati potrebbero includere degustazioni di vini, voli di liquori o serate di educazione culinaria. La gestione conoscerà bene il marchio del ristorante per progettare gli eventi e le offerte speciali giuste per aumentare le vendite.

Gestione della manutenzione dell'edificio del ristorante

L'importanza della pianificazione della manutenzione dell'edificio non può essere sottovalutata. Pulizia, disinfestazione, impianti idraulici, riscaldamento, ventilazione e aria condizionata (HVAC) devono funzionare senza intoppi. Parte della gestione del ristorante è fare un piano in modo che ogni livello di dipendente comprenda il proprio ruolo nella manutenzione quotidiana o nelle emergenze.

Pulizia

La gestione del ristorante si assicura che la formazione del personale includa istruzioni dettagliate per la pulizia "mentre si va", così come le procedure di chiusura. Alcuni ristoranti possono assumere lavoratori per la manutenzione per pulizie approfondite su base regolare.

Disinfestazione

Il proprietario o il manager del ristorante deve programmare visite regolari e preventive di disinfestazione. Ogni membro del personale del ristorante è responsabile di segnalare avvistamenti di ospiti indesiderati.

Impianti idraulici

Gli impianti idraulici sono un'altra parte della pianificazione della manutenzione che richiede cure preventive. Formare il personale a mantenere i tubi liberi da solidi è un must. Il proprietario o il manager informerà il personale del protocollo per le esigenze idrauliche di emergenza, come intasamenti o perdite.

HVAC

La gestione del ristorante deve capire come controllare il clima del ristorante senza spendere una fortuna. L'HVAC è costoso, ma è assolutamente necessario perché un ristorante non può soddisfare i clienti quando fa troppo caldo o troppo freddo.

Se un team di ristorante sta installando un sistema HVAC per la prima volta o rinnovando un vecchio sistema, possono ricercare il miglior software HVAC, che può aiutare con la stima dei costi del lavoro e le soluzioni di design.

Responsabilità di un manager di ristorante

I manager di ristoranti possono raramente dire: "Non è il mio lavoro." Servono da collegamento tra proprietari e personale. Sono il volto del ristorante. Gestire un ristorante significa essere pronti a entrare in qualsiasi posizione in un attimo. Inoltre, c'è il lavoro dietro le quinte come l'inventario, gli ordini e il budgeting che devono mantenere in funzione.

Di seguito è riportato un elenco non esaustivo dei compiti di un manager di ristorante:

• Assunzione, formazione e programmazione dei dipendenti
• Risoluzione dei conflitti tra dipendenti
• Ritenzione dei dipendenti
• Collaborazione con i proprietari
• Gestione dell'inventario
• Ordini di inventario
• Gestione del flusso di cassa
• Budgeting
• Manutenzione dell'edificio
• Marketing
• Buste paga

Un manager di ristorante competente sa come applicare il protocollo di gestione del ristorante per ogni elemento di questo elenco. Hanno anche la fiducia, la creatività e la flessibilità per affrontare le molte sfide inaspettate che si presentano.

Le sfide della gestione del ristorante

Le sfide che accompagnano la gestione del ristorante potrebbero facilmente essere l'argomento di un altro articolo lungo. Tuttavia, ecco alcune delle ostacoli più comuni che i ristoranti affrontano.

Formazione e motivazione del personale

Come accennato in precedenza, un alto tasso di turnover o dipendenti inesperti possono ostacolare la capacità di un ristorante di fornire la migliore esperienza al cliente. Formare il personale e mantenerlo felice consente loro di rendere felici i clienti, il che aiuta il ristorante a raggiungere il suo obiettivo finale desiderato.

Competizione

Il settore della ristorazione è altamente competitivo. Buon cibo e buon servizio sono solo l'inizio del piano di gestione del ristorante per distinguersi dalla folla. La conoscenza dell'area, la familiarità con le tendenze dei ristoranti e la capacità di costruire un marchio sui social media sono tutte necessarie per essere un vincitore tra i concorrenti.

Imprevedibilità

Anche se i sistemi POS possono aiutare i proprietari e i manager a monitorare il traffico, l'imprevedibilità del reddito sarà sempre una sfida. Un sistema di gestione del ristorante che incoraggia la frugalità del personale, pianifica con attenzione il budget e pianifica i periodi di bassa affluenza consentirà alle operazioni di continuare a funzionare.

Consigli per la gestione del ristorante

La gamma di compiti di un manager di ristorante può essere travolgente sia per i nuovi che per i manager esperti. Fortunatamente, ci sono alcune migliori pratiche che ogni manager di ristorante dovrebbe seguire.

Gestione delle relazioni

I manager di ristoranti servono da intermediari per chiunque abbia a che fare con il ristorante. Pertanto, sviluppano la fiducia per comunicare con chiunque, sia che stiano dando buone o cattive notizie. Evitare i conflitti non aiuta mai; essere diretti e gentili spesso sì.

Educazione al ristorante

Tutti si rivolgono ai manager di ristoranti per tutto, quindi devono essere profondamente familiari con tutti gli aspetti del ristorante – dalla manutenzione al servizio di ristorazione ai sistemi POS. Se c'è qualcosa che un manager non capisce, deve avere l'umiltà di chiedere a qualcuno che lo fa.

Ci sono molti modi per imparare a gestire un ristorante, dai corsi gratuiti di gestione del ristorante online ai diplomi di gestione del ristorante di quattro anni.

La maggior parte delle scuole di educazione al ristorante insegna le operazioni quotidiane, i compiti amministrativi come le buste paga e la programmazione, la gestione del personale e altro ancora. Alcuni programmi offrono stage o apprendimento pratico nei ristoranti in modo che gli studenti possano capire com'è gestire un ristorante.

Impostazione dei confini

I manager di ristoranti abili garantiscono la felicità del personale e devono imparare a estendere quella felicità a se stessi. Impostare confini, chiedere aiuto e delegare compiti consentirà la longevità della carriera di un manager di ristorante.

Tratti della personalità di un manager di ristorante

Ci sono manager di ristoranti di tutti i tipi. Alcuni delegano il più possibile in modo che il personale del ristorante si assuma la responsabilità e lavori per gestirsi da solo su base giornaliera. Alcuni preferiscono avere le mani su tutto.

Tutti i manager di ristoranti devono essere in grado di accettare critiche e mantenere la calma. Uno stato mentale calmo verrà più facilmente rimanendo organizzati. Un senso dell'umorismo aiuta quando il servizio di ristorazione va fuori rotta. I migliori manager di ristoranti praticano il non prendere nulla sul personale.

Procedure operative standard per la gestione del ristorante

Le procedure operative standard (SOP) sono istruzioni dettagliate per ogni compito che deve essere svolto per mantenere il ristorante in funzione senza intoppi. Deve esserci un insieme di SOP per ogni livello di occupazione: personale di accoglienza, camerieri, barman, personale di cucina e amministrativo.

Creare procedure operative standard ha molti vantaggi per la gestione del ristorante. Sarebbe quasi impossibile formare adeguatamente il personale senza un SOP. La formazione va più velocemente e c'è sempre una guida a cui fare riferimento se accade qualcosa di sconosciuto durante il servizio di ristorazione. Il SOP del ristorante toglie pressione alla gestione perché il personale avrà le stesse risposte che ha il manager.

Il numero di compiti inclusi nel SOP di un ristorante è alto, ma il software di procedure operative standard esiste per aiutare la gestione a costruire o rivedere SOP efficienti e complete.

Software di gestione del ristorante

Il software di gestione del ristorante può aiutarti a gestire le operazioni senza intoppi in modo da rimanere organizzato e aggiornato con le esigenze della tua attività. Sfruttare questo software può darti più controllo su come funziona il tuo ristorante. Ti darà anche lo spazio mentale di cui hai bisogno per divertirti con gli aspetti più creativi della gestione.

Per essere inclusi in questa categoria, il prodotto software deve:

• Programmare il personale
• Monitorare le esigenze di inventario
• Elaborare le buste paga
• Budget
• Agire come sistema di punto vendita
• Monitorare le finanze
• Segnalare e analizzare i dati salienti
• Gestire i programmi di fedeltà dei clienti
• Prepararti per la stagione fiscale
• Gestire la creazione del menu
• Elaborare pagamenti con carta di credito e debito
• Gestire ordini di consegna e da asporto
• Aiutare a inserire la pianta del ristorante

*Di seguito sono riportate le 5 principali soluzioni software di gestione del ristorante leader dal Grid® Report di G2 della primavera 2022. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Toast

Toast fa tutto quando si tratta di tecnologia per ristoranti. Toast assiste i ristoranti con carte regalo, programmi di fedeltà, ordini online e altro, tutto su un sistema mobile basato su cloud.

Cosa piace agli utenti:

“Le analisi del backend sono inestimabili. Le integrazioni sono state impeccabili nella loro implementazione. La tecnologia consente la capacità di adattarsi rapidamente a un momento difficile per il settore.”

– Recensione di Toast, Wyatt S.

Cosa non piace agli utenti:

“Gli ordini online non replicano completamente il menu POS. Non siamo in grado di gestire articoli duplicati nel menu nello stesso ordine del cliente. Questo è un grosso problema poiché rende inutilizzabile una parte chiave del mio menu online per il cliente.”

2. Posist Restaurant POS

Posist Restaurant POS è un'azienda business-to-business che aiuta le aziende a passare da sistemi analogici a digitali per i loro ristoranti. Utilizzato da oltre 10.000 ristoranti in tutto il mondo, Posist consente agli operatori di far crescere efficacemente le loro attività e soddisfare più ospiti ogni giorno.

Cosa piace agli utenti:

“Apprezziamo tutto ciò che il servizio clienti ha fatto negli ultimi giorni da quando ci siamo associati a Posist. Le infinite ore che hai trascorso a istruirci e a darci soluzioni e supporto immediati, e la professionalità che hai mostrato hanno motivato immensamente l'intero team di gestione.”

– Recensione di Posist Restaurant POS, Abhishek D.

Cosa non piace agli utenti:

“Alcune opzioni di Posist sono troppo complicate e richiedono molto tempo per essere comprese.”

3. Lightspeed Restaurant

Lightspeed Restaurant aiuta i ristoranti a semplificare le loro operazioni, risultando in una migliore esperienza per il cliente. I proprietari di ristoranti possono interpretare i dati relativi all'attività più facilmente utilizzando Lightspeed Restaurant.

Cosa piace agli utenti:

“Lightspeed è uno dei sistemi POS per ristoranti più completi. Ha molte funzionalità che altri sistemi mancano, e c'è molto spazio per crescere. Soprattutto, il loro supporto è incredibile. Sono molto proattivi riguardo al successo del cliente e aperti a suggerimenti per nuove funzionalità – ti contatteranno persino per farti sapere che hanno implementato le tue idee! Sempre in miglioramento, sempre dinamico, mai statico.”

– Recensione di Lightspeed, Astrid Y.

Cosa non piace agli utenti:

"Ci sono alcuni bug di tanto in tanto, ma la maggior parte delle volte, il supporto è davvero rapido nel risolverli.”

4. Restaurant365

Restaurant365 è una piattaforma Saas che lavora con POS, buste paga e fornitori per fornire ai proprietari di ristoranti gli strumenti di cui hanno bisogno per far crescere rapidamente le loro attività utilizzando approfondimenti significativi sul funzionamento interno dell'azienda.

Cosa piace agli utenti:

“Avendo servito come CFO per aziende di ristoranti multi-unità per 40 anni, ho finalmente incontrato un prodotto che fa tutto ciò di cui ho bisogno. Controllo dell'inventario, costo del menu, gestione dell'inventario, contabilità completa, salvataggio di copie scansionate, produttività, assistenza alla programmazione, interfaccia di output Excel. Inoltre, il loro help desk è incredibile!"

Cosa non piace agli utenti:

“Vorremmo che ci fosse una traccia di audit più dettagliata per alcune transazioni in modo da poter tracciare le modifiche e formare il nostro team quando vengono commessi errori. Attualmente possiamo vedere solo l'ultima persona che ha modificato, il che non è sempre utile.”

5. Foodics

Foodics è dedicato a sostenere i ristoranti di tutte le dimensioni in modo che i proprietari di attività possano gestire le loro operazioni senza intoppi. Foodics è un sistema di gestione del ristorante e POS che rende facile per i ristoranti raggiungere il loro obiettivo finale.

Cosa piace agli utenti:

“È un software eccellente e completo. Assolutamente tutto in un sistema, ti permette di gestire tutti gli aspetti del tuo ristorante. Ha una grande applicazione che ti aiuta in ogni modo – molto facile e molto pratica.”

– Recensione di Foodics, Fernando O.

Cosa non piace agli utenti:

“Le possibilità di sviluppare e migliorare le funzionalità basate sul feedback dei clienti sono quasi nulle.” 

- Recensione di Foodics, Ali A.

La gestione del ristorante mette tutto "en place"

La gestione del ristorante comporta numerosi e spesso difficili compiti operativi, ma senza una strategia efficace per la gestione, i ristoranti si mettono in svantaggio in un settore già spietato.

Rimanendo al passo con le basi della gestione del ristorante come il personale, l'inventario, la creazione del menu, il budgeting, la manutenzione dell'edificio e il marketing, i proprietari di ristoranti possono raggiungere il successo a lungo termine e la longevità. Una gestione efficace del ristorante mantiene l'obiettivo essenziale della soddisfazione del cliente ben a portata di mano.

Vuoi maggiori informazioni sulla pubblicità e sui ristoranti? Dai un'occhiata ad alcune tendenze attuali del marketing dei ristoranti.